關(guān)于醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

廖娜娜

摘 要：文章主要就醫(yī)院檔案管理工作的意義、當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題以及醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施方面進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，希望對(duì)提高我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的水平，更好的為社會(huì)大眾提供醫(yī)療、科研等服務(wù)方面起到一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;意義;問(wèn)題;優(yōu)化措施

1 引言

近幾年來(lái)，隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)和社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)也得到了較為長(zhǎng)足的進(jìn)步。基于檔案管理工作對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)長(zhǎng)久發(fā)展的重要意義，我國(guó)很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都開(kāi)始重視檔案管理工作。但是，就目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的基本現(xiàn)狀來(lái)看，其在實(shí)際的管理過(guò)程中還存在著較多的問(wèn)題，需要進(jìn)行優(yōu)化。

2 醫(yī)院檔案管理工作的意義

加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展意義重大，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，醫(yī)院從本質(zhì)上來(lái)講屬于醫(yī)療服務(wù)的場(chǎng)所，其在日常的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，通常情況下都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，這些信息在很大程度上也反映著醫(yī)院工作的真實(shí)狀態(tài)，通過(guò)檔案管理工作，可以將這些瑣碎的信息都形成文書(shū)檔案并進(jìn)行保存，在一定意義上也有利于提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，緩解醫(yī)院的醫(yī)患矛盾;第二，通過(guò)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)有效的信息數(shù)據(jù)收集，從而為醫(yī)院的重大決策提供數(shù)據(jù)信息支持，提高醫(yī)院決策工作的有效性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展;第三，新時(shí)期下，我國(guó)醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式在很大程度上也已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的要求，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方法，可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行，最終促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3 當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題

3.1 檔案管理系統(tǒng)和方法較為滯后

當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院在檔案管理工作中，存在的最主要的問(wèn)題就是檔案管理系統(tǒng)和方法較為滯后，進(jìn)而使得醫(yī)院檔案管理工作的水平不高，在一定程度上也阻礙著醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步。具體表現(xiàn)為：第一，在客觀條件方面，雖然我國(guó)很多醫(yī)院都認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，也革新了檔案管理工作的設(shè)備，但是，仍然有部分資金不足的醫(yī)院在實(shí)際的檔案管理工作中，使用的是較為陳舊的檔案管理設(shè)備，使得我國(guó)的相關(guān)政策措施沒(méi)有被完全的落實(shí)，引發(fā)了眾多的檔案管理問(wèn)題;第二，部分醫(yī)院在檔案管理工作中，引入了較多先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，但是，在實(shí)際操作過(guò)程中，其利用程度還有待提高，通常情況下，檔案管理系統(tǒng)都僅僅是被應(yīng)用在整理病歷等基礎(chǔ)的工作中，難以充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用[1]。

3.2 檔案管理規(guī)章制度有待完善

我國(guó)部分醫(yī)院在實(shí)際的檔案管理工作中，還存在著檔案管理規(guī)章制度有待完善的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為：第一，部分醫(yī)院在對(duì)檔案卷宗中的病人信息、病患特征、醫(yī)護(hù)人員個(gè)人簡(jiǎn)歷等方面，還沒(méi)有形成較為統(tǒng)一的規(guī)范，使得檔案管理工作的水平不高;第二，部分醫(yī)院在檔案管理工作過(guò)中，在相關(guān)目錄的設(shè)置上不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏目錄頁(yè)，進(jìn)而對(duì)檔案信息的使用造成了影響;第三，部分醫(yī)院對(duì)于一些新入檔案組卷工作還缺乏完善統(tǒng)一的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案在收集、分類、整理以及保存和利用等過(guò)程中容易出現(xiàn)紕漏，影響檔案管理工作的效益。

3.3 檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高

我國(guó)部分醫(yī)院在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)還有待提高，這也是影響醫(yī)院檔案管理工作水平的重要因素。具體表現(xiàn)為：第一，我國(guó)部分醫(yī)院的檔案管理人員并非“科班出身”，因此，其專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力還有待加強(qiáng)，進(jìn)而在實(shí)際的管理工作中對(duì)于一些較為復(fù)雜的檔案管理事務(wù)難以進(jìn)行及時(shí)有效的處理;第二，部分醫(yī)院的檔案管理人員的思想素質(zhì)水平還有待提高，在日常的檔案管理工作中，存在工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，使得檔案管理工作容易出現(xiàn)人為的失誤;第三，部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視程度還有待提高，在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，更加重視醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)等其他工作，使得在檔案管理人員的培訓(xùn)方面資金投入不足，最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)不夠完善，影響醫(yī)院檔案管理工作的效益。

4 醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

4.1 建立完善的文書(shū)檔案管理制度

醫(yī)院要想提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先應(yīng)該做得就是建立完善的文書(shū)檔案管理制度，將醫(yī)院的檔案管理工作納入醫(yī)院的管理目標(biāo)中，以此來(lái)促進(jìn)醫(yī)院整體的管理水平的提高。為此，第一，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層需要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各個(gè)科室之間的配合，有效解決管理工作中的問(wèn)題;第二，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，從而加大資金投入，建立完善的文書(shū)檔案管理制度，為檔案管理工作過(guò)提供支持[2]。

4.2 規(guī)范文書(shū)檔案管理

醫(yī)院在檔案管理工作中，還需要不斷規(guī)范文書(shū)檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。為此，第一，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)歸檔工作的重視，避免檔案管理工作的混亂性，保證所有的文書(shū)都可以及時(shí)歸檔，對(duì)于還沒(méi)有完成的文書(shū)則不可以提前歸檔;第二，檔案管理人員在進(jìn)行文書(shū)歸檔的過(guò)程中還需要注意突出重點(diǎn)問(wèn)題，保證文書(shū)歸檔問(wèn)題的主次分明，明確哪些文書(shū)需要重點(diǎn)歸檔，而哪些文書(shū)只需要普通歸檔，管理人員需要進(jìn)行科學(xué)的把控，并在文書(shū)歸檔的時(shí)候注意保證文書(shū)的完整性和關(guān)聯(lián)性，避免文書(shū)在歸檔的過(guò)程中出現(xiàn)分散和遺失等問(wèn)題;第三，檔案管理人員還需要嚴(yán)格按照具體問(wèn)題具體分析的原則，合理區(qū)分文書(shū)內(nèi)容，降低文書(shū)檔案的重復(fù)率，最終提高醫(yī)院檔案的利用率。

4.3 加強(qiáng)檔案信息化管理和維護(hù)

醫(yī)院還需要加強(qiáng)檔案信息化管理和維護(hù)，在實(shí)際的檔案管理工作中，首先，醫(yī)院需要結(jié)合自身的實(shí)際情況和需要，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的安裝，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平;其次，醫(yī)院需要定期的對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理和維護(hù)，保證所有的信息化技術(shù)軟件和硬件設(shè)備都可以實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)行，提高醫(yī)院檔案管理的有效性;最后，醫(yī)院還需要建立檔案信息的便捷檢索，立足于醫(yī)院的檔案管理的需要，建立信息化管理和維護(hù)的制度，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

4.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

醫(yī)院還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在實(shí)際的檔案管理工作中，增加資金投入，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)能力，使其滿足新時(shí)期下醫(yī)院檔案管理工作的要求。為此，第一，醫(yī)院需要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握當(dāng)前的信息化檔案管理的技術(shù)方法，熟練應(yīng)用信息化管理設(shè)備，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平;第二，醫(yī)院還需要建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理人員的工作積極性，對(duì)于管理水平較高且管理態(tài)度較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員需要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作能力較差且工作態(tài)度懈怠的檔案管理人員則需要進(jìn)行一定的處罰，完善醫(yī)院的檔案管理人才隊(duì)伍。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要組成部分，對(duì)于提高醫(yī)院的整體管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展等方面意義重大。為此，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，通過(guò)建立完善的文書(shū)檔案管理制度、規(guī)范文書(shū)檔案管理、加強(qiáng)檔案信息化管理和維護(hù)以及加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)等措施來(lái)提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，為醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

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