張曉妍

【摘要】本文先闡述了高校辦公室行政辦公的基本現(xiàn)狀，接著從顯著提高信息流通效率、促進(jìn)行政辦公流程清晰化、實(shí)現(xiàn)審批流程公開、增強(qiáng)辦公方式的靈活性、有利于完善知識(shí)管理系統(tǒng)的建立五個(gè)方面，分析了信息化提升行政辦公效率的表現(xiàn)，接著探討了發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)價(jià)值的策略。

【關(guān)鍵詞】信息化;行政辦公;辦公效率;信息流通

隨著我國高等教育體系的不斷發(fā)展，高校行政辦公體系所涉及的內(nèi)容與承擔(dān)的職責(zé)也顯著提高。為了保證高校行政辦公的整體效率和質(zhì)量，很多高校開始進(jìn)行行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，通過使用各類信息化技術(shù)來武裝自己，提高自身行政辦公的整體能力。結(jié)合當(dāng)前各高校的實(shí)際情況來看，行政辦公體系雖然已經(jīng)開始使用各類信息化技術(shù)，但是最終取得的效果很難得到充分的保障，必須要進(jìn)行全面的分析與探討。下面立足于這個(gè)層面，談?wù)勑畔⒒嵘姓k公效率的策略。

一、高校辦公室行政辦公的基本現(xiàn)狀

隨著我國各高校自身辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的事務(wù)性工作也在不斷變多，直接影響了辦公室行政辦公的整體效率和管理水平。結(jié)合高校行政辦公的實(shí)際情況來看，很多高校的行政辦公體系存在多個(gè)方面的不足與問題。第一，信息傳達(dá)不及時(shí)。當(dāng)前我國很多高校的辦學(xué)規(guī)模都在不斷增加，同時(shí)也出現(xiàn)了多校合并等情況。這使得高校出現(xiàn)了跨校區(qū)辦公等各類情況，無法充分保證各類信息的傳達(dá)，不利于各類信息文檔的快速處理。第二，在各高校辦學(xué)水平不斷提高的基礎(chǔ)上，高校辦公室需要處理各類公文信息。在這個(gè)過程中，人工處理不僅會(huì)提高公文信息傳輸?shù)某杀荆瑫r(shí)也容易發(fā)生各類錯(cuò)誤。第三，高校行政辦公過程中，可能需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的業(yè)務(wù)內(nèi)容。而目前高校在這類業(yè)務(wù)內(nèi)容上，自身流程存在不清晰的環(huán)節(jié)，致使業(yè)務(wù)辦理效率不高。第四，高校部分行政文件涉及多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批與簽字，而當(dāng)前辦公方式比較僵硬，很難在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成事務(wù)。

二、信息化提升高校辦公室行政辦公效率的分析

在信息化技術(shù)全面應(yīng)用到高校辦公室行政辦公體系以后，高校行政辦公效率得到了顯著的提升。這里結(jié)合高校行政辦公的特點(diǎn)，以及高校OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（又被稱之為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）的應(yīng)用現(xiàn)狀，全面闡述信息化技術(shù)提高高校行政辦公效率的具體體現(xiàn)。

（一）顯著提高了信息流通效率。在當(dāng)前我國各高校行政辦公體系中，公文流轉(zhuǎn)本身就是非常重要的業(yè)務(wù)模塊。而在信息化技術(shù)全面融入以后，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)的電子化轉(zhuǎn)變，不僅降低了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間周期，同時(shí)也解決了公文流轉(zhuǎn)跟進(jìn)消息不及時(shí)、意見實(shí)時(shí)審批查閱困難等各個(gè)問題。而各高校在使用信息化技術(shù)進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)該按照公文重要性、緊急性等特征進(jìn)行分類，同時(shí)還要設(shè)置公文流轉(zhuǎn)時(shí)間提醒等功能，保證公文可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到流轉(zhuǎn)。當(dāng)公文流轉(zhuǎn)需要多個(gè)部門共同審批的時(shí)候，也需要注意保留相關(guān)痕跡，使得公文修正內(nèi)容和審批意見等信息都得以保留。

（二）促進(jìn)了行政辦公流程清晰化。在使用信息化技術(shù)以后，高校行政辦公體系也能夠結(jié)合學(xué)校各個(gè)部門的實(shí)際情況構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程審批體系，形成了行政辦公流程的清晰化設(shè)計(jì)。對(duì)于辦公人員來說，不必再像以前那樣拿著單據(jù)文件前往不同部門進(jìn)行審批，只需要使用電子流程表單在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)。不僅如此，電子表單的流轉(zhuǎn)模式避免了紙質(zhì)表單填寫錯(cuò)誤需要重新拿表單等情況。但高校辦公室在使用這種信息化辦公模塊的時(shí)候，也應(yīng)該注意自身跟其他部門之間的信息流通，保證電子流程表單能夠在各個(gè)部門之間順暢流通與審批。

（三）實(shí)現(xiàn)了審批流程公開。在引入信息化行政辦公系統(tǒng)以后，高校辦公室可以考慮依托于行政辦公業(yè)務(wù)流程設(shè)置中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)來布設(shè)專門處理人員、審批權(quán)限等內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)教職工工作職責(zé)的細(xì)化。特別是高校辦公室通過網(wǎng)絡(luò)行政辦公系統(tǒng)所制定的權(quán)限設(shè)置模塊，能夠?qū)τ谀切┝鬓D(zhuǎn)速度較慢的事務(wù)進(jìn)行強(qiáng)化監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了審批流程的優(yōu)化調(diào)整。通過這套信息化審批流程公開模式，領(lǐng)導(dǎo)都可以及時(shí)監(jiān)控各個(gè)部門的工作狀態(tài)，有利于多部門合作協(xié)同審批辦公格局的形成，解決當(dāng)前所遇到的低效辦公問題。

（四）增強(qiáng)了辦公方式的靈活性。在信息化技術(shù)全面應(yīng)用以后，高校信息化辦公已經(jīng)不僅僅限于PC端的信息處理與審批工作，很多高校行政辦公業(yè)務(wù)開始向移動(dòng)端轉(zhuǎn)移，使得辦公人員能夠通過智能手機(jī)等渠道來實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公和異地辦公，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)行政辦公信息文件的遠(yuǎn)程分項(xiàng)與調(diào)取。特別在發(fā)生一些突發(fā)應(yīng)急事件的時(shí)候，即便相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者處于外出狀態(tài)，依然能夠通過手機(jī)終端進(jìn)入系統(tǒng)中，進(jìn)行相關(guān)事務(wù)的審批與處理。

（五）有利于完善知識(shí)管理系統(tǒng)的建立。在當(dāng)前我國高校教育管理過程中，會(huì)形成很多知識(shí)資料，其主要包括了數(shù)據(jù)、檔案等各類顯性知識(shí)文件和工作經(jīng)驗(yàn)、教研思維等各類隱性知識(shí)內(nèi)容，對(duì)于高校來說，都有著非常顯著的應(yīng)用價(jià)值。而通過信息化技術(shù)，高校能夠逐步構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)管理體系，并逐步融入高校行政辦公的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，形成一套完備的知識(shí)檔案庫，將各類隱性知識(shí)固化下來，形成一種重要財(cái)富。除此之外，信息化行政辦公系統(tǒng)還能夠提供一些數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，避免高校知識(shí)管理體系出現(xiàn)信息孤島等情況，使得各類知識(shí)數(shù)據(jù)信息能夠得到更好的儲(chǔ)存與調(diào)用，充分發(fā)揮各類知識(shí)信息的潛在價(jià)值。

三、信息化提升高校辦公室行政辦公效率的策略

在當(dāng)前我國各高校的行政辦公體系中，信息化技術(shù)的引入雖然能夠顯著提高行政辦公的效率，但是想要充分發(fā)揮這些技術(shù)的價(jià)值，需要高校做好多個(gè)方面的工作：第一，在使用了信息化技術(shù)以后，高校行政辦公的相關(guān)信息就會(huì)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，容易遭到泄露、篡改等威脅。這需要高校充分重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，同時(shí)還要做好行政辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的權(quán)限管理，做好戰(zhàn)略數(shù)據(jù)與信息的保護(hù)。第二，高校行政辦公體系應(yīng)該依托于信息化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)各類行政信息資源的有效整合，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的聯(lián)動(dòng)，最終提高各類行政信息資源的利用效率。第三，高校辦公室還應(yīng)該切實(shí)提高各個(gè)行政辦公人員的綜合素養(yǎng)水平，同時(shí)還要在信息化技術(shù)全面應(yīng)用的基礎(chǔ)上，提高行政辦公人員的信息化素養(yǎng)，保證各類信息化行政辦公技術(shù)能夠得到較好的應(yīng)用。

四、結(jié)束語

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各類技術(shù)的發(fā)展，我國高校行政辦公體系將會(huì)進(jìn)入一個(gè)新的格局。特別是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等各類現(xiàn)代信息化元素的融入，能夠顯著推動(dòng)高校行政辦公信息化建設(shè)的整體水平，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)各類行政辦公資源的整合應(yīng)用，營造一個(gè)相對(duì)寬松與高效的辦公環(huán)境。對(duì)于各高校行政辦公人員來說，平時(shí)應(yīng)該積極了解互聯(lián)網(wǎng)辦公的相關(guān)內(nèi)容，切實(shí)提高自身的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)。而對(duì)于高校來說，則應(yīng)該不斷強(qiáng)化行政信息的保護(hù)力度，并優(yōu)化內(nèi)部辦公系統(tǒng)框架與格局，最終顯著提高高校辦公室行政辦公的整體成效。

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