推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化研究(1)

戚玉柱

摘 要：機關(guān)單位是組成國家單位的重要部分，它作為國家單位中不可缺少的一部分，它的特殊性和重要性不言而喻。對于單位內(nèi)部的管理來說，規(guī)范化并且標準化的檔案管理有著重要的意義。在我們國家城市發(fā)展建設(shè)取得了一定發(fā)展的形勢下，機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展也呈現(xiàn)出來比較良好的趨勢，其內(nèi)部管理持續(xù)在一個不斷完善的狀態(tài)。但是對于檔案管理工作來說，它還存在這一些不足之處，就是機關(guān)事業(yè)單位沒有很好地進行檔案工作的管理，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式是比較落后的，已經(jīng)不再適合當今的要求，所以要推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標準化

隨著現(xiàn)在時代發(fā)生了巨大的變化，在時代不斷發(fā)展和進步的情形下，人們對于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作投以關(guān)注并且重視的目光，人們越來越看重機關(guān)事業(yè)的檔案管理工作。但是對于這項工作來說，它還存在著一些不足的地方，需要去不斷完善，正是因為檔案管理工作處于不夠完善的狀態(tài)，所以在一定程度上也給單位工作帶來影響，而且也無法很好地提高工作效率。由于檔案的數(shù)量呈現(xiàn)著上升趨勢，如果不能很好地解決問題，就會越發(fā)不利于工作展開，所以推進檔案管理工作的規(guī)范化是必然的要求。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

1.1 落后的檔案管理方式

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式不新穎，沒有創(chuàng)新，一直在采用已經(jīng)過時的方法進行檔案管理工作。在進行檔案管理工作的時候，接觸的是一份份檔案，這些檔案有其專門的地方放置，在進行檔案管理工作的時候，將這些檔案放在指定的位置，如果要使用它們的時候，就到放置的地方進行查看，在查看的時候要花費比較長的時間，使用的時間有可能是幾個小時，有可能就要幾天的時間。顯然這種檔案管理方式的效率是不高的，雖然說在以前的工作中，它有著高地位，但是隨著社會的不斷進步，也隨著檔案的數(shù)量增加，這樣的方式已經(jīng)不再適合機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理[1]。所以在面對效率低下的傳統(tǒng)檔案管理方式的情況下，事業(yè)單位的檔案管理方式不能繼續(xù)再用這種過時的管理模式，必須要采用新的管理方式。此時，實現(xiàn)信息化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理可以有效地改變因采用傳統(tǒng)管理模式，而導致的工作效率低下的問題，用計算機管理檔案可以產(chǎn)生較多的好處，這是一種高效的管理方式。

1.2 對檔案管理工作的認識不足

通常情況下，機關(guān)事業(yè)單位總是把一些比較實際的工作當作是主要工作，并且將這類工作看作是重點，對這類工作的重視程度遠遠高于檔案管理的工作，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導對檔案管理的工作不夠重視，在他們看來檔案管理的工作既不能展現(xiàn)出所做出的成績，也不能夠帶來利益。所以，在安排人員工作的時候，一般都將人員安排到其他的工作中，很少會精心地安排人員進行檔案管理工作，大多數(shù)情況下，就將工作水平較差的人員安排到這份工作中。

2 機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的重要性探討

檔案管理工作在機關(guān)事業(yè)單位中占有舉足輕重的地位，它發(fā)揮著極大的作用，它不僅記錄著員工的個人信息，與此同時它也在一定程度上表現(xiàn)出單位的集中管理?，F(xiàn)在規(guī)范化標準化的檔案管理已經(jīng)成了衡量事業(yè)單位管理能力的重要標準，檔案管理的水平高低也能在一定程度上展現(xiàn)領(lǐng)導管理能力的高低，一般來說，檔案管理的水平越高，其領(lǐng)導能力也相對越強[2]。加強機關(guān)事業(yè)單位的規(guī)范化管理，能夠有效地提升員工對檔案管理工作的重視程度，對提升員工的檔案管理意識具有極其重要的意義[3]。

3 推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 改變檔案管理的方式

從現(xiàn)在的情形來看，傳統(tǒng)的檔案管理方法是不可取的，因為這種低效的檔案管理不僅不會給檔案管理工作帶來積極的作用，反而會帶來一些不利的影響，為了不再使用過去的紙質(zhì)檔案管理方式，機關(guān)事業(yè)要采用其他的檔案管理方式來進行管理工作的展開，而利用信息化保存方式便是一個好的選擇，這不僅可以減少投入過多的人力和物力，更重要的一方面是它可以有效地提高檔案管理工作的效率，這樣就會使得在資料的查閱等方面更加地方便，能夠更好地節(jié)約時間。將檔案管理的方式進一步改善后，檔案管理人員就可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)很好地實現(xiàn)信息的查詢。這樣的優(yōu)勢表現(xiàn)在，不僅可以對機關(guān)事業(yè)內(nèi)部人員的信息大概地進行掌握，與此同時，還可以清楚地知道各項工作的展開情況。而且利用這樣的方式進行檔案管理，可以保證數(shù)據(jù)不容易丟失。

3.2 進一步完善檔案管理制度

對于檔案管理工作，要想在保證它的規(guī)范性和標準性，就要有一個完善的制度，制定完善的檔案管理制度，對于高效率的進行檔案管理工作具有很大的幫助[4]。機關(guān)企業(yè)要想將檔案管理工作的重要性充分地發(fā)揮出來，就首先要明確自身的情況，根據(jù)自身情況，并在相關(guān)部門的積極配合下，將檔案工作不斷地完善，對于管理部門來說，就要要求部門里的人員做好自己的本職工作，并且在進行檔案管理的工作中，嚴格地按照檔案管理制度進行工作。

3.3 大力宣傳檔案管理工作的重要性

機關(guān)事業(yè)單位要將檔案管理工作重視起來，同時，也應(yīng)該加強對檔案工作的宣傳，讓其他的人員也充分認識到檔案管理工作所占據(jù)的重要地位。機關(guān)事業(yè)單位可以利用公司宣傳欄，同時還可以借助會議等向全體職工宣傳檔案工作的重要作用，從而讓每個人都形成一種重視檔案的意識，這樣就可以推進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對于機關(guān)事業(yè)單位來講，具有重要的影響，在進行檔案工作的時候，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，所以要將檔案管理方式進一步改善，而采用信息化的管理方式是比較好的選擇，能夠更好地促進管理工作的展開。

參考文獻

[1]姚武.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].中國管理信息化，2016，1915：174-176.

[2]陳芳.關(guān)于推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標準化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，05：92.

[3]張理嵐.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的策略探索[J].科技創(chuàng)新導報，2018，1528：120-121.

[4]李峰.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018，24：139.