賈麗娜

【摘要】數(shù)字時代為醫(yī)療體系建設(shè)帶來了革新，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息檔案建立已逐漸成為一種趨勢，通過建立數(shù)字檔案，可以幫助醫(yī)院各部門快速獲取數(shù)據(jù)信息，對醫(yī)院各類現(xiàn)代化系統(tǒng)應(yīng)用都能提供幫助?；诖耍疚膶⑻接戓t(yī)院電子檔案管理與檔案信息的安全防護(hù)措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院建設(shè);電子檔案;信息安全

醫(yī)院檔案中包含醫(yī)院的科研成果、基建信息、病人病歷等重要數(shù)據(jù)，對醫(yī)院制度建設(shè)、人事管理、技術(shù)創(chuàng)新都有重要影響，因此檔案管理工作的重要性不可忽視。通過建設(shè)電子檔案，可以有效擴(kuò)充檔案內(nèi)存，提高查找速率，進(jìn)而提升管理效率，對于醫(yī)院信息發(fā)展起到了推進(jìn)作用。

一、醫(yī)院電子檔案建立的必要性

（一）提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。隨著醫(yī)院的不斷擴(kuò)建，其檔案數(shù)據(jù)也會越積越多，通過電子檔案的建立，首先可以幫助管理者從繁多的紙質(zhì)檔案中解放出來，通過現(xiàn)代化數(shù)據(jù)歸類、分析手段，快速找到所需資料，提高工作效率，節(jié)省工作時間。其次有助于醫(yī)院檔案建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，雖然也會按照年限、用途進(jìn)行分類歸納，但隨著檔案的增加，其所需的空間資源與人力資源在不斷增加。紙質(zhì)材料會因為環(huán)境影響而發(fā)潮、發(fā)霉，很多陳年檔案因存放時間過久而出現(xiàn)字跡模糊的情況。所以建設(shè)電子檔案可以大幅度提升檔案存儲量，且不易受環(huán)境影響，有利于醫(yī)院檔案長足建設(shè)。

（二）促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。數(shù)據(jù)時代來襲，一個單位部門對于數(shù)據(jù)的應(yīng)用能力，決定了其綜合實力。醫(yī)院電子檔案，相當(dāng)于醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上，電子檔案的信息系統(tǒng)可以幫助加強(qiáng)各科室間的數(shù)據(jù)共享，快速提供病人診療信息，提高各部門的協(xié)同能力與工作效率。管理人員可以通過診療數(shù)據(jù)，來增減臨時崗位，結(jié)合實際情況提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量與競爭實力。另外，電子檔案與醫(yī)院行政管理、藥品、財務(wù)、外部接口等管理系統(tǒng)相輔相成，數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)可以節(jié)省檔案查詢比對時間，新錄入的數(shù)據(jù)可以反映出各部門實際工作情況，幫助醫(yī)院管理者改良管理或是引入新的管理系統(tǒng)，不斷完善醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，提高醫(yī)院信息化水平。

二、電子檔案安全保護(hù)存在的問題

（一）醫(yī)院人員素質(zhì)不夠高。醫(yī)院檔案管理工作人員一般都有較長的工作經(jīng)驗，對醫(yī)院檔案分類及存放都比較熟悉，這是其工作能力優(yōu)勢。但這類人員由于年紀(jì)較大，所以檔案觀念仍處在紙質(zhì)檔案時期，對于電子檔案的操作系統(tǒng)、操作流程都不能保證百分百熟悉，因此在檔案管理中不能做好數(shù)據(jù)錄入的基礎(chǔ)工作，容易因疲勞工作而造成人為誤差，創(chuàng)新意識不強(qiáng)，也不能發(fā)揮出電子檔案的全部優(yōu)勢，更難談及數(shù)據(jù)保護(hù)工作。

（二）電子檔案數(shù)據(jù)存儲無保障。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案不會發(fā)霉受潮，但其自身安全性卻容易引起人們的擔(dān)憂。首先是信息安全方面，醫(yī)院檔案中包含醫(yī)院多年的科研成果，專著文獻(xiàn)資料也較為豐富，信息安全隱患會導(dǎo)致文獻(xiàn)資料被隨意竊取或修改，而且難以追尋其蹤跡，引發(fā)的后果較為惡劣。其次是網(wǎng)絡(luò)安全方面，由于醫(yī)院工作的特殊性，其聯(lián)機(jī)性特點為一些黑客提供了機(jī)會，通過惡意攻擊，獲取醫(yī)院信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或售賣，還可能釋放病毒，導(dǎo)致整個檔案體系癱瘓，影響醫(yī)院日常工作運轉(zhuǎn)并增加其運作成本。

（三）管理檔案職責(zé)不明確。很多醫(yī)院雖然有相應(yīng)的檔案管理部門，但是其檔案管理范圍僅限于日常文書、行政、會計、人事等。一些診療數(shù)據(jù)、影像、圖片資料，由各科室分別保管，造成檔案管理部門對于檔案信息的掌握度不夠全面，導(dǎo)致出現(xiàn)如下情況：第一是增加管理成本，很多檔案在需要查詢時，不能立刻找到，需要去其他科室詢問。第二是某些部門由于自身原因，造成檔案丟失或修改，檔案管理部門并不清楚，大大降低了醫(yī)院檔案實用性與準(zhǔn)確性，同樣對檔案安全造成影響。

三、電子檔案信息安全防護(hù)措施

（一）提高人員素質(zhì)建設(shè)。無論是多便捷的電子檔案系統(tǒng)，都需要人的合理應(yīng)用，才能充分發(fā)揮其價值。因此做好安全防護(hù)的第一步就是加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)請專業(yè)人員對檔案管理部門人員進(jìn)行再培訓(xùn)，確保其了解電子檔案系統(tǒng)的基本功能，并且具有一定的安全意識，首先，通過每日安全日志、數(shù)據(jù)檢查備份這些基礎(chǔ)功能，完成檔案安全防護(hù)的初步工作。其次，不在管理檔案的電腦上裝網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，降低風(fēng)險概率。醫(yī)院還可以聘請第三方機(jī)構(gòu)作為醫(yī)院技術(shù)顧問，編寫系統(tǒng)使用說明，協(xié)助檔案管理人員完成日常維護(hù)工作，如果出現(xiàn)一些臨時網(wǎng)絡(luò)狀況，能給出專業(yè)指導(dǎo)，保護(hù)數(shù)據(jù)。

（二）完善檔案統(tǒng)一管理制度。針對醫(yī)院當(dāng)前職責(zé)不明的情況，醫(yī)院可以從兩方面入手，完善檔案管理：一是結(jié)合醫(yī)院實際情況，增加檔案歸檔、使用、期限、范圍等制度，并將其寫入章程，方便各部門學(xué)習(xí)。將制度遵循情況納入績效考核中，以落實各部門的檔案轉(zhuǎn)移情況，及檔案管理部門的工作情況，提高檔案管理效率。二是利用現(xiàn)代化技術(shù)，完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。通過增開賬戶與多權(quán)限管理，讓每個科室都能通過賬號進(jìn)行每日檔案更新，提高檔案收集效率，此間各科室只有本賬號的錄入與查詢權(quán)限，如果出現(xiàn)信息輸入錯誤，必須向管理部門請求權(quán)限，在信息核實之后進(jìn)行修改，以此來避免人為風(fēng)險因素。并且所有檔案都?xì)w于檔案庫，每次打開操作界面，系統(tǒng)都會自動更新數(shù)據(jù)量，方便檔案人員進(jìn)行檢查與統(tǒng)一管理，提高了檔案管理的規(guī)范性與嚴(yán)密性，保障檔案數(shù)據(jù)的可靠性與準(zhǔn)確性。

（三）優(yōu)化系統(tǒng)軟硬件設(shè)施。首先是硬件設(shè)施。由于醫(yī)院電子檔案每日運作都會涉及大量的數(shù)據(jù)更新、檢索等操作，所以對服務(wù)器要求較高，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)配合技術(shù)人員，定期檢查機(jī)房工作狀態(tài)與硬件使用情況，及時更換老舊設(shè)備。并且定期對醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤刻錄，分年限保管，在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被修改后，通過光盤查詢原始數(shù)據(jù)，增加數(shù)據(jù)的有效性。為確保數(shù)據(jù)安全，檔案存儲電腦應(yīng)該進(jìn)行斷網(wǎng)操作，從源頭上防止惡意攻擊的可能性。外來人員進(jìn)行檔案拷貝時，也要先進(jìn)行病毒查殺，確保設(shè)備安全，或是通過光盤斷網(wǎng)拷貝，做好安全防護(hù)。其次是軟件設(shè)施。傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)在查殺病毒時，都是先被攻擊，然后找出問題，補(bǔ)救解決，這是一個逆向的過程，比較被動而且易被攻擊。因此醫(yī)院可以聘請技術(shù)人員建立網(wǎng)關(guān)防御系統(tǒng)，配合相應(yīng)病毒風(fēng)險評估系統(tǒng)，提高電子檔案的安全性，通過網(wǎng)關(guān)將一些惡意病毒直接拒之門外，通過風(fēng)險評估系統(tǒng)，及時對系統(tǒng)漏洞做出提醒，輔助技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)工作。另外，為確保在傳輸過程中的安全性，可以增設(shè)安全密鑰系統(tǒng)或是建立醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，這樣既不影響正常電腦聯(lián)機(jī)，還減少了網(wǎng)絡(luò)公開性，確保數(shù)據(jù)信息的傳輸僅在醫(yī)院內(nèi)部，提高了傳輸速率，降低了技術(shù)維護(hù)難度。

四、總結(jié)

隨著時代發(fā)展，醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)為其醫(yī)療水平與服務(wù)質(zhì)量的顯著提高，作出了巨大貢獻(xiàn)。這與醫(yī)院電子檔案的建立與維護(hù)息息相關(guān)。傳統(tǒng)電子檔案管理中存在著人員素質(zhì)不高、管理系統(tǒng)混亂、存儲形式無保障等問題。因此，醫(yī)院管理人員應(yīng)不斷提升員工素質(zhì)與信息素養(yǎng)，定期維護(hù)更新軟硬件設(shè)備，并建立較為完善的電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便各科室上傳數(shù)據(jù)，提高檔案建設(shè)的規(guī)范性與科學(xué)性，逐步做好檔案安全防護(hù)工作。

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