“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

曾超

【摘要】檔案管理是各單位重要的工作，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的前提下，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的信息化，為事業(yè)單位和工作人員提供了檔案的搜索查詢和信息服務(wù)。在現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理中，由于檔案管理工作涉及的信息量比較大，而且檔案管理工作比較繁重，必須應(yīng)用科學(xué)的管理方式實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。基于此，本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;事業(yè)單位;檔案管理;工作創(chuàng)新

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，讓信息化技術(shù)手段融入各行各業(yè)，改變了事業(yè)單位的辦公模式。將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中，不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平的提升，還能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的合理利用，為公眾提供更好的服務(wù)。本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行分析，提出了創(chuàng)新型的應(yīng)用措施，希望能夠有效推進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的時(shí)代特征

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也讓檔案管理有了新的管理特點(diǎn)。第一，檔案管理數(shù)據(jù)化工作復(fù)雜而且繁重。檔案管理工作自身存在著復(fù)雜性和繁瑣性的特點(diǎn)，在事業(yè)單位檔案管理中，要求工作人員必須掌握良好的管理技能和綜合素質(zhì)，在以往的檔案管理中，大部分檔案采用的是紙質(zhì)文件。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)形之中增加了工作人員的業(yè)務(wù)量，再加上現(xiàn)代化的檔案資源數(shù)據(jù)量不斷增長(zhǎng)，應(yīng)用當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理人員不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和資料的整理，這些情況都加劇了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。第二，檔案資源利用率大幅度提升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展，以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)技術(shù)的歸納分析和總結(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的效率提升，在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各類資源共享，使檔案資源利用率方面大幅度提升，降低了重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。通過(guò)對(duì)檔案管理的信息化工作，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的優(yōu)化，也為檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。第三，檔案管理信息化需要不斷更新。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)于檔案管理的信息化管理模式并不是一成不變的，需要隨著時(shí)代和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而不斷調(diào)整。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)模式應(yīng)用下，也會(huì)出現(xiàn)一定的技術(shù)瓶頸。而且在檔案管理的法律法規(guī)方面也不夠健全，在進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之后，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作模式的改善。但是仍然需要以先進(jìn)的管理理念和法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，而我國(guó)目前缺乏專業(yè)的法律法規(guī)。

二、事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）信息化管理水平較低。近年來(lái)，隨著事業(yè)單位不斷的發(fā)展，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部的電子文檔數(shù)量逐漸增加，以往傳統(tǒng)型的檔案管理方式無(wú)法滿足現(xiàn)代化的辦公需求。雖然很多事業(yè)單位加大了對(duì)管理方式的調(diào)整，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，比如說(shuō)掃描技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理效率的提升，但是這些技術(shù)不能滿足當(dāng)前檔案管理需要，而且應(yīng)用的掃描技術(shù)仍然需要人工進(jìn)行工作，效率不能滿足管理需求，而且在信息化管理方面，事業(yè)單位在檔案管理的貫徹中并不足，無(wú)法有效開(kāi)展信息化檔案管理工作。除此之外，一些事業(yè)單位的信息化檔案管理工作并沒(méi)有得到重視，建立的機(jī)制也與現(xiàn)代化的管理工作不符，無(wú)法有效提升檔案管理信息化效果。

（二）信息化管理風(fēng)險(xiǎn)性高。在信息化時(shí)代，信息化推進(jìn)了檔案管理工作的便利性，但是在檔案管理信息化中，還存在著非常嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)，如果不能有效解決因“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)而造成的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)影響到檔案管理的安全性，比如說(shuō)在利用電子檔案進(jìn)行檔案管理時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下非常容易遭受電腦病毒或者黑客的攻擊，這些情況都極易造成檔案和信息的破壞，很多事業(yè)單位檔案資料存在著保密性質(zhì)，一旦出現(xiàn)了數(shù)據(jù)泄露，不僅會(huì)造成事業(yè)單位的損失，還會(huì)給國(guó)家發(fā)展帶來(lái)不利影響。

（三）信息資源利用率低。事業(yè)單位的檔案管理工作是為公眾提供相應(yīng)的資源，也保障了事業(yè)單位發(fā)展和決策的準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位提供了相應(yīng)的支持。但是很多事業(yè)單位并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，而且也沒(méi)有針對(duì)信息和資源加大利用率，造成了檔案和信息價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)，阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)步。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的途徑

（一）打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。在進(jìn)行資料和檔案的管理時(shí)，要求工作人員必須要有敏銳的洞察力，并且做到與時(shí)俱進(jìn)，積極將數(shù)據(jù)融入數(shù)據(jù)中心，打造良好的數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)。通過(guò)數(shù)據(jù)和資料管理人員與技術(shù)部門的科學(xué)化設(shè)計(jì)，展現(xiàn)對(duì)信息管理方式和方法的科學(xué)性，體現(xiàn)數(shù)據(jù)的相關(guān)特點(diǎn)，并結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的整理，確定數(shù)據(jù)中心的模塊和布局。在數(shù)據(jù)中心確立之后，可以利用數(shù)據(jù)中心實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位資料和信息的覆蓋，提升工作效率，減少檔案資料管理的成本投入，保障檔案和資料的安全性。而檔案資料的管理人員成為數(shù)據(jù)中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障數(shù)據(jù)價(jià)值的生成。

（二）優(yōu)化信息化環(huán)境，提高檔案管理信息安全水平。在檔案信息的保密工作中，需要從管理環(huán)境和規(guī)章制度等方面入手。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息的傳播和共享都具備開(kāi)放性特點(diǎn)，這些情況給檔案保密工作造成了一定的困擾，所以說(shuō)想要有效實(shí)現(xiàn)檔案資料的保密性，就必須要在事業(yè)單位內(nèi)部建立嚴(yán)格的管理體制，加大對(duì)工作人員行為的約束。另外結(jié)合事業(yè)單位的相關(guān)管理特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息管理系統(tǒng)的建立，并針對(duì)安全管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和修復(fù)，一旦出現(xiàn)計(jì)算機(jī)的病毒變化或者黑客入侵時(shí)，需采取恰當(dāng)?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)對(duì)大資源的保護(hù)，制定完善的應(yīng)急管理措施，提升管理環(huán)境的安全性。

（三）強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展宣傳推廣工作。事業(yè)單位的各個(gè)管理部門都需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加大內(nèi)部人員的重視程度，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作傳統(tǒng)觀念的改變，建立新型的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理理念，利用相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的收集與整理，提升檔案管理的效率，同時(shí)也保障資源得到合理應(yīng)用，并提升檔案管理的質(zhì)量。另外，在事業(yè)單位中，事業(yè)單位內(nèi)部要建立公共網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料完整性的體現(xiàn)，加大對(duì)數(shù)據(jù)和資料的共享，同時(shí)發(fā)揮所有資源的最大功能，提升我國(guó)公民的檔案管理意識(shí)。

（四）引進(jìn)高素質(zhì)人才，增強(qiáng)檔案管理的科技內(nèi)涵?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，開(kāi)展事業(yè)單位的檔案管理工作，需要優(yōu)秀的人才作為支撐，尤其是在當(dāng)前的社會(huì)背景下，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，需要更多優(yōu)秀的人才作為支持。首先，在事業(yè)單位進(jìn)行工作人員的招聘時(shí)，需要讓工作人員符合相應(yīng)的崗位需求，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入更多的新鮮血液。其次，對(duì)目前現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員有更高的技能提升，同時(shí)也向工作人員傳輸一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作認(rèn)知的優(yōu)化，保障工作人員發(fā)揮最大價(jià)值，推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作受到了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的良好應(yīng)用，讓事業(yè)單位檔案管理工作有了更大的進(jìn)步，管理人員需要加大對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的分析，嚴(yán)格制定數(shù)字化管理平臺(tái)，提升對(duì)信息和檔案管理的安全性，為我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。

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