互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策

李彬

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)不僅融入進(jìn)生活的方方面面，還能幫助人們提高數(shù)據(jù)處理的效率和速度。文章以互聯(lián)網(wǎng)為切入點(diǎn)分析了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題及解決問題的措施。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;挑戰(zhàn);對(duì)策

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用提高了人們?nèi)粘９ぷ髻|(zhì)量與工作效率。對(duì)于檔案管理工作來說，只有不斷增強(qiáng)管理的信息化水平，才能讓檔案管理工作始終位于社會(huì)發(fā)展前沿。檔案管理工作的工作難度非常高，因此即使處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，仍舊存在著許多挑戰(zhàn)，但檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到一個(gè)問題，那就是機(jī)遇與挑戰(zhàn)往往是并存的。通過分析檔案管理工作中存在的問題，制定相應(yīng)的解決措施，對(duì)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要影響。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作的主導(dǎo)為工作人員，工作人員的技能水平、綜合素質(zhì)會(huì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)前社會(huì)中，檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平普遍較低，甚至許多管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在不足[1]。上述現(xiàn)象，第一，會(huì)造成檔案管理工作質(zhì)量得不到上升;第二，若檔案管理工作中出現(xiàn)困難或者問題，工作人員沒有相對(duì)的應(yīng)急能力。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)融入管理工作中，提高管理的速度與質(zhì)量，但這種要求得不到滿足。管理人員之所以綜合素質(zhì)不高，第一是單位制定的檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低;第二是檔案管理部門沒有對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)與考核，導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)系統(tǒng)較為陳舊;第三，部門內(nèi)沒有完整的員工獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性較低，從而阻礙了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的融合與發(fā)展。

1.2 管理理念傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新性

傳統(tǒng)的管理理念已不適用于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)已與人們的日常生活緊緊聯(lián)系在了一起，網(wǎng)絡(luò)已成為了工作、生活、出行中的必備輔助工具。因此檔案管理工作人員也需以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依據(jù)，更新管理理念。當(dāng)前檔案管理工作人員普遍存在著年齡較大化現(xiàn)象，檔案管理部門中年輕化人才數(shù)量較低，年齡較大的工作人員工齡很長(zhǎng)，接受新鮮事物的速度較慢，即使在檔案管理部門內(nèi)宣傳互聯(lián)網(wǎng)的重要性，也很難改變檔案管理人員的傳統(tǒng)理念。因此會(huì)造成檔案管理理念始終處于停滯階段，無法得到更新與發(fā)展。

1.3 檔案管理的安全性不足

傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的安全主要是依靠人員保管，若檔案管理人員保管不當(dāng)，容易出現(xiàn)資料潮濕，蟲鼠叮咬等非人力破壞現(xiàn)象。但是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案管理安全問題，則主要來自于黑客入侵、病毒入侵、資料泄露等等，互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案安全問題的后果非常嚴(yán)重。并且隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不法分子盜取文件的途徑和方式越來越多，自然也就造成檔案的保密性越來越差。甚至有些黑客在盜取了文件后無人發(fā)現(xiàn)，信息在不知不覺中就產(chǎn)生了泄漏。因此，如何提高檔案管理的安全性是當(dāng)前檔案管理工作人員的重點(diǎn)關(guān)注問題之一。

1.4 檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

若想提高檔案管理的有效性、便捷性，必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)也是檔案管理安全性的前提和基礎(chǔ)。但當(dāng)前許多檔案管理部門的互聯(lián)網(wǎng)管理模式仍舊處于發(fā)展階段，因此各部門之間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督體系、具體規(guī)范措施都沒有明確的規(guī)定，造成了檔案管理在使用、整理、運(yùn)行過程中存在很大的漏洞。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理問題的解決對(duì)策

2.1 優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)

一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)應(yīng)由老年人員、中年人員、青年人員搭配而成，三個(gè)年齡階段的人員可以互相配合，形成最佳的檔案管理方式。老年人員擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，中年人員對(duì)檔案管理部門業(yè)務(wù)非常熟悉，青年人員則對(duì)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)非常了解。若想形成合理搭配，檔案管理部門首先要優(yōu)化工作環(huán)境，吸納大量的年輕工作人員。其次，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案管理部門需要將管理中的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心。最后，檔案管理部門要吸納擁有計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的人員，提高檔案管理的信息化水平。另外，檔案管理部門還需對(duì)現(xiàn)存的員工進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高原有員工的信息化水平。

2.2 更新人員管理理念

當(dāng)前許多單位的目的是為了獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理部門的存在感并不強(qiáng)，甚至許多領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理部門無法對(duì)單位內(nèi)部帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此對(duì)檔案管理部門的重視程度也不高，資金支持與技術(shù)支持較為匱乏。當(dāng)前許多單位內(nèi)部仍舊使用紙質(zhì)管理方式，這種管理方式中資料的保存度非常差，部分紙質(zhì)資料會(huì)隨著時(shí)間的推移逐漸泛黃、字跡模糊，對(duì)資料查閱與整理造成很大的困難[2]。因此，領(lǐng)導(dǎo)人員需要轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，了解到利用信息技術(shù)保存檔案資料，不僅能防止檔案資料因時(shí)間而消逝，還能減少管理過程中的人力投入，降低檔案管理成本。由此可見，提高檔案管理者的管理理念，加快檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量的提高有著非凡的影響。

2.3 提高檔案管理的安全性

首先，檔案管理部門要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，根據(jù)實(shí)際情況制定完善的安全管理制度，提高管理人員的法律意識(shí)。有了制度必然要有相應(yīng)的監(jiān)督，派遣專門的人員或者建立單獨(dú)的監(jiān)督部門檢查安全管理制度的落實(shí)情況。其次，檔案管理部門還要建立完善的管理責(zé)任制，將管理過程中的各項(xiàng)責(zé)任明確到個(gè)人，一旦出現(xiàn)信息泄露能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人并采取相關(guān)措施，這樣一來有效降低了信息泄露的概率。最后，一定要提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，單位會(huì)將過往的所有資料全部存放到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，如果一旦發(fā)生信息泄露，很有可能會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)單位未來的發(fā)展造成不可挽回的影響。因此，檔案管理部門要定期升級(jí)檔案管理系統(tǒng)的防火墻，并進(jìn)行病毒檢測(cè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的外來文件一定要做好嚴(yán)格排查與篩選。

2.4 建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著檔案管理信息化的不斷推進(jìn)，統(tǒng)一的管理制度、明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，二者缺一不可。規(guī)范檔案管理部門內(nèi)部的管理工作，為檔案管理的未來發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。

3 結(jié)語

綜上所述，我們能夠了解到，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理工作存在著許多問題和漏洞，針對(duì)問題提出有效的解決措施才能真正發(fā)揮檔案管理的作用，推動(dòng)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]聶丹萍.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（1）：92-93.

[2]張捷.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)存問題及優(yōu)化途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（1）：90-91.