加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的探討

鄭新梅

摘 要：對(duì)任何一個(gè)行業(yè)來(lái)說，檔案管理都是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工作，房地產(chǎn)行業(yè)也不例外。經(jīng)過過去二十年的粗獷式發(fā)展，房地產(chǎn)已然發(fā)展成為大家日常生活中頻繁觸及的行業(yè)。房地產(chǎn)檔案是一切房產(chǎn)工作推動(dòng)的基點(diǎn)，做好檔案管理工作，對(duì)后續(xù)產(chǎn)權(quán)確定、稅務(wù)辦理等工作的推進(jìn)有著至關(guān)重要的作用。因此，本文將從房地產(chǎn)檔案的概念出發(fā)，重點(diǎn)闡述現(xiàn)階段檔案管理的工作現(xiàn)狀，同時(shí)結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)生活中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，給出提升檔案管理工作的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;難點(diǎn)討論;提升策略

對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)來(lái)說，業(yè)主完成預(yù)售合同簽訂到最終拿到產(chǎn)權(quán)證之間，還有一段相對(duì)漫長(zhǎng)且注意事項(xiàng)較多過程，而在這個(gè)過程中每一項(xiàng)工作都涉及房地產(chǎn)檔案管理。因此，如果不能合理妥善的安排房地產(chǎn)檔案管理工作。那么，對(duì)后期的房產(chǎn)稅務(wù)辦理、產(chǎn)權(quán)證辦理都會(huì)產(chǎn)生比較嚴(yán)重的影響。所以，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理模式，是確保房地產(chǎn)有序、平穩(wěn)、長(zhǎng)久開展的重要基礎(chǔ)，更好的體現(xiàn)以人為本的服務(wù)思想。

1 房地產(chǎn)檔案的概念及其重要性

1）房地產(chǎn)檔案的概念。房地產(chǎn)檔案數(shù)量龐大，涉及房產(chǎn)開發(fā)中的方方面面，具體的房地產(chǎn)檔案主要分為以下幾個(gè)階段：房地產(chǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)階段的資料檔案、房地產(chǎn)項(xiàng)目施工階段的檔案資料、房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工階段的檔案資料、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)辦理的相關(guān)檔案資料。具體內(nèi)容如下：第一，房地產(chǎn)項(xiàng)目在立項(xiàng)階段產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料主要由土地勘測(cè)報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、拆遷文件、國(guó)土證。第二，房地產(chǎn)項(xiàng)目施工階段的檔案資料主要有工程前期的各項(xiàng)勘測(cè)記錄、工程量、項(xiàng)目施工作業(yè)指導(dǎo)書、工程前期的所有評(píng)估類報(bào)告、建筑設(shè)計(jì)及結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等各類圖紙、項(xiàng)目檢查報(bào)告、復(fù)檢報(bào)告、入場(chǎng)施工材料的檢驗(yàn)報(bào)告、各類驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、施工總結(jié)報(bào)告、工程需要變更時(shí)的變更報(bào)告、商談?dòng)涗?、變更通知單、施工過程中出現(xiàn)問題的審核報(bào)告及相關(guān)的問題總結(jié)報(bào)告等等?？傊?，這個(gè)階段的檔案資料最多，種類也最復(fù)雜。第三，房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工階段的檔案資料主要由工程竣工驗(yàn)收工作產(chǎn)生的相關(guān)報(bào)告組成，比如工程竣工相關(guān)文件、工程驗(yàn)收相關(guān)文件、施工工程質(zhì)量檢測(cè)文件、安全及功能檢驗(yàn)報(bào)告、各類協(xié)議、批文、重要節(jié)點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要、工程圖紙、項(xiàng)目竣工圖以及各種開會(huì)的影音資料等。第四，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)辦理階段的檔案資料為辦理房產(chǎn)證產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料。包括房屋內(nèi)部測(cè)繪報(bào)告、稅務(wù)登記繳納證明、業(yè)主的相關(guān)信息等。

2）房地產(chǎn)檔案的重要性。房地產(chǎn)檔案對(duì)整個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目都有著舉足輕重的影響。上文提到，房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)項(xiàng)目從頭到尾產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)、記錄。它是一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目落地實(shí)施的理論依據(jù)和基本前提，我們無(wú)法脫離房地產(chǎn)檔案去實(shí)施房地產(chǎn)銷售等工作。

對(duì)于評(píng)估地產(chǎn)項(xiàng)目管理水平的高低，我們通常以地產(chǎn)銷售額和建筑施工質(zhì)量作為兩項(xiàng)重要的考核指標(biāo)，這當(dāng)然無(wú)可厚非，這是地產(chǎn)活動(dòng)成果的基本體現(xiàn)。但是其實(shí)規(guī)范的房地產(chǎn)檔案管理體系更能體現(xiàn)管理水平的高低，它能更完整、更清晰的展示在一定開發(fā)周期內(nèi)該項(xiàng)目的管理水平，是項(xiàng)目成果的數(shù)字化體現(xiàn)，同時(shí)也是項(xiàng)目后期辦理產(chǎn)權(quán)證的重要依據(jù)，具有非常重要的意義。

2 房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點(diǎn)

1）缺少健全有效的房地產(chǎn)檔案管理制度。由于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的水平參差不齊，多數(shù)企業(yè)沒有建立完善科學(xué)的檔案資料管理制度。由于管理機(jī)制的不健全，導(dǎo)致在收集和整理房地產(chǎn)檔案時(shí)遇到較多問題。既提高了房地產(chǎn)檔案管理工作的推進(jìn)難度，也一定程度的影響了項(xiàng)目的整體開發(fā)進(jìn)度。

2）房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)能力較差。多數(shù)開發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作重視力度不夠，對(duì)相關(guān)工作人員也不是很重視。這導(dǎo)致了部分檔案資料由于管理人員的不專業(yè)而形成缺失或遺失，從而影響了項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度。因此，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來(lái)說，應(yīng)該對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作及管理人員給予足夠的重視，提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)水平，督促其認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，為房產(chǎn)開發(fā)的順利進(jìn)行提供重要依據(jù)和基礎(chǔ)。

3）房地產(chǎn)檔案管理監(jiān)管力度不夠。對(duì)于房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目來(lái)說，項(xiàng)目回款和開發(fā)進(jìn)度往往是最重要的。因此公司大多數(shù)監(jiān)管的注意力都放在這兩者上，實(shí)際上，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的監(jiān)督同樣重要。由于監(jiān)管機(jī)制的不完善和重視力度不夠，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)相關(guān)問題時(shí)，沒有第一時(shí)間進(jìn)行修改和核對(duì)，影響了房地產(chǎn)檔案資料的精確性，從而減緩了整個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度。

3 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的關(guān)鍵措施

1）制定管理制度，提高人員素質(zhì)。首先，與房地產(chǎn)營(yíng)銷制度一樣，房地產(chǎn)的檔案管理工作也需要健全合理的規(guī)章制度，明確工作流程、管理?xiàng)l約、責(zé)任劃分，有計(jì)劃的開展檔案管理工作。對(duì)在資料管理中出現(xiàn)的相關(guān)問題，要及時(shí)上報(bào)，盡快解決。同時(shí)做到獎(jiǎng)懲分明，激發(fā)相關(guān)工作人員的積極性和熱情度，升其主人翁意識(shí)，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，做好房地產(chǎn)檔案管理工作。其次，由專業(yè)人員組建形成房地產(chǎn)檔案管理的監(jiān)督小組。既需要對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)其中出現(xiàn)的相關(guān)問題進(jìn)行及時(shí)的更正和修改，確保項(xiàng)目的有序開發(fā)。

2）規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案準(zhǔn)確。首先，要嚴(yán)格要求房地產(chǎn)檔案管理人員，在對(duì)資料進(jìn)行書寫時(shí)應(yīng)遵守國(guó)家或地方的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行修改和調(diào)整，將書寫標(biāo)準(zhǔn)納入管理體制，督促相關(guān)工作人員對(duì)書寫規(guī)范的重視度。其次，房地產(chǎn)檔案資料非常的多也非常的重要。因此，要對(duì)資料收集工作足夠重視，對(duì)需要入庫(kù)儲(chǔ)存的資料，進(jìn)行嚴(yán)格的審核及校對(duì)，確保入庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。對(duì)于需要簽字的相關(guān)資料，一定要確保是相關(guān)人員的真實(shí)親筆簽字。最后，檔案資料的可追溯性也同樣重要。因?yàn)橛捎诜康禺a(chǎn)項(xiàng)目的特殊性，為了確保工程質(zhì)量合格，很多時(shí)候，在工程竣工驗(yàn)收后幾年，仍然需要定期對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，而維護(hù)和檢測(cè)的依據(jù)就是當(dāng)時(shí)的工程檔案資料。可見，對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)說，想要維護(hù)企業(yè)品牌，實(shí)現(xiàn)后續(xù)項(xiàng)目的順利開發(fā)，保證房地產(chǎn)檔案資料的準(zhǔn)確性就顯得尤為重要了。

3）優(yōu)化管理模式，執(zhí)行電子檔案。首先，采用電子檔案管理模式，更能節(jié)約空間，降低貯存環(huán)境要求。對(duì)于成熟的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來(lái)說，開發(fā)的項(xiàng)目數(shù)不勝數(shù)，需要保存、歸檔的資料非常的多。如果采用紙質(zhì)檔案往往需要占用較大的空間面積，而且由于紙質(zhì)文檔的特殊性，對(duì)空間環(huán)境的濕度、溫度等要求較高，需要時(shí)刻注意防潮防火，是一項(xiàng)非常耗時(shí)耗力的工作。電子檔案就完美的解決了這些問題，光盤、硬盤等電子儲(chǔ)存設(shè)備既容易存放，也不占用較多的空間。其次，電子檔案管理模式可以極大的降低工作量和提升工作效率。電子檔案比紙質(zhì)檔案更方便整理、更方便搜索。紙質(zhì)檔案的管理、整理及查閱工作是非常消耗人力資源的，而且由于人為因素也會(huì)存在諸多遺漏問題。因此，電子檔案管理模式的推進(jìn)不僅是管理模式上的優(yōu)越，更重要的是對(duì)管理工作者的卸壓，將以往繁重的工作變成簡(jiǎn)單、便捷的事項(xiàng)，極大的提升工作效率，也一定程度上節(jié)約了開企業(yè)的人力成本。

4 結(jié)束語(yǔ)

從上可見，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的重視力度，提高檔案管理人員的工作意識(shí)和綜合素質(zhì)，保證檔案管理的系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。規(guī)范檔案資料的管控體系，促進(jìn)開發(fā)質(zhì)量監(jiān)管工作的平穩(wěn)開展，是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)保持較高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要基礎(chǔ)。

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