方躍 呂星航 張麗

中歐數(shù)字經(jīng)濟(jì)和智慧企業(yè)研究中心，是中歐國際工商學(xué)院于2018年成立的跨學(xué)科研究中心，旨在創(chuàng)造和引領(lǐng)智慧企業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)和最佳實(shí)踐，助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下的企業(yè)轉(zhuǎn)型與發(fā)展，同時(shí)促進(jìn)最新研究成果和優(yōu)秀企業(yè)實(shí)踐的共享與推廣。本刊將邀請(qǐng)中歐知名教授、行業(yè)領(lǐng)袖以及中歐校友共同探索企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要課題。

在上一期專欄中，我們探討了面對(duì)顛覆性突發(fā)事件，企業(yè)短期內(nèi)應(yīng)如何應(yīng)對(duì)。本文將探討如何有效地領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)克服分散化和遠(yuǎn)程辦公（統(tǒng)稱“遠(yuǎn)程工作”）帶來的挑戰(zhàn)，成功打造遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)力，有效管理好員工的負(fù)面情緒，學(xué)會(huì)在虛擬世界中有效溝通，把挑戰(zhàn)變成自我變革升級(jí)的契機(jī)。

隨著企業(yè)數(shù)字化步伐的加快，遠(yuǎn)程工作呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。遠(yuǎn)程工作已不再是一些科技公司特有的工作方式。

受新冠肺炎疫情的沖擊，大量企業(yè)在過去幾個(gè)月一直處在一個(gè)新的遠(yuǎn)程工作環(huán)境中。Gartner今年3月發(fā)布的一項(xiàng)對(duì)于首席財(cái)務(wù)官（CFO）的調(diào)研顯示，74%的公司打算將部分員工調(diào)整為永久性遠(yuǎn)程工作。近期IWG的調(diào)查也發(fā)現(xiàn)，全球3/4的員工認(rèn)為富有彈性的遠(yuǎn)程工作成為越來越多企業(yè)正在嘗試的“新常態(tài)”，尤其對(duì)追求跨地域和全球化發(fā)展的企業(yè)，遠(yuǎn)程工作已成為其不可或缺的工作方式。

遠(yuǎn)程工作模式具有許多明顯的優(yōu)勢(shì)，從較低的管理費(fèi)用和靈活的日程安排，再到減少員工通勤時(shí)間、降低損耗率。遠(yuǎn)程工作有助于提高組織和個(gè)人的靈活性，還可以擴(kuò)大人才池的范圍，使人才招聘不再受地域限制。

但遠(yuǎn)程工作也給企業(yè)帶來諸多挑戰(zhàn)。本文就為應(yīng)對(duì)遠(yuǎn)程工作帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理者需要提升哪些獨(dú)特的領(lǐng)導(dǎo)和管理能力分享一下我們的觀點(diǎn)。我們的討論將從四個(gè)方面展開：

（1）如何成功打造遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)力？

（2）如何管理好員工的負(fù)面情緒？

（3）如何在虛擬世界中有效溝通？

（4）如何有效地管理并幫助員工創(chuàng)造價(jià)值？

提高對(duì)這些問題的認(rèn)知并提升遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)和管理能力，有助于企業(yè)克服遠(yuǎn)程工作帶來的挑戰(zhàn)，幫助員工在瞬息萬變的“虛擬環(huán)境”中依然能表現(xiàn)出色。

打造遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)力

不能只顧“低頭拉車”，更要“抬頭看路”遠(yuǎn)程工作很容易讓人只專注于處理迫在眉睫的事情，花大量時(shí)間在計(jì)算機(jī)上處理各種電子郵件，被無數(shù)“小任務(wù)”填滿日歷。領(lǐng)導(dǎo)者需要抬頭看路，一定要在個(gè)人日歷上預(yù)留出時(shí)間，思考總體戰(zhàn)略，把握好企業(yè)發(fā)展的大方向，而不是把時(shí)間都花在處理日常運(yùn)營工作上。

我們正處在充滿變化和不確定的時(shí)代，公司可能不得不改變策略或發(fā)現(xiàn)新的發(fā)展機(jī)遇。無論何時(shí)，請(qǐng)不要忘記邁克爾·波特（Michael Porter）1996年發(fā)表在《哈佛商業(yè)評(píng)論》上的經(jīng)典文章《什么是戰(zhàn)略》（What Is Strategy？）中所強(qiáng)調(diào)的：“隨著社會(huì)的發(fā)展，出現(xiàn)了新的需求…… （企業(yè)）可能會(huì)出現(xiàn)新的戰(zhàn)略位置?！?/p>

例如，在新冠肺炎疫情期間，企業(yè)不要只專注于防御，危機(jī)很有可能給企業(yè)帶來新的業(yè)務(wù)，給組織和領(lǐng)導(dǎo)者帶來機(jī)遇。無論何時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)保持進(jìn)攻姿態(tài)，并尋找可能打開的大門。

明確價(jià)值觀、調(diào)整層級(jí)制度，讓團(tuán)隊(duì)扁平化 遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)仍然需要領(lǐng)導(dǎo)者。企業(yè)要有明確的價(jià)值觀來指導(dǎo)員工，以提高員工的自主性、創(chuàng)造力和決策能力。員工需要向上級(jí)匯報(bào)，但通過公司明確的規(guī)定和指導(dǎo)，員工可在自己的專業(yè)領(lǐng)域保留決策權(quán)。

遠(yuǎn)程工作在一定程度上會(huì)改變團(tuán)隊(duì)和組織的運(yùn)作方式，將會(huì)擴(kuò)大組織、團(tuán)隊(duì)運(yùn)營的范圍，領(lǐng)導(dǎo)者需要靈活調(diào)整層級(jí)制度，在需要的時(shí)候，讓團(tuán)隊(duì)扁平化。但這并不意味著，當(dāng)企業(yè)向遠(yuǎn)程工作模式轉(zhuǎn)變時(shí)，企業(yè)應(yīng)放棄層級(jí)制度。

密歇根大學(xué)羅斯商學(xué)院琳迪·格瑞爾（Lindy Greer）教授長(zhǎng)期從事有關(guān)團(tuán)隊(duì)層級(jí)制度的研究，她認(rèn)為：即便企業(yè)采用遠(yuǎn)程工作模式，層級(jí)制度仍在為領(lǐng)導(dǎo)者帶來很多好處。層級(jí)制度讓人們更容易協(xié)調(diào)工作，是構(gòu)建遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的好方法。遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)經(jīng)常在條件不確定或任務(wù)不明確的情況下工作，因此特別需要組織結(jié)構(gòu)，層級(jí)制度非常有效。遠(yuǎn)程合作時(shí)，層級(jí)制度可以讓員工朝著同一個(gè)方向前進(jìn)。

需要強(qiáng)調(diào)的是，等級(jí)制度并不意味著員工缺乏自主權(quán)。員工雖然需要向上級(jí)匯報(bào)，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)他們?cè)谧约旱膶I(yè)領(lǐng)域自主決策。層級(jí)制度和員工自治可以共存，并不一定非此即彼。

創(chuàng)造開放、包容的遠(yuǎn)程文化 分散的團(tuán)隊(duì)成員更有可能來自不同文化，擁有不同背景和經(jīng)驗(yàn)。多樣化的背景有助于集思廣益，提高團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力和績(jī)效。

當(dāng)分散的團(tuán)隊(duì)由位于不同地域的小組組成時(shí)，各個(gè)小組很自然地傾向于在自己組內(nèi)進(jìn)行更多的交流，而不是在整個(gè)團(tuán)隊(duì)交流。要想獲得員工多樣化給虛擬團(tuán)隊(duì)帶來的好處，就要盡可能開放地交流，提高整體參與度。讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)參與重要的溝通和決策過程。積極征求所有團(tuán)隊(duì)成員的觀點(diǎn)，特別是其他地域成員的意見，集思廣益，整合團(tuán)隊(duì)最好的想法。

值得注意的是，遠(yuǎn)程工作往往會(huì)讓員工缺乏獲取信息的途徑，失去被動(dòng)知識(shí)共享（Passive Knowledge Sharing）的機(jī)會(huì)。通常，在午餐時(shí)分享的經(jīng)驗(yàn)，或者與顧客的談話，都會(huì)激發(fā)靈感或者構(gòu)思出一種新的解決方案。在遠(yuǎn)程工作的環(huán)境中，這些“偶然”的機(jī)會(huì)自然消失了。

另外，當(dāng)身處異地的員工缺乏“相互了解”時(shí)，人際關(guān)系可能出現(xiàn)問題，造成遠(yuǎn)程同事之間的“信任危機(jī)”。

所以，創(chuàng)造開放、包容的遠(yuǎn)程文化非常重要。為了創(chuàng)造一個(gè)好的遠(yuǎn)程文化，領(lǐng)導(dǎo)者可從四個(gè)方面入手：

（1）確保團(tuán)隊(duì)成員始終知道發(fā)生了什么，即時(shí)、良好的溝通非常重要。

（2）確保每項(xiàng)工作指令清晰，前后一致并及時(shí)反饋。

（3）身處遠(yuǎn)程工作環(huán)境中，員工往往會(huì)對(duì)可能完不成收入目標(biāo)或其他任務(wù)更加擔(dān)心，企業(yè)高管要重視同員工的溝通和交流，減輕員工不必要的過度焦慮，并提供積極、有效的幫助和支持。

（4）召開虛擬會(huì)議時(shí)，要讓所有團(tuán)隊(duì)成員覺得都被平等地對(duì)待。

我們?cè)谙挛闹袑?duì)有效溝通、情緒管理和支持員工遠(yuǎn)程工作有更詳細(xì)的討論。

制定遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)?wèi)椪?/h3>

為保證遠(yuǎn)程工作有效展開，企業(yè)需要制定團(tuán)隊(duì)?wèi)椪?。遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)?wèi)椪聭?yīng)明確規(guī)定如下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（1）（再次）明確和強(qiáng)調(diào)企業(yè)價(jià)值。這一點(diǎn)對(duì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)入遠(yuǎn)程工作模式至關(guān)重要。

（2）制定明確的行為規(guī)范。明確的行為規(guī)范對(duì)提高員工工作績(jī)效有不可估量的積極作用。

（3）制定詳細(xì)的遠(yuǎn)程溝通規(guī)范。包括：針對(duì)不同的工作，可以或禁止使用的通信手段（比如“不要用電子郵件討論敏感的人際關(guān)系問題”）；書面溝通的標(biāo)準(zhǔn)格式和規(guī)范（如“加底色或用粗體字，來突出電子郵件強(qiáng)調(diào)的行動(dòng)”）。

（4）制定明確的時(shí)間和計(jì)劃規(guī)范，使每位員工保持同步（如“應(yīng)努力在承諾的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量地完成任務(wù)。當(dāng)無法在承諾的期限或最后期限前完成任務(wù)時(shí)，需提前告知團(tuán)隊(duì)等”）。

實(shí)踐表明，有過遠(yuǎn)程工作經(jīng)驗(yàn)的員工，在虛擬工作環(huán)境中表現(xiàn)更好。企業(yè)高層可以依靠這些團(tuán)隊(duì)成員，制定有效的遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)?wèi)椪?，明確行為規(guī)范，樹立榜樣，從而帶動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)提升遠(yuǎn)程工作水準(zhǔn)。

信任你的員工，合理評(píng)估工作成果 遠(yuǎn)程工作中面臨缺乏面對(duì)面監(jiān)督的挑戰(zhàn)，管理者和自己的員工缺乏面對(duì)面的溝通和交流，管理者會(huì)擔(dān)心員工不努力工作，而員工則會(huì)抱怨沒有得到管理者足夠的支持和關(guān)注。

定期與團(tuán)隊(duì)成員核對(duì)工作進(jìn)展是管理者的工作。在一對(duì)一的交流過程中，典型問題包括：“你最近情況如何？面臨什么挑戰(zhàn)？我或團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)如何提供幫助？”通過每次交流和討論，管理者可獲得重新評(píng)估每個(gè)人的優(yōu)缺點(diǎn)的最新信息，也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)問題重新設(shè)定自己的角色和責(zé)任以幫助員工成功。

管理者必須信任自己的員工。雖然工作過程無法監(jiān)控，企業(yè)可以將注意力放在評(píng)估員工的工作成果上。隨著數(shù)字化水平的不斷提高，企業(yè)應(yīng)充分利用掌握的數(shù)字化手段和技術(shù)，獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，并通過多方對(duì)話，分享最佳實(shí)踐。

要相信員工會(huì)盡力完成分配的工作。哈佛大學(xué)商學(xué)院采戴爾·尼利（Tsedal Neeley）教授在今年3月16日在《哈佛商業(yè)評(píng)論》網(wǎng)站上發(fā)文指出，“遠(yuǎn)程工作不會(huì)帶來生產(chǎn)力的下降。目前的研究顯示，企業(yè)開展遠(yuǎn)程工作后，生產(chǎn)力可能維持現(xiàn)狀，甚至有所提高，因?yàn)橥ㄇ诤娃k公室的干擾都消失了。”

2020年5月初，來自包括Nationwide、Mondelez和Barclays在內(nèi)的多家美國公司的數(shù)據(jù)也顯示，在新冠肺炎疫情期間，企業(yè)生產(chǎn)力被證實(shí)并未因遠(yuǎn)程工作而下降。Barclays首席執(zhí)行官Jes Staley 表示，此次疫情驗(yàn)證了遠(yuǎn)程工作可以讓公司在削減成本的同時(shí)，保持生產(chǎn)力不受影響，這可能讓以往數(shù)千名員工擠在辦公室辦公的場(chǎng)景“成為過去（a thing of the past）”。

技術(shù)手段須匹配工作任務(wù) 首先，管理者應(yīng)該熟悉每位員工的辦公環(huán)境，提前備案各種數(shù)字化手段，幫助員工做好準(zhǔn)備，并持續(xù)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，確保遠(yuǎn)程工作不會(huì)因技術(shù)問題受到干擾。

另外，技術(shù)手段須匹配工作任務(wù)。例如，在處理談判等需要討論和分享不同想法的復(fù)雜任務(wù)時(shí)，應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)和視頻會(huì)議這些更具交互性的工具。處理敏感問題時(shí)，也應(yīng)選擇可以傳遞更豐富信息的媒體，避免通過簡(jiǎn)單的溝通工具（如電郵）來解決可能有爭(zhēng)議的人際關(guān)系問題（如討論員工犯錯(cuò)或沒有盡職事件等）。

重視情緒管理

克服遠(yuǎn)程工作帶來的孤獨(dú)感和倦怠感 因?yàn)閱适Я宿k公室環(huán)境中許多交流溝通的社交活動(dòng)機(jī)會(huì)，孤獨(dú)感是人們對(duì)遠(yuǎn)程工作最常見的抱怨之一。員工在家辦公易受到來自家庭各方面的干擾，精力無法集中，會(huì)普遍產(chǎn)生倦怠感。

密歇根大學(xué)羅斯商學(xué)院管理與組織學(xué)教授Susan Ashford的研究表明：孤獨(dú)感和倦怠感會(huì)讓員工產(chǎn)生額外壓力，導(dǎo)致員工更進(jìn)一步的負(fù)面情緒（比如煩惱、擔(dān)憂和負(fù)罪感），進(jìn)而讓員工更難專注和高效地工作。

當(dāng)受新冠肺炎疫情沖擊時(shí)，遠(yuǎn)程工作帶來的孤獨(dú)感和倦怠感表現(xiàn)得尤為突出，這很考驗(yàn)員工的專注力。今年5月1日，Qualtrics的首席執(zhí)行官兼聯(lián)合創(chuàng)始人Ryan Smith在《哈佛商業(yè)評(píng)論》網(wǎng)站上發(fā)文指出：“根據(jù)一項(xiàng)全球性的調(diào)查，自新冠肺炎爆發(fā)以來，有75%的員工說他們感到與社會(huì)更加隔絕，67%感受了更大的壓力，57%感到更加焦慮，53%的員工說他們?cè)谇榫w上更加筋疲力盡?！?/p>

為減輕由于遠(yuǎn)程工作產(chǎn)生的額外壓力和負(fù)面情緒，企業(yè)必須幫助員工做好心理準(zhǔn)備。

首先，企業(yè)可建立一個(gè)廣泛支持員工的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過虛擬方式盡量彌補(bǔ)員工喪失的面對(duì)面交流溝通的社交機(jī)會(huì)。其次，企業(yè)可以組織并利用各種（非正式和議程之外的）虛擬聚會(huì)、聊天和其他活動(dòng)（比如，舉辦視頻午餐會(huì)、視頻茶歇、網(wǎng)上健身和舞會(huì)）來加強(qiáng)人際關(guān)系，保持相互聯(lián)系，這將有助員工適應(yīng)新的工作環(huán)境。

企業(yè)各層級(jí)的管理者需要增強(qiáng)與員工的聯(lián)系和溝通，同情員工的煩惱，提供鼓勵(lì)和情感支持，讓員工感受到他們并不孤獨(dú)。各層級(jí)的管理者還應(yīng)深入了解員工的實(shí)際境況和困難，為遠(yuǎn)程工作安排和提供必要的幫助，確保員工按自己舒適的節(jié)奏高效工作。管理者對(duì)員工的關(guān)心，會(huì)讓員工感覺自己很重要，對(duì)公司有貢獻(xiàn)。

此外，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)員工制定正式的工作日程安排，要有儀式感，設(shè)好開始和結(jié)束的時(shí)間，保持正常的工作狀態(tài)，有條不紊地開展好每一天的工作。最后，確保每一位員工非常清楚公司和社會(huì)上可以提供幫助的心理健康和精神衛(wèi)生資源。

避免情緒影響員工健康和企業(yè)業(yè)績(jī) 為什么企業(yè)必須重視和加強(qiáng)情緒管理？

《MIT斯隆管理評(píng)論》2019年冬季刊發(fā)表了一篇對(duì)Sigal Barsade教授的采訪。Barsade教授現(xiàn)執(zhí)教于賓夕法尼亞大學(xué)沃頓商學(xué)院，在過去二十多年的時(shí)間里，一直從事組織行為方面的研究。她發(fā)現(xiàn)情緒不僅影響員工健康，還會(huì)影響員工敬業(yè)度，最終影響企業(yè)業(yè)績(jī)（生產(chǎn)力和盈利能力），并且這種影響發(fā)生在從企業(yè)高管到一線員工等所有人的身上。

目前，許多企業(yè)仍然沒有意識(shí)到管理員工情緒的重要性。針對(duì)這種現(xiàn)狀，Barsade教授強(qiáng)調(diào)：“員工的情緒不是噪聲——他們是數(shù)據(jù)?！逼髽I(yè)需要更系統(tǒng)地研究影響員工情緒的原因，并通過“情緒數(shù)據(jù)”洞察員工的動(dòng)機(jī)，尋找更具針對(duì)性的提高績(jī)效的方法。

由于遠(yuǎn)程工作往往更易產(chǎn)生負(fù)面情緒，當(dāng)企業(yè)進(jìn)入遠(yuǎn)程工作的狀態(tài)后，關(guān)注情感組織文化的一面變得尤為重要。

加強(qiáng)情緒管理，創(chuàng)建歸屬感 負(fù)面情緒會(huì)讓員工對(duì)組織的“歸屬感”降低，甚至?xí)屗麄儺a(chǎn)生離開公司的念頭。

創(chuàng)建歸屬感，企業(yè)最高管理層是關(guān)鍵。不要試圖回避員工的負(fù)面情緒，應(yīng)該承認(rèn)問題的存在，采取明智的方式回應(yīng)。這里我們給企業(yè)高管提出以下幾條建議：

（1）CEO要更多地露面，通過虛擬媒體，傾聽員工的焦慮和擔(dān)憂，及時(shí)通報(bào)公司的發(fā)展和所遇到的挑戰(zhàn)，讓員工感到自己的工作有意義，鼓勵(lì)員工帶著使命感和專注力迎接挑戰(zhàn)。

（2）領(lǐng)導(dǎo)者要幫助團(tuán)隊(duì)面對(duì)現(xiàn)實(shí)，建立韌性。同時(shí)還可以提醒員工，他們并非“孤軍奮戰(zhàn)”，當(dāng)遇到困難時(shí)，可以通過企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)尋求其他部門和團(tuán)隊(duì)的“遠(yuǎn)程”幫助。

（3）各部門領(lǐng)導(dǎo)也需要花精力，用員工接受的方式，和員工深入交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

（4）新的挑戰(zhàn)和困難可能會(huì)摧毀下屬的自信，領(lǐng)導(dǎo)者可以通過主動(dòng)表達(dá)對(duì)下屬的信任，鼓勵(lì)下屬自信。比如可以告訴下屬自己尊重他們的決定以及他們所做的工作，他們所犯的任何錯(cuò)誤都會(huì)促進(jìn)工作的改進(jìn)。

（5）很多“小事”，比如給員工寄送禮品（公司贈(zèng)品、書籍等），會(huì)給員工帶來驚喜，有助于提高員工歸屬感。

（6）在適當(dāng)條件下，幫助遠(yuǎn)程工作人員會(huì)面。

學(xué)會(huì)在虛擬世界中有效溝通

遠(yuǎn)程溝通面臨許多微妙的挑戰(zhàn) 由于缺少面對(duì)面的交流，管理層傳達(dá)給員工的信息可能不夠全面，溝通過程中容易產(chǎn)生誤解，重要的信息很容易被忽略。由于沒有肢體語言的幫助，容易產(chǎn)生溝通誤解。一封積極肯定的郵件，接收者可能認(rèn)為自己并沒有得到褒獎(jiǎng)。同樣，帶有建議性語氣的郵件，也許被員工解讀為是對(duì)自己的批評(píng)。雖然遠(yuǎn)程工作可能會(huì)減少流言蜚語以及拉幫結(jié)派帶來的沖突，但當(dāng)無法即時(shí)看到對(duì)方的反應(yīng)時(shí)，人們更容易說出一般當(dāng)面不會(huì)說的話，導(dǎo)致容易傳達(dá)負(fù)面情緒。

研究發(fā)現(xiàn)，身處異地的員工如果缺乏“相互了解”，往往會(huì)出現(xiàn)“信任危機(jī)”，溝通雙方都不太愿意相信對(duì)方。最后，因工作者所處的地理位置不同，失去聯(lián)系和步調(diào)不一致的風(fēng)險(xiǎn)增加。時(shí)差使得遠(yuǎn)程對(duì)話不一定能實(shí)時(shí)發(fā)生，延遲和其他干擾給溝通帶來困難，產(chǎn)生消極影響。

提高遠(yuǎn)程工作的溝通效率 領(lǐng)導(dǎo)力體現(xiàn)在每次互動(dòng)中都能實(shí)踐戰(zhàn)略溝通，包括全天會(huì)議、一個(gè)小時(shí)視頻、銷售電話、一對(duì)一簽到，甚至是電子郵件。虛擬世界中的溝通更需要具有戰(zhàn)略意義的計(jì)劃，因?yàn)檫h(yuǎn)程溝通無法像面對(duì)面交流時(shí)那樣充分展現(xiàn)人際關(guān)系或魅力。

這里我們匯總了2019年《MIT斯隆管理評(píng)論》冬季刊文章中推薦的幾個(gè)策略。

一是要明確表達(dá)意圖。為防止在溝通中造成誤解和偏見，領(lǐng)導(dǎo)者要確保非常清楚自己的意圖。在發(fā)送重要信息前，應(yīng)認(rèn)真檢查，確保使用了正確的語氣。盡量多用正面的詞語或使用表情符號(hào)來表達(dá)積極情緒，以減少可能的消極解讀。重要的信息要突出強(qiáng)調(diào)，在主題行注明“請(qǐng)回應(yīng)”，或者將郵件分批多次發(fā)送，而不是群發(fā)，以增加每封郵件的重要性。

二是要保持信息同步。為了讓團(tuán)隊(duì)成員保持信息同步，可建立“參與規(guī)則”：當(dāng)管理者為團(tuán)隊(duì)設(shè)定溝通的頻率、方式和理想時(shí)間時(shí)，遠(yuǎn)程工作就會(huì)變得更加高效。團(tuán)隊(duì)成員要保持定期溝通，避免長(zhǎng)期沉默。主動(dòng)分享工作地的情況，包括意外的緊急情況、時(shí)間需求和工作事項(xiàng)的優(yōu)先排序。對(duì)于重要信息，即使無法立即采取行動(dòng)，也要及時(shí)確認(rèn)。在得出結(jié)論之前，先弄清事實(shí)，以便更好地理解他人的行為或意圖。最后，管理者應(yīng)（適當(dāng)）關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通，以確保他們是根據(jù)需要共享信息。

三是要積極主動(dòng)、快速響應(yīng)。信任對(duì)團(tuán)隊(duì)的有效運(yùn)作至關(guān)重要。和傳統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)相比，分散的團(tuán)隊(duì)更難建立信任。為了幫助虛擬團(tuán)隊(duì)建立信任，領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵(lì)每個(gè)人在溝通中保持積極主動(dòng)，對(duì)隊(duì)友的請(qǐng)求做出快速響應(yīng)，花時(shí)間提供有益的反饋，主動(dòng)提出團(tuán)隊(duì)面臨問題的解決方案。

四是要建立支持員工非正式交流的網(wǎng)絡(luò)。鼓勵(lì)工作之外團(tuán)隊(duì)成員之間以及不同團(tuán)隊(duì)成員之間的交流，這將有助于團(tuán)結(jié)團(tuán)隊(duì)，也將有助于在虛擬團(tuán)隊(duì)中建立信任，提高溝通效率。

發(fā)揮好虛擬會(huì)議的作用 每次虛擬會(huì)議之前，請(qǐng)花點(diǎn)時(shí)間考慮一下會(huì)議目的、受眾和交流環(huán)境。做到明確會(huì)議目的和詳細(xì)的會(huì)議議程（包括計(jì)劃花在每個(gè)項(xiàng)目上的時(shí)間），從而提高員工參與度。

虛擬會(huì)議最好是使用視頻。因?yàn)橐曨l會(huì)議有助于個(gè)性化對(duì)話，建議每個(gè)人坐得離攝像頭近一些，讓大家可以看到彼此的面部表情和肢體語言，增加親密感和參與度，讓虛擬會(huì)議更有效。在會(huì)議之前，提前測(cè)試技術(shù)，確保參與者熟悉軟件功能。如需要，會(huì)前安排一兩次練習(xí)和彩排，也可以在會(huì)前準(zhǔn)備和分發(fā)電子材料。

虛擬會(huì)議的主要目標(biāo)是討論和對(duì)話。因此，會(huì)議開始時(shí)不要直接進(jìn)入項(xiàng)目議程，可先詢問大家遠(yuǎn)程工作狀況如何或當(dāng)?shù)赜惺裁葱侣?，然后進(jìn)入主題。會(huì)前應(yīng)事先提供背景資料，會(huì)議中以討論和對(duì)話為主，最大限度地提高大家的參與度，提高虛擬會(huì)議的效率。

虛擬會(huì)議的主持人很重要。虛擬討論通常比面對(duì)面討論更難管理，主持人需引導(dǎo)對(duì)話，讓其他參與者專注于內(nèi)容。主持人還可以使用投票系統(tǒng)來收集大家的觀點(diǎn)，確保所有的聲音都能被聽到。為避免參會(huì)者無意識(shí)地變成“觀察者”，建議會(huì)議期間點(diǎn)名發(fā)言，甚至在最終作決定之前讓所有參會(huì)人依次發(fā)言。帶有“舉手”發(fā)言功能的軟件對(duì)鼓勵(lì)與會(huì)者積極參與也有一定幫助。會(huì)后要收集反饋，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

在虛擬會(huì)議中收集和處理高質(zhì)量的反饋很有挑戰(zhàn)。企業(yè)可以使用各種數(shù)字工具實(shí)時(shí)收集與會(huì)者對(duì)改進(jìn)虛擬會(huì)議的反饋，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高虛擬會(huì)議的效率。

有效管理并幫助員工創(chuàng)造價(jià)值

培養(yǎng)遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)型文化 無論組織還是個(gè)人，學(xué)習(xí)是生存的基礎(chǔ)。

雖然許多企業(yè)都建立了某種員工學(xué)習(xí)虛擬平臺(tái)，但大多將重點(diǎn)放在培訓(xùn)員工目前工作所需的技能方面，而不是將其視為培養(yǎng)能夠幫助公司不斷顛覆自我和創(chuàng)新、適應(yīng)未來變化的業(yè)務(wù)骨干的機(jī)會(huì)，正如施耐德電氣公司副總裁兼領(lǐng)導(dǎo)學(xué)院院長(zhǎng)Peter Hope所說，“因?yàn)橐磺卸荚诓粩嘧兓?，我們必須不斷學(xué)習(xí)，但學(xué)習(xí)不僅僅是簡(jiǎn)單地告訴員工該做什么。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們不意識(shí)到這一點(diǎn)，企業(yè)很難有未來”。

打造富有彈性的團(tuán)隊(duì) 遠(yuǎn)程工作需要團(tuán)隊(duì)富有彈性。要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵是關(guān)注兩件事：人和視角。

首先，員工需要培養(yǎng)心理彈性。如何判斷團(tuán)隊(duì)是否有心理彈性？主要看三個(gè)因素：第一，對(duì)自己的能力是否高度自信；第二，是否有嚴(yán)格的日常工作安排；第三，是否有社會(huì)和家庭的支持。管理者可以建立一個(gè)“彈性清單儀表盤”，一對(duì)一地了解下屬情況。如果員工在三個(gè)彈性因素上得分都很高，表明適應(yīng)力強(qiáng)。

適應(yīng)力強(qiáng)的人樂于在力所能及的范圍內(nèi)采取行動(dòng)，但他們可能會(huì)因?yàn)樵谖C(jī)時(shí)刻“恐慌性地工作”而精疲力竭。管理者也需要采取措施保持員工的彈性，把他們的精力盡量集中在關(guān)鍵的工作任務(wù)上。

其次，企業(yè)要幫助團(tuán)隊(duì)擁有以下視角。

（1）面對(duì)現(xiàn)實(shí)。接受事物本來的樣子是建立彈性的關(guān)鍵。問問你的下屬，如果遠(yuǎn)程工作的時(shí)間超過預(yù)期，他們有什么計(jì)劃。幫助下屬進(jìn)行建設(shè)性的規(guī)劃，他們會(huì)更好地戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)。

（2）尋找學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。幫助你的下屬認(rèn)識(shí)到在危機(jī)期間可能特別有用的特殊才能或技能。例如，當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程工作時(shí)，團(tuán)隊(duì)中是否有一個(gè)特別擅長(zhǎng)處理分心問題的成員？你能否讓那個(gè)人給其他成員提供某種虛擬培訓(xùn)。當(dāng)每個(gè)成員看到自己的特殊技能能夠?yàn)閳F(tuán)隊(duì)的利益做出貢獻(xiàn)時(shí)，團(tuán)隊(duì)的信心和能力就會(huì)增強(qiáng)。

（3）任何挑戰(zhàn)都是打造彈性團(tuán)隊(duì)的機(jī)會(huì)。富有彈性的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)不斷提高在逆境中學(xué)習(xí)的能力，并將所學(xué)到的東西用來增強(qiáng)遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)的三個(gè)核心競(jìng)爭(zhēng)要素，即信心、自律的日程安排和相互支持。

管理者可以通過以下方式，為遠(yuǎn)程工作員工提供支持：

（1）建立結(jié)構(gòu)化的每日簽到。許多成功的遠(yuǎn)程管理者建立了與遠(yuǎn)程員工每日通話的制度。這可以是一對(duì)一電話，也可以是團(tuán)隊(duì)電話。重點(diǎn)是，這些電話的時(shí)間是有規(guī)律和可預(yù)測(cè)的，讓員工知道他們同你的交流一直是暢通和可以依賴的，他們的擔(dān)憂和問題將被傾聽。

（2）提供多種通信技術(shù)選項(xiàng)。提供多種通信技術(shù)選項(xiàng)（比如，Slack、Zoom、Microsoft），并建立技術(shù)支持小團(tuán)隊(duì)。在使用這些工具之前，請(qǐng)咨詢IT部門，以確保這些工具有適當(dāng)級(jí)別的數(shù)據(jù)安全性。

（3）建立“參與規(guī)則”。管理者為團(tuán)隊(duì)設(shè)定溝通的頻率、方式和理想時(shí)間，遠(yuǎn)程工作就會(huì)變得更加高效和令人滿意。管理者還要適當(dāng)?shù)仃P(guān)注團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通，確保他們根據(jù)需要共享信息。

（4）為虛擬社交提供機(jī)會(huì)。我們?cè)谖闹幸讯啻握劦剑摂M社交對(duì)遠(yuǎn)程工作的員工非常重要。建立虛擬社交最簡(jiǎn)單的方法是鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作之外的交流。例如，在遠(yuǎn)程會(huì)議開始的幾分鐘內(nèi)，只討論彼此的近況?；蛘呓M織虛擬披薩派對(duì)，在視頻會(huì)議或虛擬辦公室聚會(huì)，同時(shí)享用披薩。這些虛擬事件有助于減少孤立感，促進(jìn)歸屬感。

（5）提供鼓勵(lì)和情感支持。如上文“重視情緒管理”討論中提到的，遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的成員因不能面對(duì)面交流，很容易失去聯(lián)系。所以管理者需要給他們支持和鼓勵(lì)，承認(rèn)他們的壓力、傾聽他們的焦慮和擔(dān)憂，并對(duì)此表示同情。管理者的鼓勵(lì)和情感支持，有助于員工帶著使命感和專注力迎接挑戰(zhàn)。