任艷李慧玲

【摘要】事業(yè)單位是我國的行政單位，在我國社會進步的過程中，各級行政單位起到了強勁的推動作用。在事業(yè)單位的行政過程中，會產生大量的數據信息，這些數據信息是今后工作開展的依據，所以，高效的文書檔案管理工作是提升單位行政效率的一種有效手段。在之前的事業(yè)單位中，由于認識上的缺失，文書檔案管理工作中存在許多的不足，嚴重影響了這項工作的效果，事業(yè)單位必須要迎合社會的發(fā)展趨勢，把信息技術與檔案管理工作相結合，形成新型的檔案管理模式。本文對信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化進行分析。

【關鍵詞】信息技術;事業(yè)單位;文書檔案管理

當前我國已經全面進入信息時代，信息技術已經在方方面面都得到了充分的應用，并且發(fā)揮出了良好的效果。對于事業(yè)單位來說，文書檔案管理工作是其中的重點工作，這項工作的重要性體現在了許多方面，如果這項工作出現問題，會直接影響到事業(yè)單位的工作效果，同時對事業(yè)單位的服務效率也會造成嚴重影響。在信息化背景下，事業(yè)單位要在文書檔案管理中引入信息技術，利用信息技術提升事業(yè)單位的服務效率，為社會進步提供更大的推動力。下文對此進行簡要的闡述。

一、事業(yè)單位文書檔案管理存在的不足

在事業(yè)單位中，單位的行政效率是最重要的一項工作指標，文書檔案管理工作在其中起到了很大的作用，但是在當前的文書檔案管理中還存在一些問題，這些問題主要體現在以下幾個方面：

（一）缺乏完善、科學的管理方式。管理工作的開展，必須要依托于一個完善的管理制度，對于事業(yè)單位的文書檔案管理來說也是一樣的道理。在當前的許多事業(yè)單位中，還在使用傳統(tǒng)的紙質媒介，來進行信息的記錄和存檔，把各種工作信息通過手抄的方式進行記錄，這種文書檔案管理的方式存在許多的弊端，各種信息在手抄的過程中，非常容易出現各種抄寫錯誤，而且這種抄寫的信息記錄方式，很容易因為字跡不清晰等問題，造成信息辨識度降低等問題，嚴重地降低文書檔案管理工作的開展效果，起到了非常消極的效果。另外，許多的事業(yè)單位在文書檔案管理的過程中，缺乏一個完善的管理制度，制度中存在許多的缺失，不能對文書檔案管理工作產生規(guī)范的作用，這種存在漏洞的制度，會給文書檔案管理工作帶來漏洞。有一些單位在文書檔案管理過程中，認識到了各種先進技術的重要性，并且注重工作與技術相結合，但是由于網絡安全管理工作的缺失，很容易造成信息的丟失，或者被他人違法竊取，這種情況會造成非常嚴重的后果，給事業(yè)單位的工作帶來很大的威脅。

（二）管理人員能力不足。在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，管理人員的能力在其中起到了非常重要的作用。隨著社會的進步，文書檔案管理工作也在不斷地發(fā)生變化，但是在當前階段，許多管理人員并沒有做出相應的改變，還是在沿用之前的管理方式對檔案進行管理，這種管理方式與當前的事業(yè)單位工作需要存在不相匹配的現象，會嚴重地降低單位的工作效果;在一些事業(yè)單位中，由于工作人員緊缺，事業(yè)單位對文書檔案管理工作沒有應有的重視，讓一些其他部門的人員來兼任文書檔案管理工作，給單位帶來了非常不良的影響，很容易出現各種工作上的失誤。文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，這種兼職的方式，很容易造成文書檔案管理中出現各種問題，對事業(yè)單位會產生非常不利的影響;當前許多事業(yè)單位缺乏文書檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書檔案管理工作必須要依靠信息技術人才才能實現，這種人才的缺失，給文書檔案管理工作的信息化帶來了很大的阻礙。

二、提升事業(yè)單位文書檔案管理效果的建議

（一）改觀傳統(tǒng)的觀念。在信息化背景下，事業(yè)單位必須要加強對信息技術的重視程度，積極地把文書檔案管理與信息技術相結合，形成信息化的文書檔案管理模式，提升事業(yè)單位的工作效率，充分地發(fā)揮出事業(yè)單位的職能作用，推動社會的進步。在我國的許多事業(yè)單位中，文書檔案都是以紙質媒介的方式存在的，這樣的情況給檔案的存儲工作帶來了許多的問題，隨著事業(yè)單位工作量的增加和時間的推移，信息的數量會逐漸地增加，往往要浪費大量的空間來完成檔案的存儲，對于事業(yè)單位的發(fā)展會造成非常不利的影響，如果檔案占據了大量的空間，會造成事業(yè)單位空間緊張的情況。而信息技術在事業(yè)單位文書檔案管理的應用有效地解決了這個問題，電子檔案是以數據信息的方式存在的，存儲起來非常的方便，只需要一個容量足夠大的移動硬盤就可以完成事業(yè)單位文書檔案的存儲工作，而且相比于傳統(tǒng)的檔案管理，這種信息存儲的方式速度更加的快捷，出錯的概率非常低，對空間的要求非常低，而且這種存儲的方式可以有效地避免檔案的損壞和丟失，在檔案存儲的過程中，可以進行備份，復制一份同樣的檔案信息，這樣即使移動硬盤丟失或者是損壞了，也不會對事業(yè)單位的工作造成嚴重的損失。事業(yè)單位必須要認識到信息化文書檔案管理模式的重要性，管理人員要積極引入信息技術，并且要對當前的文書檔案管理制度不斷地進行完善。增加在文書檔案管理中的資金投入，充分發(fā)揮出信息技術的重要作用，減少人工勞動力的投入，同時，提升文書檔案管理的效率和精準性，利用高效的文書檔案管理工作來提升事業(yè)單位的工作效率。

（二）加強信息人才的培養(yǎng)。文書檔案管理的信息化，需要專業(yè)的信息技術人才才能得以實現，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，要把信息技術人才的引入作為事業(yè)單位中的重點工作，通過人才隊伍的建設，實現文書檔案管理的信息化，提升檔案管理的效果。對于在崗的文書檔案管理人員，事業(yè)單位要加強對他們的培訓工作，通過培訓來提升他們的業(yè)務能力。同時，也要在培訓的過程中，加入大量的信息技術內容，提升他們的信息技術知識儲量;事業(yè)單位要加強人才的引入工作，通過事業(yè)招聘或者定向培養(yǎng)的方式，吸引更多的人才進入事業(yè)單位，打造一直具有高水準的管理隊伍，利用信息技術人才的專業(yè)能力，建立一個信息化的管理平臺，事業(yè)單位可以把各種檔案信息都發(fā)布到這個信息平臺中，這樣可以實現各個部門之間的信息共享，通過這樣的方式，人們在辦理相關業(yè)務的時候，可以在一個部門進行辦理，不需要為了驗證各種信息往返于多個部門之間，可以達到精簡事業(yè)單位工作程序的效果;信息技術人才還需要做好網絡安全防護工作，避免信息的泄露。通過高端人才的引入，來提升事業(yè)單位文書檔案管理的效果。

三、結束語

綜上所述，信息技術是當代影響力最大的技術，在社會進步過程中起到了非常大的推動作用。給許多行業(yè)都帶來了改變。在信息化背景下，作為我國重要的行政機構，事業(yè)單位的相關工作也要做出相應的改變。事業(yè)單位管理人員必須要對先進的技術給予高度的重視，加強信息技術的引入，實現信息技術與文書檔案管理相結合，實現信息化的文書檔案管理，提升管理的效果，為我國的社會進步作出積極的貢獻。

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