信息時代下企業(yè)檔案管理分析

摘 要 在企業(yè)生產經營中會產生大量數據，企業(yè)檔案管理工作復雜，在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出很多弊端，應積極采用信息化技術提升企業(yè)檔案管理水平。對此，本文首先對企業(yè)檔案管理的重要性進行介紹，然后對企業(yè)檔案管理信息化建設內容進行分析，并對信息時代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要點進行詳細探究。

關鍵詞 企業(yè)檔案管理;信息化;創(chuàng)新

引言

現(xiàn)如今，市場經濟體制不斷改革，市場競爭形勢越來越激烈，很多企業(yè)已逐漸意識到加強檔案管理在促進企業(yè)經營發(fā)展方面的重要作用。但是，在信息化時代，企業(yè)檔案管理方式單一，很難充分挖掘檔案信息的利用價值?；诖耍仨殢娀髽I(yè)檔案管理創(chuàng)新，適應信息化時代檔案管理工作要求。

1企業(yè)檔案管理的重要性

在企業(yè)不同經營時期的各大經濟活動中，均可產生大量檔案資料，并且還包含各類經濟活動過程中的資金收支情況、人事變動情況等信息數據，通過廣泛收集各類檔案資料，并做好檔案歸檔整理，便于管理人員詳細掌握企業(yè)人員分配情況、崗位結構形式、經營現(xiàn)狀等，進而根據檔案信息合理規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略。在當前的市場經濟環(huán)境中，企業(yè)檔案信息更新速度不斷加快，必須高度重視檔案管理工作，采用信息化技術創(chuàng)新檔案管理模式，確保檔案資料的公正性和真實性，并做好信息檔案保密管理，充分發(fā)揮檔案資料的應用價值，為企業(yè)經營決策提供可靠依據[1]。

2企業(yè)檔案管理信息化建設內容

2.1 信息化基礎設施建設

在信息化時代，企業(yè)檔案管理工作基礎設施建設內容主要包括檔案數字化的設備以及信息系統(tǒng)，通過加強基礎設施建設，能夠為檔案管理信息化的實現(xiàn)奠定基礎。另外，還應構建信息化管理網絡，檔案信息化管理設施主要包括網絡設施、安全設施、存儲設施等。

2.2 信息化檔案資源建設

在企業(yè)檔案管理中，檔案資料的收集整理工作至關重要，要求加強信息化檔案資源建設，廣泛收集各類電子文件，并采用數字化處理方式。傳統(tǒng)的檔案載體主要包括紙張、錄像、照片等，在檔案收集整理中，需通過人工方式完成檔案管理，工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)失誤。在信息化時代，檔案管理智能化設備逐漸普及，通過合理應用信息化技術以及智能化設備，加強信息化檔案資源建設，才可促進檔案管理信息化發(fā)展。

2.3 信息化規(guī)范建設

企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范主要包括技術規(guī)范、業(yè)務規(guī)范以及管理規(guī)范等，在對檔案資料進行收集歸檔以及存儲管理時，均應將各類信息化規(guī)范作為重要依據，嚴格控制檔案管理各項工作內容，充分發(fā)揮各項規(guī)范對于企業(yè)檔案管理信息化的指導作用[2]。

3信息時代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要點

3.1 加強檔案管理信息化設施建設

為了提升企業(yè)檔案管理信息化水平，首先需準備完善的信息化設施，具體包括網絡設備、服務器、掃描儀、數碼相機等，要求對各項信息化設施的使用性能和質量進行檢查。在使用過程中，還應注意定期升級更新各類信息化設施，確保其能夠在企業(yè)檔案管理信息化中發(fā)揮重要作用。

3.2 充分利用檔案資源

在企業(yè)經營發(fā)展決策中，應合理利用各類檔案資源，使得管理人員能夠準確把握經濟活動基本規(guī)律，明確企業(yè)未來發(fā)展方向。在信息化時代，在檔案管理工作創(chuàng)新中，應在最大程度上發(fā)揮檔案資源的作用，使其能夠為企業(yè)經營發(fā)展提供依據。對檔案資料進行科學合理的利用是實現(xiàn)檔案資料價值的重要方式，因此，必須高度重視對于檔案資料的開發(fā)以及合理利用，將其作為企業(yè)經營發(fā)展的重要信息資源。為了充分開發(fā)檔案資料，并實現(xiàn)檔案信息資源共享，要求廣泛收集各類檔案資料，并做好整理、鑒定以及存儲管理，對不同檔案進行分類處理并合理編目，結合實際需要編制檢索工具，構建完善的檢索體系，在查找和利用各類檔案資料時，能夠利用檢索工具快速準確找出檔案素材。

3.3 創(chuàng)建檔案管理服務平臺

在信息化時代，為了促進企業(yè)檔案管理工作水平的提升，要求對企業(yè)檔案管理形式進行優(yōu)化創(chuàng)新，廣泛收集企業(yè)經營發(fā)展中的各類信息數據，并采用信息技術創(chuàng)建數據化檔案管理服務平臺，通過檔案管理平臺發(fā)布檔案信息，同時對各類電子檔案進行存檔管理。另外，還應注意對檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化調整，在檔案管理中，不僅需高度重視檔案資料收集以及存儲，同時還應關注電子檔案的完整性以及安全性管理。除此以外，數字化檔案管理平臺具有擴展性，可根據實際需要將其與企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)進行有效結合，便于對各類電子檔案進行自動歸檔處理，通過利用數字化、智能化檔案管理模式，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，可對各類檔案資料進行完整記錄和合理配置。

3.4 加強檔案信息化安全性建設，培養(yǎng)技術管理人才

在對企業(yè)檔案資料進行信息化管理時，在互聯(lián)網環(huán)境中，檔案資料的風險因素比較多。對此，必須加強信息化檔案管理安全控制，在檔案儲存設置、查閱密碼、身份審核等方面，都必須強化檔案安全管理。加強檔案室硬件設施安全管理，合理設置權限，采用企業(yè)內部網絡錄入檔案資料，并且各類檔案僅供內部員工使用，對于檔案資料需采用加密方式進行存儲，同時還應做好檔案數據備份。在企業(yè)檔案管理信息化中，人才力量至關重要，企業(yè)應積極引進并培養(yǎng)網絡安全管理人才，組織檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓教育，使其能夠明確意識到檔案信息化管理的重要性，掌握檔案信息化管理要點，在日常工作中靈活應用信息化技術，提高檔案管理工作效率和質量[3]。

4結束語

綜上所述，本文主要對信息時代下企業(yè)檔案管理工作要點進行了詳細探究，在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸暴露出很多弊端，通過利用信息技術進行檔案管理，能夠有效提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案資料數據共享。要求加強信息化基礎設施建設，廣泛收集各類檔案資源，并做好信息檔案資源存儲管理，培養(yǎng)優(yōu)質的檔案管理人才，使得信息資源能夠為企業(yè)經營發(fā)展提供可靠依據。

參考文獻

[1] 徐曉蘭.信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新[J].絲路視野，2017， 4（21）：160.

[2] 王麗麗.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學技術創(chuàng)新，2017，2（16）：293.

[3] 李陽.關于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討[J].祖國，2017， 4（1）：88.

作者簡介

湯雨薇（1990-），女，渝武人;學歷：本科，職稱：檔案助理館員，現(xiàn)就職單位：重慶市武隆區(qū)交通工程有限責任公司，研究方向：檔案管理、行政管理。