“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對策

李靖

摘 要：當(dāng)前社會互聯(lián)網(wǎng)水平發(fā)展飛速，為了增強事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，本文從“互聯(lián)網(wǎng)”時代的角度入手，分析“互聯(lián)網(wǎng)”時代下檔案管理應(yīng)該具備如何實現(xiàn)，提出事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的對策。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代;事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式對人力資源的要求比較高，而且人工檔案管理的質(zhì)量和效率都難以保證，因此逐漸不能滿足事業(yè)單位的需求。而“互聯(lián)網(wǎng)”時代下，使用互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，可以有效提高事業(yè)單位檔案管理水平。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代指的是互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，具體是指互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)，而在事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部具體指的是傳統(tǒng)檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理制度相互融合，集中利用傳統(tǒng)檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)檔案管理制度的優(yōu)點，打造一個全新的檔案管理制度體系，即“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理制度。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理制度優(yōu)于單獨的傳統(tǒng)檔案管理制度或者互聯(lián)網(wǎng)檔案管理制度，傳統(tǒng)檔案管理制度就是通過人工管理的方式對檔案管理，完成檔案信息的記錄、更改、儲存、查詢工作，而互聯(lián)網(wǎng)模式檔案管理制度是通過建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)信息化系統(tǒng)上實現(xiàn)檔案信息的記錄、更改、儲存和查詢工作，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該是結(jié)合人工與互聯(lián)網(wǎng)信息化系統(tǒng)的優(yōu)點，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案系統(tǒng)完成日常的檔案信息的一切變動工作，并通過人工核查的方式對互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)進行監(jiān)督管理[1]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理當(dāng)前面臨的問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，事業(yè)單位檔案管理在意識、技術(shù)、管理、維護等方面依然存在很大缺陷：

1）事業(yè)單位當(dāng)前對檔案管理不夠重視，不了解當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下信息化檔案管理系統(tǒng)相比傳統(tǒng)管理方式更具哪些優(yōu)勢。

2）事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)信息化程度不夠，檔案管理只有一小部分實現(xiàn)信息化，在檔案查詢等方面依舊低效。

3）事業(yè)單位的檔案管理制度不完善，檔案管理人員的權(quán)責(zé)不明確。

4）事業(yè)單位的檔案信息化管理不夠安全，對黑客入侵和其他因素的安全防護不夠。

5）事業(yè)單位的檔案管理部門人員水平不夠，應(yīng)該積極培訓(xùn)檔案管理人員，提高人員綜合素質(zhì)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對策

3.1 加強事業(yè)單位對檔案管理的重視

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者還停留在傳統(tǒng)的人工管理檔案思想上。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變思想，可以通過講座或者宣傳的方式對檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)加強教育，對部門領(lǐng)導(dǎo)深入講解“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案管理的影響及采用互聯(lián)網(wǎng)信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢，加強對檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化的重視。檔案管理部門管理者認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性之后應(yīng)該加強檔案管理部門全體人員對檔案管理信息化的重視，整個檔案管理部門在意識層面重視之后，才能在實際行動中對檔案管理進行互聯(lián)網(wǎng)信息化創(chuàng)新，才能早日實現(xiàn)檔案管理傳統(tǒng)管理模式與互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理模式相互結(jié)合。

3.2 加強事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代需要事業(yè)單位完成檔案系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)工作，而這個進度需要加快，互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)主要通過計算機程序建立檔案數(shù)據(jù)庫，通過人工計算機在后臺進行編程，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)的各種功能，包括基礎(chǔ)的檔案信息記錄、檔案信息同步更新、檔案分類儲存以及檔案搜索查詢等功能，將線下人工的操作轉(zhuǎn)到線上信息化檔案管理系統(tǒng)，可以通過互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)實現(xiàn)需要的功能，然后只需要基礎(chǔ)的人工對信息化檔案管理系統(tǒng)進行輔助管理，就可以完成整個檔案管理工作。因此事業(yè)單位要加強檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)[2]。

3.3 完善事業(yè)單位檔案部門的管理制度

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位的管理制度應(yīng)該繼續(xù)完善，傳統(tǒng)的管理制度存在多種弊病，應(yīng)該針對管理制度存在的各種配合協(xié)調(diào)效率低，工作質(zhì)量低，查詢檔案速度慢等問題，完善事業(yè)單位檔案管理部門的管理制度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的信息化檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)該明確員工的責(zé)任，將信息化檔案管理系統(tǒng)的工作根據(jù)不同的工作性質(zhì)進行細(xì)分，然后根據(jù)員工的工作經(jīng)驗將其分配到不同工作崗位上去，最后明確員工工作的責(zé)任和義務(wù)，制定檔案管理部門的賞罰制度。對檔案管理部門工作質(zhì)量和效率高的員工進行獎勵，對工作態(tài)度不認(rèn)真、工作質(zhì)量和效率低下的員工進行處罰，具體的賞罰制度可以根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定績效管理制度，完善事業(yè)單位檔案部門的管理制度。

3.4 加強事業(yè)單位檔案信息安全管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位應(yīng)該積極采用互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)完成日常的檔案管理工作，但是互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)是通過計算機實現(xiàn)，因此實際工作中計算機存在的安全問題在互聯(lián)網(wǎng)信息化管理系統(tǒng)仍然存在，所以事業(yè)單位的檔案管理部門一定要做好事業(yè)單位檔案信息的安全管理工作，防止有人通過非法手段竊取、破壞檔案信息，然后使用竊取的檔案信息獲取不正當(dāng)利益。事業(yè)單位檔案管理部門可以從兩方面加強信息安全管理，第一方面通過高薪聘請計算機網(wǎng)絡(luò)安全方向的專業(yè)人員，實現(xiàn)對信息化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全保護，防止有黑客入侵檔案信息化系統(tǒng)，破壞檔案信息;第二方面則是定期對檔案的信息儲存進行備份，防止因為地震等不可抗力因素破壞信息化檔案系統(tǒng)的存儲磁盤或者黑客入侵造成檔案信息化數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失、損壞。做好這兩方面再做好日常的安全檢查工作即可實現(xiàn)檔案信息的安全管理。

3.5 加強事業(yè)單位檔案管理部門人才的培養(yǎng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理部門的人員水平已經(jīng)不能滿足當(dāng)前需要了，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代要求實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)點相互結(jié)合，因此事業(yè)單位檔案管理部門的人員對于互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理方面的能力不足，需要事業(yè)單位加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。培養(yǎng)檔案管理人員的能力可以從兩方面考慮，第一方面聘請“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下專業(yè)的檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理人員進行培訓(xùn)。首先培訓(xùn)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識，然后對互聯(lián)網(wǎng)信息化管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)缺點進行分析，最后綜合優(yōu)點加強事業(yè)單位的檔案管理;另一方面則是之間聘請對事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理模式都了解的專業(yè)人士。

4 結(jié)論

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位可以從加強事業(yè)單位對檔案管理的重視、加強事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)、完善事業(yè)單位檔案部門的管理制度、加強事業(yè)單位檔案信息安全管理及加強事業(yè)單位檔案管理部門人才的培養(yǎng)五方面創(chuàng)新檔案管理方式，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻

[1]王志生.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對策[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2020，28（03）：228.

[2]許楠楠.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新探討[J].才智，2020（02）：220.