新形勢下人事檔案管理存在的問題及對策

王聃

摘 要：人事檔案是所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的經(jīng)歷、思想政治品德、工作能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)和工作業(yè)績等多方面的綜合體現(xiàn)，也是國家各企事業(yè)單位對人力資源開發(fā)的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。下面本文對新形勢下人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出解決該種問題的重要措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢;人事檔案管理;問題;對策

在各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，檔案管理有著極其重要的意義和作用，檔案資料中存有各個單位和企業(yè)的重要發(fā)展歷程和重要結(jié)構(gòu)體現(xiàn)，因此對檔案管理工作進(jìn)行深入研究能夠積極促進(jìn)檔案中各個工作環(huán)節(jié)的快速發(fā)展。另外隨著信息化技術(shù)的不斷深入，我國檔案管理也在向著現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)，無論是在管理技術(shù)、方式還是資源方面都實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。但是在實際應(yīng)用中還存在一些問題有待解決，因此需要找到一種可行的措施與方法，促進(jìn)我國人事檔案管理工作的順利發(fā)展。

1 新形勢人事檔案管理存在的問題

1.1 思想觀念有待提升

我國人事檔案管理工作存在的時間較長，在長期發(fā)展中已經(jīng)形成了一定的思維方式和工作觀念。在目前的人事檔案管理中，關(guān)于管理觀念方面存在兩方面的極端思想，分別是無用論和神秘論[1]。這兩種思想都嚴(yán)重阻礙了目前我國人事檔案管理工作的順利實施。人事檔案管理的無用論是在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，只要不是在政府事業(yè)單位工作的，人事檔案管理工作相對而言毫無價值，一些單位記錄人事檔案階段不夠及時，并且存在隨意將檔案丟棄的問題，導(dǎo)致人事檔案殘缺，或者丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。另外很多企業(yè)會將這些人事檔案丟棄在庫房之內(nèi)，并沒有實施有效的應(yīng)用和管理。而神秘論中認(rèn)為人事檔案是一種記錄人們隱私和政治思想的重要材料，只能在用人單位中體現(xiàn)，因此導(dǎo)致人事檔案的個人思想政治與社會關(guān)系方面較為重要，而對個人能力和個人素質(zhì)方面存在忽視的問題，導(dǎo)致其收集的資料和信息存在造假的行為較為嚴(yán)重，難以利用人事檔案將個人的綜合素質(zhì)全面體現(xiàn)。進(jìn)而在這兩種思想的影響下，現(xiàn)代人事檔案的管理工作難以快速落實和實施，為其未來的發(fā)展造成嚴(yán)重的阻礙。

1.2 管理制度有待完善

我國人事管理部門包含組織部門、人事部門以及勞動部門等，但是目前我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在不夠完善且混亂的問題，這樣會導(dǎo)致人力、物力或者財力方面都會發(fā)生分散或者重復(fù)建設(shè)的問

題[2]。例如我國的工程項目管理方面，由于人員的數(shù)量較大，并且部門較為復(fù)雜，很多部門都存在人員流動性較大的問題，但是在實際管理中很多人事部門由于這些因素的影響，難以準(zhǔn)確記錄這些部門的所有人員資料，并且對于一些已經(jīng)離職的人員并沒有明確標(biāo)注，導(dǎo)致管理出現(xiàn)混亂。另外在制度執(zhí)行階段也存在不完善的問題。一般目前的人事資料都是由檔案管理部門提供，而現(xiàn)有的檔案管理人員的數(shù)量卻難以滿足實際的工作需求，進(jìn)而難以在短時間內(nèi)有效的收集到完整的人和事檔案資料，最終導(dǎo)致人事檔案資料的欠缺和不完整、不真實的問題頻繁出現(xiàn)。

2 新形勢人事檔案管理問題的解決措施

2.1 樹立正確的人事檔案管理觀念

需要將傳統(tǒng)兩種極端思想進(jìn)行摒棄，結(jié)合大力宣傳的方式樹立正確的人事檔案管理觀念。同時需要人事檔案管理部門要結(jié)合目前新形勢的發(fā)展趨勢，繼續(xù)更新工作觀念，不斷豐富人事檔案的管理內(nèi)容和模式，加強(qiáng)人事檔案的使用價值，將其在人力資源開發(fā)建設(shè)方面的工作功能和作用有效發(fā)揮，讓政府和相關(guān)單位以及個人明確人事檔案管理工作的重要性和價值。對于個人而言，要對其加強(qiáng)宣傳教育，讓每個人都以意識到人事檔案管理的重要意義，并將這些信息作為檔案作用發(fā)揮的依據(jù)和憑證，并且很多關(guān)鍵的個人證明等手續(xù)都離不開人事檔案管理工作。其在合同簽訂、工作流動、工齡計算以及職位申報、養(yǎng)老保險的辦理和職稱進(jìn)階都有著重要的意義和作用，將其與個人利益相互掛鉤，進(jìn)而使個人能夠積極配合人事檔案管理工作。

2.2 統(tǒng)一人事檔案管理部門、規(guī)范人事檔案管理機(jī)制

需要在新形勢的背景下，統(tǒng)一我國的人事檔案管理部門，建立國家級別的人事檔案管理各級系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，實現(xiàn)統(tǒng)一集中的管理制度。進(jìn)而利用該制度有效的改善現(xiàn)階段管理混亂和分散的人事檔案管理形式，將有限的財力、人力和物力都充分運用到現(xiàn)代人事檔案管理工作中，充分發(fā)揮人事檔案在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中的重要地位和作用。另外需要發(fā)揮各級人才市場在人事檔案管理中的重要作用，建立完善的政策和法規(guī)保證人才市場的健康發(fā)展，同時需要完善和創(chuàng)新我國人事檔案的收集、傳遞和管理工作，利用相關(guān)制度來規(guī)范我國人事檔案管理工作。

2.3 建立現(xiàn)代化人事檔案管理模式

在傳統(tǒng)的封閉管理模式下，進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，進(jìn)而建立和發(fā)展現(xiàn)代社會化開放式的人事檔案管理模式。這種模式的建立，是目前經(jīng)濟(jì)市場條件下發(fā)展的一種新型模式，也是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充和填補(bǔ)[3]。人事檔案的利用本應(yīng)該向著資料本人適當(dāng)開放，讓個人能夠了解自己檔案的內(nèi)容，進(jìn)而利用該模式為個人或者企業(yè)提供全面、多樣化的人事檔案管理服務(wù)，進(jìn)而滿足個人或者企業(yè)對于人事檔案的具體需求，將人事檔案部門的新形象樹立完全，推動我國人事檔案管理工作的順利開展和落實。另外需要將紙質(zhì)版的人事檔案作為工作開展的基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，提供個人或者單位的查詢端口，便于日后個人和單位建設(shè)與發(fā)展對于人事檔案的有效提供，進(jìn)而加強(qiáng)用人單位與人事檔案管理部門的人才信息交流與溝通。

2.4 建立現(xiàn)代化人事檔案管理人才隊伍

人才在人事檔案管理中既是被服務(wù)的對象又是服務(wù)對象，其是一個單位或者企業(yè)的發(fā)展源動力，也是人事檔案管理部門快速發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此需要人事檔案管理部門配備思想道德素質(zhì)較高、文化水平較高和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員來從事人事檔案管理工作。但是目前由于人員流動性的原因和管理人員不足導(dǎo)致人事檔案管理存在較多的問題，所以需要首先加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升其自身的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)能力，其次需要引進(jìn)高素質(zhì)、高度工作責(zé)任感和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的相關(guān)管理人才，結(jié)合現(xiàn)代化手段實施人事檔案的科學(xué)管理。最后引入競爭機(jī)制，提升工作人員的工作熱情和自身的工作責(zé)任感，進(jìn)而保障人事檔案管理工作的正常運行。

3 結(jié)語

總體而言，新形勢下人事檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，同時也暴露出工作中存在的問題，因此需要加強(qiáng)對人事檔案工作的管理意識、管理方式和管理手段的創(chuàng)新與升級，結(jié)合現(xiàn)代信息化手段提升人事檔案管理效率與質(zhì)量，進(jìn)而為企業(yè)和單位的長期發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王瑞玲.新形勢下檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)的對策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，28（03）：243.

[2]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：170-171.

[3]董瑞琪.淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].財富時代，2019（09）：133.