谷素萍

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理也隨之逐漸進(jìn)步，模式逐步升級(jí)。想要繼續(xù)完善檔案管理工作，就需要具備科學(xué)化的檔案管理意識(shí)，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，使其更為科學(xué)和高效的發(fā)展。本文主要探討了提高檔案管理科學(xué)化水平的時(shí)間策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;實(shí)踐策略

檔案管理部門想要提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，就要對(duì)檔案的形式進(jìn)行完善，管理水平進(jìn)行提升。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足目前的工作狀態(tài)，缺陷較多，從很大程度上影響了需要通過(guò)檔案完成的工作的進(jìn)度。目前的檔案管理，需要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)提升管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，升級(jí)服務(wù)形式，使檔案的管理水平從整體得到提升[1]。

1 提升檔案管理科學(xué)化水平的必要性

1）構(gòu)建現(xiàn)代化社會(huì)的必要條件。檔案信息的管理體現(xiàn)了企業(yè)的文化實(shí)力，提升檔案管理水平也就是對(duì)企業(yè)文化實(shí)力的證明。在目前來(lái)說(shuō)，對(duì)于科研，經(jīng)濟(jì)等相關(guān)企業(yè)，需要配合做好構(gòu)建美好，和諧社會(huì)的任務(wù)，這樣一來(lái)，做好科學(xué)化檔案管理極為重要?？茖W(xué)化的檔案管理可以幫助企業(yè)及時(shí)準(zhǔn)確的了解國(guó)內(nèi)外最新形式，從而可以快速全面的調(diào)整自己企業(yè)的檔案信息。利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)水平管理檔案，可以消除傳統(tǒng)方式的不足之處，更清晰地了解大眾需求，輔助完成現(xiàn)代化社會(huì)的構(gòu)建。

2）滿足檔案管理的實(shí)際需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，檔案管理的任務(wù)更加艱巨，目前的檔案管理包括了管理類型和數(shù)量。因?yàn)樵S多企業(yè)開始使用電子檔案，從而加大了檔案管理難度，對(duì)于及時(shí)準(zhǔn)確的提供檔案信息的難度較大，而這一問(wèn)題通過(guò)科學(xué)化的管理可以有效解決?？茖W(xué)化管理檔案勢(shì)在必行[2]。

2 目前檔案管理中存在的問(wèn)題

1）形式單一，缺乏多元化特征。隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案的管理和利用也需要隨之不斷完善，在傳統(tǒng)的檔案管理和利用中，人們對(duì)于檔案在促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案的利用僅為單一的查閱，此時(shí)檔案的管理完全可以滿足用戶需求，只需要可以被查閱即可。所以傳統(tǒng)的檔案管理觀念目前仍認(rèn)為檔案是只供查閱的。但在現(xiàn)代社會(huì)，人們的思維意識(shí)提高，檔案的地位也隨之提高，但在實(shí)際應(yīng)用中，檔案仍然只能滿足查閱功能，難以滿足用戶的實(shí)際需求[3]。

2）管理人員素質(zhì)有待提高。檔案的管理和利用工作主要是由相關(guān)的工作人員展開，所以，檔案利用的服務(wù)質(zhì)量與相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案服務(wù)僅為查閱一項(xiàng)內(nèi)容，操作簡(jiǎn)單，工作人員可以輕松完成。但現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)逐漸進(jìn)步，檔案的利用形式發(fā)生改變，越加重視信息技術(shù)的應(yīng)用，這就導(dǎo)致習(xí)慣于傳統(tǒng)思維的工作人員難以應(yīng)對(duì)的情況。因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)目前的信息技術(shù)了解不足，更無(wú)法在實(shí)際工作中有效應(yīng)用，從而嚴(yán)重影響了檔案管理和利用服務(wù)的發(fā)展。

3）檔案管理觀念陳舊，缺乏科學(xué)化意識(shí)。檔案管理工作在我國(guó)具有悠久的歷史，已經(jīng)逐漸形成了比較完善的管理模式，但社會(huì)對(duì)檔案的重視發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而檔案的管理模式目前還停滯不前，創(chuàng)新意識(shí)不夠，管理和服務(wù)形式滯后，難以滿足時(shí)代的發(fā)展需求和用戶的實(shí)際需求。如不對(duì)這一現(xiàn)狀進(jìn)行改善，會(huì)嚴(yán)重影響整體的檔案利用水平，使其在社會(huì)發(fā)展中難以發(fā)揮實(shí)際作用。之所以會(huì)這樣，主要是因?yàn)闄n案服務(wù)觀念老舊，創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)不足，從而使其整體服務(wù)水平難以提升[4]。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。目前信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用廣泛，檔案管理中應(yīng)該也配合信息化技術(shù)，從而保證高效運(yùn)轉(zhuǎn)檔案資源，從整體提升管理檔案工作的質(zhì)量。隨著經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，檔案管理也有了新的目標(biāo)，企業(yè)在制定自身的發(fā)展目標(biāo)時(shí)，為了保證所制定的目標(biāo)切合實(shí)際，需要根據(jù)檔案中提供的數(shù)據(jù)完成，這就需要企業(yè)做好檔案的管理，保證可以提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)。對(duì)檔案管理水平的提升，實(shí)際上影響著企業(yè)科學(xué)決策的制定，是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保證。

2）在檔案管理工作中融合信息化技術(shù)。目前我國(guó)的信息化建設(shè)水平較高，且廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)中。檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也需要配合信息化技術(shù)完成。在檔案管理形式方面來(lái)說(shuō)，相較于單一的紙質(zhì)管理方式，電子化檔案不僅可以延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，還不會(huì)發(fā)生遺失，保證資料完整度。即使電子設(shè)備發(fā)生損壞，云端服務(wù)也會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)。此外，對(duì)于電子檔案的管理更為高效快捷，管理效率更高。在實(shí)際應(yīng)用中，首先需要采購(gòu)信息化設(shè)備，同時(shí)，需要全面掌握檔案資料中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的傳輸，處理等步驟，這些操作對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性要求較高。在管理電子檔案時(shí)，通過(guò)成立電子檔案室等方式可以幫助需要檔案的人員快速查到自己需要的檔案。但有一點(diǎn)需要注意，電子信息化技術(shù)是進(jìn)行檔案管理的載體，在應(yīng)用時(shí)注意安全問(wèn)題，為避免黑客入侵系統(tǒng)，可以使用加密技術(shù)[5]。

3）強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作，提升綜合素質(zhì)。因?yàn)椴粩嘣黾拥臄?shù)據(jù)信息，檔案管理的工作量較大，加上電子檔案管理對(duì)操作技能要求較高，從而加大了檔案管理人員的工作壓力。為保證工作人員更好的完成工作，可以在上崗之前對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，在提升專業(yè)水平的同時(shí)，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)。培訓(xùn)的內(nèi)容以理論和實(shí)操為主。保證工作人員在掌握工作流程的同時(shí)，明確工作重點(diǎn)，熟練完成工作。培養(yǎng)出一批擁有較高綜合素質(zhì)的檔案管理人員，才可以保障信息化檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。但培養(yǎng)并非一蹴而就，需要循序漸進(jìn)，定期培訓(xùn)，定期考核，選拔成績(jī)優(yōu)秀的管理人員，保障自己企業(yè)的人力資源結(jié)構(gòu)不斷完善，從而保證企業(yè)具備更強(qiáng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4）創(chuàng)新檔案管理評(píng)估機(jī)制。檔案管理期間需要管理人員及時(shí)更新數(shù)據(jù)，同時(shí)還需要管理人員根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化的工作流程。對(duì)工作進(jìn)行評(píng)估，需要制定系統(tǒng)化的評(píng)估機(jī)制，保證管理工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確完成，且完成質(zhì)量較高。完善檔案管理考核制度，可以不斷發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問(wèn)題，隨時(shí)針對(duì)問(wèn)題制定解決方案，從而促進(jìn)檔案管理模式逐步進(jìn)步，更加科學(xué)化[6]。

5）建立完善的檔案管理科學(xué)化工作機(jī)制。信息技術(shù)具有互動(dòng)性和社交性這兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)，尤其重視溝通交流。目前的檔案管理需要加強(qiáng)參與度，保證較高的開放性，與用戶之間建立良性的互動(dòng)溝通，加強(qiáng)檔案管理的日常強(qiáng)化。隨著信息化的不斷進(jìn)步，公眾的話語(yǔ)權(quán)更大，這對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，有優(yōu)有劣。未來(lái)在進(jìn)行檔案的管理服務(wù)中，相關(guān)部門和工作人員需要樹立新型觀念，充分利用信息化建設(shè)新型檔案管理，通過(guò)社交媒體與用戶進(jìn)行雙向交流，增檔案管理的服務(wù)格局。

4 小結(jié)

綜上所述，未來(lái)檔案的管理必然會(huì)逐步進(jìn)入科學(xué)化模式，這樣才可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。未來(lái)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的實(shí)踐中，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，逐步優(yōu)化管理模式，積極引起信息化技術(shù)展開檔案管理工作，與用戶之間建立良好的溝通機(jī)制，在了解用戶需求后保證可以對(duì)其進(jìn)行滿足。整合各類資源，保證檔案管理的發(fā)展向著更加智能和科學(xué)方面發(fā)展。

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