勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

張卓群

摘 要：本文通過對(duì)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行深入分析，結(jié)合勘察設(shè)計(jì)單位實(shí)際情況，探討科學(xué)的信息化建設(shè)策略，通過完善現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理水平的提升，為單位的發(fā)展提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計(jì)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

1 引言

信息技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)生活的廣泛應(yīng)用，使得生產(chǎn)管理模式發(fā)生了很大的變化，而隨著單位業(yè)務(wù)范圍和專業(yè)水平的不斷提升，檔案工作作為單位管理活動(dòng)的關(guān)鍵組成，對(duì)單位的發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。特別是作為勘察設(shè)計(jì)單位來說，檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勘察設(shè)計(jì)相關(guān)資料信息進(jìn)行全面的收集，以作為相關(guān)業(yè)務(wù)或項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)憑證，為項(xiàng)目施工提供有效的指導(dǎo)和支持。而信息技術(shù)在檔案工作中的高效利用，能夠通過對(duì)單位實(shí)際工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料的全面收集，形成完善的檔案資料，并利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)資料的共享，與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成有效的結(jié)合，為相關(guān)職能部門的工作開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)形成有效的推動(dòng)作用。

2 信息化建設(shè)對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的影響

2.1 推動(dòng)管理制度的完善

隨著勘察設(shè)計(jì)單位業(yè)務(wù)范圍和工作量的不斷增大，單位經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)資料，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，能夠結(jié)合單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)資料進(jìn)行詳盡的收集，并形成全面的檔案，進(jìn)行妥善的保存，并為單位管理活動(dòng)提供便利的查詢調(diào)閱等服務(wù)。而信息技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠?yàn)闄n案的形成過程提供有效技術(shù)支持，并能夠結(jié)合實(shí)際管理情況和檔案管理需求，形成完善的信息化管理機(jī)制，對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，保證資料的全面收集，并借助數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢(shì)，對(duì)資料信息進(jìn)行有效的復(fù)核，保證檔案的真實(shí)性。同時(shí)能夠?qū)芾砘顒?dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)管，保證相關(guān)管理制度能夠得到切實(shí)落實(shí)，實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。[1]

2.2 提升管理效率

勘察設(shè)計(jì)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，而隨著管理單位業(yè)務(wù)水平的不斷提升，在工作中形成的資料信息也在發(fā)生著變化，已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料形式已經(jīng)向電子化的形式轉(zhuǎn)變，資料的種類和數(shù)量也在不斷增多。同時(shí)隨著技術(shù)水平的提升和專業(yè)設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使得工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不斷增多，嚴(yán)重影響管理效率。而信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)n案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，利用電子化的存儲(chǔ)形式，提升存儲(chǔ)的安全性。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)傳輸途徑，實(shí)現(xiàn)信息資料的高速傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案管理活動(dòng)的高效運(yùn)行。

3 勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的原因分析

隨著勘察設(shè)計(jì)單位的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能滿足單位經(jīng)營(yíng)管理工作的需求，依靠傳統(tǒng)的管理手段，無法對(duì)數(shù)量不斷增長(zhǎng)的資料信息進(jìn)行及時(shí)的處理，管理效率較低，對(duì)企業(yè)發(fā)展和正常運(yùn)行形成不利影響。同時(shí)當(dāng)前的檔案管理工作重視對(duì)資料的整理和保存，不能認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案的價(jià)值，使用效率較低，只是提供簡(jiǎn)單的查詢和調(diào)用服務(wù)，不能對(duì)資料的價(jià)值進(jìn)行充分的挖掘。而信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理流程進(jìn)行科學(xué)轉(zhuǎn)變，借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，并對(duì)資料信息進(jìn)行科學(xué)的整理分析，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和管理決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。[2]

4 完善勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

4.1 完善管理機(jī)制

單位要對(duì)檔案管理工作的重要性形成有效的認(rèn)識(shí)，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷增大，單位管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)提供有效的指導(dǎo)和支持，充分協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，對(duì)檔案工作形成重視，嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定，保證資料的收集整理過程能夠按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行全面的收集和及時(shí)的傳遞，保證資料的準(zhǔn)確性。同時(shí)要建立完善的管理工作流程，對(duì)具體工作過程形成有效的規(guī)范，并對(duì)傳統(tǒng)的管理工作進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變，充分利用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化程度的提升。要加強(qiáng)對(duì)管理活動(dòng)的監(jiān)管，利用網(wǎng)絡(luò)途徑，對(duì)檔案的資料收集、整理、存儲(chǔ)和使用過程進(jìn)行全程監(jiān)督，保證管理活動(dòng)能夠按照規(guī)章制度進(jìn)行高效推進(jìn)。

4.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理部門要加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，當(dāng)前大多數(shù)的管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，不能結(jié)合單位的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的主動(dòng)學(xué)習(xí)提升，對(duì)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況缺乏有效的了解，不能對(duì)管理工作形成有效的調(diào)整。同時(shí)管理人員缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)能力，不能對(duì)信息化的管理過程進(jìn)行有效的執(zhí)行，缺乏信息化的管理理念，不能保證管理活動(dòng)的高效推進(jìn)。這就要求管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合單位實(shí)際需求，進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)工作規(guī)劃和部署，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)水平。同時(shí)要建立完善的考評(píng)機(jī)制，結(jié)合具體的崗位工作，制定完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作效果進(jìn)行公正客觀的評(píng)價(jià)，并完善激勵(lì)政策，將考評(píng)結(jié)果與工作人員的薪資待遇和職位晉升相結(jié)合，提升其工作積極性和責(zé)任心，保障管理工作的高效開展。同時(shí)要提升福利保障水平，為工作人員提供良好的晉升渠道，提升對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力，充實(shí)管理隊(duì)伍，提升整體的管理水平。[3]

4.3 建立信息化管理平臺(tái)

檔案管理部門要結(jié)合單位檔案工作的實(shí)際情況，建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，對(duì)管理工作流程進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。利用網(wǎng)絡(luò)途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的全面覆蓋，保證檔案資料能夠進(jìn)行全面高效的收集。要利用先進(jìn)信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)資料信息的分析處理水平，充分挖掘資料的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行及時(shí)的提取，并對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的比對(duì)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。同時(shí)要加強(qiáng)與單位信息平臺(tái)的對(duì)接，為管理決策的制定和相關(guān)職能部門的管理活動(dòng)提供有效的數(shù)據(jù)支持。要利用網(wǎng)絡(luò)途徑，實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程查詢和調(diào)用等操作，并制定完善的權(quán)限認(rèn)定機(jī)制，使用者能夠根據(jù)自身權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的操作，提升檔案使用效率。

5 結(jié)語

檔案管理工作是勘察設(shè)計(jì)單位管理活動(dòng)的重要組成，管理部門要科學(xué)利用信息技術(shù)，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，建立完善的信息化管理平臺(tái)，提升檔案管理和使用效率，促進(jìn)單位的快速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：93-93.

[2]劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析[J].農(nóng)家參謀，2019（12）：292-292.

[3]孫曉蕾.淺談檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展研究[J].南風(fēng)，2016（09Z）：134-134.