采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點淺析

劉蕾

摘要：由于經(jīng)濟的高速發(fā)展和行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)的嚴格要求，企業(yè)所有者和管理層越來越重視企業(yè)內(nèi)部控制。企業(yè)經(jīng)營始于采購，在采購環(huán)節(jié)加強內(nèi)部控制可以節(jié)約成本，增加利潤，同時也可以防止財務(wù)報表錯報。本文結(jié)合2018年上市公司審計情況對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點進行分析。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);內(nèi)部控制;上市公司審計

為加強和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，保證企業(yè)內(nèi)部控制評價及其信息披露質(zhì)量，2010年4月26日，財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，要求境內(nèi)外企業(yè)同時上市的公司自2011年1月1日起先行實施企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系。

一、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的性質(zhì)和意義

企業(yè)內(nèi)部控制是由董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的旨在實現(xiàn)控制目標的過程。建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力，促進我國企業(yè)進入國際市場、參與國際競爭。由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動從采購業(yè)務(wù)開始，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否建立和是否得到有效運行會決定生產(chǎn)商品的質(zhì)量及價格，而商品的質(zhì)量及價格又決定了企業(yè)的市場競爭力和聲譽，因此采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制對于企業(yè)來說尤為重要。

二、采購業(yè)務(wù)存在問題

（一）企業(yè)管理人員不重視內(nèi)控制度建設(shè)或凌駕于內(nèi)控制度之上，使采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度失效。

（二）員工缺乏誠信，與供應(yīng)商串通欺騙企業(yè)，致使企業(yè)利益受損。

（三）因市場變化，采購計劃未及時變更，造成材料庫存短缺或積壓，企業(yè)生產(chǎn)進度減慢影響交貨時間或造成資金占壓對企業(yè)資金鏈產(chǎn)生壓力。

（四）未采用招投標、邀標等采購方式合理確定供應(yīng)商，可能導(dǎo)致舞弊或遭受欺詐。

（五）對貨物的采購價格缺少管控，未按規(guī)定流程授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高致使企業(yè)利益受損。

（六）因驗收程序不規(guī)范，采購的貨物質(zhì)量和數(shù)量不符合要求;付款流程不嚴格，未按協(xié)議付款，可能導(dǎo)致財產(chǎn)或信用受損。

（七）信息溝通不及時，采購部門與生產(chǎn)部門、財務(wù)部門的溝通不及時、不順暢，影響采購計劃制訂的準確性和對供應(yīng)商情況掌握的準確性。

（八）監(jiān)督部門沒有發(fā)揮作用，使內(nèi)部控制的執(zhí)行流于形式。

三、采購業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制要點

現(xiàn)結(jié)合2018年上市公司審計情況進行對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動關(guān)鍵點進行分析

（一）某公司內(nèi)部控制審計報告為否定意見，其中導(dǎo)致否定意見的基礎(chǔ)內(nèi)容之一是：在供應(yīng)商選擇和管理，資金收付管理上未實施有效的管控，與之相關(guān)財務(wù)報告內(nèi)部控制運行失效。

結(jié)合本案例看供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。企業(yè)應(yīng)制定嚴格的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，在供應(yīng)商管理的環(huán)節(jié)加強對供應(yīng)商的管理，建立合格供應(yīng)商庫，通過公開招標、邀標、詢價等方式選擇供應(yīng)商。跟蹤供應(yīng)商提供服務(wù)或貨物的質(zhì)量、價格、資信等情況并進行評價，及時對供應(yīng)商庫進行調(diào)整更新，對不合格的供應(yīng)商要調(diào)整出庫。如果供應(yīng)商有未按合同履行義務(wù)的紀錄，表明其資信狀況及履約能力不佳，應(yīng)立即要求其提供后續(xù)補救辦法。如果未提供補救辦法或資信狀況繼續(xù)惡化，應(yīng)對其及時采取訴訟等進一步措施，以防資金出現(xiàn)不能收回或影響生產(chǎn)進度的風(fēng)險。企業(yè)對內(nèi)部控制審計發(fā)現(xiàn)的漏洞要進行全面自查并進行整改，為今后更有效的執(zhí)行內(nèi)部控制打好基礎(chǔ)。

（二）某公司審計報告意見類型是無法表示意見，基礎(chǔ)內(nèi)容之一是：X年X月，該公司的全資子公司B公司預(yù)付b公司x萬元，因未簽訂合同且未收到貨物，故調(diào)整計入其他應(yīng)收款全額計提壞賬準備;某月，該公司的全資子公司C預(yù)付c公司x萬元采購款，未收到貨物，故調(diào)整計入其他應(yīng)收款全額計提壞賬準備。

結(jié)合本案例看購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在確定供應(yīng)商、采購方式和采購價格后及時簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。與供應(yīng)商簽訂合同前要謹慎支付大額預(yù)付款，否則沒有合同作為保障，今后很可能會給企業(yè)帶來財產(chǎn)損失。即使簽訂了合同，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對合同履行情況進行跟蹤，在約定的交貨時間取得貨物和服務(wù)，對未按合同約定交貨的供應(yīng)商要追究違約責(zé)任。建立嚴格的驗收制度，驗收單位運用技術(shù)手段并根據(jù)規(guī)定流程對貨物進行驗收，驗收合格出具驗收單，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)立即報告相關(guān)部門查明原因及時處理。

（三）某會計師事務(wù)所對某公司出具的內(nèi)部控制審計報告：該公司的之子公司D公司與d公司、e公司和f公司存在大額資金往來。該公司在協(xié)議簽訂與付款管理上未實施有效的控制，存在未對合同進行審慎審批即簽訂協(xié)議并支付大額款項的情況。

結(jié)合本案例看企業(yè)應(yīng)在采購與付款時注意：

1.采購交易是真實的，防止舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

2.采購合同要與通過合理采購方式選定的供應(yīng)商簽訂，雙方對采購價格、交貨時間、付款條件、雙方權(quán)利義務(wù)等條款進行談判，必要時應(yīng)組織技術(shù)、法律等專家參與談判。企業(yè)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)贤M行審批。

3.付款時，對采購合同、發(fā)票、驗收單、審批程序等相關(guān)內(nèi)容進行嚴格審核，無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。

（四）某公司的全資子公司G公司接到稅務(wù)局稽查局的稅務(wù)事項通知書，G公司X年X月在開展貿(mào)易過程中因接受f公司開具的增值稅專用發(fā)票被認定為涉嫌虛開，發(fā)票金額x萬元，增值稅進項稅額合計x萬元。目前稅務(wù)局稽查局已檢查完畢，已移交上級稅務(wù)局稽查局按照稅收法律法規(guī)的法定程序?qū)z查數(shù)據(jù)進行審理。會計師事務(wù)所對該公司出具保留意見的審計報告。

結(jié)合該案例看采購業(yè)務(wù)付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。企業(yè)付款前一定要對采購發(fā)票進行審驗，對不真實不合法的發(fā)票要拒絕接收，以免造成涉稅風(fēng)險及法律風(fēng)險。

（五）某會計師事務(wù)所對某公司出具否定意見的審計報告。截止X年12月底，該公司對h公司預(yù)付款余額x億元，協(xié)議委托h公司收購農(nóng)作物，采購數(shù)量x噸，交貨時間為2018年5月1日至2019年4月30日，已預(yù)付款超過協(xié)議金額的90%。該預(yù)付款是該公司向20余位農(nóng)戶直接支付的，未與農(nóng)戶約定貨物的交付時間，該公司2018年5月1日至今未收貨，2018年采購與銷售均為零。會計師事務(wù)所無法對預(yù)付賬款的下列事項獲取充分適當(dāng)?shù)膶徲嬜C據(jù)：預(yù)付的賬款的商業(yè)理由及商業(yè)實質(zhì)，收貨的可能性;預(yù)付賬款是否在2018年的財務(wù)報表中恰當(dāng)處理，以及對利潤表、現(xiàn)金流量表的影響

結(jié)合本案例看購買環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。為了保護自己的合法利益，企業(yè)在確定供應(yīng)商、采購方式和采購價格后，應(yīng)當(dāng)及時簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對合同履行情況進行跟蹤核查，如果對方違約，比如延期交貨等，應(yīng)采取進一步的措施。企業(yè)對大額或長期的預(yù)付款項應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注，結(jié)合對賬情況及約定交貨情況綜合分析預(yù)付賬款的性質(zhì)、不可收回風(fēng)險等情況，對于發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施。

（六）某會計師事務(wù)所對某公司出具的審計報告類型為否定意見，基礎(chǔ)事項之一：2018年度未經(jīng)適當(dāng)?shù)膶徟绦蝾A(yù)付多家公司大額預(yù)付財款，與資金管理的財務(wù)報告內(nèi)部控制失效。

結(jié)合本案例看付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強大額預(yù)付賬款管理。對于貨款的支付要制定嚴格的授權(quán)審批制度并遵照執(zhí)行。如果對外支付大額預(yù)付賬款沒有經(jīng)過授權(quán)審批，證明企業(yè)內(nèi)部控制沒有發(fā)揮作用，如果長此以往，企業(yè)的資金管理處于失控狀態(tài)，勢必對該企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生極為不利的后果。

（七）某會計師事務(wù)所對某公司審計報告導(dǎo)致否定意見的事項之一是，未能對客戶及供應(yīng)商管理實施有效控制，多家客戶及供應(yīng)商失聯(lián)，未及時對客戶財務(wù)狀況進行關(guān)注，亦未與客戶、供應(yīng)商對賬，與之相關(guān)的財務(wù)報告內(nèi)部控制失效。

結(jié)合本例看付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。企業(yè)采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同、入庫單據(jù)、發(fā)票、付款單等相關(guān)資料單據(jù)記錄部門業(yè)務(wù)，并相互核對。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立對賬人員定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項及交易情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。采購部門也可以通過瀏覽供貨商網(wǎng)頁、參加商品展銷會、訂貨會等多種方式及時掌握供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商進行有效管控。另外，采購部門與財務(wù)部門定期對賬可以防止舞弊發(fā)生。

四、采購內(nèi)部控制度的監(jiān)督

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制需要根據(jù)內(nèi)外部情況變化來適時更新，同時內(nèi)部控制是需要人來制定和執(zhí)行的，因為人的知識水平、理解能力及個人素質(zhì)所限，內(nèi)控制度在制訂和執(zhí)行過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。所以需要對內(nèi)控的制定和執(zhí)行情況進行監(jiān)督。內(nèi)部控制監(jiān)督的實施部門為內(nèi)部審計部門。內(nèi)部審計人員對職責(zé)分離、授權(quán)審批、請購采購入庫、付款等采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的制定和實施情況進行審計后形成書面報告，揭示存在的問題和缺陷，提出整改措施，及時傳達給治理層和經(jīng)理層，并對后期整改情況進行跟蹤。

五、總結(jié)

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)管理的重點和難點，對采購業(yè)務(wù)加強內(nèi)部控制可以使企業(yè)發(fā)現(xiàn)并防止采購環(huán)節(jié)中的舞弊和欺詐行為，在采購業(yè)務(wù)中獲取最大收益，降低企業(yè)成本、提高企業(yè)利潤水平。

參考文獻：

[1]張燕江，呂光虎，諸波.基于內(nèi)部控制五要素的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計[J].財會通訊，2009（11）：86-87.

[2]中注協(xié)發(fā)布的2018年上市公司出具非無保留意見審計報告的情況.