交通運(yùn)輸單位檔案管理存在的問題及策略初探

任曉華

【摘要】交通運(yùn)輸單位主要負(fù)責(zé)城市交通運(yùn)輸?shù)谋O(jiān)管工作，與其他單位不同，交通運(yùn)輸單位涉及的單位部門較多，對專業(yè)要求也相對較高。為了確保交通運(yùn)輸單位順利完成日常工作，做好檔案管理工作十分重要。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，檔案信息管理的方式方法也發(fā)生了一定的變化，交通運(yùn)輸單位在檔案管理方面面臨著諸多問題，本文主要就檔案管理存在的問題和解決方案進(jìn)行相關(guān)的闡述和分析。

【關(guān)鍵詞】交通運(yùn)輸;檔案管理;存在問題

理論上，交通運(yùn)輸單位中的檔案涉及較多的內(nèi)容，其中包括交通系統(tǒng)行政、運(yùn)輸單位工作、運(yùn)輸相關(guān)工作等多個方面，分為文字、圖片、表格等不同的形式。在交通運(yùn)輸單位檔案管理的過程中，要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，將其與其它單位的檔案管理工作進(jìn)行區(qū)分，針對其復(fù)雜性、多樣性的特點(diǎn)采取有效的管理措施。尤其在全新的發(fā)展形勢下，交通運(yùn)輸單位檔案管理工作逐漸出現(xiàn)一些問題，造成檔案管理的質(zhì)量下降，使檔案資料的作用得不到充分的發(fā)揮。對此，應(yīng)該采取有效的解決措施，根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善。

一、交通運(yùn)輸單位檔案管理存在的問題

（一）管理意識不科學(xué)。調(diào)查顯示，許多交通運(yùn)輸單位之所以沒有做好檔案管理工作，主要是因?yàn)閱挝桓邔踊蚬芾砣藛T沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，對檔案管理的職責(zé)范圍劃分不明確，日常管理工作比較松散，造成管理業(yè)務(wù)能力不足、水平低下。一些單位認(rèn)為檔案管理工作只屬于檔案管理部門，部門之間缺少協(xié)調(diào)和配合，且由于不重視，所以對管理工作的投入較少，造成管理質(zhì)量和效率難以提升。

（二）管理制度不健全。要提升交通運(yùn)輸檔案管理的水平，就要健全檔案管理制度，對檔案的收集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，從而保障工作的順利展開，以及各個環(huán)節(jié)的有效銜接。然而，在實(shí)際工作中，許多單位都沒有建立完善的管理制度，進(jìn)而造成檔案管理工作松散隨意，許多工作內(nèi)容都沒有按照相應(yīng)的流程完成，如檔案沒有按照要求進(jìn)行分類存儲，造成檔案查找困難、丟失、破損等問題。此外，缺少檔案審核人員，且資料的更新不夠及時，造成檔案缺少時效性。

（三）專業(yè)水平不高。交通運(yùn)輸單位檔案管理專業(yè)水平不高主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，管理人員缺少專業(yè)性。不僅檔案資料沒有收集完整，還經(jīng)常出現(xiàn)丟失、損壞等情況。在資料填寫時，沒有按照要求和規(guī)范進(jìn)行填寫，造成檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性較低;另一方面，管理人員缺少專業(yè)性。許多交通運(yùn)輸單位都沒有專業(yè)的檔案管理人員，往往是從其它部門調(diào)配過來的人員，不僅缺少檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也缺少專業(yè)的知識，進(jìn)而造成檔案管理工作質(zhì)量水平不高。

（四）信息化建設(shè)不足。在信息化時代背景下，各行各業(yè)都開始了信息化建設(shè)，然而交通運(yùn)輸檔案管理的信息化水平卻沒有得到有效的提升，這主要是因?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸單位對該工作缺少重視，造成信息化平臺不夠完善，且管理人員專業(yè)能力不足，缺少信息化建設(shè)的意識，也沒有掌握相應(yīng)的信息技術(shù)。

（五）管理工作的專業(yè)度不夠。近年來，因交通運(yùn)輸部門在管理工作重視度上存在不足，進(jìn)而引發(fā)檔案館管理工作人員自身專業(yè)素質(zhì)不高，以及專業(yè)素養(yǎng)水平參差不齊，而且還存在業(yè)務(wù)知識不足以及工作經(jīng)驗(yàn)缺乏的問題。在實(shí)際管理工作中應(yīng)直接借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，融入自身所具有的主觀想法，從而造成了運(yùn)輸檔案管理工作主觀因素相對較大，缺乏一定的安全性與完整性，檔案案卷的質(zhì)量水平低，在通用性以及保存價值上嚴(yán)重不足。

二、交通運(yùn)輸單位檔案管理的優(yōu)化方法

（一）完善檔案管理制度。為了提升檔案管理質(zhì)量，首先要建立完善的檔案管理制度，尤其在檔案保密方面，一定要制定嚴(yán)格的制度規(guī)范。此外，檔案借閱、建檔考評等也需要制定相應(yīng)的制度規(guī)范，要在年初針對檔案管理和交通運(yùn)輸單位的工作內(nèi)容明確工作目標(biāo)和工作規(guī)劃，對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，全面落實(shí)責(zé)任制度，明確各個部門的職責(zé)范圍，加強(qiáng)部門之間的合作與交流，使整個單位都能夠重視檔案管理工作、配合檔案管理工作。

（二）優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件。從目前的發(fā)展形勢來看，檔案管理要緊跟時代發(fā)展的步伐，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前社會的發(fā)展現(xiàn)狀和單位的工作內(nèi)容進(jìn)行檔案管理?xiàng)l件的優(yōu)化?，F(xiàn)如今，我國交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展迅速，各項(xiàng)技術(shù)也在不斷完善，CAD、CAM的應(yīng)用愈加廣泛，信息系統(tǒng)也隨之不斷完善。檔案管理部門應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理方法，采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，提升檔案管理的安全性和高效性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息檔案的現(xiàn)代化管理。

（三）培養(yǎng)專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。為了保障檔案管理工作的順利開展，一定要建立一個專業(yè)、高效的工作團(tuán)隊(duì)。首先，要提升管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，加強(qiáng)管理人員的教育和培訓(xùn)工作，定期開展技術(shù)講座等活動，使檔案管理人員在認(rèn)識到檔案管理工作重要性的同時，不斷提升自己的專業(yè)技術(shù)。其次，要完善人才選聘制度，應(yīng)該積極招聘專業(yè)、有素養(yǎng)、有能力的檔案管理人才，加強(qiáng)人才的考核工作，確保其掌握專業(yè)的管理知識和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。單位可以為管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，建立有效的激勵機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性，使其能夠不斷了解行業(yè)的發(fā)展動態(tài)，并積極學(xué)習(xí)新的管理知識和管理技術(shù)。

（四）建設(shè)信息化管理系統(tǒng)?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)信息時代已經(jīng)來臨，各行各業(yè)都開始了信息化建設(shè)。在檔案管理工作中，采用信息化技術(shù)可以提升檔案收集和歸類的效率，也能提升檔案存儲的安全性，避免檔案丟失、損毀等問題的發(fā)生。在傳統(tǒng)的管理模式中，由于紙張的存儲壽命有限，許多舊檔案經(jīng)常會出現(xiàn)腐爛、損壞等問題，為了確保檔案的完整性，需要管理人員定期進(jìn)行檔案更新。而應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)后，可以實(shí)現(xiàn)無紙化管理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、便捷化的管理。尤其在交通運(yùn)輸檔案存儲中，不僅涉及文字內(nèi)容，還包括圖片、視頻等內(nèi)容，采用電子化的管理法，可以存儲更加全面和豐富的檔案資料。將檔案錄入電腦信息庫之中，在查閱時只要搜索檔案標(biāo)號或名稱即可，實(shí)現(xiàn)了查詢的自動化，促進(jìn)了人機(jī)的管理配合，全面提升了檔案管理的效率，同時減少了人力成本的投入。

（五）培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)化能力。為了提升交通運(yùn)輸檔案管理工作的專業(yè)化水平，可以從以下幾個方面進(jìn)行管理：其一，通過擴(kuò)招引進(jìn)專業(yè)人才。當(dāng)交通運(yùn)輸單位進(jìn)行公開招聘的時候，負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視專業(yè)知識，專業(yè)技能以及專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)，從而進(jìn)一步充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其二，將現(xiàn)有的管理人才“送出去”。加強(qiáng)現(xiàn)有人員的檔案管理知識，不斷拓寬工作人員的視野，清楚現(xiàn)階段交通運(yùn)輸檔案管理的發(fā)展動態(tài)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，交通運(yùn)輸單位檔案管理工作逐漸出現(xiàn)各類問題，紙質(zhì)管理的弊端也隨之暴露出來。為了提升檔案管理的質(zhì)量，單位不僅要提升管理意識、健全管理制度，還要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，積極進(jìn)行信息化建設(shè)，確保檔案管理工作能夠與時俱進(jìn)。

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