事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討

毛羽

摘 要：為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理質量，要重視結合信息化時代發(fā)展，有效的加強事業(yè)單位檔案信息化管理能力，以此才能為事業(yè)單位日后發(fā)展奠定良好基礎。本文結合工作實踐，以事業(yè)單位檔案信息化建設為研究，總結了檔案管理過程應用信息化手段的意義，提出了具體的信息化建設對策。希望分析能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

新時期，隨著事業(yè)單位各項工作的有效開展，進一步推進了社會穩(wěn)步發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作中，通過運用信息化方式能夠大大提高工作質量，也利于加強檔案的利用效率，因此，作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，要不斷學習更加先進的信息化技術，有效的開展信息化檔案管理研究，以此才能為事業(yè)單位檔案管理工作有效開展提供保證。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的積極意義

新時期下，隨著我國信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的蓬勃發(fā)展，檔案行業(yè)在開發(fā)利用和管理手段等方面獲得了巨大的進步與革新，推動了檔案管理實現(xiàn)標準化、現(xiàn)代化、科學化以及信息化，對促進行業(yè)發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

1.1 提升單位社會形象

事業(yè)單位是為民眾服務的重要政府職能部門，其具有較強的公益屬性，其檔案文件內容與民眾生活具有密切關系。檔案管理實現(xiàn)信息化建設，可以便于民眾查詢相關信息，促使政務處理公開化以及透明化。例如對電子檔案加強管理和開發(fā)利用，使用者可以通過訪問相關平臺查詢所需的信息，突破了空間和時間的制約，在提升檔案利用效率的同時，還有助于提升單位社會形象。

1.2 信息檢索更為便捷

隨著我國科學技術的蓬勃發(fā)展，社會全面進入到信息化時代，公眾希望以更加便捷和快速的方式獲取信息和文件。以往的紙質檔案不僅為管理增添了一定難度，同時檔案檢索也較為困難，檔案文件的開發(fā)利用效率較低，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理中引入信息化技術，可以實現(xiàn)檔案文件的無遺漏、無重復檢索，使用者只需要輸入檢索關鍵字就能夠完成文件獲取，大大提升了檔案資源的利用價值，保證檔案檢索的快捷性和便利性。

1.3 優(yōu)化檔案管理環(huán)境

當前，事業(yè)單位在開展檔案管理中，依然以紙質文件為主，由于檔案資源數(shù)量較多，檔案存放室的環(huán)境和空間無法滿足管理需求，容易導致檔案出現(xiàn)損壞或者丟失等問題。應用信息化技術可以改變以往紙質文件對存放環(huán)境的依賴情況，通過對電子檔案的科學管理，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，保證檔案文件的安全性和完整性。

2 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關措施分析

2.1 建立事業(yè)單位檔案管理信息化標準

當前，信息化技術在事業(yè)單位的應用程度還有待加強，各單位都在探尋檔案管理方面的應用信息化技術的有效途徑，因此也沒有形成較為統(tǒng)一和完整的管理模式。為了輔助事業(yè)單位克服信息化技術的應用障礙，應首先建立一套科學的檔案信息化管理模式，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢作用。第一，要按照國家統(tǒng)一的標準要求建立完整的檔案錄入規(guī)則，按照標準的原則、程序、結構等條件做好檔案的信息錄入，從而為后續(xù)的查閱與檢索環(huán)節(jié)提供良好的基礎前提。第二，針對所有參與檔案管理各環(huán)節(jié)的硬件、軟件、文檔形式及數(shù)據(jù)庫的建立等方面，都要制定標準的規(guī)范要求，統(tǒng)一管理所有事業(yè)單位的檔案資料，并依托網(wǎng)絡資源共享數(shù)據(jù)庫的信息，最終實現(xiàn)高水平的現(xiàn)代化信息管理效果。

此外，通過細化工作流程能夠做好各工作環(huán)節(jié)的控制，實現(xiàn)檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，推動檔案工作規(guī)范化和標準化。通過人才培養(yǎng)機制則能夠為事業(yè)單位信息化建設提供源源不斷的人才動力，挖掘管理人才的同時也能整體上提升單位的人才素質，將檔案管理工作人員的潛力激發(fā)出來。

2.2 完善事業(yè)單位檔案管理的服務設施

若想促使事業(yè)單位形成聯(lián)動效果的檔案管理，便需將所有的事業(yè)單位納入統(tǒng)一的管理范疇中，打破單位間的界限，將每個獨立的單位都通過必要的設備進行連接，從而發(fā)揮整體的作用。第一，要按照統(tǒng)一的標準和條件，對所有單位實施的檔案歸納與整理工作配置相同水平的硬件設施，借助網(wǎng)絡的作用實現(xiàn)數(shù)據(jù)和各類信息的收發(fā)與傳遞。第二，不同的單位還需結合自身實際條件和工作量等因素，配置相應數(shù)量的打印機等設備，從而提升管理工作效能。第三，要定期對參與管理工作的軟、硬件設備進行升級優(yōu)化，使硬件性能與軟件系統(tǒng)等級保持在較高水平，從而能夠滿足實際管理工作的需要。第四，應利用科技手段提高資料存儲系統(tǒng)的安全性能，將單位內部的局域網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)無縫連接，從而達到檔案保存、檢索與完善的鏈條化管理，提升管理的信息化水平。第五，要對系統(tǒng)的安全性能提高重視程度，搭建專業(yè)的安保系統(tǒng)，以信息化措施提升資料管理的安全性與穩(wěn)定性。

2.3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

當前，檔案管理的安全性是整個管理系統(tǒng)的核心要求，在以現(xiàn)代化的科技形式參與管理的過程中，也會隨之形成新的問題和阻礙，因此管理人員必須對此方面加大重視力度，實施必要的防護措施，以提升管理工作的整體安全性。第一，由于網(wǎng)絡信息是無界限共享的，因此其受眾更為廣泛，信息內容也有被篡改的可能。對此，技術人員要從訪問的權限入手，科學設定權限等級，對于一般性的訪問者，不授權查閱和修改重要性較高的文件資料，從而實現(xiàn)對資料的安全管理。此外，還需做好訪問者的身份識別工作，分層級設置訪問權限。第二，技術人員要時刻以安全作為管理工作的出發(fā)點，嚴格把控信息內容，做好系統(tǒng)升級與維護工作，提升其安全性能。第三，可通過設置等級較高的防火墻，以及質量較高的殺毒軟件對系統(tǒng)進行防護，定期升級和更新系統(tǒng)網(wǎng)絡，并對產(chǎn)生的漏洞進行修補，使系統(tǒng)達到標準性能。第四，要對設備加強維護與保養(yǎng)，定期實施除塵、干燥等工序，提升硬件設備的性能，同時也可保障設備降低資料丟失的可能，提高資料管理的整體安全系數(shù)。

2.4 落實動態(tài)化檔案管理機制

現(xiàn)代化的檔案管理打破了原有固化的管理模式，能夠根據(jù)現(xiàn)實條件和資料信息的形式確定具體的管理手段，其形式更為靈活，管理途徑更加多元。將現(xiàn)代的信息和網(wǎng)絡手段應用于管理工作中，可有效實現(xiàn)信息的完善和共享，確保各類檔案信息能夠準確、完整地進行保存，為信息檢索者提供最真實、可靠的信息資源。事業(yè)單位應建立更為細致和完善的原始檔案管理系統(tǒng)，并在管理的各環(huán)節(jié)運用適合的管理方式，從而不斷提升信息資料的整體管理成效。

3 結束語

總之，在新時期背景下，對事業(yè)單位檔案進行信息化建設符合社會發(fā)展規(guī)律，是檔案管理保質保量的主要途徑和正確選擇，事業(yè)單位在今后的工作中仍應保持著高度重視，給予較大的支持。同時，在實踐管理過程中，要結合工作實際，要從可行性的角度來制定各項方法，確保信息化建設的成效。

參考文獻

[1]徐維欣.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析[J].中外企業(yè)家，2019（36）：107.

[2]江云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業(yè)務，2019（23）：85+87.

[3]徐麗娟.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究[J].信息記錄材料，2019，20（12）：63-64.