強(qiáng)化檔案管理，提高藥品監(jiān)管質(zhì)量

耿曉

摘 要：目的：研究并分析使用強(qiáng)化檔案管理的方式對于提高藥品監(jiān)管質(zhì)量的應(yīng)用價值與效果。方法：選擇本局于2018年3月-2019年3月中監(jiān)管的藥品經(jīng)營、使用單位的200例藥品日常監(jiān)管檔案作為研究對象，根據(jù)是否采用強(qiáng)化檔案管理，分為對照組（100例），研究組（100例），對照組未采用強(qiáng)化檔案管理，研究組采用強(qiáng)化檔案管理，分析研究不同分組的監(jiān)管質(zhì)量。結(jié)果：使用強(qiáng)化檔案管理的研究組檔案出錯率小于對照組。差異均有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05）。結(jié)論：使用強(qiáng)化檔案管理的方法可以有效減少監(jiān)管案卷檔案的出錯率，提高藥品監(jiān)管的質(zhì)量，有較高應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;藥品;監(jiān)管質(zhì)量

根據(jù)調(diào)查，我國因為藥品質(zhì)量造成的安全事故數(shù)據(jù)在最近幾年呈現(xiàn)上升的趨勢。為了進(jìn)一步研究如何提高藥品監(jiān)管質(zhì)量，此本文特意使用對比研究的方法，實驗分析強(qiáng)化檔案管理在藥品監(jiān)管質(zhì)量上的應(yīng)用效果。具體如下：

1 對象和方法

1.1 對象

選擇2018年3月-2019年3月時間段里，本局在這1年內(nèi)監(jiān)管的藥品經(jīng)營、使用單位的200例藥品日常監(jiān)管檔案作為研究對象。對實驗對比研究的效果，按照對案卷檔案的管理方法的不同，分為對照組（100例）和研究組（100例），其差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P>0.05）。注意本次試驗經(jīng)過我局黨組審批通過。

1.2 方法

在進(jìn)行研究時，對照組采用常規(guī)的管理方法，研究組采用強(qiáng)化檔案管理的方法，對比兩組人員的實驗數(shù)據(jù)與結(jié)果并進(jìn)行分析，研究組人員具體方法如下：

（1）建立完整的檔案管理制度。通過對檔案的整理、鑒定、歸集等一系列的制度的建立，對重要信息使用特別標(biāo)識，按照規(guī)范制定制度文件進(jìn)行藥品日常監(jiān)管工作。注意，應(yīng)該將制度文件分發(fā)至藥品監(jiān)管相關(guān)科室下全部成員手中，確保所有管理藥品監(jiān)管檔案的人員按照制度文件開展工作。

（2）對監(jiān)管人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。檔案管理工作本身對于人員在專業(yè)知識與相關(guān)技能上都有所要求。根據(jù)調(diào)查，部分行政執(zhí)法單位在對藥品經(jīng)營、使用單位的監(jiān)管工作中，對參與管理藥品監(jiān)管檔案的人員訓(xùn)練上依舊存在不足。為了改善這一狀況，需要執(zhí)法單位定期集中對執(zhí)法人員進(jìn)行團(tuán)隊培訓(xùn)。另外，還需要培養(yǎng)執(zhí)法人員自學(xué)的精神，以應(yīng)對在實際管理中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況。

（3）檔案處理環(huán)境的優(yōu)化。行政執(zhí)法單位應(yīng)該對卷宗設(shè)計、目錄編排的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，對于落后的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行升級，結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)信息資料自動保存、永久保存的功能。

（4）擴(kuò)大監(jiān)管的職能。執(zhí)法人員應(yīng)該根據(jù)檔案的來源渠道、制作目的、執(zhí)法程序、文書類別等進(jìn)行設(shè)計，并使其規(guī)范化。最終實現(xiàn)對需求信息的快速查詢，讓檔案信息擁有可利用性。為了防止信息出現(xiàn)丟失、失真的情況，應(yīng)該定期對信息進(jìn)行核對與檢修，以確保信息的有效性。

1.3 觀察指標(biāo)

收集進(jìn)行管理后兩組實驗對象的檔案整理中出錯的例數(shù)，并計算檔案出錯率，檔案出錯率=不同分組的檔案出錯例數(shù)/不同分組的例數(shù)。將計算結(jié)果作為本次實驗的結(jié)果數(shù)據(jù)。

1.4 統(tǒng)計學(xué)分析

使用SPSS22.0軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計學(xué)分析，使用x2和%表示計數(shù)資料，P<0.05表示數(shù)據(jù)差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

通過對研究結(jié)果的分析，研究組的出錯例數(shù)、檔案出錯率小于對照組。差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05），如表1所示：

3 討論

在經(jīng)濟(jì)與人們生活質(zhì)量不斷提高的今天，大眾對于藥品的安全意識也有了很大的進(jìn)步。但是經(jīng)過調(diào)查可知，部分行政執(zhí)法單位在對藥品經(jīng)營、使用單位的監(jiān)管檔案管理方式中，還存在管理不嚴(yán)格、不規(guī)范的情況。對于檔案的有效管理，是進(jìn)行藥品監(jiān)管確保藥品質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，錯誤的檔案管理方式會引發(fā)藥品監(jiān)管信息的丟失、混淆等錯誤事件出現(xiàn)，對藥品監(jiān)管部門的工作造成負(fù)面的影響，以至于給用藥人帶來嚴(yán)重的損失[1-2]。檔案管理是質(zhì)量監(jiān)管的基礎(chǔ)，所以要提升整體的藥品監(jiān)管質(zhì)量，就必須做好檔案管理工作。

為了避免因為檔案管理出錯造成的各種損失，各行政執(zhí)法單位應(yīng)該使用加強(qiáng)對執(zhí)法人員的訓(xùn)練、擴(kuò)大檔案信息的管理職能、優(yōu)化對應(yīng)的工作環(huán)境、確立完整的管理制度等多個方式進(jìn)行藥品經(jīng)營、使用單位的監(jiān)管工作，以達(dá)到提高藥品監(jiān)管質(zhì)量的目的。根據(jù)本文的研究，使用強(qiáng)化檔案管理的研究組檔案出錯率、出錯例數(shù)小于未使用強(qiáng)化檔案管理的對照組，能夠提高藥品監(jiān)管的質(zhì)量。

綜上所述，行政執(zhí)法單位在工作中使用強(qiáng)化檔案管理的管理方式，可以有效減少檔案出錯率，給用藥人帶來更多的保障，降低因為不合格檔案管理造成的藥害事件幾率，有較高使用價值。

參考文獻(xiàn)

[1]? 馬進(jìn).以建設(shè)藥品品種檔案為例探討主數(shù)據(jù)管理在藥品監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用[J].中國藥事，2018，32（09）：1172-1175.

[2] 王月強(qiáng)，何江江.新版《藥品管理法》的主要內(nèi)容與特色研究[J].中國衛(wèi)生法制，2020，28（03）：34-37.