高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及路徑

【摘要】當前階段，檔案成為信息數據開發(fā)與利用的重要資源，高校開展各項教育、管理工作離不開信息技術的支持。教育改革邁入了新時期，高校為進一步提升自身的科研、教育水平，應通過加強信息化檔案改革的投入，不斷優(yōu)化資源配置結構，科學規(guī)劃發(fā)展方向，增強教育隊伍專業(yè)水平。基于此，高校應正確認識信息化技術創(chuàng)新應用對人事檔案開發(fā)的重要價值，逐步調整檔案管理、服務的實踐形式，積極探索建設智慧檔案服務機制的發(fā)展路徑。

【關鍵詞】人力資源；創(chuàng)新理念；專業(yè)隊伍

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

網絡時代，檔案的信息化管理改革不僅是提升高校人事管理質效的重要途徑，同時也是合理發(fā)揮檔案資源開發(fā)、利用優(yōu)勢，建立現代檔案信息服務機制的基礎保障。為此，針對現階段檔案信息化推進過程中面臨的信息化基礎薄弱、管理意識滯后及檔案資源開發(fā)形式單一等方面的問題，高校應從人事檔案的實際管理情況出發(fā)，合理應用現代信息管理技術，提升檔案管理的綜合質效。

一、全面推進人事檔案服務工作信息化建設的重要價值

（一）提升高校人力資源綜合配置的質效

在高校檔案管理實踐工作中，開展信息化改革，一方面可以建立起檔案信息科學管理理念，有利于檔案管理工作者提升信息處理、整合速率，對人事檔案的數據進行更全面、高效的收集、統計與分析，實現新時期人力資源合理配置的目標；另一方面，利用信息平臺，可以準確、快速地提取關鍵信息，提供更便捷的檔案服務。人力資源檔案的管理個體具有復雜性、多樣性的特點，檔案信息記錄與調整應保證實效性，因此，人事檔案除了需要對高校教職工個體的基礎性數據進行記錄外，還需要收錄相應的工作信息、環(huán)境信息、家庭信息，通過信息技術優(yōu)化原有的信息收集、處理、調用等工作流程，為高校人事管理結構的調整提供可靠的參考。

（二）能夠對人事管理信息進行定量分析

以現代信息技術為依托的信息管理工作通過定量分析、考核、評價的形式，可以對人事關系進行深度分析，做出科學預測。在過去，高校進行績效考核、崗位調整等人事管理工作時，通常是以定性管理為基礎，依照以往的管理經驗進行評價，往往無法對個體綜合發(fā)展?jié)摿?、個人能力、教學與科研成果等進行全面考核，評價指標單一。利用信息平臺對認識管理個體的信息進行采集，包括人事檔案信息及教職工個體、崗位、培訓、績效、薪酬、外部環(huán)境等信息，可以進行數字化定量分析，在大數據、云計算分析的基礎上建立起公平、權威的考核機制，可以深度挖掘人力資源的價值，為高校人才培養(yǎng)、引進等工作提供信息保障，調動教師與職工積極參與信息化改革的積極性。

（三）增強高校教育與科研的整體水平

目前，高校在開展信息化檔案建設過程中已經取得了一定的實踐成果，信息資源的開發(fā)不斷深入，不斷面向社會輸送高素質的人才?，F階段，高校的主要職能包括人才教育、社會服務與科學研究三方面，因此，加強師資隊伍建設投入、提升人事管理綜合水平成為必然。當前階段，社會發(fā)展處于深刻變革的時期，人才培養(yǎng)需求與目標的轉變，對高校人才培養(yǎng)、科學研究、學科規(guī)劃等提出了更專業(yè)化的要求也對高校人力資源管理產生了深遠影響，將更深刻地融入到高校發(fā)展戰(zhàn)略中，從而更好地完善高校師資隊伍發(fā)展戰(zhàn)略，提升高校教育人才、服務社會、科學研究等方面的工作水平，建立起現代人才培養(yǎng)體系。

二、高校落實信息化檔案管理改革目標面臨的困境

（一）對信息化改革的重要性認識不足

在過去很長一段時間內，高校檔案的管理中心是科研檔案與學生檔案管理，對人事信息數據的管理與開發(fā)意識薄弱。同時，盡管在檔案信息化改革項目中有所投入，但缺乏現代信息理念的指導，改革目標停留在表面，實際工作中依然沿用原有的檔案管理形式，導致在具體的檔案信息化管理過程中出現了人員配置不齊、硬件設施不達標的現象。除此之外，高校對人事檔案進行管理時受傳統觀念影響，形式較為單一，不注重信息共享、交互的特性，降低了管理水平。

（二）人事檔案管理流程不規(guī)范

近年來，高校教育規(guī)劃目標與任務的調整，使人事管理工作的實踐形式發(fā)生變化。高校為優(yōu)化師資隊伍，通過加強專業(yè)培養(yǎng)、積極引進人才，推進現代教育體系的建立健全。在這一過程中，需要對崗位變動、教育培訓、專業(yè)人才的檔案信息進行立檔、調檔處理，但從實踐調查來看，部分檔案存在數據缺失的情況，甚至有的單位由于檔案管理人員變動頻繁，對多年收集的材料整理不及時，有的檔案材料多年未歸檔，導致檔案信息收集不全面，在利用過程中出現材料缺損、遺失的問題，影響了檔案的完整性。

（三）對檔案數據的開發(fā)利用不深入

現階段，高校在開發(fā)、利用人事檔案的過程中，對信息資源的整合深度不夠是影響人事管理的重要因素。一方面，部分高校對檔案信息的利用形式較為滯后，主要用于日常管理、崗位調動、評價考核等工作中，處于被動利用階段；另一方面，檔案工作缺乏服務意識，重管理、輕服務。當前，人事檔案系統中的信息是現有紙質檔案的電子化，涵蓋范圍有限，對信息的利用主要適應工作需要進行各種維度的統計分析。因此，只能片面地反饋人事信息，無法為管理決策提供有效參考。

三、高校加快人事檔案信息化改革的實踐路徑

（一）創(chuàng)新檔案現代管理理念，為信息化建設奠定思想基礎

人事檔案作為高校檔案管理的重要構成部分，在開展信息化改革工作時，應注重創(chuàng)新理念的引進，在管理隊伍中樹立起現代管理觀念，為檔案信息化建設奠定思想基礎。一是檔案管理工作者應該具備良好的管理基礎、經驗，核實所有材料信息，并且保證準確之后能夠聯系職能部門搭建基礎數據庫，將高校所有工作人員狀態(tài)數據錄入，包括基礎信息、崗位信息、家庭信息等，然后依照信息平臺的檔案存儲分類，建立數據庫，提升信息整合的質效；二是將信息化改革的目標與績效管理指標掛鉤，完善獎懲機制，通過制度管理對檔案信息化管理改革的目標進行量化。同時加強信息技術改革重要性的宣傳與引導，讓管理人員樹立起現代管理理念，在創(chuàng)新理念的指導下調整檔案工作模式。

（二）設置對應的信息安全機制，提升檔案利用的綜合質效

保證檔案數據信息利用的安全性是全面推進檔案信息化改革建設的重要前提。在構建信息平臺的過程中，應圍繞人事信息的服務、管理功能，設置風險預控體系。在開展實際管理工作時，高校人事檔案管理者也要圍繞人事檔案信息化和數據化目標實現期間存在的問題構建數據失效風險預警機制，建立起全過程監(jiān)管機制，依照管理崗位需求、權責的不同，設立對應的權限，保證信息安全的整體水平；其次，制定預防關鍵信息、重要數據遺失的應急對策，在常規(guī)檔案管理工作中，對重要信息進行備份，采用設立雙檔的形式降低數據遺失可能造成的風險；第三，規(guī)范人事檔案實際管理流程，依照檔案具體的管理規(guī)范開展信息收集、處理、調用與存儲等工作，為信息化改革的高效、有序推進奠定基礎。

（三）組建高素質檔案管理團隊

檔案管理隊伍作為信息化建設目標有效落實的實踐者與指導者，其專業(yè)能力與信息素養(yǎng)、工作觀念等在一定程度上決定了高校信息化改革的實踐效率。為此，高校應在加強管理隊伍專業(yè)培訓的同時，圍繞發(fā)展改革需求，注重復合型人才的引進。與此同時，高校領導要把檔案人才建設列入學校整體發(fā)展規(guī)劃，充分認識到現代檔案信息化管理與傳統管理的不同，構建科學的檔案管理體系，結合人才長效培養(yǎng)目標，組建起兼具專業(yè)素質與職業(yè)素養(yǎng)的高質量工作團隊。一方面，高校應該拓展人才培養(yǎng)、引進渠道，建立專業(yè)的教育、科研、管理團隊，培養(yǎng)高層次人才帶動、引領人才隊伍建設和全力提升檔案人才隊伍的知識水平，改善知識結構；另一方面，應注重高校信息人才的培養(yǎng)，通過聘請專家進行演講、選拔優(yōu)秀人才參加管理交流會議等形式，促進檔案管理隊伍工作、服務理念的轉變，創(chuàng)新檔案管理實踐形式。

四、結語

信息技術在高校檔案管理中的深入應用與推廣，轉變了檔案工作原有的形式與理念，在提升了信息開發(fā)工作質效與人力資源配置水平的同時，檔案全面信息化建設也帶來了一系列改革影響。高校應立足于新時期檔案管理推進信息化改革面臨的機遇與挑戰(zhàn)，在加快信息化檔案整體建設進程的基礎上，循序漸進地實行改革規(guī)劃，充分發(fā)揮人事檔案在人才培養(yǎng)、開發(fā)工作中的優(yōu)勢作用。

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作者簡介：尚紅玉（1987-），女，漢族，河南省鄲城縣，碩士研究生，從事人事高校檔案管理工作。