紀念館實物檔案管理探究

摘 要：實物檔案的管理是紀念館各項工作的核心，是重中之重。這需要首先做好實物的檔案的征集工作，提高廣大群眾的文物收集意識，積極配合文物征集工作。其次要整合資源，挖掘?qū)嵨餀n案背后的故事、并進行收納與整合。在此基礎(chǔ)上做好檔案管理人員的配備，制定管理制度對紀念館實物檔案進行科學(xué)合理的保存管理。本文就紀念館實物檔案的含義、價值、類型做了簡要的分析，列舉出實際管理過程中存在的問題及不足之處，并提出相關(guān)的解決策略，以期能和同行業(yè)人員互通有無，互相學(xué)習(xí)探討為提高我國紀念館實物檔案管理的整體水平獻計獻策。

關(guān)鍵詞：紀念館;實物檔案管理;背景故事;現(xiàn)狀;問題;策略

1 紀念館實物檔案簡介

1.1 紀念館實物檔案的內(nèi)涵

紀念館是對人類文化及自然遺存文物進行陳列、展覽、欣賞學(xué)習(xí)與宣傳的重要場所。出于陳列展覽的需要紀念館通常需要向社會征集各種各樣的展品，以滿足紀念館檔案載體的種類多樣化，其中以實物檔案最為突出。實物檔案是通過整理、收集、整合等方式獲得的有歷史價值的珍貴實物或名人物品。實物檔案是紀念館館藏的重要組成部分對歷史文化的展示和宣傳起著非常重要的作用。

1.2 紀念館實物檔案的意義

1）實物檔案具有非常豐富的現(xiàn)實意義和歷史意義。與文字數(shù)據(jù)等虛擬的物品來說實物檔案更具有直觀性、形象性和說服力。實物檔案的現(xiàn)場感、形象性、直觀性的特征是其他展品無法取代的。齊全完整、內(nèi)容豐富的實物檔案更能夠?qū)v史面貌做出更全面真實的反映，滿足人們不同的觀賞需求、是反映歷史面貌的重要的依據(jù)和憑證。2）實物檔案可以使藏品內(nèi)容更加豐富，藏品結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。實物檔案是國家的有形財富，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實意義，豐富多樣的實物檔案可使藏品內(nèi)容更加豐富，藏品結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。3）通過實物檔案征集，加強文化宣傳交流。實物檔案不僅可以以實物的方式展覽，還可以以電子圖片、三維影像等資料供人們學(xué)習(xí)交流，了解實物檔案的歷史背景和故事文化，更加有利于文化的交流和傳播。

1.3 紀念館實物檔案的類型

實物檔案類型的類型是根據(jù)紀念館的主題而來的，其類型也多種多樣各不相同，例如有的紀念館主要收集遺物（衣物、書稿、信件）等等，這些都屬于是實物檔案。

2 紀念館實物檔案管理過程中存在的問題

通過實地考察一些紀念館實物檔案的管理情況發(fā)現(xiàn)目前的紀念館實物檔案管理存在著一些問題，使其使用壽命不能很好的得到維護，其利用價值也沒有很好的被開發(fā)和挖掘，以下是作者對這些問題做出的簡單的分析。

2.1 過度重視展出的實物，忽略了未列入展覽的實物的管理

對于需要公開陳列和展覽的實物許多紀念館都非常重視，管理工作做的也比較細致認真，卻忽視了未列入陳列展覽的實物。這些實物知識暫時沒有需要展覽，但也有部分實物有著重要的保存價值，但卻因疏于管理而散落在辦公室或者個人手中，時間一長很可能因無人維護而遭到破壞或丟失，這是紀念館實物檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

2.2 實物檔案的征集工作缺乏規(guī)范

1）目前大多紀念館沒有設(shè)立專門的實物收集制度，沒有主動的進行實物收集，致使一些有價值的實物檔案流失，對紀念館來說是一大損失。紀念館實物檔案的齊全與完整也無法獲得保障。2）部分檔案管理人員收藏意識薄弱，在征集的過程中忽略了收藏的真正目的，致使收集到的實物檔案的完整性和真實性沒有很好的得到保護。

2.3 對豐富多樣的實物檔案缺乏分類整合

由于對實物檔案管理工作重視不足，部分紀念館中展覽的實物檔案既沒有專業(yè)的檔案管理人員又沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案保存場所，更不具備規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致出現(xiàn)實物檔案損壞和丟失的現(xiàn)象。另外由于沒有規(guī)章制度對實物檔案的水準(zhǔn)進行界定，導(dǎo)致盲目的收藏。收藏到的實物種類較混亂而且收藏價值較低，降低了收藏的水準(zhǔn)，導(dǎo)致紀念館沒有高價值的收藏品，也給實物檔案管理增加了負擔(dān)。

2.4 實物檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

通過實地調(diào)查筆者發(fā)現(xiàn)，有些地方紀念館的檔案管理工作人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏，檔案管理業(yè)務(wù)知識缺乏，又無學(xué)習(xí)積極性，極少同外界交流學(xué)習(xí)，只是呆板的對實物檔案進行基本的管理，無創(chuàng)新無活力，不利于紀念館實物檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另外無專業(yè)的維護清潔人員對實物檔案進行維護保養(yǎng)，導(dǎo)致其使用壽命縮短。

2.5 部分紀念館開發(fā)利用不足

實物檔案的充分開發(fā)需要建立在充足的資金、先進的技術(shù)以及儲備人才的基礎(chǔ)上，部分紀念館在實物檔案開發(fā)的過程中由于資金不足、缺乏設(shè)備和人才而使開發(fā)工作受到限制，無力推進。而較多的紀念館存在“重收藏，輕利用”的現(xiàn)象，致使收集到大量的實物檔案但是只是停留在收藏保存上并沒有對這些實物檔案進行充分的開發(fā)和利用，紀念館只是對實物檔案進行展覽，方式較單一，使實物檔案的作用發(fā)揮受限，沒有達到應(yīng)有的推廣和傳播效果。

3 加強紀念館實物檔案管理的對策

3.1 提升收藏觀念，加強對實物檔案的重視

要加強對紀念館實物檔案的管理，需要轉(zhuǎn)變原來的薄弱意識，認識到紀念館實物檔案管理的重要性，全面了解實物檔案在紀念館陳列、展覽中的重要作用和其他文字所無法替代的地位，加強收藏意識，正確理解收藏的目的和要求，認真進行實物檔案收集和管理，為紀念館提供更具收藏價值和歷史意義的實物檔案。紀念館要充分調(diào)動檔案管理人員的積極性和工作責(zé)任心，提高專業(yè)素質(zhì)，積極進行學(xué)習(xí)交流，在管理方式上不斷鉆研經(jīng)驗和創(chuàng)新，有計劃有步驟的進行實物檔案管理工作，確保實物檔案的完整性和真實性，為提升實物檔案的管理質(zhì)量提供強大動力和保障。

3.2 建立健全實物檔案管理規(guī)章制度

無制度不成方圓。規(guī)章制度是各項工作有序開展的前提，在制度的約束下才能更好的將規(guī)范進行統(tǒng)一。因此紀念館實物檔案的管理要以規(guī)章制度的建立健全為前提，規(guī)劃與實物檔案的歸檔范圍并將之不斷細化修正，對實物檔案的利用準(zhǔn)則在制度上加以明確，充分挖掘?qū)嵨餀n案的背景故事及歷史意義，對實物檔案進行充分的利用使其利用價值最大化。通過建立標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范明確實物檔案的收集范圍，使實物檔案的安全性與完整性得到最高效率的維護。規(guī)章制度要根據(jù)紀念館的實際情況來制定，使制度既有約束力又有可行性。向相關(guān)工作人員宣導(dǎo)規(guī)章制度，要求嚴格執(zhí)行落實相關(guān)規(guī)章制度，并細化自身職責(zé)，使實物檔案收集工作規(guī)范有序的進行。

3.3 明確收藏范圍

收藏的目的是利用這些實物來展示和宣傳歷史文化和事跡，紀念館要本著“藏以致用”的原則，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，充分理解收藏的目的，在充分了解掌握現(xiàn)有館藏的基礎(chǔ)上對實物檔案歸檔范圍進行確定，使之與已有館藏檔案相協(xié)調(diào)。同時，在收集的過程中注重收集與本館陳列主題相關(guān)的、歷史意義深遠的、有獨特個性和特殊代表意義的實物，形成有收藏特色的紀念館實物檔案。

3.4 強化收集工作

我館近年來通過各種途徑包括新聞媒體、通知文件、工作信函等開展實物檔案收集工作取得了可觀的成果。極大的豐富了紀念館文物收藏內(nèi)容，優(yōu)化了收藏架構(gòu)，形成了有特色的紀念館，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)及專家對此發(fā)表一致好評。簡單介紹以下我們的工作方法。首先檔案管理人員積極的收集各方面的信息，經(jīng)常與征集人員及辦公室人員做好聯(lián)絡(luò)，及時聽取工作匯報，對紀念館各階段的工作做好整體的把握，總結(jié)經(jīng)驗，匯總信息，對實物檔案相關(guān)信息做好及時的把握和捕捉，主動的將實物檔案收集至館內(nèi)。注意收集過程中對實物檔案的完整性進行妥善的保護，將檔案資料分類匯總妥善保管。其次，將館內(nèi)收集到實物檔案以年為單位向檔案室做好報備，并將其送交至檔案室保存。如若希望在館內(nèi)保留一段時間的，可在收集年內(nèi)先將實物檔案的文字資料送交檔案室備查，實物可在館內(nèi)繼續(xù)保留。另外，檔案室隨時接收個人或部門送交的實物檔案，并做好登記及保存管理。對于非館內(nèi)贈送的物品，應(yīng)由接收部門列出物品清單物品交由檔案室備案，如無需陳列展覽應(yīng)全部交由檔案室保管，不得私自留存。所有實物檔案均需有文字說明表示，轉(zhuǎn)移過程中要做好手續(xù)交接。

3.5 做好整理分類

對種類繁多的實物檔案做好分類管理才能在需要的時候快捷的查找，也便于維護保養(yǎng)工作的順利開展。在對實物檔案進行整理歸檔時，需要在整體上了解、把握本館實物檔案的特性、種類、數(shù)量的基礎(chǔ)上，比較分析各實物檔案的特性及價值類型，才能更加清晰的歸納劃分出具有代表性的實物檔案的類別。具體分類方式可分為以三種：一收藏期限劃分。收藏期限是根據(jù)實物的收藏價值大小來劃分的?？煞譃槎唐凇㈤L期、永久三類，收藏價值越大收藏期限也越長。二根據(jù)實物的級別來源對將實物檔案進行分類。依此標(biāo)準(zhǔn)，證書類的實物檔案可分為國家級、省部級、地市級三類。三是按形態(tài)對實物檔案進行分類。如證書類、服裝類、器具類，等等。將實物編號入冊，并附上相應(yīng)的文字說明，方便檢索。

3.6 妥善保管

根據(jù)實物的特性對事物進行科學(xué)合理的保管以延長其使用年限。按照分類，為實物載體安置合理的保管室陳列室，根據(jù)其特性及體積大小合理安置，并加強日常管理和維護工作。特別注意實物檔案保存的環(huán)境。根據(jù)實物檔案特性合理控制周圍的溫濕度及光線強度，使用正確的存放環(huán)境來延長實物檔案的壽命，避免自然環(huán)境對實物檔案產(chǎn)生傷害。根據(jù)實物檔案材質(zhì)和表現(xiàn)形式的差異來設(shè)置針對性的存放庫房，改善其存放環(huán)境，合理存放。

3.7 制定規(guī)范合理利用

藏以致用是實物檔案管理的目的。實物檔案在紀念館的利用頻率較高的，例如舉辦一個展覽，就需要許多的實物。這就需要管理人員合理利用實物，并對各式各樣的實物根據(jù)其特性做好管理。由于實物使用多次以后可能會由于挪動，風(fēng)吹日曬、拍攝等多種原因產(chǎn)生褪色、破損而使實物失去了原有的色彩。可慮到這些因素，對于價值較高或體積大不易挪動的實物可以通過拍攝成照片，制作電子相冊，建立照片檔案等供使用者利用，以避免或減少對事物造成的傷害。也可將實物的相關(guān)信息錄入電腦，制作檢索目錄并打印出來方便查找。而對于體積較大、材質(zhì)不一的實物，則可以拍攝成照片，建立照片檔案，以供利用者利用。

4 小結(jié)與展望

實物檔案的管理工作是紀念館各項管理工作中至關(guān)重要的部分，合理規(guī)范的實物檔案管理有助于充分利用實物檔案的價值挖掘其文化和歷史意義，延長實物檔案的使用壽命，提高管理效率，向人們更好的展示實物的價值，有利于紀念館的長期持續(xù)化發(fā)展。所以，要從觀念上轉(zhuǎn)變意識，加強對紀念館實物檔案的收集和管理工作的重視，為實物檔案提供適宜的陳列場所，并進行科學(xué)的管理和保護，充分發(fā)揮其利用價值，不斷強化實物檔案管理的管理手段，推動紀念館更加科學(xué)規(guī)范合理化的發(fā)展。

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作者簡介

李文娟（1974-），女，山東菏澤成武，冀魯豫邊區(qū)革命紀念館，大學(xué)本科，館員，研究方向，檔案管理。