文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

楊劍

摘 要：現(xiàn)階段社會(huì)競爭日益激烈，我國文書檔案管理工作逐漸受到重視，并在信息化的背景下開始探索自動(dòng)化應(yīng)用。其也是我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)使然，通過辦公自動(dòng)化提高辦公效率，規(guī)范文書檔案管理，有利于實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的高效率和高質(zhì)量。因此本文闡述文書檔案管理辦公自動(dòng)化的意義，分析其在應(yīng)用中存在的問題，并提出相關(guān)對(duì)策，旨在進(jìn)一步提高文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

雖然當(dāng)前社會(huì)不斷進(jìn)步，但文書檔案管理仍具有不可替代的使用價(jià)值。近年來文書檔案管理逐漸趨向滿足社會(huì)需求，為辦公業(yè)務(wù)提供依據(jù)和支持，是辦公工作中的一項(xiàng)重要管理系統(tǒng)。同時(shí)由于文書檔案是記錄我國各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，是歷史行為的考察基礎(chǔ)，因此在我國社會(huì)發(fā)展形勢(shì)不斷變化的背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理辦公自動(dòng)化是至關(guān)重要的。

1 文書檔案管理辦公自動(dòng)化意義

文書檔案在我國各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中具有較為關(guān)鍵的保存價(jià)值，是檔案管理體系的重要組成部分，其主要內(nèi)容包括了研究項(xiàng)目進(jìn)展、基本建設(shè)以及領(lǐng)導(dǎo)決策、重大問題處理等，對(duì)單位發(fā)展工作具有極高的保存和應(yīng)用價(jià)值。而文書檔案管理辦公自動(dòng)化是基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建專業(yè)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)流程管理的一種新模式，與傳統(tǒng)的文書檔案管理相比，其避免了復(fù)雜繁瑣的管理流程，減少了大量的人工耗費(fèi)，借助計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備即可完成信息數(shù)據(jù)的收集整理、分類儲(chǔ)存、管理和應(yīng)用等環(huán)節(jié)，有利于提高工作效率。另外文書檔案管理的辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，有利于保障檔案信息的泛在化應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用，推動(dòng)辦公科學(xué)化、便捷化、現(xiàn)代化發(fā)展[1]。

2 文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用存在的問題

2.1 缺乏規(guī)范化文書檔案管理軟件

在文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用過程中，存在的最大問題即是缺乏規(guī)范化的文書檔案管理軟件。當(dāng)前在文書檔案管理時(shí)必須要有規(guī)范性的系統(tǒng)應(yīng)用軟件作為支持，才能夠高效的進(jìn)行檔案信息的檢索和借閱，完善辦公自動(dòng)化管理體系。然而當(dāng)前在很多單位的文書檔案管理工作中，針對(duì)辦公自動(dòng)化的需求沒有采用較為科學(xué)規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，就造成了文書檔案的整理和檢索存在較大的難度，影響辦公效率。同時(shí)無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和應(yīng)用傳輸，導(dǎo)致文書檔案信息的應(yīng)用價(jià)值無法充分體現(xiàn)，在整理檔案信息時(shí)極容易出現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)失誤，嚴(yán)重影響文書檔案管理工作的權(quán)威性和信息準(zhǔn)確性[2]。

2.2 文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

文書檔案管理人員是檔案工作的執(zhí)行者，也是辦公自動(dòng)化應(yīng)用的推動(dòng)者。不過在單位的實(shí)際工作中，文書檔案管理人員通常是部門的基礎(chǔ)員工，專業(yè)出身的管理人員相對(duì)較少，對(duì)文書檔案管理知識(shí)掌握不足，就出現(xiàn)了管理人員檔案管理專業(yè)素質(zhì)不足的現(xiàn)象，大部分工作人員都是強(qiáng)制分配或者業(yè)余人員，所以在實(shí)踐文書檔案管理工作時(shí)，缺乏科學(xué)性和權(quán)威性，嚴(yán)重限制了文書檔案管理工作的開展。另外當(dāng)前很多文書檔案管理人員都比較缺乏專業(yè)知識(shí)和法律知識(shí)、現(xiàn)代化辦公能力，從而就出現(xiàn)了辦公自動(dòng)化建設(shè)速度較慢，不能夠適應(yīng)文書檔案管理形式的創(chuàng)新以及內(nèi)部改革等，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)[3]。

2.3 文書檔案保密性和安全性不足

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)的文書檔案管理方式存在較大的不同，其一般是以電子檔案的形式進(jìn)行管理和應(yīng)用。而由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和透明度，則會(huì)在文字轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語言的過程中，出現(xiàn)真實(shí)性難以保障的問題。傳統(tǒng)的文書檔案以紙質(zhì)化為主，對(duì)各項(xiàng)文書文件的簽名信息具有一定的安全保障，而在電子檔案文件中則很難辨別其真?zhèn)?。同時(shí)文書檔案的儲(chǔ)存也存在較大的問題，在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展形勢(shì)下，由于網(wǎng)絡(luò)的互通性，導(dǎo)致電子文書檔案的安全性和保密性存在不足，個(gè)別不法分子很容易通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施漏洞入侵管理計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案信息就行惡意篡改和拷貝。同時(shí)在內(nèi)部由于電子文書檔案系統(tǒng)自身存在的弊端，可能會(huì)出現(xiàn)超越權(quán)限進(jìn)行操作管理的現(xiàn)象，進(jìn)而影響文書檔案的安全管理。

3 加強(qiáng)文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平的策略

3.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，建立文書檔案資源共享管理平臺(tái)

文書檔案管理人員首先要更新和轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)、落后的管理思想，重視辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和發(fā)展。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的形勢(shì)下，為文書檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，紙質(zhì)化管理逐漸被電子化所取代。因此管理人員需認(rèn)識(shí)到文書檔案管理辦公自動(dòng)化的重要性。而針對(duì)文書檔案管理辦公化缺乏規(guī)范化信息應(yīng)用軟件的問題，則可以通過強(qiáng)化信息化建設(shè)，構(gòu)建文書檔案資源共享管理平臺(tái)。以科學(xué)檔案信息服務(wù)為理念，堅(jiān)持以人為本，以科學(xué)技術(shù)為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的高效檢索、查閱和應(yīng)用，保障資源實(shí)時(shí)共享，促進(jìn)辦公自動(dòng)化與檔案管理一體化的深度融合，最大限度的提高檔案管理工作效率。

3.2 提高工作人員辦公自動(dòng)化專業(yè)素質(zhì)

由于信息時(shí)代的到來以及文書檔案管理工作辦公自動(dòng)化的需求，相關(guān)管理人員的工作方式發(fā)生了較大的變化，需要促使文書檔案管理工作朝向現(xiàn)代化、智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。因此對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，即是要具備一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，還要能夠熟練掌握各種自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和軟件。因此相關(guān)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員和工作人員的綜合素質(zhì)，可以在招聘中明確限定專業(yè)條件、強(qiáng)化崗位培訓(xùn)以及開展定期學(xué)習(xí)交流等活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。此外可以建立健全工作獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)相關(guān)工作人員的積極性，強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，提升檔案業(yè)務(wù)能力，從根本上提高辦公自動(dòng)化水平。

3.3 完善文書檔案保密措施及制度

文書檔案信息的保密性和安全性是十分重要的，所以首先要對(duì)單位內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行內(nèi)、外網(wǎng)分離，并采用兩層防護(hù)措施，即是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行安全保密防護(hù)，通過設(shè)置路由器，將本單位以外的所有IP地址進(jìn)行屏蔽，保障內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性。另外還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，充分提高檔案信息的防盜性能，借助防火墻的認(rèn)證機(jī)制，避免其他異常設(shè)備連接辦公網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)要對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)的流量數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，篩查病毒，保障文書檔案系統(tǒng)的保密性;其次是要建立嚴(yán)格的安全保密制度，對(duì)涉及文書檔案管理工作的人員進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一教育培訓(xùn)，樹立工作人員的保密意識(shí)和觀念、充分落實(shí)具體的文書檔案管理任務(wù)和責(zé)任、還要根據(jù)不同層級(jí)的管理人員設(shè)置不同的信息系統(tǒng)操作權(quán)限，加強(qiáng)密碼技術(shù)的應(yīng)用，防止內(nèi)部人員隨意篡改檔案信息。最后即是要建立文書檔案安全管理規(guī)定，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，做到科學(xué)運(yùn)作、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)，充分保障文書檔案管理的辦公自動(dòng)化有效實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用是現(xiàn)代檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，利用先進(jìn)的信息化手段提高文書檔案的管理效率和儲(chǔ)存、共享安全性。因此在實(shí)際應(yīng)用中需要仔細(xì)分析其存在的問題和不足，采用轉(zhuǎn)變管理觀念，建立文書檔案資源共享管理平臺(tái)、提高工作人員辦公自動(dòng)化專業(yè)素質(zhì)、完善文書檔案保密措施及制度等策略，進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案信息化、自動(dòng)化辦公體系機(jī)制的構(gòu)建，從而發(fā)揮文書檔案的具體價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]黎炎慶.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：120.

[2]李莎莎.辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：85.

[3]盧燕.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].時(shí)代金融，2018（27）：301.