檔案信息“供求耦合”視角下的新時(shí)代檔案開(kāi)放鑒定工作

譚洪杰

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，“要牢固樹(shù)立和貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的發(fā)展理念，堅(jiān)持檔案事業(yè)依法管理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”，把開(kāi)放作為檔案事業(yè)的三大發(fā)展目標(biāo)之一，為新時(shí)代檔案工作指明了方向，繪制了藍(lán)圖。檔案開(kāi)放鑒定工作作為界定檔案館館藏檔案資源開(kāi)放與否的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其工作的好壞將直接影響到檔案信息開(kāi)放的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)代檔案開(kāi)放鑒定工作至關(guān)重要。

一、檔案信息“供求耦合”及現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息“供求耦合”

“耦合”一詞，原本是電子學(xué)和電信領(lǐng)域的一個(gè)名詞，是指能量從一種介質(zhì)傳播到另一種介質(zhì)的過(guò)程，后被廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)等學(xué)科領(lǐng)域。周毅在《關(guān)于檔案信息供求耦合的優(yōu)化問(wèn)題》一文中提出了檔案信息“供求耦合”的理論?！八^‘供求耦合是指用戶的檔案信息需求與檔案部門(mén)的檔案信息滿足在時(shí)間上和內(nèi)容上的比值，如果供約等于求，則表明‘供求藕合基本優(yōu)化; 若供大于求或供小于求，則表明‘供求耦合處在劣勢(shì)” 。依此判斷，檔案信息“供求耦合”的優(yōu)劣程度主要受提供檔案信息的時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、廣度四個(gè)變量的影響。

（二）檔案信息“供求耦合”現(xiàn)狀分析

從時(shí)間上看，近年來(lái)一些檔案館推出延時(shí)服務(wù)、預(yù)約服務(wù)，檔案查詢利用服務(wù)在時(shí)間上不斷優(yōu)化。如湖北省檔案館推出工作日中午及周六全天查檔服務(wù)，面向湖北省30個(gè)邊遠(yuǎn)縣、市、區(qū)開(kāi)通異地查檔服務(wù)，社會(huì)公眾查詢利用檔案在時(shí)間上更為靈活便捷。從提供檔案信息的數(shù)量、質(zhì)量、廣度上看，檔案信息“供求耦合”總體上仍處于劣勢(shì)。僅從檔案開(kāi)放率而言，“據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市各級(jí)綜合性檔案館已開(kāi)放的各類(lèi)檔案只占全部館藏的30%左右，而歐美多數(shù)國(guó)家開(kāi)放率已達(dá)到或超過(guò)60%，美國(guó)檔案館開(kāi)放率更是達(dá)到90%以上” 。

二、檔案開(kāi)放鑒定與檔案信息“供求耦合”的關(guān)系

檔案信息“供求耦合”的四個(gè)變量中，除檔案信息開(kāi)放的時(shí)間屬于檔案利用服務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)容外，檔案信息開(kāi)放的數(shù)量、質(zhì)量、廣度皆受檔案開(kāi)放鑒定工作的影響。

（一）檔案開(kāi)放鑒定決定檔案信息開(kāi)放的數(shù)量

檔案信息開(kāi)放的數(shù)量，直接影響到檔案館館藏檔案資源的開(kāi)放率，決定社會(huì)公眾所能接觸和利用的檔案數(shù)量，是公眾對(duì)于檔案館開(kāi)放程度的第一認(rèn)知和感受。這一變量在很大程度上取決于檔案開(kāi)放鑒定工作效率的高低。高效率的檔案開(kāi)放鑒定工作能夠及時(shí)對(duì)館藏檔案進(jìn)行有效鑒定，將大量封閉期滿的檔案及時(shí)由封閉轉(zhuǎn)為開(kāi)放，提高可供查詢的檔案信息數(shù)量。而低效率的檔案開(kāi)放鑒定工作，將影響檔案開(kāi)放鑒定的正常進(jìn)度，甚至延遲檔案開(kāi)放，造成檔案開(kāi)放率的低下。

（二）檔案開(kāi)放鑒定決定檔案信息開(kāi)放的質(zhì)量

檔案信息開(kāi)放的質(zhì)量，主要指檔案信息的供給與社會(huì)公眾需求之間的匹配度。在檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，檔案的開(kāi)放鑒定工作是檔案從封閉走向開(kāi)放的最后一道崗，也是與檔案利用銜接最緊密的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。有計(jì)劃性和針對(duì)性地開(kāi)展檔案開(kāi)放鑒定工作，將大大提升檔案信息開(kāi)放的精準(zhǔn)度，所提供的檔案信息才能與公眾需求相匹配，檔案信息“供求耦合”才會(huì)不斷趨于優(yōu)化。

（三）檔案開(kāi)放鑒定決定檔案信息開(kāi)放的廣度

檔案信息開(kāi)放的廣度，也就是檔案信息開(kāi)放的領(lǐng)域和門(mén)類(lèi)。館藏檔案資源范圍廣闊，涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、生態(tài)、民族、宗教、外事、軍事等各個(gè)領(lǐng)域。社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息的需求除了出生證明、學(xué)歷認(rèn)證、工齡認(rèn)定等與自身利益息息相關(guān)的用途外，也有學(xué)術(shù)研究、政策了解、興趣愛(ài)好等其它用途。在側(cè)重民生的基礎(chǔ)上，對(duì)于各領(lǐng)域檔案信息進(jìn)行全面鑒定開(kāi)放，將在極大程度上擴(kuò)大檔案信息開(kāi)放的廣度，滿足社會(huì)公眾多樣化的查檔用檔需求。

三、我國(guó)檔案開(kāi)放鑒定工作存在的問(wèn)題

我國(guó)的檔案開(kāi)放鑒定工作實(shí)踐已近40年，較好地滿足了社會(huì)公眾的檔案利用需求。但相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序、手段仍然不夠科學(xué)、完善，與時(shí)代和人民的要求還有不少差距。

1.業(yè)務(wù)水平不強(qiáng)。檔案開(kāi)放鑒定是一項(xiàng)政治性、政策性、專(zhuān)業(yè)性都很強(qiáng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，從事這項(xiàng)工作的人員必須兼具強(qiáng)烈的政治意識(shí)、極強(qiáng)的政策觀念、豐富的史學(xué)知識(shí)、較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。而重視程度不高、人員變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少等因素，都在一定程度上影響了檔案開(kāi)放鑒定工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的提升。一些檔案鑒定工作人員，對(duì)于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)、理解不透，出于保險(xiǎn)起見(jiàn)，往往嚴(yán)字當(dāng)頭，一控了之，在一定程度上影響了檔案開(kāi)放的數(shù)量。

2.鑒定手段落后。受制于檔案數(shù)字化程度等因素的影響，一些檔案館全文數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息不全，檔案鑒定OA系統(tǒng)或沒(méi)有研發(fā)，或未投入使用。檔案開(kāi)放鑒定工作多以調(diào)閱實(shí)體檔案，逐卷、逐件、逐頁(yè)閱讀的傳統(tǒng)方式進(jìn)行。事后需要逐卷逐件在實(shí)體檔案上蓋印控制標(biāo)識(shí)，并將實(shí)體檔案開(kāi)放控制情況與電子目錄進(jìn)行手工掛接，嚴(yán)重影響了檔案開(kāi)放鑒定工作的效率和質(zhì)量。

3.自由裁量權(quán)大?！陡骷?jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》《各級(jí)國(guó)家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定制定時(shí)間較早，大多數(shù)條文為原則性意見(jiàn)，既沒(méi)相應(yīng)的細(xì)則，也無(wú)統(tǒng)一的程序，造成工作程序和標(biāo)準(zhǔn)上的自由裁量權(quán)較大。2019年上半年，中山大學(xué)“綜合檔案館檔案開(kāi)放鑒定的程序制度與方法研究”課題組通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的形式對(duì)12家綜合檔案館檔案開(kāi)放鑒定與劃控程序制度情況進(jìn)行了調(diào)查。得出的結(jié)論是，“在檔案開(kāi)放鑒定的程序上，沒(méi)有任何兩個(gè)是完全一致的，各個(gè)檔案館都采用了不同的工作模式。從步驟看，絕大部分檔案館采取三審制度，即初審、復(fù)審、終審，另有兩個(gè)檔案館僅采取初審、復(fù)審兩個(gè)步驟?！?此外，由于檔案鑒定工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作閱歷、社會(huì)認(rèn)知的不同，會(huì)對(duì)同一份檔案的開(kāi)放與否給出不同的判定結(jié)果。

4.歷史舊賬較多。早期的檔案開(kāi)放鑒定工作程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，方式方法較為粗糙。一些鑒定人員僅僅通過(guò)閱讀案卷目錄的方式進(jìn)行鑒定，而沒(méi)有對(duì)每一件檔案進(jìn)行逐件“安檢”，鑒定結(jié)論粗糙，失誤較多，且存在因一件檔案不宜開(kāi)放而控制整卷檔案的“連坐”現(xiàn)象。一些已鑒定的檔案實(shí)體目錄甚至還存在與電子目錄控制標(biāo)志不一致的情況，這都需要對(duì)已鑒定的檔案回爐進(jìn)行重新鑒定和審核，一定程度上影響了檔案開(kāi)放鑒定工作的正常進(jìn)度。

四、檔案信息“供求耦合”視角下推進(jìn)檔案開(kāi)放鑒定工作的幾點(diǎn)思考

習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于“檔案工作正在走向依法管理，走向開(kāi)放，走向現(xiàn)代化”的論斷既為新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展提供了根本遵循，也為推進(jìn)檔案開(kāi)放鑒定工作指明了方向。開(kāi)放是目的，依法管理和現(xiàn)代化是手段。實(shí)現(xiàn)開(kāi)放基礎(chǔ)上的檔案信息“供求耦合”，需要在法制化、現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化等手段上下足功夫。

（一）提升效率，提高檔案信息開(kāi)放數(shù)量。檔案開(kāi)放鑒定工作的效率受專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化程度等因素的影響較大，需要從這些方面入手進(jìn)行改善。一是要在專(zhuān)業(yè)化建設(shè)上下功夫，建立檔案開(kāi)放鑒定專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，選優(yōu)配強(qiáng)檔案開(kāi)放鑒定專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，并在一段時(shí)間內(nèi)盡量保持人員的穩(wěn)定，適時(shí)組織和參與相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)與交流，提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。二是要在現(xiàn)代化建設(shè)上下功夫。檔案開(kāi)放鑒定工作的現(xiàn)代化即信息化建設(shè)。各級(jí)各類(lèi)檔案館應(yīng)立足檔案開(kāi)放鑒定工作實(shí)際，梳理工作流程，分析功能需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，研發(fā)、完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)，依托檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)及敏感字庫(kù)等輔助手段實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放鑒定的初審、復(fù)審、鑒定委員會(huì)審定等全流程無(wú)紙化。通過(guò)信息化建設(shè)，大力提升檔案開(kāi)放鑒定工作的效率，不斷提高檔案信息開(kāi)放數(shù)量。

（二）摸準(zhǔn)需求，優(yōu)化檔案信息開(kāi)放質(zhì)量。習(xí)近平總書(shū)記指出，要切實(shí)做到人民有所呼、改革有所應(yīng)。檔案信息供給質(zhì)量的高低，關(guān)鍵在于是否真正了解人民群眾對(duì)于檔案的需求，是否堅(jiān)持需求導(dǎo)向。當(dāng)前，檔案查詢利用者的年齡和職業(yè)結(jié)構(gòu)等都發(fā)生了深刻變化，對(duì)檔案信息的需求也漸趨多樣性和復(fù)雜化。檔案開(kāi)放鑒定工作要改變過(guò)去那種按部就班、閉門(mén)造車(chē)式的老方法，與檔案利用窗口有效對(duì)接，統(tǒng)計(jì)、梳理檔案查詢利用記錄，以公眾需求為導(dǎo)向，在兼顧全面的基礎(chǔ)上有所側(cè)重，開(kāi)展精準(zhǔn)化的檔案開(kāi)放鑒定工作，不斷提升檔案信息供給質(zhì)量。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，提升檔案信息開(kāi)放廣度。進(jìn)一步健全相關(guān)制度和程序，避免突擊性鑒定、隨機(jī)性鑒定、選擇性鑒定、應(yīng)付性鑒定等不良現(xiàn)象，使檔案開(kāi)放鑒定工作依法依規(guī)進(jìn)行。一是要充分發(fā)揮檔案鑒定委員會(huì)的職能，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織到期檔案開(kāi)放鑒定工作，定期聽(tīng)取工作情況匯報(bào)并研究解決工作中的一些疑難雜癥。二是要按照相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案開(kāi)放鑒定工作流程，合理制定工作方案和計(jì)劃，做到程序科學(xué)、計(jì)劃合理、責(zé)任明確、分工到人，統(tǒng)籌規(guī)劃、高效推進(jìn)各領(lǐng)域、各門(mén)類(lèi)到期檔案的開(kāi)放鑒定工作，不斷擴(kuò)大檔案信息開(kāi)放廣度。

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作者單位：湖北省檔案館