蘇炳琛

【摘要】現(xiàn)階段，越來(lái)越多的企事業(yè)單位開(kāi)始大力推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并將其落實(shí)到各個(gè)方面。本文主要對(duì)辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題展開(kāi)探討分析，同時(shí)在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決措施，以期能夠?yàn)檗k公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理水平的提升奠定基礎(chǔ)，并為管理人員后續(xù)工作的開(kāi)展提供理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案;管理方法

文書(shū)檔案管理作為與企事業(yè)單位各部門(mén)息息相關(guān)的重要內(nèi)容，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其進(jìn)行有效融合，以此提高文書(shū)檔案管理的高效、便捷性，與此同時(shí)，還能夠充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用，能夠提高文書(shū)檔案管理的效率，降低成本以及工作人員壓力的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的有效提升。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性

（一）辦公自動(dòng)化提高了文書(shū)檔案的管理能力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案儲(chǔ)存方式多是將其所有的內(nèi)容記錄在案，然后配置專(zhuān)門(mén)檔案柜置于其中。除此之外，紙質(zhì)文書(shū)檔案還需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行日常維護(hù)與整理，查詢(xún)時(shí)需花費(fèi)大量的時(shí)間尋找，這在無(wú)形當(dāng)中加大了單位的工作壓力。而將辦公自動(dòng)化融入文書(shū)檔案管理中，可有效解決文書(shū)檔案占地面積大、查閱時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)以及不易保存等缺點(diǎn)。計(jì)算機(jī)能將所有的文書(shū)檔案進(jìn)行整理及儲(chǔ)存，并且查找時(shí)可以快速、便捷地找到所需。除此之外，若單位需要進(jìn)行文書(shū)檔案共享時(shí)，完全可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成這一操作，不用再去各部門(mén)進(jìn)行文書(shū)檔案的發(fā)放與講解，提高了文書(shū)檔案管理的有效性，減少了工作人員的壓力，對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新同樣具有顯著的意義。

（二）辦公自動(dòng)化提高了文書(shū)檔案管理的水平。一方面，辦公自動(dòng)化提高了單位檔案管理的效率，使得各部門(mén)人員通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)直接將本部門(mén)的文書(shū)檔案上傳至單位的文書(shū)檔案管理網(wǎng)站，并且減少了專(zhuān)門(mén)文書(shū)檔案管理人員，緩解了人員工作壓力。與此同時(shí)，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳記錄來(lái)將文書(shū)檔案的相關(guān)信息展示出來(lái)，提高了文書(shū)管理的效率;另一方面，若單位想對(duì)無(wú)價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢(xún)或者銷(xiāo)毀，只需要利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)便可完成這一操作，有效節(jié)約了文書(shū)檔案存儲(chǔ)的時(shí)間花費(fèi)，降低了保存與文書(shū)檔案清理的人力、物力與時(shí)間。

二、辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理形式化現(xiàn)狀很?chē)?yán)重。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案的管理時(shí)形式化現(xiàn)象仍然存在，因此使得文書(shū)檔案管理必須要有一個(gè)明確的制度來(lái)規(guī)范其一系列的操作。但是，因?yàn)椴糠謫挝辉谶M(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，并沒(méi)有將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入其中，再加上文書(shū)檔案制度化管理存在不明確的問(wèn)題，均導(dǎo)致文書(shū)檔案管理出現(xiàn)了大量問(wèn)題。再加上工作人員過(guò)多依賴(lài)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，因此導(dǎo)致辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的質(zhì)量無(wú)法達(dá)到預(yù)期要求。與此同時(shí)，工作人員工作不認(rèn)真，只是一味地完成上級(jí)管理人員所分配的內(nèi)容，忽略了對(duì)檔案管理的重視，造成檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，這樣就出現(xiàn)了檔案管理的形式化。

（二）檔案管理方法落后。管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可能存在著管理能力無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際要求等問(wèn)題。并且部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，易受外部和內(nèi)部的各種原因影響其工作的開(kāi)展，使得多數(shù)人員仍然沿用手工記錄與整理的方式來(lái)管理檔案，這樣的管理方法在物力、財(cái)力和人力方面都造成很大浪費(fèi)，這也導(dǎo)致信息化管理方法很難在事業(yè)單位暢通運(yùn)行，造成檔案儲(chǔ)存困難，管理效率不高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、優(yōu)化辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度。檔案管理過(guò)程中最為嚴(yán)重的現(xiàn)象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法來(lái)改變這樣的現(xiàn)狀。需要使用制度化的方法來(lái)對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范。但是，基于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，使得其在實(shí)施檔案管理制度規(guī)劃時(shí)，需要滿(mǎn)足其他各類(lèi)工作的統(tǒng)籌管理需求，并且從宏觀與微觀方面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善與優(yōu)化。其一，從宏觀角度進(jìn)行分析，所完善的檔案管理制度必須要滿(mǎn)足國(guó)家相關(guān)規(guī)定，且符合單位未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃要求，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)的問(wèn)題。其二，是從微觀的角度進(jìn)行問(wèn)題的分析，在完善檔案管理制度的同時(shí)，還要對(duì)單位各部門(mén)的工作實(shí)施有效管理，使其工作與檔案管理共同進(jìn)行，有效發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理過(guò)程中的作用，構(gòu)建適合各部門(mén)運(yùn)行特點(diǎn)的檔案管理制度，進(jìn)一步為事業(yè)單位辦公自動(dòng)化背景下文書(shū)檔案管理的有效性做好保障。

（二）提高對(duì)辦公自動(dòng)化檔案管理的支持力度。首先，為有效提高辦公自動(dòng)化檔案管理的效率，事業(yè)單位需要先對(duì)其總體的規(guī)劃與布局進(jìn)行明確，使得檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)適宜性良好。借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)單位內(nèi)文檔進(jìn)行整理及分類(lèi)，同時(shí)做好存儲(chǔ)與交互工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。同時(shí)，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中共享的內(nèi)容來(lái)構(gòu)建各部門(mén)間溝通交流的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)文書(shū)檔案的共享，充分發(fā)揮檔案在人才管理等方面的積極作用。其次，加大資金和技術(shù)的投入，為檔案管理的硬件及軟件設(shè)施的完善奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查與維護(hù)，以保證其運(yùn)行的安全穩(wěn)定性，并做好設(shè)備的升級(jí)更新操作，及時(shí)更換存在問(wèn)題或者是應(yīng)用年限較久的設(shè)備，以保證事業(yè)單位內(nèi)各部門(mén)間文書(shū)檔案應(yīng)用的有效性。并且做好軟件系統(tǒng)的防護(hù)，預(yù)防不良攻擊事件對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的影響。除此之外，還需要對(duì)工作人員進(jìn)行文書(shū)檔案信息安全意識(shí)培訓(xùn)，使其能夠從根本上意識(shí)到對(duì)文書(shū)檔案的保護(hù)，同時(shí)要提高檔案信息的保護(hù)能力，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化人才的培養(yǎng)，提高檔案信息的防御能力，使得更多的人員能夠掌握現(xiàn)代化社會(huì)所要求的文書(shū)檔案管理技術(shù)，提高事業(yè)單位整體信息化建設(shè)水平。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能。1.對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的培養(yǎng)工作。完成繼續(xù)教育工作，每年參加省內(nèi)外檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提升管理能力。2.對(duì)檔案管理方面的法律法規(guī)宣傳工作。進(jìn)行定期的法律法規(guī)培訓(xùn)和不定期的座談會(huì)，加強(qiáng)培訓(xùn)，同時(shí)還需要在檔案管理工作人員中進(jìn)行小組形式的討論，以多種形式對(duì)檔案管理中的法律法規(guī)進(jìn)行普及，有效防范檔案管理工作時(shí)可能觸及到相關(guān)的法律底線(xiàn)，杜絕檔案管理人員的違法行為。3.對(duì)檔案管理工作的意義強(qiáng)化認(rèn)識(shí)。要積極引導(dǎo)檔案管理人員的正確價(jià)值觀，使他們明白檔案管理的重要意義，以及對(duì)檔案管理的使用價(jià)值。使管理人員有自豪感，增加他們的責(zé)任感。同時(shí)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，表彰先進(jìn)樹(shù)立榜樣，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化改革。在進(jìn)行企事業(yè)單位的檔案建設(shè)時(shí)，需加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)行單位內(nèi)外部檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的保存與查詢(xún)信息化。隨著科技時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善，以此提高檔案管理的效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化背景下，越來(lái)越多的單位開(kāi)始將其與內(nèi)部的工作進(jìn)行有效結(jié)合，尤其是在文書(shū)檔案管理方面，通過(guò)多種舉措充分發(fā)揮文書(shū)檔案的管理作用，才能有效提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量及水平，降低成本支出，提高文書(shū)檔案管理的效益。

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