新時期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化必要性探討

李瑞珍 烏蘭察布市人口和計劃生育藥具管理中心

從刀耕火種到蒸汽時代再到網(wǎng)上沖浪，每一次技術(shù)的進步都是一場巨大的變革。進入現(xiàn)代社會以來，人民對物質(zhì)生活水平的要求越來越高，也對社會生活的各個方面提出了更大的挑戰(zhàn)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的進步，一些舊有的觀念和技術(shù)跟不上時代的潮流，正在被時代慢慢拋棄。新技術(shù)、新理念為社會生活注入了活力，為人們生活辦公創(chuàng)造了便利。計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展催生出檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)，目前檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)已經(jīng)被應用在社會生活的各個角落。它在事業(yè)單位人事檔案管理方面的應用極大地提高了檔案管理的效率，推進了辦公自動化的進程。

一、當前事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化應用的現(xiàn)狀

科學技術(shù)的發(fā)展應用意味著某一領域技術(shù)的變革，事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的應用伴隨著很多問題。這些問題的存在是檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)推廣應用的阻礙，也是下一步檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理應用中應該解決的問題。

（一）檔案管理的技術(shù)和設備落后

技術(shù)和設備是檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎。在當前社會環(huán)境下，由于檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)發(fā)展還不夠成熟，導致需要的設備比較昂貴，再加上事業(yè)單位投入有限，造成設備落后的情況。檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)更新?lián)Q代比較快，這就導致了事業(yè)單位對于新技術(shù)的學習跟不上發(fā)展的節(jié)奏，管理技術(shù)落后于人事檔案管理的需求。在實際應用過程中，很多事業(yè)單位對于檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)和設備的投入是一次性的，設備老舊，技術(shù)落后，影響了檔案管理工作的效率和準確性。

（二）缺乏有效的工作量化標準

在當前事業(yè)單位等推進數(shù)據(jù)化建設的形勢下，很多單位對檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)日益重視，但并沒有真正仔細討論過檔案數(shù)據(jù)化管理做到哪種程度，也沒有對數(shù)據(jù)化管理工作進行量化管理。沒有一個明確的要求和管理規(guī)范讓相關管理人員十分被動，部分工作人員在進行檔案數(shù)據(jù)化管理過程中，存在人浮于事的現(xiàn)象，工作效率低下，錯漏百出。除此之外，部分事業(yè)單位并沒有設立獨立的檔案管理部門，檔案管理工作是由其他工作人員兼任，檔案管理工作不規(guī)范，職責不明確。

（三）檔案數(shù)據(jù)化管理安全意識不到位

在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，檔案文件有保密等級，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實際管理過程中，部分工作人員安全意識不到位，將許多需要保密的人事檔案文件上傳到計算機。檔案數(shù)據(jù)化管理雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進行數(shù)據(jù)化處理上傳于網(wǎng)絡，會產(chǎn)生網(wǎng)絡安全問題。大部分事業(yè)單位電腦連接的是局域網(wǎng)，仍有一部分連接的是公共網(wǎng)絡，這些上傳到網(wǎng)絡上的保密檔案一旦被泄露，會導致嚴重的后果。除此之外，網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

（四）檔案數(shù)據(jù)化管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化管理工作是由管理人員參與建設和完善的，高素質(zhì)的管理人才對人事檔案管理工作來說必不可少。隨著檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的發(fā)展應用，事業(yè)單位對管理人才的需求缺口更大。但當前形勢下，由于事業(yè)單位編制等影響，從事檔案數(shù)字化管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能夠適應職位的要求，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

二、新時期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化應用的必要性

（一）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案信息搜集更方便，信息更全面及時

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作在信息搜集過程中容易受到各種因素的影響。部分事業(yè)單位領導對人事檔案管理工作不重視，沒有建立相應的完善的管理機制，使檔案信息的搜集工作不規(guī)范，再加上部分事業(yè)單位人事檔案管理人員不是專業(yè)人員，專業(yè)化程度不夠，使得檔案信息搜集不全面。除此之外，人事檔案信息的搜集工作是一個動態(tài)的過程，反映事業(yè)單位人事管理的一切變化，而傳統(tǒng)的人事檔案管理無法做到根據(jù)實際人事變化情況更新信息，一般情況下是半年或者一年才更新一次，人事檔案管理工作效率低下。在當前形勢下，事業(yè)單位人事調(diào)動頻繁，人員規(guī)模擴大，傳統(tǒng)的人事檔案管理面對日益增多的人事檔案信息已經(jīng)無法進行有效的管理，應用檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)是必然的選擇。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案管理工作更簡便，智能化突出

在我國經(jīng)濟發(fā)展的過程中，事業(yè)單位經(jīng)歷了許多的變革，各事業(yè)單位職責變化，人事調(diào)動頻繁，人事招聘、培訓和管理工作日益繁雜。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，檔案數(shù)據(jù)化成為解決這個問題的唯一選擇。檔案管理數(shù)據(jù)化可以建立一個大的數(shù)據(jù)庫，儲存巨量的檔案信息，根據(jù)制定的管理程序進行人事檔案管理工作。在進行人事檔案管理工作的過程中，各單位可以共用一個管理系統(tǒng)，將日常人事檔案管理工作變成一個統(tǒng)一的整體，事業(yè)單位人員的考勤、調(diào)動、信息建檔、檔案查詢等等一系列的工作能夠進行便捷的管理，節(jié)省了大量的人力物力，管理過程智能化突出。

（三）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案存儲更加安全，成本大幅度降低

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是通過紙質(zhì)媒介來進行管理的，檔案信息記錄在紙上，然后通過歸檔、整理、裝訂、等一系列程序進行檔案的存儲。在這樣的情況下，紙質(zhì)檔案容易受到潮濕環(huán)境的影響而受損，在調(diào)閱等過程中還需要注意火災、盜竊、損毀等因素的影響，檔案的安全性得不到保障，存儲的成本居高不下。檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的應用可以通過數(shù)據(jù)庫存儲大量的檔案信息，將檔案進行數(shù)據(jù)化管理，這樣大幅度減少了人事檔案管理的人力物力資源浪費，還減少了成本的支出。存儲的檔案經(jīng)過數(shù)據(jù)化加工，可以針對檔案的加密等級進行加密，獲得一定權(quán)限的人員才可以調(diào)閱相應權(quán)限的檔案，大大加強了人事檔案的保密工作，防止秘密文件泄露。檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的應用使事業(yè)單位人事檔案得以長久的保存，便捷的管理安全地存儲。

（四）檔案管理數(shù)據(jù)化可以提高檔案利用價值，變被動為主動

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理過程中，對于檔案的利用僅限于必要時候的查詢，幾乎沒有其他的利用方法，對檔案信息的利用率低下，在這樣的情況下，大部分事業(yè)單位對人事檔案的管理觀念是需要的時候能夠找到，不丟失不損壞即可，檔案自身的價值沒有進行深入挖掘。檔案管理數(shù)據(jù)化可以將很多工作變得簡單有效，以招聘為例，事業(yè)單位招聘人員需要對崗位、技能等進行限制，在傳統(tǒng)的人事管理模式中，這個工作將十分復雜。而在檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以在系統(tǒng)中設置好需要限制的信息，比如工作年限、性別、年齡、政治面貌、技能等級等等，通過數(shù)據(jù)庫的篩選，選擇合適的人員進行下一步的考察，大大加快了招聘進程，減少了人力資源的浪費。除此之外，在進行社會科學研究的時候，對數(shù)據(jù)庫中的信息可以進行有效地利用，信息的搜集檢索和處理工作變得更加快捷，研究結(jié)果會更加全面真實。

結(jié)束語：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，新的技術(shù)正在快速出現(xiàn)，每一種新技術(shù)的應用發(fā)展都伴隨著老的技術(shù)的落伍。檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過程中人力物力的支出。然而任何一項事物都有兩面性，檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)在當前實際生活中的應用還存在很多問題，技術(shù)和設備落后、檔案管理安全意識不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問題嚴重阻礙了檔案數(shù)據(jù)管理技術(shù)的應用和發(fā)展，給一些事業(yè)單位帶來困擾?，F(xiàn)代事業(yè)單位應加強對人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的重視，結(jié)合自身實際解決檔案數(shù)據(jù)化管理過程中出現(xiàn)的問題，切實推進事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的應用和創(chuàng)新，推動辦公自動化、數(shù)據(jù)化的進程。