張蓓

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，地質(zhì)單位老舊的人事檔案管理方式已經(jīng)完全無法適應(yīng)當下快節(jié)奏的單位發(fā)展。在單位發(fā)展中，人事檔案管理是重要工作，憑借合理妥善的人事檔案管理方法，能夠有效利用單位整體的人力資源，做到人盡其用。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)單位;人事檔案

在辦公室管理中，人事檔案管理占據(jù)著重要的地位。隨著計算機技術(shù)的不斷高速發(fā)展，單位人事資料的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)暴漲。在人事檔案管理中，充分利用各種辦公信息，能有效提升單位的運行效率。

一、地質(zhì)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）對于人事檔案管理工作不夠重視。由于管理層對于檔案管理工作不夠重視，認為只是單位業(yè)務(wù)中的一項附屬工作。尤其人事檔案工作最明顯，大多讓其他工作人員兼職。調(diào)查結(jié)果顯示，大部分地質(zhì)單位沒有專門的人事檔案管理人員。部分地質(zhì)單位的內(nèi)部檔案管理制度雖然有，但內(nèi)容相對簡單，無法全面規(guī)范工作。從長遠看，單位內(nèi)部人事檔案管理制度的不完整實施將直接影響單位信息質(zhì)量，并導(dǎo)致單位長期發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的損失。簡單的管理制度可以在短時間內(nèi)應(yīng)付單位相關(guān)工作，但隨著時間的推移，容易造成重要資料丟失，直接影響單位的正常運作。

（二）檔案管理體系不完善。目前大部分地質(zhì)單位沒有相對完善的人事檔案管理制度，這使得人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)較為混亂。單位需要借鑒國內(nèi)外規(guī)范的檔案管理建設(shè)制度，最終出臺契合地質(zhì)單位特點的管理標準。在制度建設(shè)過程中，需基于專業(yè)的技術(shù)規(guī)范以及行業(yè)標準，避免人為失誤造成的經(jīng)濟損失。檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，每個環(huán)節(jié)都可能由于工作人員的大意疏忽而產(chǎn)生遺漏的現(xiàn)象。在實際過程中，經(jīng)常由于沒有科學(xué)的管理制度，或制度無法有效落實，最終造成檔案管理的質(zhì)量與效率非常低。

（三）信息化專業(yè)水平較低。人事檔案管理人員整體信息化素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的檔案管理意識。無法有效完成檔案管理工作的原因有兩個：一方面是檔案管理人員自身的認識差錯。認為自身的工作意義不大，在工作過程中馬虎了事，工作效率較低;另一方面是由于許多人事檔案管理人員年齡較大，非專業(yè)出身，缺乏專業(yè)的信息化管理意識，對檔案管理的掌控能力較弱。

（四）檔案管理手段落后。目前，信息化的辦公方式更多體現(xiàn)在業(yè)務(wù)管理中。在人事檔案管理工作中依舊是以大量人工方式進行，容易發(fā)生錯誤。這種方式不僅需要耗費較大人力，同時無法及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，后期整理糾正比較困難。

二、提升地質(zhì)單位人事檔案管理效率的有效途徑

（一）充分結(jié)合信息管理技術(shù)。單位應(yīng)采取紙質(zhì)與計算機兩者相結(jié)合的檔案管理方式，從而保證信息資源管理的科學(xué)規(guī)范。充分利用大數(shù)據(jù)以及云技術(shù)等先進的辦公技術(shù)，加強各類信息數(shù)據(jù)的分析判斷。大數(shù)據(jù)辦公技術(shù)是利用那些大量但是規(guī)律卻不明顯或無規(guī)律的數(shù)據(jù)進行總結(jié)和分析以及最后的處理。通過各種計算方法來找出其中的特有規(guī)律來預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，并以此來分析和解決相關(guān)問題。這項技術(shù)能從大量的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律，再進行一系列的轉(zhuǎn)化。也可以體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的融合，促進辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

（二）不斷完善人事檔案管理工作制度。要進一步加強單位的建設(shè)發(fā)展，必須加強和完善單位內(nèi)部檔案管理的構(gòu)成，建立科學(xué)的管理體系。從而確保單位正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率。通過制定合理的工作制度，逐步形成科學(xué)的檔案管理體系。建立明確的項目規(guī)劃，制定合理的完成時間。對于存在的職責(zé)任務(wù)要分工明確，讓每個人都承擔(dān)責(zé)任。工作人員對于一系列環(huán)節(jié)都要認真對待，避免出現(xiàn)一些任務(wù)漏洞。在明確的責(zé)任分配之后出現(xiàn)的問題，要認真處理，嚴格做好各方面工作，不放過工作環(huán)節(jié)中任何一個問題。檔案管理工作需要進行不斷完善，清晰認識實際管理過程中的不足之處，形成科學(xué)的評估管理制度。做好各項準備工作，每個具體流程都要熟練掌握。單位在建設(shè)相對完善的檔案管理標準體系后，需要嚴格遵守規(guī)章制度，科學(xué)合理地開展檔案管理活動。充分利用檔案過程中需要的各項信息資源，提高單位整體的工作效率。單位可以不斷發(fā)展檔案信息技術(shù)，提高整體的經(jīng)濟價值，提升工作能力，從而使得單位立足于激烈的市場競爭中。

（三）借鑒國內(nèi)外先進的人事檔案管理理念。在我國現(xiàn)階段，人事檔案管理發(fā)展比起西方發(fā)達國家還有許多不足之處，仍有很長的一段路要走。通過借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理理念，豐富自身對于各方面的知識，積極促進單位檔案管理自動化建設(shè)。相關(guān)單位需要充分意識到人事檔案管理的重要意義，對于過去傳統(tǒng)思想理念不能墨守成規(guī)，需要積極發(fā)展創(chuàng)新。單位需要制定科學(xué)合理的管理制定，憑借專業(yè)的管理方式提高單位的綜合能力。對于過去傳統(tǒng)的管理理念，要取其精華、去其糟粕，不可一味接受或者摒棄。檔案管理信息化發(fā)展需要一個持續(xù)的過程，從紙質(zhì)化發(fā)展成為無紙化管理。對于資料的收集以及貯存都將發(fā)生巨大變化。管理人員從最初的記錄、整理、歸類工作發(fā)展到電子化、數(shù)字化的管理體系。建設(shè)化過程需要基于科學(xué)合理的原則，確保單位檔案管理體系建設(shè)。

（四）加強員工培訓(xùn)力度。對檔案管理工作，主體是工作人員，檔案管理工作對人才的培養(yǎng)顯得尤為重要。相關(guān)單位可以聘用、培養(yǎng)或引進檔案管理專業(yè)人才，進而提高工作效率。對于這些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，對于表現(xiàn)突出的工作人員給予一定的獎勵，對于表現(xiàn)不好的工作人員給予一定的懲罰，從而起到激勵的作用。在檔案管理各項工作中，專業(yè)能力不是一天兩天就能掌握的。單位具體部門需要保持良好的學(xué)習(xí)氛圍，讓工作人員不斷學(xué)習(xí)先進的知識，建設(shè)成學(xué)習(xí)型的單位。單位需保證各個部門之間的聯(lián)動作用，讓各個部門之間充分溝通，積極展開交流活動。

（五）管理層加強重視檔案管理工作。單位的發(fā)展最終離不開單位的領(lǐng)導(dǎo)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)者并未意識到建立人事檔案管理工作的重要性，需要積極采取措施，增加領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理制度重要性的認識，了解其在單位經(jīng)營和發(fā)展中發(fā)揮的重要作用，高度重視人事檔案管理制度建設(shè)。信息化的人事檔案管理發(fā)展是單位發(fā)展時代的新要求，也是單位長期發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

地質(zhì)單位人事檔案管理正在利用信息技術(shù)做新一輪的突破。信息技術(shù)同時處理數(shù)量信息龐大，并行處理相關(guān)信息完善。兩者結(jié)合滿足檔案管理對于高效率、高質(zhì)量標準的迫切需求。如今處于知識大爆發(fā)的時代，全球化的經(jīng)濟時代已經(jīng)悄無聲息地來臨。這種情況的外在表現(xiàn)為知識經(jīng)濟的快速爆發(fā)。針對各單位的辦公室檔案管理，是質(zhì)量化、信息化的競爭。要想在這場競爭中獲得勝利，急需在創(chuàng)新發(fā)展和資源方面占據(jù)先機。

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