機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作探討

劉乃強(qiáng)

摘 要：離退休干部在以前的工作崗位上做出了較大的貢獻(xiàn)，黨和政府也對離退休干部的晚年生活加強(qiáng)關(guān)注，為了確保離退休干部的晚年生活質(zhì)量，確保離退休干部得到應(yīng)有的待遇和關(guān)懷，必須做好離退休干部的檔案管理工作，本文在論述的離退休干部檔案管理工作主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，探討了如何做好離退休干部的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;離退休;檔案;措施

一直以來，離退休干部的檔案管理工作都十分重要，其是對國家社會主義建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出杰出貢獻(xiàn)的前輩努力工作過程的體現(xiàn)，也是對國家發(fā)展歷程的記錄。因此必須要對離退休干部的檔案管理作出合理的優(yōu)化和改善。但目前多數(shù)單位對離退休干部檔案實(shí)際的管理水平還存在著一些欠缺，對離退休干部的生活、服務(wù)生產(chǎn)以及管理產(chǎn)生了很大程度上的缺陷?；诖耍瑢τ陔x退休干部的檔案管理工作進(jìn)行充分的重視和及時(shí)的轉(zhuǎn)變以及工作方法上的改進(jìn)非常的必要。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理主要內(nèi)容

機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作主要包括人事檔案、健康檔案以及專業(yè)技術(shù)檔案幾個(gè)方面。第一，人事檔案主要是伴隨離退休人員的工作全過程，其信息具有全面性，主要包括績效考核結(jié)果、工資水平以及學(xué)歷相關(guān)的內(nèi)容，還涉及社保方面的信息以及退休后的歸屬單位等等，其人事檔案是后續(xù)管理與服務(wù)工作的基礎(chǔ)，且檔案信息具有完整性。第二，健康檔案是指機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員中的活躍人員組織相關(guān)的活動，以此豐富退休生活，其缺乏經(jīng)驗(yàn)的新上任的職工可以積極向離退休人員進(jìn)行請教。根據(jù)離退休人員的實(shí)際發(fā)展情況將身體健康情況進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，其主要病癥可以是高血壓以及高血脂等，并在今后的服務(wù)中重點(diǎn)照顧。第三，專業(yè)技術(shù)檔案主要是指部分離退休人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技能水平，對專業(yè)技能進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，方便后續(xù)管理工作的順利進(jìn)行。

2 有效提高離退休干部檔案管理工作效果的策略建議

2.1 培養(yǎng)人事檔案管理人才，提高其專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位離退休人事檔案管理工作人員，首先必須工作態(tài)度端正，責(zé)任心必須強(qiáng)，這是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。其次必須具備過硬的檔案管理水平，專業(yè)基礎(chǔ)知識必須過關(guān)，這也是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)所在。再次事業(yè)單位本身也要重視人才發(fā)展，定期為人事檔案管理人員組織脫產(chǎn)培訓(xùn)，對人事檔案管理人才發(fā)展負(fù)責(zé)，為單位所有員工負(fù)責(zé)。也要鼓勵(lì)人事檔案管理人才，注重學(xué)習(xí)，積極參加培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識。最后，事業(yè)單位全體員工要積極配合人事檔案管理人員，重視人事工作，共同為單位發(fā)展負(fù)責(zé)任。

2.2 注重提升檔案管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理與服務(wù)工作需要注重提升其標(biāo)準(zhǔn)化水平，注重創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理效率。第一，優(yōu)化檔案管理流程，將離退休人員的基本信息檔案進(jìn)行收集，并針對其已經(jīng)退休的工作人員開展回訪，了解退休后的具體情況，將其進(jìn)行詳細(xì)的記錄。同時(shí)，為了保證檔案管理與服務(wù)朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，要注重對相關(guān)管理軟件以及硬件設(shè)備進(jìn)行更新與完善。第二，構(gòu)建檔案信息管理機(jī)制，可以制定完善的保密機(jī)制，明確檔案資料的查詢程序，注重提升檔案資料的完整性。例如：泗水縣人力資源和社會保障局落實(shí)和完善檔案管理責(zé)任機(jī)制，注重加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行交流，成立檔案信息管理小組，小組成員各司其職、相互監(jiān)督、相互管理，針對在監(jiān)管環(huán)節(jié)中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的糾正，對檔案信息進(jìn)行集中管理，有助于維護(hù)離退休工作人員的合法權(quán)益。

2.3 建立科學(xué)合理的檔案管理制度并加以完善

要想規(guī)范離退休干部的檔案管理工作效果就必須要建立科學(xué)合理的檔案管理制度，并按照制度內(nèi)容制定合理的管理流程，在實(shí)際的檔案管理工作過程中加以完善。只有實(shí)現(xiàn)制度的制約才能夠加強(qiáng)對離退休干部的檔案信息管理的真實(shí)性和細(xì)致管理，并做到有效促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性提高以及工作效果。首先要摒棄掉傳統(tǒng)的檔案管理理念與管理方法，結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代特性與先進(jìn)的檔案管理觀念并充分地利用檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行檔案管理制度的擬定，并經(jīng)過反復(fù)的討論與分析進(jìn)行檔案管理制度的修正與完善，同時(shí)建立合理的監(jiān)督機(jī)制加以控制，確保離退休干部檔案管理制度得到嚴(yán)格的執(zhí)行。而關(guān)于檔案的取用以及及時(shí)的歸還要做好詳細(xì)的記錄，包括檔案歸還時(shí)間、檔案的用途以及檔案的使用要求等都要做出精細(xì)的記錄，并按照具體的規(guī)定進(jìn)行妥善的保管，此外針對檔案的儲存要建立科學(xué)的管理制度，按照檔案信息的具體分類進(jìn)行歸檔封存，一些涉及較為特殊或重要信息的檔案或重要身份信息的離退休干部的檔案信息要進(jìn)行調(diào)閱權(quán)限的設(shè)定，并按照設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行。

2.4 完善現(xiàn)代化管理制度，提高檔案管理工作水平

引入先進(jìn)的電子信息化科技手段，配合人事檔案管理工作，協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理保存工作，通過信息手段來加強(qiáng)檔案的保存與處理，有利于提高檔案管理資源的處理能力，促進(jìn)檔案管理工作合理進(jìn)行。加強(qiáng)安全防護(hù)功能，促進(jìn)信息的安全保障，減少因電子信息泄露而造成的損失。

2.5 提高人事檔案的價(jià)值，對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充

傳統(tǒng)的人事檔案所含內(nèi)容非常冗雜，真正有價(jià)值的信息卻寥寥無幾。開展新型的人事檔案管理工作，就必須有選擇地對人事檔案信息進(jìn)行填充或放棄。在已有的人事檔案管理模式上，減少不必要的人事信息，補(bǔ)充相應(yīng)有價(jià)值的檔案資料，對人事檔案進(jìn)行歸納整理，提高人事檔案的價(jià)值，為員工的工作發(fā)展提供有力支撐。

2.6 加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度

在事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)層要帶頭加強(qiáng)對離退休檔案管理工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)層以身作則，才能形成上行下效的局面，真正做到促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)層首先要更新觀念，從大局出發(fā)，加強(qiáng)對離退休檔案管理工作的認(rèn)知，從而在整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部營造出有利于人事檔案管理工作發(fā)展的氛圍。只有領(lǐng)導(dǎo)層意識到加強(qiáng)離退休檔案管理工作的重要性，才能合理配置事業(yè)單位人力資源，切實(shí)推進(jìn)人力資源發(fā)揮價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.7 加快對離退休干部檔案管理工作的信息化建設(shè)

如今是信息化時(shí)代，信息技術(shù)的研究與廣泛的應(yīng)用極大地提升了人們的生活質(zhì)量和工作水平，其在檔案信息管理當(dāng)中也具有極為重大的促進(jìn)作用，離退休干部的檔案信息管理工作當(dāng)中所涉及的信息常會作出及時(shí)的更新以及信息的錄入更正等工作，紙質(zhì)的檔案記錄更新會造成大量的工作量增加，且對資源也會造成浪費(fèi)，而配備先進(jìn)的信息化設(shè)備后，能夠加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的整理和歸檔保存，并優(yōu)化檔案信息的檢索系統(tǒng)。將離退休干部的檔案信息詳細(xì)錄入到信息數(shù)據(jù)庫中，并要確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理與服務(wù)質(zhì)量的方式較多，在此環(huán)節(jié)中，需要充分考慮到事業(yè)單位整體發(fā)展需要，將現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)有效的應(yīng)用其中，注重提升其管理與服務(wù)的信息化水平，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

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