事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

楊偉

摘 要：檔案管理工作指的是事業(yè)單位對本單位所存在的實體檔案和虛體檔案進行分類管理，其中實體檔案包括事業(yè)單位的發(fā)展歷程、人事檔案、財政支出等，虛體檔案包括一些電子檔案，如策劃書、管理方案、物品領(lǐng)用表等，這些都是對事業(yè)單位發(fā)展歷程至關(guān)重要的東西。檔案管理人員對本單位檔案進行分類、編號、保存管理之后，要保證能夠?qū)λ４娴臋n案隨時查看，電子文件可以隨時找到，從這個角度來說，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項長期性的復(fù)雜任務(wù)。本文通過探討現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端，分析事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理工作;優(yōu)化;探索

在事業(yè)單位中，檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對檔案進行收集整理以及系統(tǒng)的儲存，但因事業(yè)單位的性質(zhì)特殊，其檔案管理工作也相對來說較為復(fù)雜，檔案管理人員需要承擔(dān)比較大的壓力。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時會出現(xiàn)很多問題，對檔案管理工作的效果造成了很大影響。因此優(yōu)秀的檔案管理工作對于事業(yè)單位來說，意義重大。但是，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理工作還存在較多的問題，很多管理理念和方法缺乏科學(xué)的依據(jù)，信息技術(shù)的應(yīng)用也非常不足，這個同檔案管理重視不足有很大的聯(lián)系，相關(guān)人員意識淺薄，沒有正確意識到檔案管理的重要意義。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，可以為事業(yè)單位更好地開展其他工作提供充分的保證。首先，在機構(gòu)的所有工作中，以人為主體發(fā)揮著積極作用，這對機構(gòu)的整體工作效率產(chǎn)生重大影響。其次，做好人事檔案管理工作，可以為領(lǐng)導(dǎo)者提供重要的決策依據(jù)，有利于更好地實現(xiàn)崗位匹配，充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，可以做出更加合理的決策。可以看出，人事檔案的管理非常重要，需要機構(gòu)的有關(guān)人員高度重視。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1）重視程度不夠高?，F(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位均未將檔案管理工作的重要性認(rèn)識到，在組織管理工作的過程中也沒有高度重視人事檔案管理工作。因為和其他工作相比，人事檔案管理工作有自身的特殊性，和單位利益未有直接聯(lián)系，也不易有較好的成績，因此諸多職工干部對人事檔案管理工作并未形成正確的認(rèn)識，進而導(dǎo)致人事檔案管理缺乏秩序性、收集能力不強，缺少有效監(jiān)督和監(jiān)察，甚至在部分事業(yè)單位中根本沒有人過問人事檔案管理工，人事檔案管理的作用難以得到充分發(fā)揮。

2）缺乏專業(yè)管理型人才。事業(yè)單位往往沒有將專業(yè)管理型的人才應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中或者在進行管理人才選擇的過程中沒有投入足夠的經(jīng)歷和時間等原因使得檔案管理工作缺乏專業(yè)人才，而現(xiàn)有的管理人員還存在沒有足夠的管理經(jīng)驗和管理技術(shù)水平的情況，這些都會在檔案管理工作中造成嚴(yán)重的阻礙，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作停滯不前甚至落后，并且在管理過程中如果遇到相關(guān)專業(yè)性的問題也不能得到及時有效的解決，這樣一來就會給事業(yè)單位檔案管理工作帶來消極的作用，影響這項工作的有效開展。此外，同樣由于事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理工作人員自身的技能水平得不到提高，事業(yè)單位也不會組織工作人員進行相關(guān)素質(zhì)水平提高的培訓(xùn)工作或者提供其他有助于提高工作人員專業(yè)水平的系統(tǒng)性、專業(yè)性的學(xué)習(xí)機會，這樣就會造成工作人員自身技術(shù)水平得不到提高，限制了其工作能力和業(yè)務(wù)能力，不利于檔案管理工作的有效進行。從事業(yè)單位整體上看，由于專業(yè)管理型人才的缺乏使得事業(yè)單位無法組建業(yè)務(wù)能力超群、技術(shù)水平高超的團隊來對事業(yè)單位的檔案管理工作負(fù)責(zé)，這種專業(yè)型人才的匱乏將導(dǎo)致事業(yè)單位面臨著人才缺失的局面。

3）缺乏現(xiàn)代化的管理工具。大部分事業(yè)單位現(xiàn)如今仍使用傳統(tǒng)檔案管理方式來進行單位內(nèi)部檔案管理工作，同時有效整合了現(xiàn)代化工作和管理工作。這將導(dǎo)致檔案管理有限和效率低下，這不僅會使工作難以順利開展，而且還會影響到工作質(zhì)量。

4）創(chuàng)新意識不足。在與時俱進的社會發(fā)展過程中，各項工作都在不斷進步和發(fā)展，而在事業(yè)單位中的檔案管理工作仍然是以傳統(tǒng)的模式進行工作，這樣的工作模式與當(dāng)前社會發(fā)展現(xiàn)狀相比已經(jīng)相當(dāng)落后，如果事業(yè)單位仍然以這樣的模式進行開展檔案管理工作，那就會出現(xiàn)當(dāng)前自身的工作模式與事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)無法進行良好匹配的情況，導(dǎo)致在事業(yè)單位變革的背景下檔案管理工作出現(xiàn)明顯的滯后性和局限性。盡管如此，事業(yè)單位的相關(guān)責(zé)任人仍然沒有意識到當(dāng)前的工作模式落后的情況，從而沒有采取相應(yīng)有效的措施來改進，造成了逐漸無法滿足時代進步對檔案管理工作的要求，也就不能滿足時代發(fā)展的需求。從創(chuàng)新意識上看，事業(yè)單位還存在沒有引進先進單位的成功經(jīng)驗或者科學(xué)先進的檔案管理理念和方法，無法以最佳的狀態(tài)投入到日常的檔案管理工作當(dāng)中。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1）加強檔案業(yè)務(wù)的建設(shè)力度。首先，機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視檔案管理工作，并將其納入機構(gòu)的日常事務(wù)中，通過健全檔案管理機構(gòu)，定期對檔案管理工作實施監(jiān)督和指導(dǎo);其次是要通過建立檔案人員的獎懲機制，激勵檔案工作人員積極創(chuàng)新，調(diào)動起工作積極性，提高辦事效率;最后要依照國家檔案管理的相效率，建立本單位的檔案質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并做到深刻貫徹，真正實現(xiàn)事業(yè)黨委檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2）提高檔案管理人員的自我認(rèn)知能力。公共機構(gòu)應(yīng)改善招聘檔案管理人員的招聘指標(biāo)，并充分考慮其綜合業(yè)務(wù)能力。對于被錄用的檔案管理人員，必須加強政治教育，嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照制度規(guī)定進行有關(guān)工作。為了進一步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，該機構(gòu)還應(yīng)定期對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們不怕苦不怕累的工作精神，不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

3）提高檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化水平。隨著現(xiàn)代技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理必須能夠與時俱進并積極創(chuàng)新，就必須提高現(xiàn)代化的服務(wù)水平，用現(xiàn)代化的管理理念和管理方式武裝傳統(tǒng)的檔案管理工作。首先，必須使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的效率。其次是要積極提升檔案信息管理的時效性，做到精確及時的傳達各類信息;最后，我們必須積極使用計算機信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理方面的創(chuàng)新，通過后臺登錄、數(shù)據(jù)共享和其他單位形成信息共享，從而更好的服務(wù)社會。

4 事業(yè)單位構(gòu)建完善的檔案管理制度

檔案管理制度的制定，對于檔案管理工作的開展有著至關(guān)重要的作用。所以相關(guān)的檔案管理人員要立足于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理制度不足的現(xiàn)狀，積極地建言獻策，構(gòu)建更加完善的檔案管理制度。比如從檔案的收集整理、檔案保管、檔案查詢、檔案借閱、檔案鑒定等多個角度來完善檔案管理工作制度，保證檔案管理人員能夠在有效的、科學(xué)的、全面的制度背景下開展相應(yīng)的檔案管理工作， 提高檔案管理的有效性，并加強對檔案資源的有效利用。同時，通過優(yōu)化文件管理系統(tǒng)，使文件管理更加規(guī)范有序，為有效開展事業(yè)單位文件管理工作創(chuàng)造了有利條件。

5 結(jié)語

可以有效解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，可以有效地促進事業(yè)單位的日常運作，提高檔案管理水平，縮小與國際先進管理水平的差距。

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