淺談流動人員人事檔案管理存在的問題與對策

辛岳 龍口市公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心

人事檔案綜合記載了個(gè)人學(xué)習(xí)工作履歷、德能才績表現(xiàn)等，既是反映本人歷史的記載證明，更是選人用人的重要依據(jù)。新形勢下，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深化，用人機(jī)制多元化、多樣化加速了人力資源流動，流動人員檔案管理滯后，利用率低，專業(yè)化、信息化管理落后等問題日益彰顯。如何健全完善流動人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)制，建立檔案管理專業(yè)化便民服務(wù)體系，加快檔案信息化建設(shè)，更好促進(jìn)流動人員合理流動，是流動人員人事檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。本文主要就流動人員人事檔案管理存在的問題和有關(guān)對策兩個(gè)方面的內(nèi)容展開論述。

一、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動人員人事檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施不完善

多數(shù)流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不夠，導(dǎo)致檔案管理設(shè)施配備“縮水”。2014年中組部、人社部等五部門聯(lián)合下發(fā)文件規(guī)定：自2015年1月1日起，取消人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等，同時(shí)要求各級財(cái)政要保證檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，政策很好，既減輕了流動人員經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，又明確各級財(cái)政承擔(dān)檔案管理經(jīng)費(fèi)。但從實(shí)際運(yùn)作情況看，多數(shù)的檔案管理機(jī)構(gòu)用于檔案管理投入不足，遠(yuǎn)低于停止收費(fèi)前，分析原因一是檔案管理部門取消收費(fèi)前的檔案管理經(jīng)費(fèi)，是先收費(fèi)繳財(cái)政后再按比例返還，不占用財(cái)政負(fù)擔(dān)，取消收費(fèi)后則完全由財(cái)政承擔(dān)，取消收費(fèi)前代理人事關(guān)系和檔案收費(fèi)且按最低標(biāo)準(zhǔn)每人每年120元計(jì)算，1萬份檔案就收費(fèi)120萬元，收費(fèi)不占用財(cái)政負(fù)擔(dān)，用之還有盈余，不收費(fèi)后財(cái)政要另外追加預(yù)算，加之對保證檔案管理經(jīng)費(fèi)缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致逐漸降低檔案管理經(jīng)費(fèi)，二是部分單位對流動檔案管理工作重視程度不夠，有的甚至認(rèn)為流動人員總是要流動嘛，存放個(gè)檔案沒必要投入那么多，防火防盜別出大問題就是了，導(dǎo)致檔案管理經(jīng)費(fèi)減少或被挪用。經(jīng)費(fèi)投入不足，管理設(shè)施配備“縮水”，特別是在基層縣級，有的壓縮檔案管理區(qū)域面積，檔案庫房、閱檔室和檔案管理辦公室沒有做到三室分開，有的庫房內(nèi)專業(yè)設(shè)施配備不合標(biāo)準(zhǔn)，如缺少自動化防火報(bào)警系統(tǒng)的；沒配恒溫空調(diào)的；沒有防蛀藥品和滅菌設(shè)備的；沒配備自動溫濕度記錄儀的等等，總之真正做到完全符合防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀六防標(biāo)準(zhǔn)的不多，這就會使管理的檔案出現(xiàn)這樣那樣的問題，筆者在檢查轉(zhuǎn)入的檔案時(shí)，有發(fā)現(xiàn)毛霉菌、芽枝霉菌生成霉斑污染檔案、粘結(jié)檔案的，這說明檔案庫房溫度濕度肯定沒控制好，沒有滅菌設(shè)備，更有甚者發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)居然有活的蠹魚，這樣的檔案如果不檢查不進(jìn)行殺蟲處理就帶入庫房，將會對檔案造成嚴(yán)重危害。由此反映出這些檔案轉(zhuǎn)出地的檔案室專業(yè)化設(shè)備配備都是不完善的。

（二）流動人員檔案收集整理不規(guī)范，利用率低

人事檔案的內(nèi)容應(yīng)該隨著個(gè)人履歷工作而不斷地充實(shí)。對比國家公務(wù)員和事業(yè)單位人員，流動人員工作單位和崗位變動更加頻繁，歸檔材料數(shù)量遠(yuǎn)低于國家公務(wù)員和事業(yè)單位人員。檔案管理部門對企業(yè)管理人員檔案材料也沒有按照公務(wù)員、事業(yè)單位那樣做出硬性規(guī)定，如必須進(jìn)行年度考核，確定考核檔次等，獎(jiǎng)勵(lì)審批、離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等等，很多企業(yè)也不知道應(yīng)該為員工建立和收集什么材料，年復(fù)一年流動人員檔案除了填寫履歷表和職稱考評材料歸檔外，企業(yè)幾乎沒為員工留下什么有價(jià)值的材料，還有一些企業(yè)有自己的技術(shù)技能類考核評價(jià)材料，但一般是企業(yè)自己留存，而不歸入人事檔案中，流動人員離開企業(yè)后這些材料相當(dāng)于歸零?，F(xiàn)行人事檔案主要分為十大類，所謂一履歷二自傳三鑒定，四學(xué)職五政審六黨團(tuán)，七類八類是獎(jiǎng)懲，九類任免調(diào)動與工資，其他參考?xì)w十類，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員，每年都能形成各類材料歸入本人檔案，但是對于企業(yè)流動人員，形成歸檔材料很少，如執(zhí)業(yè)資格、養(yǎng)老保險(xiǎn)、人事爭議仲裁、勞動合同等方面材料都不能及時(shí)歸入檔案，檔案內(nèi)容單一死板，對用人單位選人用人參考價(jià)值不多如同“雞肋”。 檔案失去了參考價(jià)值，利用率低，對流動人員檔案管理的影響是具有連鎖反應(yīng)的，用人單位不看檔案，面試通過后，簽訂勞動合同后直接用工，流動人員不關(guān)注自己檔案了，很多流動人員是跨省域流動，目前社保繳費(fèi)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)全國范圍聯(lián)網(wǎng)，不轉(zhuǎn)遞檔案辦個(gè)用工手續(xù)，在外地交上保險(xiǎn)工作了，流動人員檔案管理部門管理的檔案人失聯(lián)了，檔案成為所謂“休眠檔”，“休眠檔”增多會讓管檔單位逐漸減少檔案整理、保管與保護(hù)的經(jīng)費(fèi)，甚至?xí)璧K檔案服務(wù)利用和信息化建設(shè)發(fā)展。有資料顯示流動人員人事檔案每年人事檔案利用率只有不到40%，檔案補(bǔ)充材料存檔率不足14%。

（三）人事檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)，缺乏監(jiān)督

中組部、人社部等五部門聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，對流動人員人事檔案管理提出了很好的指導(dǎo)意見，統(tǒng)一規(guī)范流動人員人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，但在具體實(shí)施過程中，對流動人員檔案管理的監(jiān)督檢查力度不夠，導(dǎo)致流動人員檔案管理違規(guī)行為時(shí)有發(fā)生，筆者在近年的檔案管理工作發(fā)現(xiàn)：有的單位違反相關(guān)規(guī)定，將檔案交由本人保管、轉(zhuǎn)移，存在個(gè)人私拆檔案或丟失的風(fēng)險(xiǎn)；部分人才服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有取消檔案管理費(fèi)，繼續(xù)亂收費(fèi)的；檔案材料年齡、工齡、學(xué)歷造假的；善自將檔案下放交給不具備檔案管理權(quán)限單位管理的；檔案管理不當(dāng)，造成檔案污染破損的等等。

（四）人事檔案信息化建設(shè)起步晚，相對滯后

同國外發(fā)達(dá)國家相比，我國的檔案信息化建設(shè)起步晚，相對滯后，國內(nèi)各地在流動人員人事檔案信息化建設(shè)上，發(fā)展水平不均衡，水平參差不齊，總體上，對人事檔案作為一種社會資源開發(fā)利用認(rèn)識不到位，對人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，檔案信息化建設(shè)投入的人力物力財(cái)力不足，檔案基礎(chǔ)信息化采集工作大多沒有完成，存在檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案信息數(shù)據(jù)庫信息材料掃描、信息錄入不完善、檔案信息化服務(wù)便民程度低，檔案信息化建設(shè)安全防護(hù)不到位以及綜合利用共享無法實(shí)現(xiàn)等問題。

二、加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的有關(guān)對策

（一）完善流動人員人事檔案基本公共服務(wù)經(jīng)費(fèi)保障制度

要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級財(cái)政預(yù)算，明確規(guī)定按照保管流動人員人事檔案數(shù)量確定經(jīng)費(fèi)數(shù)額。加強(qiáng)對檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督，不得擅自壓減和挪用檔案管理專項(xiàng)資金，要加大流動人員檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入，配齊專業(yè)設(shè)施設(shè)備，檔案庫房、閱檔室和檔案管理辦公室必須做到三室分開，檔案庫房要配備消防設(shè)備和自動化防火報(bào)警及監(jiān)控系統(tǒng)，配備臭氧滅菌機(jī)和防蛀藥品；配備恒溫空調(diào)控制保持溫度14到24攝氏度之間，日變化幅度不超過2攝氏度，相對濕度控制在45-60%，自動溫濕度記錄儀每天做好記錄等，真正做到完全符合防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀六防標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案存放安全。

（二）完善人事檔案管理內(nèi)容，提高利用率

流動人員人事檔案管理部門應(yīng)科學(xué)論證流動人員檔案存檔材料范圍，適當(dāng)擴(kuò)大豐富檔案內(nèi)容。注重收集個(gè)人在工作期間形成的工作業(yè)績、素質(zhì)評價(jià)、技能特長、執(zhí)業(yè)資格等內(nèi)容，完善充實(shí)檔案內(nèi)容，提高人事檔案的利用價(jià)值。結(jié)合檔案管理服務(wù)信息建設(shè)，建成利用檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)源，對流動人員、數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布，流向等開展統(tǒng)計(jì)分析，強(qiáng)化流動人員檔案信息大數(shù)據(jù)綜合利用，推動建立與人力資源社會保障持卡人員基礎(chǔ)信息庫、單位基礎(chǔ)信息庫等基礎(chǔ)信息庫的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)與就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保障、人事人才、勞動關(guān)系等信息共享，推動與教育、公安、民政、衛(wèi)生健康、工商等部門資源數(shù)據(jù)互認(rèn)。

（三）健全流動人員人事檔案管理體制

流動人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，人力資源社會保障部門主管，同級黨委組織部門要抓好監(jiān)督和指導(dǎo)。流動人員人事檔案具體要由縣級及以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的接收和轉(zhuǎn)遞;檔案材料的收集、鑒別和歸檔規(guī)定，按照《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》（GB/T32523－2016）啟用新版《流動人員人事檔案調(diào)函》，《流動人員人事檔案接收登記表》，和《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，杜絕將檔案交由本人保管和轉(zhuǎn)移檔案材料，嚴(yán)防年齡、工齡、學(xué)歷造假，堅(jiān)決取締違規(guī)收取檔案管理費(fèi)用。

（四）要結(jié)合本地檔案工作實(shí)際和信息化工作水平，制定科學(xué)合理的信息建設(shè)工作方案

有重點(diǎn)，分步驟推進(jìn)，要按照國家規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息規(guī)范，統(tǒng)一采集項(xiàng)目，統(tǒng)一指標(biāo)體系，統(tǒng)一代碼，開展信息采集工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息聯(lián)通共享、異地查詢、網(wǎng)上辦理，加快推動檔案信息掃描影像化，采集檔案基礎(chǔ)信息，將數(shù)字化掃描實(shí)體檔案信息導(dǎo)入基礎(chǔ)信息庫，推動數(shù)據(jù)向上集中，實(shí)現(xiàn)檔案信息在省、市、縣（市、區(qū)）三級聯(lián)通共享，要進(jìn)一步完善網(wǎng)站升級，完成網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫對接工作，推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)，開展檔案管理互聯(lián)網(wǎng)+便民服務(wù)，創(chuàng)新開發(fā)手機(jī)APP等方式，開啟流動人員人事檔案線上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)在線查詢，網(wǎng)上經(jīng)辦。依托流動人員檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)施前臺受理、網(wǎng)上辦理、系統(tǒng)備案的全新一體化服務(wù)模式。要嚴(yán)格按照國家信息安全保護(hù)制度要求，加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)，落實(shí)信息安全分級保護(hù)制度，嚴(yán)格做好流動人員人事檔案信息業(yè)務(wù)專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全隔離，及時(shí)對流動人員檔案數(shù)字化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并完善應(yīng)用級容災(zāi)措施，建立系統(tǒng)安全測試和備案制度，確保檔案信息化安全。