不動(dòng)產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與數(shù)字化管理對(duì)比分析

湯安琪

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，人民群眾對(duì)于住房的改善需求以及剛性需求日益增長，需要進(jìn)行登記的不動(dòng)產(chǎn)數(shù)量也越來越多，在這樣的背景之下，選擇效率更高的檔案管理方式顯得尤為重要，數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。本文就不動(dòng)產(chǎn)檔案的傳統(tǒng)管理模式與數(shù)字化管理模式進(jìn)行對(duì)比，分析各自的特點(diǎn)，以供參考。

【關(guān)鍵詞】不動(dòng)產(chǎn)檔案;傳統(tǒng)管理;數(shù)字化管理

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理模式特點(diǎn)

（一）以紙張作為信息載體。在檔案管理中，檔案信息載體主要是制作成檔案所使用的材料，在建國之前主要使用宣紙，大部分是由人工進(jìn)行手寫，復(fù)印材料、油印材料以及打印材料使用頻率底。比如在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬登記申請(qǐng)人所提交的不動(dòng)產(chǎn)付款票據(jù)、不動(dòng)產(chǎn)登記委托書、不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書以及不動(dòng)產(chǎn)買賣合同等，都是以紙張作為信息載體，同時(shí)在登記不動(dòng)產(chǎn)權(quán)過程中所需要的審批意見以及調(diào)查意見都是通過筆墨在紙張中進(jìn)行書寫。直至上世紀(jì)70年代初，部分格式較為固定的檔案文本被人們通過油印的手段印刷在紙張中，讓登記人員逐一填寫，極大提升了不動(dòng)產(chǎn)檔案登記與管理的效率。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，各類機(jī)械化辦公設(shè)備已經(jīng)逐漸出現(xiàn)在日常生活中，不動(dòng)產(chǎn)登記與管理也開始使用了這類辦公設(shè)備，通過膠印、鉛印、手工蠟紙刻板油印等方式來實(shí)現(xiàn)格式文本的呈現(xiàn)，相關(guān)登記人員以及管理人員則通過碳素墨水或藍(lán)黑墨水結(jié)合鋼筆在紙張中書寫相應(yīng)的內(nèi)容。由此可見，在傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式中，構(gòu)成不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的實(shí)體材料是通過書寫來實(shí)現(xiàn)，在新時(shí)代符合年齡相對(duì)較大的人群特點(diǎn)，更容易被這類人群所接受。

（二）手工抄錄查詢結(jié)果。在傳統(tǒng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式中，當(dāng)相關(guān)管理人員需要為客戶提供相關(guān)查詢業(yè)務(wù)時(shí)，往往需要讓客戶手寫不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢申請(qǐng)書，并把客戶的基本信息、檢索條件、準(zhǔn)備查詢的事項(xiàng)以及查詢信息用途登記在案。管理人員通過客戶所提交的準(zhǔn)備查詢事項(xiàng)在紙質(zhì)目錄中進(jìn)行檢索，并將不動(dòng)產(chǎn)檔案的編號(hào)進(jìn)行記錄，手寫完成提檔單，接著進(jìn)入存放檔案的庫房，將符合條件的檔案提取出來。提取完畢之后，還要進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的出庫登記，并閱讀提取的不動(dòng)產(chǎn)檔案，記錄下客戶想要查詢的信息，并就這類信息加蓋相應(yīng)的印章。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

（一）不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。1.能夠保證紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)確性。隨著我國信息化進(jìn)程不斷提速，信息技術(shù)給人民群眾的日常生產(chǎn)生活帶來了較大的便利，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理也結(jié)合了各類信息化技術(shù)，使用了不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式。通過不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，推出了網(wǎng)上通辦、簡捷快辦等方式，合理利用了原有的紙質(zhì)檔案，且能夠有效分離紙質(zhì)檔案的實(shí)體與日常利用，最大化降低了利用紙質(zhì)檔案實(shí)體的頻率，充分保護(hù)了紙質(zhì)檔案實(shí)體，防止其受到外在因素的干擾而出現(xiàn)遺失或破損的現(xiàn)象，有利于紙質(zhì)檔案的有效存儲(chǔ)。通過這樣的方式，不但充分與時(shí)代接軌，迎合社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)也讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全性、保密性得到有效的提升。由此可見，將數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，能夠讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理收獲較大的成效。2.能夠提升電子檔案的安全性。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行管理時(shí)，安全是首要考慮因素，通過數(shù)字化管理的方式，構(gòu)建政府檔案管理“云平臺(tái)”，能夠讓電子檔案的安全性得到較大幅度的提升。在數(shù)字化管理模式中，主要是采取掃描復(fù)制技術(shù)或圖片技術(shù)來對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息化資料以及紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化管控，且能夠在穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存，完成不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化儲(chǔ)存。當(dāng)相關(guān)管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)庫中的資料進(jìn)行查找時(shí)，所耗費(fèi)的時(shí)間更短，效率更高，不會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中頁面受損或歸檔出現(xiàn)差錯(cuò)等問題，同時(shí)也能夠讓不動(dòng)產(chǎn)相應(yīng)數(shù)據(jù)得到有效的交互，在互聯(lián)網(wǎng)中可以與其余平臺(tái)完成數(shù)據(jù)信息的共享操作，整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案顯得更加透明、公開，這對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展大有裨益。3.提升檔案查詢的便利程度。通過不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，不但能夠給人民群眾在登記與查詢方面帶來較大的便利，同時(shí)也能夠有效促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展。數(shù)字化管理模式能夠給全部不動(dòng)產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)提供一個(gè)行業(yè)標(biāo)桿，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)行業(yè)辦事效率有效提升。由于在對(duì)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行管理時(shí)包含了登記、收件、落實(shí)、審核發(fā)證以及結(jié)算等內(nèi)容，整個(gè)過程顯得較為繁雜，通過不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，能夠有效提升人民群眾以及相關(guān)管理人員進(jìn)行檔案查詢的便利程度。在數(shù)字化管理模式中，構(gòu)建了具備獨(dú)立功能的管理機(jī)構(gòu)，其職能就是整理與收集相關(guān)材料，并確認(rèn)其真實(shí)性，接著通過數(shù)據(jù)化手段將其儲(chǔ)存至信息系統(tǒng)之中，整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)資料庫具備強(qiáng)大的功能，且保持一定的穩(wěn)定性與安全性。在該數(shù)據(jù)信息庫中，能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，檢索、組合、復(fù)制其中的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而建立一個(gè)健全的電子獨(dú)立管理系統(tǒng)，這樣一來，能夠有效提升管理人員的工作效率，且保證了不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全性與完整性。

（二）推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的策略。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)健全的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理機(jī)制，以此促進(jìn)檔案管理工作效率得到有效提升，這樣才能夠確保在管理房屋不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)信息時(shí)不出現(xiàn)紕漏，從而為人民群眾帶來最為優(yōu)質(zhì)的登記與查詢服務(wù)。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)充分考核相關(guān)工作人員，讓其能夠具備優(yōu)秀的理論思維能力，并采取合理的措施來擴(kuò)展其思想，讓其不斷吸收不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相關(guān)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而充實(shí)自身。部分不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員并不熟悉數(shù)字化管理方式與手段，針對(duì)這類人群應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施，讓其實(shí)踐能力得到有效的提升，并根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，讓管理人員給自身的實(shí)踐能力提出一個(gè)發(fā)展目標(biāo)，并不斷進(jìn)行提升，從而迎合信息時(shí)代對(duì)于數(shù)字化管理人員的需求。嚴(yán)格貫徹“放、管、服、效”的基本方針，從最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，例如對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案的資料整理與收集、真實(shí)性確定以及安全性保證等，給后續(xù)的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息安全的保護(hù)級(jí)別，提升其中的科技性，對(duì)防火墻進(jìn)行優(yōu)化，并對(duì)所有傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息進(jìn)行嚴(yán)格的加、解密，然后再依據(jù)實(shí)際的內(nèi)容對(duì)所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份與儲(chǔ)存，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，完善權(quán)限分級(jí)體系，并對(duì)現(xiàn)有的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，以此確保檔案數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用及存貯便捷性。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案采取數(shù)字化管理模式已是大勢(shì)所趨。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的作用，明確數(shù)字化管理方式的基本手段，熟悉相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，做好數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理的有機(jī)結(jié)合。這樣一來，才能夠讓不動(dòng)產(chǎn)檔案的穩(wěn)定性及安全性有較大幅度的提升，同時(shí)也能夠增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作效率，為人民群眾帶來更為優(yōu)質(zhì)的登記與查詢服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

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