人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議

史天漪

摘 要：近年來我國的互聯(lián)網(wǎng)和智能產(chǎn)業(yè)在迅猛發(fā)展，尤其是對于人工智能行業(yè)來講，各方面都正在發(fā)生著日新月異的變化，并且相關(guān)的學(xué)者認(rèn)為人工智能技術(shù)是未來一段時間內(nèi)科技發(fā)展的主流，因此如何能夠讓人工智能技術(shù)更好的融入到生活當(dāng)中，為人類服務(wù)也是各大科學(xué)領(lǐng)域和商業(yè)人士都在研究的問題。而檔案管理部分屬于國家或企業(yè)的工作靈魂，其記錄著工作人員以及各個項目的各項數(shù)據(jù)，因此更加需要新技術(shù)來開展管理與服務(wù)，如何能夠在人工智能發(fā)展的大背景之下將其應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中也是這兩部分負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)努力思考的方向。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應(yīng)用探析

人工智能技術(shù)具體來講是模擬并延伸人的理論方法的一門技術(shù)科學(xué)，其在日常生活中的應(yīng)用可以在語言和圖像識別，語言處理和專家系統(tǒng)等方面。在我國的人工智能發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，也指出到2020年需要將人工智能的整體水平發(fā)展到與世界同步，并且為改善民生做出自己的貢獻(xiàn)。而檔案管理工作，不管是對于國家的檔案管理來講，或者是對于企業(yè)的檔案管理部門來講，都起到著至關(guān)重要的記錄內(nèi)容于數(shù)據(jù)分析的作用，因此就可以將人工智能技術(shù)與之相結(jié)合，使其更加能夠發(fā)揮其核心作用。本文就將從以下幾個方面來探討在檔案管理過程當(dāng)中應(yīng)用人工智能的重要意義，以及如何在新時代下將檔案管理與人工智能更好地結(jié)合起來。

1 在檔案管理中應(yīng)用人工智能的重要意義

在目前的檔案管理過程當(dāng)中，由于檔案的數(shù)量不斷增大，分類的方法也不斷增加，因此僅僅靠人工去進(jìn)行檔案管理的話會造成極大的不方便，因此使用人工智能最重要的意義是通過這項新技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式提高服務(wù)效率[1]。人工智能技術(shù)在1956年誕生以來發(fā)展到今天已經(jīng)取得了十分顯著的成果，在語音圖像識別、文本處理等方面都已經(jīng)超越了人類所能夠達(dá)到的極限，因此在應(yīng)用的過程中可以有效地處理大規(guī)模的檔案素材也可以按照單位的不同要求進(jìn)行分類處理。不管是我國還是世界來講，都已經(jīng)慢慢的能夠正視人工智能的重要作用，并將其與實際生活結(jié)合，幫助人類來完成一些復(fù)雜或者是困難的工作。因此對于檔案管理來講也應(yīng)當(dāng)以開放的心態(tài)去擁抱新型技術(shù)，以一個未來發(fā)展的眼光去看待人工智能技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的作用，并實際的操作起來這樣有利于順應(yīng)內(nèi)外部的時代要求，推進(jìn)新技術(shù)的升級與應(yīng)用，并且使本單位的檔案管理工作得到創(chuàng)新，服務(wù)效率也能夠得到提升，因此這是未來努力的發(fā)展方向，具有重要的劃時代意義。

2 人工智能在檔案管理中的具體應(yīng)用建議

2.1 應(yīng)用于檔案信息的收集與檢索工作

對于檔案管理工作來講，第一個步驟就是收集。但由于目前電子信息或者是圖像已經(jīng)成了爆炸式增長，在目前的人工或是電子計算機(jī)處理環(huán)境之下，給相關(guān)的工作人員帶來了極大的壓力，因此就可以利用人工智能的智能收集技術(shù)來提高信息的收集效率[2]。其具體操作功能是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中抓取到關(guān)鍵的文檔信息，并轉(zhuǎn)化為管理員所需求的格式。不僅如此，在此過程中還可以進(jìn)行相應(yīng)的真實性完整性的檢查，甚至可以以音頻和圖像的形式來進(jìn)行存儲。因此，檔案管理工作人員只需要輸入自己想要什么樣的信息，剩下的都可以交給人工智能完成，這對于檔案管理工作的效率來講是一個質(zhì)的飛躍。

上文當(dāng)中已經(jīng)提到，人工智能有一個很重要的功能，就是自然語言的處理，其可以包括翻譯、信息檢索和計算等等，也就是說檔案的工作人員只需要利用這個功能，對于檔案具體信息進(jìn)行分類之后就能夠快速的找到自己想要的信息在什么地方，甚至能夠定位在具體的哪一頁，因此這對于檔案管理人員的工作來講大大的提高了效率非常有利于工作的開展。

2.2 應(yīng)用于檔案安全工作

對于檔案管理來講，除了要正常的收集數(shù)據(jù)并且儲存在相應(yīng)的系統(tǒng)當(dāng)中之外，管理員還需要負(fù)責(zé)檔案的安全，包括實體的安全和虛擬網(wǎng)絡(luò)方面的安全。對于實體安全來講，傳統(tǒng)的檔案管理是使用保安或者是攝像頭等技術(shù)，對于想要危害檔案安全的人實施實時監(jiān)控，可是在目前的狀況下，這些簡單的傳統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)已經(jīng)沒有辦法完全的防范風(fēng)險，因此就可以需要人工智能技術(shù)來進(jìn)行物理上的安全防范[3]。包括人臉識別和指紋識別技術(shù)，使得只有真正的檔案管理人員才能夠進(jìn)入到檔案室當(dāng)中，以及對于周圍人進(jìn)行人臉識別，一旦發(fā)現(xiàn)了潛在的風(fēng)險，就可以通知相關(guān)的安保部門進(jìn)行解決。

而在網(wǎng)絡(luò)虛擬安全方面，對于數(shù)字檔案的保護(hù)也不是傳統(tǒng)的方式，能夠解決的。由于信息量已經(jīng)得到了爆炸式的增長，因此保護(hù)海量的數(shù)字信息也不是由管理員一個人能夠做到的，此時就需要一種更為安全又高效的網(wǎng)絡(luò)管理手段，人工智能就是首選。在人工智能所負(fù)責(zé)的方面，將采取分布式儲存云管理等方式，能夠在管理員的控制之下進(jìn)行加密，只有輸入正確的密鑰才能夠調(diào)取檔案，這樣在網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)中就多了一層保障。同時對于計算機(jī)系統(tǒng)也可以進(jìn)行人臉識別技術(shù)的應(yīng)用，保證只有管理員才能夠調(diào)取檔案，在這樣的環(huán)境之下，數(shù)字檔案信息就得到了相應(yīng)的保證。

2.3 應(yīng)用于檔案的分析工作

人工智能系統(tǒng)還有一個重要的功能叫做專家系統(tǒng)，其本質(zhì)上是一個計算機(jī)的程序，根據(jù)某個領(lǐng)域?qū)＜业南嚓P(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠幫助人類來處理簡單的問題[4]。因此這個系統(tǒng)在檔案管理當(dāng)中起到了至關(guān)重要的作用，由于檔案數(shù)據(jù)的積累是本質(zhì)上幫助相關(guān)的工作人員進(jìn)行相關(guān)問題的評估，因此在評估的過程中就可以采用專家系統(tǒng)的意見。通過這種方法，對于有共性的相關(guān)問題進(jìn)行統(tǒng)一的計算分析，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法效率慢、容易出現(xiàn)失誤等問題，大大提高檔案管理工作的運行效率。

同時這項技術(shù)也可以對于一些疑難問題給出建議，由于專家系統(tǒng)的本質(zhì)是將其中隱性的和共性的數(shù)據(jù)知識挖掘出來，并轉(zhuǎn)化成一種理想的現(xiàn)實處理方式，因此檔案工作人員就可以根據(jù)這項系統(tǒng)所給出的建議再結(jié)合具體問題的具體情況進(jìn)行操作，這樣能夠相當(dāng)有效的解決疑難問題，并且給出相對于較為合理的方案。

3 結(jié)束語

我國已經(jīng)緊緊把握住了時代的脈搏，正式將人工智能產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用和發(fā)展與國家發(fā)展戰(zhàn)略連接到一起，因此在這個大背景之下，相關(guān)企業(yè)和部門的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)落實這項政策正式與人工智能技術(shù)相結(jié)合，通過這種方式能夠大大提高信息的收集安全儲存與處理的效率，對于日后的工作來講也會起到著巨大的作用。在此過程當(dāng)中也會遇到一定的風(fēng)險和困難，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)把握主體脈搏，客服細(xì)小困難，由此才能夠推進(jìn)人工智能技術(shù)在我國各項工作當(dāng)中的落實與應(yīng)用，并對于我國整體的信息安全與國家戰(zhàn)略安全作出貢獻(xiàn)。當(dāng)然要想更好地發(fā)揮人工智能作用，相關(guān)的檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)對于工作人員和技術(shù)操作人員給予一定的培訓(xùn)，這樣才能夠更好的發(fā)揮其積極作用，減少在工作當(dāng)中可能會出現(xiàn)的問題和矛盾。

參考文獻(xiàn)

[1]張軍君.人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)展研究[J].江蘇科技信息， 2019，36（07）：34-36.

[2]李子林，熊文景.The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions%人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設(shè)， 2019， 000（006）：10-13，9.

[3]史豪華.探析人工智能在城建檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J].科教導(dǎo)刊-電子版（下旬），2019，000（007）：246.

[4]程冠與岑梓珩，鞏笛，等.人工智能對法院信息化改革的影響——關(guān)于人工智能背景下智慧法院實踐現(xiàn)狀與優(yōu)化模式探究的調(diào)研報告[J].神州，2017：246.