陳日芳

【摘要】筆者在指導(dǎo)廣西各地收集整理第二次全國地名普查材料的過程中，發(fā)現(xiàn)存在資料收集不全或填寫不規(guī)范、立卷不正確、卷內(nèi)文件排序混亂等問題?，F(xiàn)將這些問題梳理出來，分析其產(chǎn)生的原因，并提出建議，供各地地名檔案工作者參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】地名普查檔案;問題;原因

筆者在指導(dǎo)全區(qū)各地地名普查材料歸檔的過程中，發(fā)現(xiàn)了一些共性問題?，F(xiàn)將這些問題歸納整理，分析其產(chǎn)生的原因，提出相應(yīng)的對策，供各地地名檔案工作者參考、借鑒。

一、存在的問題

第二次全國地名普查檔案有業(yè)務(wù)類、成果類、其他類，每一類均以“卷”為立檔單位，按照材料收集、案卷組織與排列、案卷編目、裝訂和裝盒、編寫案卷目錄這幾個步驟進(jìn)行。各地在按照這些步驟整理的過程中，均呈現(xiàn)不同程度的問題，現(xiàn)將問題整理如下：

（一）材料收集存在的問題。材料收集存在的問題主要有收集不全或不規(guī)范。1.業(yè)務(wù)類。業(yè)務(wù)類材料按照國家和自治區(qū)的要求應(yīng)收集定稿的地名登記表、同一地名的地名標(biāo)志登記表、同一地名的地名用字讀音審定申報表、同一地名的地名標(biāo)準(zhǔn)化處理表、同一地名的相關(guān)史料、考證材料、實地調(diào)查的記錄以及其他相關(guān)材料。其中同一地名的相關(guān)史料至少收集歷輪修改的地名登記表、實地調(diào)查記錄、地名命名更名文件、歷次普查成果、所參考的出版物5個小類。對應(yīng)上述應(yīng)收集的材料，各地存在的問題有：（1）漏收同一地名的地名標(biāo)志登記表或地名用字讀音審定申報表或地名標(biāo)準(zhǔn)化處理表，尤其是某個地名有2張及以上地名標(biāo)志登記表的情況。（2）漏收地名考證材料。具體表現(xiàn)為：①歷輪修改地名登記表收集不全。②有的地方僅有一次修改稿，甚至沒有，未能體現(xiàn)該地名在普查過程中資料補充和修訂的過程。③實地調(diào)查記錄大量缺失。④地名命名更名文件大量缺漏，有部分縣區(qū)沒有收集區(qū)劃調(diào)整的文件。⑤地名普查成果材料遺漏。漏收第一次全國地名普查成果（以下簡稱一普成果）、地名補查和更新成果（以下簡稱補更成果）、第二次全國地名普查試點成果（以下簡稱二普試點成果）。尤其是補更成果群眾自治組織類材料有兩份，多數(shù)地方只收入一份。⑥重要的出版物不收集或收集不全。如與這個地名有關(guān)地名志、地名詞典、縣志等材料未收集。已收集的出版物未收集版權(quán)頁。⑦地名有合并或分設(shè)的情況未注意收集其來歷、含義、歷史沿革發(fā)展演變的材料。如某鎮(zhèn)由A、B兩鄉(xiāng)于1990年合并，A、B兩鄉(xiāng)合并前的地名資料未作為考證材料收入。（3）材料收集不規(guī)范。①收集的材料與定稿的地名登記表資料來源項不對應(yīng)。收集的材料有一普成果、補更成果、區(qū)劃文件等，但定稿的地名登記表資料來源項未寫。反之，定稿資料來源項寫有一普成果、補更成果、縣志、地名志等材料，但收集的材料中未見。②材料有的未寫日期、有的未蓋章。③收集的出版物中，用送審稿材料替代公開出版材料。2.成果類。地名成果類材料應(yīng)收集地名目錄、地名成果表、地名標(biāo)志化處理統(tǒng)計表、地名標(biāo)志登記表、地名用字讀音審定申報表、地名普查成果圖、本級國家區(qū)劃地名數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。對應(yīng)上述材料，材料收集存在的問題有：（1）地名成果表漏收某一個大類或者是地名成果表中的大類中的某一個小類。（2）本級國家區(qū)劃地名數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)拷貝不全。（3）有的地名成果表、地名標(biāo)志登記表非最終版本。（4）有的地名讀音審定申報表未經(jīng)縣政府或上一級政府審核簽寫審定意見。（5）有的成果圖缺圖幅結(jié)合表。3.其他類。其他類應(yīng)收集地名調(diào)查目錄、普查工作圖以及其他材料（歷史地名材料、跨界自然地理實體材料等）。對應(yīng)上述材料，材料收集存在的問題有：（1）有的地方漏收地名調(diào)查目錄。有的地方地名調(diào)查目錄內(nèi)容較多，豎向打印內(nèi)容顯示不全。（2）有的地方歷史地名缺目錄。（3）有的地方跨界自然地理沒有摸底調(diào)查目錄或登記表。（4）有部分材料無形成日期，檔案管理人員未查明后考證其形成的時間就歸檔。

（二）案卷組織與排列存在的問題。業(yè)務(wù)類、成果類、其他類材料收集齊全后，地名檔案管理員應(yīng)對材料進(jìn)行組卷、排列。這個步驟存在的問題有：1.材料立卷不正確。（1）業(yè)務(wù)類材料不按“一名一檔”的要求來組卷，而是把同一時期同一類型的材料壘在一起組卷，如把某鄉(xiāng)鎮(zhèn)第一次修改的所有登記表會集組卷。（2）成果類不以縣區(qū)為單位，按地名目錄、地名成果表、地名標(biāo)志登記表、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理統(tǒng)計表、地名讀音審定申報表分別組卷，而是把每一張成果表按業(yè)務(wù)類“一名一檔”來組卷。有的地方地名標(biāo)志登記表、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理統(tǒng)計表、地名用字讀音審定申報表材料較少，并在一起組卷，未單獨成卷。（3）其他類材料有的沒有以縣區(qū)為單位，把同一問題的材料按照其形成的規(guī)律和特點組為一卷，而是以“件”來組卷，導(dǎo)致材料零散不成系統(tǒng)。2.材料排序混亂。（1）業(yè)務(wù)類材料排序混亂。具體而言有：①有的地名材料未分類，直接按照時間的先后順序排列，這使得時間間隔較長的同一類材料，一份排在前面、一份排在后面，不方便查考和利用。②地名標(biāo)志登記表或地名用字讀音審定申報表或地名標(biāo)準(zhǔn)化處理表不按文件要求的順序排列。③佐證材料與本次普查產(chǎn)生的最新材料混排。如有的地方先排過程材料（歷次修改地名登記表），再排這次普查產(chǎn)生的最新材料（地名標(biāo)志登記表/讀音審定申報表/標(biāo)準(zhǔn)化處理表），排列的順序反了。④定稿地名登記表與歷次修改的地名登記表登記時間相同，或定稿地名登記表登記（審核）時間比某次修改的地名登記表時間早，分不清哪一張地名登記表在前，哪一張地名登記表在后，造成排序混亂。⑤佐證材料不按材料分類的順序排列，或分類后或不按時間先后（地名代碼、材料編號）順序排列，排序無規(guī)律可循。文件的附件排在正文前面。出版物版權(quán)頁排在內(nèi)文后面。

（2）成果類材料排序混亂。具體表現(xiàn)在：①地名目錄地名類別的排序既不按《地名地理屬性類別代碼》表里的順序排列，也不按自治區(qū)文件上列出的12大類的順序排列。②同一類的地名不按地名代碼大小的先后順序排列。③地名成果表不按12大類（行政區(qū)域、非行政區(qū)域、群眾自治組織、居民點、交通運輸、水利、電力、通信設(shè)施、紀(jì)念地與旅游景點、建筑物、單位、海域、陸地地形、陸地水系）的順序排列。

（三）案卷編目存在的問題。案卷編目包括編頁號、填寫卷內(nèi)文件目錄、填寫卷內(nèi)備考表、填寫案卷封面。1.頁號編寫存在的問題。材料排序后，一個案卷內(nèi)所有材料都應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注頁碼，正面的標(biāo)注在右下角（右上角）或背面左下角（左上角）的空白位置，空白頁、卷內(nèi)目錄頁、備考表不編號。但有的地名檔案管理者不是按照頁面依次標(biāo)注頁碼，而是把材料以“件”為單位進(jìn)行標(biāo)注，此其一。其二，材料背面有內(nèi)容的頁面漏標(biāo)頁碼。其三材料頁面為無效內(nèi)容的未做相應(yīng)處理照常編頁碼。2.卷內(nèi)文件目錄填寫存在的問題。卷內(nèi)文件目錄有序號、責(zé)任者、文號、文件題名、日期、頁數(shù)、備注幾個項目，這幾個項目均存在不同的問題。（1）責(zé)任者未如實填寫或填寫不規(guī)范、錯誤。具體表現(xiàn)有：①地名登記表有的蓋地名普查辦公章，有的蓋村委會的公章，還有的蓋部門公章，責(zé)任者項不按登記表所蓋公章的機構(gòu)如實填寫，而是全部簡單填寫為“XX縣（市、區(qū)）第二次全國地名普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”。②有的材料或文件蓋有2個以上機構(gòu)公章的，檔案整理員不知如何填寫責(zé)任者項，直接空著不填。③一普、補更材料的責(zé)任者錯填。如某自治縣一普材料的責(zé)任者應(yīng)為“XX縣人民政府”，但當(dāng)?shù)匕船F(xiàn)在的政府名稱錯填為“XXX族自治縣人民政府”。又如XX區(qū)、XX縣級市一普時未設(shè)置，檔案管理員在未查明當(dāng)時的情況下，隨意以現(xiàn)在的名稱填寫。④出版物責(zé)任者應(yīng)為著者，卻錯填為出版社。（2）文號填寫不準(zhǔn)確。有的材料錯填文號;有的材料文號年度括注用六角符號或中括號，被簡單處理為方形括號。（3）文件題名不填或填寫不清楚。登記表、成果表文件題名漏填，或未填寫清楚是何地名的材料。單份材料的題名未能揭示內(nèi)容時未依據(jù)其內(nèi)容擬寫清楚。無文件題名的材料，題名項空缺，未自擬文件題名。（4）日期不填或填寫錯誤。部分材料未填寫登記日期或事件發(fā)生的時間，導(dǎo)致日期項空缺。部分登記表有登記日期、審核日期，檔案整理者不以審核日期為準(zhǔn)，錯填為登記日期。（5）頁數(shù)、備注填寫錯誤。頁數(shù)應(yīng)為每一件歸檔材料的起始頁號，如“1-4”“5-6”，錯填為每件材料的總頁數(shù)。歸檔的材料為復(fù)印件或有密級未在備注項說明，或密級不按最高密級填寫。3.卷內(nèi)備考表填寫存在的問題。卷內(nèi)備考表填寫不完整，表現(xiàn)為案卷內(nèi)有材料缺漏或材料有問題的未在備考表中說明。案卷無特殊情況也沒有做出相應(yīng)說明。案卷的整理人、檢查人不填或填寫錯誤。4.案卷封面填寫存在錯誤。案卷封面包括檔案編號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、密級、頁數(shù)、案卷號。（1）檔案編號填寫錯誤。成果類檔案編號錯填為業(yè)務(wù)類檔案編號，成果類檔案編號的子類別代碼錯填。如地名標(biāo)志登記表子類別代碼應(yīng)為“2DPCE”錯填為地名成果表的子類別代碼“2DPCC”。成果表檔案編號與其他成果類檔案編號混填。成果表地名類別代碼、總卷數(shù)填寫錯誤。（2）案卷題名填寫不清楚，分卷的未在案卷題名中注明。（3）卷內(nèi)文件起止日期填寫錯誤，這集中在材料較多的業(yè)務(wù)類、其他類的填寫上。（4）案卷號填寫錯誤。案卷號為該案卷在整個縣區(qū)檔案材料中的排列順序號，一般是該縣區(qū)所有檔案整理完成后再按照業(yè)務(wù)類、成果類、其他類材料的順序采用阿拉伯?dāng)?shù)字用鉛筆依次標(biāo)注。有的檔案整理者整理完一份案卷就直接編寫案卷號，導(dǎo)致案卷號混亂。（5）成果圖（工作圖）案卷封面填寫不夠規(guī)范。普查機構(gòu)名稱填寫不規(guī)范，體現(xiàn)在市轄區(qū)名稱未加上屬。漏寫或錯填比例尺、密級。1：50000的圖比例尺錯填為1：10000，1：50000的機密圖密級錯填為秘密。5.案卷封面、封底紙張存在的問題。案卷封面、封底應(yīng)用無酸紙打印，但有的地方為節(jié)約成本用白紙或一般牛皮紙來代替。

（四）裝訂、裝盒存在的問題。案卷按照封面、卷內(nèi)文件目錄或圖幅接合表、地名普查材料、卷內(nèi)備考表、封底的順序裝訂。由于地名普查檔案的保管期限為永久，因此裝訂方式為線裝。案卷放入檔案盒后應(yīng)填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。裝訂、裝盒存在的問題有：1.裝訂不符合要求。地名普查檔案保管期限為永久。裝訂方式應(yīng)為線裝，但有的地方不用線裝，用熱熔膠或訂書釘裝訂。有的在裝訂的時候存在倒頁、錯頁或壓字的情況。2.檔案盒封面、盒脊填寫不正確。檔案盒封面包括類別名稱、子類別名稱、普查機構(gòu)名稱、檔案編號、保管期限、密級，盒脊包括普查區(qū)名稱、類別名稱、子類別名稱、保管期限、檔案編號、盒號。檔案盒封面、盒脊填寫存在的問題有：（1）業(yè)務(wù)類子類別名稱錯填為檔案編號或案卷題名。（2）成果類子類別名稱空缺。（3）市轄區(qū)普查機構(gòu)名稱未加上屬。

（4）檔案編號不連號錯用“/”。（5）盒號隨意填寫。

（五）填寫案卷目錄存在的問題。案卷目錄是普查區(qū)所有檔案的總目錄。它包括案卷封面、目錄、備考表。案卷目錄填寫存在的問題：1.案卷封面填寫不規(guī)范。市轄區(qū)普查機構(gòu)未加上屬或缺漏普查機構(gòu)名稱。2.案卷目錄填寫不規(guī)范。案卷目錄有序號、檔案編號、案卷題名、年度、頁數(shù)、期限、備注等項目。填寫存在的問題有：（1）案卷不按業(yè)務(wù)類、成果類、其他類的順序填寫。（2）業(yè)務(wù)類案卷不按地名代碼大小的先后順序填寫。（3）業(yè)務(wù)類檔案編號不按照“一名一檔”來填寫，而是把多個案卷的檔案編號連寫。（4）案卷目錄的序號與案卷的卷號不對應(yīng)。

二、廣西第二次全國地名普查檔案收集整理存在問題的原因

當(dāng)前，廣西第二次全國地名普查檔案在歸檔的各個環(huán)節(jié)都呈現(xiàn)出不同的問題。這些問題是什么原因?qū)е碌?？只有找出問題的根源，我們才能對癥下藥，在下一階段采取有效的措施提高工作的效率和質(zhì)量。具體而言，有以下幾個方面的原因：

（一）責(zé)任意識薄弱。首先，各縣區(qū)未正確認(rèn)識到地名檔案的重要性。這表現(xiàn)在：二普開展過程中，部分普查人員沒有邊普查邊歸檔的意識，不注意積累和保管日常工作中的原始材料，導(dǎo)致較多的材料遺失或不知去向。如到村子實地走訪群眾形成的地名來歷、含義的手稿，這本該是地名最珍貴的第一手材料，但普查員把地名來歷、含義抄到《地名登記表》中后以為該手稿無用處了，便棄至垃圾桶中。又如地名普查中每一次形成的修改稿，有的普查員覺得它們留著占地方，便用碎紙機將它們碎掉或燒毀。其次，部分縣區(qū)存在應(yīng)付工作的思想。在地名普查前期的準(zhǔn)備工作中，國家要求搜集地名的各項資料，包括地名命名更名的文件、地名圖書、地名普查成果等等。有的地方嫌搜集資料麻煩，干脆不搜集或只搜集易找的，難找的直接不搜集，這直接導(dǎo)致檔案歸檔時缺漏地名命名、更名文件，普查成果等材料。再次，資料來源項是地名材料歸檔的重要依據(jù)，所列的材料在檔案整理時都應(yīng)收入。換句話說，如果資料來源項所列的材料多，那就意味著后期歸檔的材料多，工作量大。反之，列的材料少，那么后期歸檔的材料也少，工作量便小。因此，為了減少后期歸檔的工作量，有的地方打起小算盤，在資料來源項少列參考材料。另外，有的地方懶得一一核實資料來源，全部復(fù)制粘貼，填寫地一模一樣，這也導(dǎo)致收集的材料與資料來源項不對應(yīng)。以上種種均反映出部分地名普查員缺乏責(zé)任感、使命感，把工作任務(wù)當(dāng)兒戲，隨便應(yīng)付。針對這個問題，建議各地應(yīng)加強對檔案管理員的培訓(xùn)，提高對檔案工作重要作用的認(rèn)識，加強責(zé)任感、使命感，把地名普查檔案整理工作作為一項事業(yè)來做，盡量在這次地名普查工作中產(chǎn)生的具有保存價值的材料收集齊全、完整，為后人留下一筆寶貴的財富。同時，也為后期各地地名圖錄典志等地名成果的轉(zhuǎn)化提供基礎(chǔ)性材料。

（二）人員變動頻繁。地名檔案的收集整理工作是一項技術(shù)性、專業(yè)性較強的工作，它與前面的地名普查工作緊密相連。從工作的科學(xué)性、延續(xù)性而言，負(fù)責(zé)做地名普查工作的同志應(yīng)繼續(xù)把地名普查材料歸檔工作做完，或者是在離開之前把整個工作交接清楚給接班的人。然而，情況恰恰相反，很多地方未考慮工作的延續(xù)性問題，頻繁換人，一個月內(nèi)換了兩三個人，前面的那個人也沒有把工作具體情況和流程清楚交接給后邊接手的人，造成地名普查檔案歸檔工作混亂無序。另外，有的地方參與了地名檔案培訓(xùn)的人不做地名普查材料歸檔工作，做地名普查材料歸檔工作的人又沒有得到相應(yīng)的培訓(xùn)，這也造成了工作上的脫節(jié)。實際上，地名檔案工作不僅涉及檔案學(xué)的基本知識，還包括地名學(xué)的基礎(chǔ)知識、地名工作的一些經(jīng)驗。沒經(jīng)過地名普查檔案培訓(xùn)，也沒接觸過地名工作、地名普查的人，直接接手做地名檔案的收集、整理工作會一頭霧水，因為他不知道同一地名標(biāo)志登記表與地名標(biāo)志登記表有什么不同，地名類別、地名代碼等等又是什么東西。對于這種技術(shù)性較強的工作，建議各地盡量保持人員穩(wěn)定，在該項工作完成之前，盡量不頻繁更換人員。

（三）地名普查檔案人員工作多而雜。地名普查檔案一般由每個縣區(qū)民政部門區(qū)劃地名股股室的人員負(fù)責(zé)。大多數(shù)縣區(qū)區(qū)劃地名股股室只配備一個人，而且這個人還不單純負(fù)責(zé)區(qū)劃地名工作，還兼有其他股室或其他民政的業(yè)務(wù)工作，多則五六項，少則二三項，自己手頭上的業(yè)務(wù)工作尚且應(yīng)付不過來，哪里還有精力顧及地名檔案。這樣一來，有經(jīng)費的縣區(qū)直接全部外包給技術(shù)外包公司，當(dāng)?shù)孛墒业娜藛T樂當(dāng)甩手掌柜，既不對技術(shù)外包公司人員進(jìn)行培訓(xùn)，也不對案卷的質(zhì)量進(jìn)行檢查，任由技術(shù)外包公司自己去折騰，這也導(dǎo)致歸檔材料出現(xiàn)較多的問題。無經(jīng)費的縣區(qū)，面臨人少工作量大的困境，但又不能不做，地名股的人員只好盡力應(yīng)付，每個地名只收集那么一兩頁材料便歸檔，導(dǎo)致遺漏的材料較多。建議各地應(yīng)該測算好工作量，根據(jù)工作量合理配備人員和經(jīng)費。

（四）政策文件不熟悉。雖然國家和自治區(qū)都對地名檔案收集、整理、歸檔下達(dá)了相關(guān)文件，但各地對這兩個文件并沒有給予足夠的重視，沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)文件，收集、整理、歸檔全憑經(jīng)驗，概念不清楚、項目不會填既不去翻看文件、培訓(xùn)手冊，也不向做得好的同行請教，這直接導(dǎo)致地名材料立卷錯誤、排序混亂、項目填寫不正確等情況的發(fā)生。建議各地強化學(xué)習(xí)和交流。首先，強化對國家和自治區(qū)下發(fā)的辦法、細(xì)則、培訓(xùn)材料的學(xué)習(xí)，分清楚不同類別地名檔案的組卷方式、組卷材料和檔案編號的異同。各縣區(qū)之間加強聯(lián)系和交流，遇到不懂、不會的地方，應(yīng)多向同行或上級請教。為了方便后期各地的工作，筆者將不同類別地名檔案的組卷方式及案卷、檔案盒封面填寫項目做成表格（詳見表一、二、三）供大家學(xué)習(xí)、參考。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家檔案局.檔案室檔案的管理[M].北京：中國文史出版社，2015.

[2]李明華.歸檔文件整理規(guī)則解讀[M].北京：中國文史出版社，2016.

[3]樓淑君，鐘小安.檔案管理實務(wù)[M].重慶：重慶大學(xué)出版社，2014.