區(qū)縣民國檔案的特點(diǎn)及著錄工作淺析

靳瀟颯

一、西城區(qū)館藏民國檔案現(xiàn)狀

西城區(qū)作為北京市核心城區(qū)之一，在民國時(shí)期便是內(nèi)城社會(huì)活動(dòng)的中心，因此民國檔案生成數(shù)量在北京市各個(gè)區(qū)縣中理應(yīng)排在前列。但正是因?yàn)榫佑诒本┦校ū逼绞校┖诵奈恢?，歷屆政府及其所屬機(jī)構(gòu)皆在此辦公活動(dòng)，各類中高等學(xué)校也多在西城區(qū)域內(nèi)辦學(xué)，大部分民國時(shí)期地方政府公文檔案皆保留在北京市檔案館內(nèi)，而很多高校的民國檔案也都留存于校園內(nèi)部，部分名人檔案也都保留在其后人手中。中國第一歷史檔案館、北京市檔案館、各學(xué)校內(nèi)部檔案室以及各類名人故居都有大量西城區(qū)的民國檔案。這樣的特點(diǎn)導(dǎo)致西城區(qū)域內(nèi)雖然民國檔案豐富，但西城區(qū)檔案館保留下來的館藏民國檔案數(shù)量卻相對較少，并且以向社會(huì)征集而來的檔案為主。

西城區(qū)檔案館是在原來的西城區(qū)檔案館和宣武區(qū)檔案館的基礎(chǔ)上合并而成，基于此歷史原因，西城區(qū)檔案館館藏民國檔案也分屬南北兩館，并各自具有自己的特色。西城區(qū)檔案館北館保存著原西城區(qū)檔案館所留民國檔案，多為北平市西單、西安菜市場管理處在1945～1948年前后所形成的檔案資料以及北平市政府公用局與兩個(gè)管理處的來往文件，例如北平市政府公用局關(guān)于對西安市場管理處按時(shí)交納租金的規(guī)定;市場管理規(guī)則等問題的通知、規(guī)定;西單管理處移交圖記、賬簿、檔案、現(xiàn)金、家具、薪餉費(fèi)、生活補(bǔ)助費(fèi)等各種清冊[3]。

西城區(qū)檔案館南館保存著原宣武區(qū)檔案館所留民國檔案，主要涉及昔年宣武區(qū)域內(nèi)各類房產(chǎn)地契、執(zhí)照、民事訴狀、債務(wù)糾葛判決書等，如買賣房地契，典房契，建筑契、財(cái)產(chǎn)分割契約、佃地契約、倒佃契約、退佃字據(jù);土地、旗產(chǎn)、官產(chǎn)等執(zhí)照，戶部、財(cái)政部執(zhí)照，鋪底執(zhí)照;買房置地驗(yàn)單;民國時(shí)期京師地方審判廳、商事公斷處民事訴狀、債務(wù)糾葛判決書以及銀行商股股票息摺等[4];反映北京回民教育史的國立成達(dá)師范學(xué)校的各類檔案史料。

二、西城區(qū)館藏民國檔案特點(diǎn)

1.形式上以向社會(huì)征集的各類檔案為主

與北京市檔案館相比，西城區(qū)檔案館更加貼近基層，因此長年以來所搜集和保留的民國檔案皆與社會(huì)征集工作密不可分，南館（原宣武區(qū)檔案館）表現(xiàn)的尤為明顯，所藏民國檔案幾乎全部來自征集全宗內(nèi)。

2.內(nèi)容上更加貼近國計(jì)民生，形式較為靈活

無論是北平市西單、西安菜市場管理處對市場內(nèi)的各項(xiàng)管理規(guī)定，還是國立成達(dá)師范學(xué)校的各項(xiàng)校規(guī)通知，亦或是地方審判廳的民事訴狀和債務(wù)糾葛判決書，涉及民國時(shí)期區(qū)內(nèi)教育問題、法律問題、市場管理問題等，其內(nèi)容都與社會(huì)民生息息相關(guān)，對民國時(shí)期社會(huì)生活史的研究很有意義。

3.數(shù)量上雖然不多但較為雜亂，互相之間沒有關(guān)聯(lián)性

由于館內(nèi)民國檔案大部分都是向社會(huì)征集而來，這就造成了其進(jìn)館時(shí)間有早有晚、進(jìn)館數(shù)量有多有少的情況。西城區(qū)檔案館民國檔案雖然整體上數(shù)量較少（總數(shù)不超過1500件），但內(nèi)容上較為雜亂。除國立成達(dá)師范學(xué)校，北平市西單、西安菜市場管理處等機(jī)構(gòu)所形成文件較為完整外，其余大部分文件之間皆缺少關(guān)聯(lián)性，很多房產(chǎn)地契僅為一張孤零零的憑據(jù)。零散的征集進(jìn)館現(xiàn)狀導(dǎo)致管理人員在征集過程結(jié)束后，只能根據(jù)其類型、形成時(shí)間以及接收進(jìn)館時(shí)間進(jìn)行簡單歸類。

4.南北兩館館藏各具特色且管理方法迥異

西城區(qū)檔案館北館（原西城區(qū)檔案館）館藏民國檔案資料完整，都集中于西安和西單菜市場管理處這一機(jī)構(gòu)，并且檔案數(shù)量相對較少，因此采用案卷級(jí)檔案管理方式。而西城區(qū)檔案館南館（原宣武區(qū)檔案館）館藏民國檔案數(shù)量較多且較為分散，在征集進(jìn)館過程中采用的是文件級(jí)檔案管理方式，每一個(gè)目錄號(hào)下面并沒有組卷，而是根據(jù)接收進(jìn)館時(shí)間直接進(jìn)行文件排序。

三、西城區(qū)民國檔案著錄工作淺析

1.開展工作前應(yīng)仔細(xì)謀劃部署，做到理論方法先行

民國檔案目錄數(shù)據(jù)采集工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，這一勞動(dòng)一共包含三種要素：著錄工具，即標(biāo)準(zhǔn)和分類表;著錄對象（館藏民國檔案）;著錄標(biāo)引的主體，即著錄標(biāo)引人員。[5]要想搞好民國檔案的著錄標(biāo)引工作， 首先就需要認(rèn)真學(xué)習(xí)研究、熟練掌握并靈活應(yīng)用有關(guān)的著錄規(guī)則、細(xì)則，如《北京市民國檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》《文獻(xiàn)著錄總則》（GB/T3792.1）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等。從而解決在民國檔案著錄標(biāo)引實(shí)際工作中的具體問題，提高著錄標(biāo)引的質(zhì)量和效率。

此外，還應(yīng)在開始著錄前對館藏民國檔案的數(shù)量進(jìn)行摸底排查，根據(jù)自身館藏民國檔案的多寡來決定文件級(jí)著錄工作開展方式。工作量大人少，可通過向社會(huì)公開招投標(biāo)進(jìn)行著錄;若是量小人又不算少，可采用全局總動(dòng)員，由檔案館工作人員著錄的方式。[7]西城區(qū)檔案館經(jīng)過摸底排查，最終沒有采取外包形式，而是依靠自身力量完成。

2.針對實(shí)際情況靈活看待文件級(jí)與案卷級(jí)之間的關(guān)系

關(guān)于民國檔案著錄工作的著錄形式，有學(xué)者認(rèn)為“一些案卷， 組卷時(shí)玉石不分，一部份檔案材料已失去了繼續(xù)保存的價(jià)值，……民國檔案宜進(jìn)行案卷級(jí)著錄，沒有必要進(jìn)行文件級(jí)著錄?！盵8]但隨著時(shí)代的發(fā)展，案卷級(jí)目錄已經(jīng)顯示出其粗放、籠統(tǒng)、模糊的特點(diǎn)，單純依賴于案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的檢索已越來越不能滿足用戶對于細(xì)節(jié)性檢索的要求。“十三五”時(shí)期將全面開展對于重點(diǎn)檔案的保護(hù)與開發(fā)工作[9]，民國檔案文件級(jí)目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)已然勢在必行。

民國檔案案卷級(jí)整理和民國檔案文件級(jí)整理是民國檔案整理工作的兩個(gè)不同階段，前者側(cè)重于檔案實(shí)體的歸位、還原，后者則是著重于檔案內(nèi)在信息的深層挖掘，是對前者的一種完善、延伸，二者間應(yīng)是一種互補(bǔ)的關(guān)系[10]。因此在文件級(jí)整理和著錄的過程中，應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)與案卷級(jí)的有機(jī)銜接。北京市檔案館所制定的《北京市民國檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》，明確要求各區(qū)縣在原有的案卷級(jí)整理基礎(chǔ)之上，詳細(xì)地做好卷內(nèi)每一份文件的著錄工作。西城區(qū)檔案館針對南北兩館館藏的不同特點(diǎn)相對靈活地開展文件級(jí)目錄著錄工作，北館館藏原已存在案卷級(jí)整理和著錄，因此需要在原有基礎(chǔ)上細(xì)化和深入;南館館藏自征集之日起便就以文件級(jí)的形式進(jìn)館，并不存在案卷級(jí)管理，因此需要直接按照檔案實(shí)體內(nèi)容進(jìn)行逐條著錄。

3.著錄人員除檔案業(yè)務(wù)水平外，還應(yīng)增加一定的文史知識(shí)儲(chǔ)備及對市情區(qū)情的了解

檔案著錄質(zhì)量的好壞，關(guān)鍵在于著錄人員[11]。雖然《北京市民國檔案文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提出了符合北京地方民國檔案特點(diǎn)的、更加細(xì)致的、可操作性更強(qiáng)的著錄要求[12]，對必要著錄項(xiàng)、文件題名的基本結(jié)構(gòu)、題名擬寫要求等都有詳細(xì)的規(guī)定和案例示范。但由于各區(qū)縣歷史發(fā)展情況不同，因此導(dǎo)致在面對實(shí)際問題時(shí)需要具體問題具體分析。著錄人員在從事民國檔案著錄工作時(shí)，不但要了解檔案實(shí)體的管理保存情況，更應(yīng)對館藏民國檔案的歷史背景及當(dāng)時(shí)的區(qū)內(nèi)情況有一定的了解。只有全面知悉檔案內(nèi)容， 才能判定檔案的價(jià)值， 才能檢驗(yàn)出原有案卷題名是否有修正、補(bǔ)充直至重新擬寫的必要[13]。尤其是依照實(shí)體內(nèi)容進(jìn)行著錄時(shí)，還需要具備一定的文言閱讀水平和識(shí)別能力，對公元紀(jì)年與其他紀(jì)年方法之間的換算、天干地支表、韻目代日表等了然于胸，方能在著錄過程中做到準(zhǔn)確無誤。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹興華.集體記憶視角下高校檔案管理工作研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（16）：11-13.

[2]邱迎春.集體記憶視角下的藝術(shù)檔案管理[J].中國檔案，2012（09）：52-53.

[3]曹興華，強(qiáng)飚.基于集體記憶視角下的高校檔案資源建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（02）：116-117.

作者單位：中央戲劇學(xué)院