淺談企業(yè)財務信息化建設中的問題及完善方法

孫軍

摘 要 財務工作借助信息化從1993年至今也取得了顯著的進步，極大的提高的財務的工作效率和質(zhì)量，讓財務工作從核算型往管理型轉(zhuǎn)移，讓財務人員能更好地為公司決策提供幫助。物流行業(yè)作為一個新興的行業(yè)，財務信息化更是決定一個企業(yè)的核心競爭力，甚至關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。對于物流行業(yè)財務系統(tǒng)化系統(tǒng)顯示就尤為重要了。本文以A公司為例，介紹A公司在信息化系統(tǒng)中遇到的問題，及在后續(xù)過程在對財務信息系統(tǒng)升級后對于財務信息化管理的幫助，以及綜合人才的儲備培養(yǎng)對企業(yè)財務信息化管理的專用

關(guān)鍵詞 物流企業(yè) 財務信息化 問題

一、企業(yè)財務信息化建設的重要性

在大數(shù)據(jù)時代信息就顯得格外重要，而財務管理要利用好信息，企業(yè)財務工作要提高效率，就應利用好財務管理信息系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)可以說是物流企業(yè)最核心的競爭力。通過信息化系統(tǒng)物流企業(yè)可以了解客戶資源，特別是B2B的企業(yè)，客戶相對固定，客戶的需求相對集中。貨量也在一個區(qū)內(nèi)間波動，物流企業(yè)可以根據(jù)這個特點合理的規(guī)劃路線，從而導致整合資源節(jié)約成本的目的。物流公司財務人員根據(jù)數(shù)據(jù)分析可以把客戶分為不同的行業(yè)，通過營收貨量分析，分析客戶增加或者降低的原因，分析各行業(yè)對公司的利潤貢獻，了解貢獻被后的原因，從而對業(yè)務開發(fā)企業(yè)發(fā)展方向做支持，或者改進現(xiàn)在客戶結(jié)構(gòu)，從而達到企業(yè)增長擴張的目的。上述分析的前提必須是財務信息化。只有做好了財務信息化，財務工作效率和質(zhì)量才有保證。財務工作效率為分析數(shù)據(jù)提供了保證，財務工作質(zhì)量保證分析數(shù)據(jù)的準準確性、真實性，只有這樣才能得到更接近真實的結(jié)論。誰的信息化技術(shù)更先進、考慮得更周全，能做出更合適自己及客戶的方案，讓客戶有更好的體驗，就更能達到與客戶雙贏的局面。這樣客戶的黏性就會加強，從而推動企業(yè)的核心競爭力。財務人員通過分析可以提前做規(guī)劃，提前分析到趨勢，提前做好準備，把握需求的增長或減少，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化，當然這實際上和客戶之前形成雙贏，穩(wěn)定了客戶。

二、企業(yè)財務信息化建設存在的問題

（一）財務信息化系統(tǒng)軟件落后

物流企業(yè)由于行業(yè)所處的地位不一樣，投入不一樣。這就形成有的企業(yè)物流信息系統(tǒng)非常先進，而有的相對非常落后。以A企業(yè)為代表分析企業(yè)化軟件的問題。A企業(yè)是一家中型物流企業(yè)，有一百家分公司，十家轉(zhuǎn)運中心。之前用某財務軟件，每個分公司都設定了相應的財務處理模塊、會計報表模塊、工資核算模塊、固定資產(chǎn)模塊、業(yè)務核算模塊、成本核算模塊。但是財務系統(tǒng)沒有把整個公司看成一個整體，每個分公司轉(zhuǎn)運中心都是相互獨立的，沒有關(guān)聯(lián)，對于數(shù)據(jù)的往來核對需手工花費巨大的時間，準確性也得不到保障。新增套賬也是要重新建，效率低，各套賬之前的科目也很難保持一致性，不能實際合并報表，需人工合并，這樣工作效率和質(zhì)量都得不到保證。物流企業(yè)之前固定資產(chǎn)經(jīng)常需要調(diào)動，多為車輛在不同的分公司之間調(diào)動，必須要做清理后才能調(diào)動，效率低下。財務系統(tǒng)沒有直接付款功能，出納效率較低，容易出錯。重要的資料比如押金條合同等，在財務系統(tǒng)不能上傳附件，導致后續(xù)查找不方便。

（二）業(yè)務信息化系統(tǒng)軟件落后

物流行業(yè)都有自己的業(yè)務操作系統(tǒng)，系統(tǒng)的先進性可操作性直接關(guān)系到客戶的體驗。業(yè)務操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接到財務的軟件，則影響財務分析數(shù)據(jù)真實性。A企業(yè)之前用的老系統(tǒng)界面比較呆板，每個模塊要單獨登陸，導致工作時要開很多界面，影響工作效率。業(yè)務系統(tǒng)不能與0A系統(tǒng)和財務系統(tǒng)對接導入數(shù)據(jù)。業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入OA系統(tǒng)及財務系統(tǒng)時都需要手工重新導入，需要很多重復勞動，導致工作效率低下。系統(tǒng)整個操作界面呆板，沒有OFFICE軟件靈活，操作起來非常不方便，效率低下。登陸加密設置也不先進，只用密碼就行了控制。如密碼被盜取會使信息全部被盜，對企業(yè)的損失是致命的。對各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析沒有標準模板，需導出后用EXCEL加工，效率低下。對于需要打印出來的簽名上交的資料，沒有標準模板直接打印，需導出加工，降低效率并增加培訓的難度。客戶賬單沒有批量導出功能，導致在導賬單時就要花費很長時間，影響工作效率。

（三）缺乏復合型人才，系統(tǒng)設計不科學

財務信息系統(tǒng)的構(gòu)建對財務建設系統(tǒng)人員要求高，既要其懂軟件又要具備財務方面的知識。對于這樣的綜合型人才，企業(yè)沒有儲備這導致財務信息化系統(tǒng)建設中設及不合理，不能滿足財務分析內(nèi)控審計方面需求。財務信息系統(tǒng)的建立是一個長期的過程，是一個慢慢改進的過程。這需要企業(yè)在人才儲備上持續(xù)的投入，穩(wěn)定優(yōu)秀人才，引進掌握最新技術(shù)的高端人才，而公司在這方面的投入還不夠。

三、完善企業(yè)財會信息化建設進程的措施

針對之前信息化系統(tǒng)中存在的問題，A企業(yè)做了如下改進：

（一）升級財務軟件

以組織的形式建立賬套，操作人員可以快速切換組織，無須退出重新登錄，管理員可批量對操作人員設定相關(guān)的權(quán)限，包括組織范圍使用權(quán)限（可以進入的賬套），操作模塊（總賬、固定資產(chǎn)、應收管理、應付管理、出納管理等）虛擬組織此組織維護大部分的基礎資料，包括會計科目、供應商資料、客戶資料、組織架構(gòu)等。升級后的財務軟件在虛擬集團組織維護并分配基礎資料到下級組織，如將客戶分配給對應的站點組織。在虛擬集團層可以實現(xiàn)聯(lián)查功能，虛擬集團組織可以同時查看所有下級組織的數(shù)據(jù)，如同時查看所有站點的現(xiàn)金余額，費用明細、固定資產(chǎn)清單等，方便查賬和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。虛擬集團組織在報表管理模塊可以自定義管理報表取數(shù)，節(jié)省大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析時間。由于科目統(tǒng)一，對于數(shù)據(jù)的導出實現(xiàn)了標準化，方便財務人員在財務系統(tǒng)制作各種excel分析模板。固定資產(chǎn)模塊優(yōu)化，增加固定資產(chǎn)調(diào)撥單可以實現(xiàn)各組織之間的資產(chǎn)調(diào)動，無須做固定資產(chǎn)清理步驟;增加固定資產(chǎn)拆分和合并可以實現(xiàn)對固定資產(chǎn)進行拆分或合并;增加往來通知單，虛擬集團組織和下屬組織直接通過往來通知單的形式核對往來賬務，自動鉤稽或者手動鉤稽，確保每月的往來賬務不遺漏（往來賬務不平不允許結(jié)賬）;改進期末對賬，總賬與固定資產(chǎn)模塊、應收管理模塊、出納管理模塊等期末對賬，不平不允許結(jié)賬;增強合并報表功能，在虛擬集團層組織進行編制，各組織在報表管理模塊進行上報個別報表，管理員在集團層接收報表，然后編制合并報表（線上合并）。內(nèi)部交易往來通過個別科目來反映，編制抵消分錄時抓取科目發(fā)生額，自動生成合并抵消分錄;增加銀企直聯(lián)功能，財務系統(tǒng)與銀行對接授權(quán)付款，在財務系統(tǒng)編制付款單，審批后即可授權(quán)銀行直接付款，實現(xiàn)在財務系統(tǒng)里操作付款，無須登錄網(wǎng)銀進行支付操作;增加業(yè)務系統(tǒng)對接功能，財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)對接，數(shù)據(jù)從業(yè)務系統(tǒng)直接推送到財務系統(tǒng)，生成對應的單據(jù)，減少人工操作，提高賬務準確性、提高效率、數(shù)據(jù)處理更加標準化。

（二）業(yè)務系統(tǒng)升級

每個物流公司都有自己的業(yè)務系統(tǒng)，為保證數(shù)據(jù)的準確和方便與財務系統(tǒng)對接對業(yè)務系統(tǒng)進行了升級。更新的業(yè)務系統(tǒng)登陸錄后，可以在各個子模塊之前切換，實現(xiàn)一賬號登錄全部模塊，極大的提高的效率和操作流暢度。軟件升級后A公司實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接，極大的提高了工作效率和質(zhì)量。系統(tǒng)操作界面改為Excel風格，操作界面易操作，可以多選、多重刪除、復制、粘貼、篩選等功能。這極大地提高了業(yè)務系統(tǒng)的操作流暢度和方法。登錄界面采用校驗機器硬件的序列號登錄，只有在后臺服務器留有硬件序列號的賬號才能在特點電腦上面登錄特定的賬號。整合各部門需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)表格，統(tǒng)計在報表管理里面做模型，在模型里面增加減少屬性可以達到大家各種需求的目的。對于各部門需經(jīng)常統(tǒng)計數(shù)據(jù)，則單獨做好一個模塊，統(tǒng)一標準方便查詢，還增加一些自由組合功能，加大了統(tǒng)計分析的深度和效率。業(yè)務系統(tǒng)對于各個部門需要的打印出來簽字的表格，在業(yè)務系統(tǒng)里面全部做好模版，做好后直接打印，提高了工作質(zhì)量和效率，也從一定程度上降低了人員培訓的難度?？蛻魧螌崿F(xiàn)了批量導出，質(zhì)量和效率成幾何倍提升。

（三）健全人才培養(yǎng)機制，加快復合型人才培養(yǎng)

首先，企業(yè)應提高人才引進門檻，加大對復合型人才招募，以暫時彌補人才缺口。其次，完善人才培養(yǎng)機制，加快財務人員轉(zhuǎn)型，并組織信息人員、業(yè)務人員以及財務人員互相學習。企業(yè)信息系統(tǒng)人員從企業(yè)系統(tǒng)開發(fā)及財務需求雙角度去考慮系統(tǒng)開發(fā)，使系統(tǒng)開發(fā)能滿足財務分析內(nèi)控內(nèi)審等功能。通過在BOSS招聘網(wǎng)站上招適合公司發(fā)展財務信息化及企業(yè)發(fā)展的財務管理人才，及信息系統(tǒng)開發(fā)人才，從人才儲備上，保證財務信息系統(tǒng)化進一步適應企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)財務內(nèi)審、內(nèi)控、財務數(shù)分析、為企業(yè)提供決策建議等功能

四、財務信息化后對工作效率和質(zhì)量的影響

A企業(yè)通過財務信息化升級，及加強對復合人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)了財務信息系統(tǒng)、業(yè)務信息系統(tǒng)、OA之間的對接，避免了信息的重復錄入，避免了在系統(tǒng)重復錄入過程在出錯。公司通過財務系統(tǒng)優(yōu)化方案進行系統(tǒng)自身控制，實現(xiàn)了賬套建立的便捷，財務合并報表快速出具，固定資產(chǎn)之前各分公司轉(zhuǎn)運中心的調(diào)撥，財務軟件與銀行的聯(lián)網(wǎng)對接，自動生成抵銷分錄，沒有達到往來賬平衡的情況下不準結(jié)賬。公司通過業(yè)務系統(tǒng)的升級實現(xiàn)，業(yè)務操作界面改善，報表模塊導入的深度實用行，安全性的提高保證信息安全，各種報表實現(xiàn)線上打印，實現(xiàn)批量導入。A公司通過對財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)本身進行升級來提高工作效率和質(zhì)量，沒有在兩個之前對接上面的提高那么明顯，但對于工作效率和質(zhì)量的提高也是看得到的，這個是戰(zhàn)術(shù)層面上的效率提高，作用也是顯而異見的。通過系統(tǒng)軟件升級A公司財務部在工作量增加百分之二十的情況下，人員反而減少百分之二十，工作效率取得明顯提升。工作質(zhì)量較之前有顯著提升，取得了不錯的成效。A公司通過財務軟件及業(yè)務系統(tǒng)軟件升級，在技術(shù)層面加強了內(nèi)審和內(nèi)控，使公司的內(nèi)審和內(nèi)控制度完全落地實施提供了必要保證，加快了公司由核算型財務轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇拓攧盏乃俣?，提高了財務在企業(yè)的地位，為進一步推動財政部制度提供了有利保證。

（作者單位為深圳市原飛航物流有限公司上海公司）

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