潘升升

摘 要：企業(yè)檔案管理一直都屬于我國(guó)持續(xù)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，企業(yè)的檔案屬于機(jī)密文件，往往都承載著一個(gè)企業(yè)的最高機(jī)密以及未來(lái)發(fā)展的行業(yè)策略等等重要信息。目前我國(guó)對(duì)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理已經(jīng)有了初步的模型構(gòu)架，但是想要完善都是缺乏一些理論經(jīng)驗(yàn)。本文將分不同的層面對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)的檔案管理作出策略總結(jié)，首先從企業(yè)檔案管理存在的意義入手，深化挖掘出目前新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理目前存在的問(wèn)題，對(duì)挖掘出來(lái)的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決策略。企業(yè)檔案管理作為我國(guó)重要的管理手段，仍然面臨著重視程度不夠的問(wèn)題，希望本篇文章可以在提高企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理關(guān)注度的同時(shí)，也能為企業(yè)檔案管理中有疏漏的企業(yè)作理論參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理問(wèn)題;企業(yè)機(jī)密

企業(yè)檔案作為企業(yè)的最高機(jī)密，其重要程度是不容小覷的。根據(jù)我國(guó)目前企業(yè)的檔案管理程度來(lái)看，還是缺少一定保密措施的，各個(gè)企業(yè)在檔案管理這一部分雖然都能做到嚴(yán)加看管，但是難免會(huì)有薄弱的地方。本文立志于從提高企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理的重視程度入手，讓企業(yè)工作者可以在企業(yè)檔案管理的問(wèn)題上有適合自己企業(yè)的管理措施。同時(shí)提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)提供參考。希望各個(gè)企業(yè)對(duì)于文中的問(wèn)題可以有則改之，無(wú)則加勉。讓自己企業(yè)的檔案管理更加完善，為未來(lái)企業(yè)的發(fā)展打下夯實(shí)的后盾基礎(chǔ)，同時(shí)降低因?yàn)闄C(jī)密泄露而導(dǎo)致企業(yè)損失的可能性，徹底斷絕競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手對(duì)于企業(yè)的機(jī)密窺探行為。

1 企業(yè)檔案管理的意義

企業(yè)檔案作為企業(yè)的最高機(jī)密是承載了一個(gè)企業(yè)最高的管理機(jī)密，是堅(jiān)決不允許被泄露的。而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，是把在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中產(chǎn)生的原始工作記錄保存下來(lái)歸檔，以實(shí)現(xiàn)工作記錄在必要時(shí)刻的能夠查證[1]。企業(yè)檔案的這種形式不僅僅可以提高企業(yè)員工的重視程度，而且是可行的，可以考慮在企業(yè)檔案管理的時(shí)候大幅度的應(yīng)用。而且我建議在對(duì)企業(yè)檔案管理時(shí)多采用電子檔案，電子檔案相對(duì)比紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)更加容易保存，并且更加容易設(shè)置加密措施，可以降低企業(yè)檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2 企業(yè)檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不夠

我國(guó)企業(yè)檔案管理所存在的最主要的問(wèn)題就是對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不夠。目前就我國(guó)的大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理仍未處于加密狀態(tài)，這就導(dǎo)致在檔案的保存途中非常容易出現(xiàn)資料泄露的問(wèn)題發(fā)生。我國(guó)企業(yè)目前仍有將企業(yè)檔案隨手放置，且沒(méi)有備份的情況發(fā)生，加之目前企業(yè)的檔案仍舊以紙質(zhì)版為主，保存能力相比較電子版本并不高，如果得不到妥善的保存，容易造成企業(yè)檔案缺失，為企業(yè)帶來(lái)沒(méi)必要的損失。

企業(yè)的員工也存在對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題出現(xiàn)，目前有很多員工仍不知道企業(yè)檔案管理的重要性，更不知道如何對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，該種員工如果得不到能力以及認(rèn)知能力的提升，可能會(huì)不經(jīng)意間泄露企業(yè)機(jī)密，給企業(yè)帶來(lái)沒(méi)必要的損失。

2.2 缺乏組織協(xié)調(diào)機(jī)制

目前企業(yè)對(duì)于檔案管理的問(wèn)題還有缺乏組織協(xié)調(diào)機(jī)制，根據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)仍在存在各司其職，缺少緊密聯(lián)系的情況。檔案管理的工作要求工作人員有緊密的細(xì)致能力，而目前我國(guó)的相關(guān)理論建設(shè)并沒(méi)有只要負(fù)責(zé)的部門(mén)進(jìn)行溝通以及協(xié)調(diào)，這就導(dǎo)致相關(guān)的理論體系建設(shè)沒(méi)有呈現(xiàn)片狀，還僅僅在點(diǎn)狀發(fā)展，使用技術(shù)和理論建設(shè)相互脫節(jié)，導(dǎo)致檔案的工作人員并沒(méi)有進(jìn)行通力合作。該行為很容易導(dǎo)致溝通脫節(jié)，信息交流困難等事件的發(fā)生，為企業(yè)的檔案管理增加無(wú)形的困難。

2.3 保障投入不足

企業(yè)檔案管理問(wèn)題存在的第三個(gè)問(wèn)題就是保障投入不足的問(wèn)題。保障投入不足就容易導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理疏漏出現(xiàn)。根據(jù)目前企業(yè)的目前檔案狀況來(lái)看，企業(yè)的信息化是十分有必要且需要提上日程的。而且保障投入不足，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理的重視程度不高，而且投入保障不足，就會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)所能依據(jù)的資料變少，研究成果也相對(duì)較少，企業(yè)如果想進(jìn)行檔案管理的革新措施很難找到理論依據(jù)。

3 對(duì)企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

3.1 完善組織和決策體制

對(duì)于企業(yè)檔案中管理存在的問(wèn)題要完善組織和決策體制。首先要根據(jù)企業(yè)的檔案管理制定相關(guān)的政策制度，例如泄露企業(yè)檔案所要承擔(dān)的后果以及如何才能構(gòu)成泄露企業(yè)檔案等等。并且對(duì)于泄露企業(yè)檔案的行為進(jìn)行大力制止，發(fā)現(xiàn)任何有人泄露企業(yè)檔案或者有意向泄露企業(yè)檔案根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行不同的處罰方法，嚴(yán)重者可以進(jìn)行報(bào)警[2]。

第二，工作人員在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的時(shí)候應(yīng)該將企業(yè)的各個(gè)部門(mén)整合起來(lái)，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，企業(yè)的檔案并不是單獨(dú)一個(gè)部門(mén)的檔案，應(yīng)該是整體部門(mén)的檔案總和。各級(jí)人員應(yīng)該都能做到自覺(jué)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保密，并且有自覺(jué)保護(hù)企業(yè)檔案不被泄露的意識(shí)。同時(shí)該行為也能保證先進(jìn)的技術(shù)可以通過(guò)各個(gè)部門(mén)的人員進(jìn)行吸收，對(duì)企業(yè)檔案有一定程度的保護(hù)作用。

3.2 政府部門(mén)以及專(zhuān)家大力支持

對(duì)于企業(yè)檔案的管理應(yīng)該有的對(duì)策，第二點(diǎn)就是征得政府部門(mén)以及專(zhuān)家的大力支持。獲得政府部門(mén)的支持可以潛移默化的提高企業(yè)員工對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度，并且企業(yè)部門(mén)獲得政府部門(mén)的支持也就意味著設(shè)立了無(wú)形的法律墻壁壘，也相對(duì)來(lái)說(shuō)降低了企業(yè)檔案泄露的可能性[3]。

獲得專(zhuān)家的大力支持可以讓企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)獲得專(zhuān)業(yè)知識(shí)依靠，專(zhuān)家可以在研制出新型的企業(yè)檔案管理模式時(shí)對(duì)企業(yè)進(jìn)行最新的技術(shù)轉(zhuǎn)達(dá)，讓企業(yè)掌握更高的企業(yè)檔案管理技術(shù)，降低企業(yè)檔案管理失效的可能性，提高管理的安全性。

3.3 理論與實(shí)證相結(jié)合

在企業(yè)檔案的管理過(guò)程當(dāng)中光有理論基礎(chǔ)是不夠的，理論應(yīng)該與實(shí)證相結(jié)合。首先，對(duì)于企業(yè)檔案管理的理論應(yīng)該從專(zhuān)家的研制中獲得，對(duì)于這些企業(yè)檔案管理新型技術(shù)，企業(yè)不應(yīng)該盲目使用，應(yīng)該進(jìn)行試驗(yàn)，選擇出最適合本企業(yè)的檔案管理方式，并且采用。具體問(wèn)題，具體分析，選擇適合企業(yè)的檔案管理措施，更加方便以后的管理，也能降低工作人員對(duì)于檔案管理的操作難度，一舉兩得。

4 結(jié)束語(yǔ)

本篇新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理問(wèn)題研究已經(jīng)到此結(jié)束了。本文詳細(xì)剖析了目前企業(yè)檔案管理的意義，和目前企業(yè)存在的對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不夠，缺乏組織協(xié)調(diào)機(jī)制，保障投入不足的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題也提出了完善組織和決策體制，政府部門(mén)以及專(zhuān)家大力支持，理論與實(shí)證相結(jié)合的解決措施，希望企業(yè)都能夠以文中的解決措施為基礎(chǔ)，融合貫通成適合自己企業(yè)的理論基礎(chǔ)。希望本篇文章能夠?qū)δ壳皩?duì)企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的企業(yè)提供幫助，并且更加希望所有的企業(yè)都能夠完善本企業(yè)的企業(yè)檔案管理，為未來(lái)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)事業(yè)發(fā)展提供夯實(shí)的保密基礎(chǔ)，同時(shí)也希望本篇文章能夠?yàn)橐院笪磥?lái)企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄的力量。本篇文章到此結(jié)束，謝謝大家。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉茹涵.新形勢(shì)下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（14）：56-78.