高曉明

【摘要】本文著重闡述了精細化檔案管理在檔案管理中的具體應用方向和途徑，并結(jié)合具體案例開展分析，希望能夠?qū)⒕毣瘷n案管理的優(yōu)勢在日常管理工作中發(fā)揮出來，提高各企業(yè)檔案管理工作效率，為日后此方面的工作提供合理參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;精細化管理;電子檔案;檔案歸檔

檔案記錄是企業(yè)重要的資源財富，因此在實際的管理工作中，人們應該不斷提高對此方面的重視，開創(chuàng)檔案管理新局面，將檔案管理精細化的理念和方法應用到日常檔案管理工作中，保障工作質(zhì)量，提高工作效率。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識不強。許多企業(yè)將檔案管理工作當成簡單的保管工作進行，沒有單獨的檔案管理部門;也有部分企業(yè)的檔案管理工作是由各部門獨立進行，且企業(yè)對此項工作未投入足夠的資金支持，導致精細化檔案管理進行不順利。

（二）檔案管理理念落后。許多企業(yè)檔案管理部門雖然進行了精細化管理改革，但實際工作理念還比較傳統(tǒng)，未進行升級，與改革后的檔案管理工作不相適應，拖慢了檔案管理精細化的改革進度。

（三）檔案管理制度不完善。在實際的企業(yè)檔案管理工作中，需要完善的工作制度，保障工作質(zhì)量和秩序，同時檔案資料的收集也需要標準模板保證檔案的規(guī)范性，方便日后歸檔，但目前許多企業(yè)還沒有完善的檔案管理制度，使實際的檔案管理精細化改革比較混亂。

（四）檔案管理人員自身專業(yè)能力不達標。當前企業(yè)管理步入了信息化時代，檔案管理精細化改革對計算機技術(shù)有較強依賴，因此企業(yè)對于檔案管理人員的專業(yè)技能也有了新要求——為滿足企業(yè)發(fā)展需求，檔案管理人員不僅要有超前的管理理念和科學工作方法，還應具備計算機使用能力。

（五）缺乏檔案管理監(jiān)督機制。目前大部分企業(yè)為節(jié)約人力成本未設(shè)立監(jiān)督部門，實際上這種做法不僅會使檔案管理工作效率下降，還會對企業(yè)未來發(fā)展造成不良影響，且檔案管理人員缺乏監(jiān)管也容易產(chǎn)生工作積極性不高的情況，影響企業(yè)整體經(jīng)營發(fā)展。

（六）檔案管理工作的細節(jié)不完善。許多企業(yè)的檔案由于審核不嚴謹比較容易出現(xiàn)資料字跡模糊的情況，且隨著時間推移檔案修復難度也會增加，影響企業(yè)決策的準確性。此外，在檔案歸檔時也有分類不夠細致的問題，在查找資料時，檔案管理人員需要投入大量精力尋找，且容易出現(xiàn)失誤，導致企業(yè)部分決策得不到應有的參考。

二、檔案精細化管理在檔案管理中的應用措施

（一）提高檔案管理意識。檔案是企業(yè)的重要資源和財富，在企業(yè)進行決策或進行項目計劃時都可以利用檔案資料中的信息參考，因此企業(yè)各級領(lǐng)導應加大對檔案管理工作的支持力度，提高相關(guān)部門工作人員的檔案管理意識，從實際情況出發(fā)做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展和決策提供強有力的保障。且檔案管理意識與相關(guān)工作相輔相成，是決定檔案管理精細化能否順利落實的關(guān)鍵，提高管理意識對檔案管理工作有重要推動作用，此外提高管理意識也能促使工作人員保持工作積極性，為企業(yè)運營提供更好的服務(wù)。為達到這些目的，企業(yè)領(lǐng)導可以加大力度提高對檔案管理工作的宣傳，且我國對相關(guān)工作有明確的法規(guī)，《檔案法》對該工作有保護和促進的作用，對檔案管理的許多工作細節(jié)都有明確標準，企業(yè)可以利用這種方便強化員工的檔案管理意識。如：某企業(yè)領(lǐng)導為提高企業(yè)整體檔案管理意識，召開了員工大會講解檔案管理工作的重要性，并在會上對《檔案法》中有關(guān)檔案精細化管理的部分進行了詳細分析。此外，還引導員工配合檔案管理部門工作，同時要求檔案管理部門積極與其他部門溝通，使企業(yè)整體對檔案管理工作的重視度提升起來。

（二）更新檔案管理理念。在檔案管理工作中，管理人員需要對該工作的重要性有深刻的認識，更新工作理念，實現(xiàn)傳統(tǒng)工作理念與新的工作理念的平穩(wěn)過渡。工作人員首先應對管理工作有正確的理解，并積極完善自身專業(yè)技能，企業(yè)也要為員工提供提升自己的機會，組織檔案管理人員學習精細化檔案管理的理念，用新觀念解決檔案管理工作轉(zhuǎn)化中存在的問題，結(jié)合實際情況將新的管理理念應用到工作中。由于企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容繁雜且涉及范圍較廣，不可避免地會出現(xiàn)工作質(zhì)量不高的情況，因此企業(yè)決策人員應將精細化檔案管理理念傳達給相關(guān)部門，引導其認識到新理念的優(yōu)勢，對舊理念進行求同存異的改良。如：某企業(yè)為適應時代發(fā)展，減輕檔案管理工作的難度，從改變工作人員管理觀念的方面著手，將精細化管理檔案的概念及方法傳達給管理人員，主要將側(cè)重點放在計算機管理概念的學習上，幫助檔案管理人員運用科技手段減輕工作量，同時提高企業(yè)整體信息化管理水平。

（三）健全檔案管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容是以檔案的儲存為主的，大部分企業(yè)沒有健全的檔案管理制度，員工多是依靠自己對于這項工作的理解和以往工作經(jīng)驗進行企業(yè)檔案管理工作，這樣的管理方式會造成檔案資料儲存混亂，查閱困難且容易產(chǎn)生關(guān)鍵資料丟失的情況。為改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)需要制定與實際經(jīng)營情況和發(fā)展目標相適應的檔案管理制度，將資料按照類型、時間等進行分類管理，針對重要檔案資料可以單獨管理，再安排檔案管理人員對不同的檔案進行管理保存，實行責任到人制，為不同類別的檔案設(shè)立專門負責人，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的精細化管理。此外還可以根據(jù)檔案管理制度制定出配合工作的檔案分類機制，對檔案資料的類型進行細分，將相同的資料和無價值檔案篩選出來集中管理，保障檔案管理工作效率，減少查找檔案的時間。如：某企業(yè)為將精細化檔案管理工作落到實處，針對精細化檔案管理內(nèi)容制定了相匹配的管理制度，將企業(yè)內(nèi)部資料檔案進行整合，將內(nèi)容相同的檔案資料重新整理，對于缺失的資料進行補充。整合工作完成后又構(gòu)建了檔案評估機制，將檔案按照對企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵程度進行劃分，再為各類檔案分配專門的負責人，實行責任到人制，不僅保障了企業(yè)檔案的準確性，也從資料管理層面提高了企業(yè)決策的科學性，有效保障了檔案精細化管理的工作效率和質(zhì)量。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才。我國大部分企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營信息化，檔案管理工作也不例外，基本完成了信息化改革。精細化檔案管理工作在實際應用過程中需要利用計算機技術(shù)輔助，因此這項工作對于管理人員的要求也發(fā)生了變化。在信息時代，企業(yè)檔案管理工作需要相關(guān)人員具備一定的計算機技能，不僅有助于精細化檔案管理工作的落實，也能提升檔案信息的準確性。企業(yè)為加快管理人員專業(yè)素質(zhì)提升，可以為員工提供學習機會，幫助檔案管理人員學習尖端計算機技能，并將能力應用到實際的檔案精細化管理中。經(jīng)過一段時間的適應，使檔案管理人員能夠熟練運用計算機技能應對工作中存在的各種困難，擁有獨立解決問題的能力?；蛘咂髽I(yè)也可以用專職培訓的方式對崗位上的檔案管理人員工作能力進行分析，針對管理人員不同的長處為其制定培訓計劃，促使每名檔案管理人員都能在實際的工作中將自身閃光點凸顯出來，提升企業(yè)的檔案管理效率，推動檔案管理精細化發(fā)展速度加快。如：某企業(yè)為提升整體檔案管理水平，增加了人才培養(yǎng)方面的投資，經(jīng)常組織檔案管理人員學習精細化管理方法，并且每半年進行一次職業(yè)技能測試，對員工工作能力變化有深入了解，每次測試后會配合人事變動，針對員工檔案管理能力的差異性分配與之相符的工作內(nèi)容，幫助其在實際工作中不斷提升自身精細化檔案管理水平，此外每月都組織員工開會討論檔案管理方法，主動對現(xiàn)有的工作內(nèi)容進行優(yōu)化升級。

（五）建立檔案監(jiān)督機制。為避免企業(yè)檔案管理精細化改革流于表面，企業(yè)應建立嚴格的監(jiān)督機制，幫助檔案管理精細化工作落到實處，使員工提高對這方面工作的重視程度。企業(yè)可以從檔案管理崗位職責出發(fā)，制定出科學、合理、公平的檔案管理工作監(jiān)督考核機制。我國對檔案管理工作監(jiān)督有明確的法律參考，即《檔案法》。企業(yè)可以通過《檔案法》制定出符合企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營情況的檔案管理監(jiān)督機制，賦予監(jiān)督部門指導、檢查等權(quán)利，將監(jiān)督工作貫穿整個企業(yè)檔案精細化管理中，督促檔案管理人員，保障檔案資料的完整性和準確性，為企業(yè)決策提供有效參考。如：某企業(yè)為加快完成檔案管理精細化改革，建立了檔案管理監(jiān)督部門，從檔案收集開始進行監(jiān)管，杜絕不實檔案，嚴格控制檔案準確性，同時將檔案使用權(quán)控制起來，規(guī)定與企業(yè)經(jīng)營密切相關(guān)的檔案不能隨意更改查閱，檔案管理人員進行日常工作需要使用員工號碼，進入檔案管理程序需要驗證碼，同時監(jiān)督部門每月更換一次驗證碼，有效保障了企業(yè)檔案資料的安全性和準確性。

（六）精細檔案管理細節(jié)。檔案管理精細化工作的細節(jié)可以從以下三方面進行具體闡述：首先是檔案管理流程精細化。企業(yè)檔案管理人員可以將工作內(nèi)容簡化，用更多的精力保障檔案管理工作的精確性?？梢詫⑺袡n案進行統(tǒng)一編碼，再將檔案進行分類，下發(fā)到各級檔案管理人員處進行二級編碼，不僅方便查找資料，也能避免檔案遺漏。同時檔案管理部門可以制定出一個檔案整理范本，要求各部門收集檔案資料時按照范本格式上傳，方便后續(xù)的檢查審核工作進行，此外，企業(yè)管理人員也應要求各部門及時將收集到的檔案資料上傳到檔案管理部門，提高管理工作效率。其次是檔案歸檔工作的精細化。在日常工作中，檔案管理人員應具備檔案管理意識，在歸檔前對檔案資料進行審核分類，確保所有檔案的完整性，減輕后續(xù)整體審核的工作量。最后是電子檔案的精細管理。目前大部分企業(yè)完成了檔案資料的數(shù)字化，因此電子檔案的精細化管理工作也要提上日程，管理人員借助計算機技術(shù)提高檔案管理的效率，利用計算機的大數(shù)據(jù)分析功能減少檔案資料的錯誤率，并利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢為企業(yè)其他部門提供便捷的檔案查詢服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是企業(yè)日常管理經(jīng)營中重要的一環(huán)，而精細化檔案管理可以提升工作效率，企業(yè)可以通過引進新理念、提高管理人員專業(yè)素質(zhì)、增強服務(wù)意識等多個方面的改變保障檔案管理工作質(zhì)量，減少檔案錯誤丟失的情況。

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