徐娜

【摘要】目前，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，對推動(dòng)產(chǎn)業(yè)升級、行業(yè)轉(zhuǎn)型以及促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。在信息化背景下，檔案管理的信息化建設(shè)不斷加快且已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。文章主要對事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)階段存在的問題進(jìn)行了分析，并探討了信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案管理;信息技術(shù)

檔案是人類在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的、形式多樣化的原始記錄，文書檔案是事業(yè)單位在日?；顒?dòng)中由通用文字轉(zhuǎn)化的檔案，包括報(bào)告、決定、指示等，較為復(fù)雜，文書檔案管理的難度較大。新時(shí)期，有效應(yīng)用信息技術(shù)來開展文書檔案管理，有利于提高文書檔案管理效率與質(zhì)量，這對于事業(yè)單位綜合實(shí)力的增強(qiáng)及持續(xù)健康發(fā)展有著重要的意義。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)階段存在的問題

（一）不夠重視信息化建設(shè)。就現(xiàn)階段來說，一些事業(yè)單位缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，其原因在于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)很多依然存在落后、陳舊的思想觀念，因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識，依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、人工管理的模式。也有一些事業(yè)單位在開展檔案工作的時(shí)候已經(jīng)應(yīng)用了一些信息手段，但是沒有積極、主動(dòng)地開展檔案信息化建設(shè)，只是抱著遵循時(shí)代發(fā)展潮流的想法，在技術(shù)投資、相關(guān)設(shè)施引進(jìn)等方面存在不足，信息化建設(shè)只是徒有虛表，沒有得到切實(shí)落實(shí)，無法為文書檔案管理提供有效的支持，導(dǎo)致文書檔案管理止足不前，不能得到創(chuàng)新發(fā)展。

（二）文書檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。信息化背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識，還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)也要熟練掌握計(jì)算機(jī)的一些基礎(chǔ)功能。但就現(xiàn)階段來說，事業(yè)單位中這種復(fù)合型人才相對缺乏，很多檔案員專業(yè)能力較差、綜合素質(zhì)較低，并非專業(yè)人員，或者是知識結(jié)構(gòu)落后、思想觀念落后、接受新事物的能力較差，只會(huì)按部就班、機(jī)械性地重復(fù)工作，不能對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，這就給文書檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新帶來了一定的阻礙。

（三）無法保障電子檔案的安全性。相比較于紙質(zhì)化檔案，電子檔案有著易存儲以及使用方便等諸多優(yōu)勢，但卻存在著信息容易泄露的缺點(diǎn)，這是影響檔案信息化建設(shè)的主要因素。目前在事業(yè)單位中，還存在著一些問題，導(dǎo)致電子檔案的安全性無法保證，如比較重視文書檔案的收集、文書檔案的歸檔，不夠重視保密工作，沒有應(yīng)用防火墻對電子檔案進(jìn)行有效保護(hù)等。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新文書檔案管理理念。信息化背景下，事業(yè)單位若想要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，首先要改變傳統(tǒng)思想觀念，正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，在單位年度計(jì)劃中納入檔案信息化建設(shè)，突顯領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視，提升全體人員對文書檔案管理及檔案信息化建設(shè)的重視。同時(shí)，針對檔案信息化建設(shè)，應(yīng)加大投資力度，對相關(guān)硬件、軟件設(shè)施進(jìn)行完備，積極引進(jìn)新型檔案管理系統(tǒng)，加大對文書檔案資料數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，為文書檔案管理工作提供良好的支持。

（二）有效應(yīng)用信息技術(shù)。信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理中，應(yīng)對信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)管理模式的優(yōu)化，即由以往紙質(zhì)檔案、人工管理的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)字化、自動(dòng)化管理模式，這種新型檔案管理模式有著明顯的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，有利于保護(hù)檔案的安全性與完整性。與傳統(tǒng)文書檔案管理模式相比，采取信息化管理模式可對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一記錄、管理，并可以借助相關(guān)軟件，將所有操作記錄保存下來，還可以對檔案資料進(jìn)行備份，從而可以保障檔案原始資料的安全性與完整性。其次，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。雖然檔案管理大多數(shù)工作內(nèi)容比較簡單，但檔案資源較多、信息量較大，采取人工管理模式的時(shí)候需要花費(fèi)大量的時(shí)間，且容易發(fā)生失誤。信息化背景下，檔案資料越來越復(fù)雜，單純依靠人工很難高效識別有價(jià)值的信息，而通過應(yīng)用信息技術(shù)，便可以將人員從復(fù)雜、繁瑣的勞作中解放出來，可有效降低檔案管理的人力成本，也有利于提高檔案管理工作的效率，還可以避免人為因素而導(dǎo)致的失誤。最后，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效利用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。在以前，事業(yè)單位的文書檔案僅供事業(yè)單位使用，同時(shí)紙質(zhì)檔案具有一定的局限性，檢索、查閱的手續(xù)繁瑣，導(dǎo)致檔案的利用率不高。信息化背景下，數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲起來，便于檢索、使用，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)也為檔案資源的共享提供了有效的平臺。

（三）健全文書檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位具有服務(wù)性、公益性的特征，文書檔案管理對事業(yè)單位的決策、發(fā)展方向等產(chǎn)生著重要的指導(dǎo)作用?；谶@樣，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，對文書檔案管理機(jī)制進(jìn)行建立與完善。首先，應(yīng)明確文書檔案管理的具體職責(zé)，完善責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到人，從而做到責(zé)任明確、權(quán)責(zé)分明，使事業(yè)單位內(nèi)部全體人員各司其職，并可以相互監(jiān)督、相互合作。其次，應(yīng)完善文書檔案收集制度、文書檔案歸檔制度、文書檔案保管制度、文書檔案借閱制度等文書檔案管理制度體系，實(shí)現(xiàn)對文書檔案資源的統(tǒng)一、規(guī)范化管理，使全體人員均能依章辦事，促進(jìn)文書檔案的收集、文書檔案的整理、文書檔案的歸檔、文書檔案的存儲、文書檔案的利用、文書檔案的服務(wù)等工作，均能有序完成。最后，建立健全文書檔案管理人員的監(jiān)督機(jī)制，對文書檔案管理人員的日常工作情況進(jìn)行監(jiān)督管控，并將其納入績效考核中去，完善激勵(lì)制度、獎(jiǎng)懲制度，從而有效調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的工作積極性，并以此來促進(jìn)文書檔案管理效率的提高。

（四）加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)。對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作來說，文書檔案管理人員專業(yè)能力的優(yōu)劣、綜合素質(zhì)的高低，對其產(chǎn)生著直接的影響。只有切實(shí)提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能更好地推動(dòng)文書檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)注意對文書檔案管理人員專業(yè)能力、綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。可以采取專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)歷教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，來提升文書檔案管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平，使其能夠做好本職工作。同時(shí)，也要開展信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，使文書檔案管理人員掌握信息化辦公設(shè)備，使其熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)。此外，文書檔案管理人員也要加大對相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，尤其是關(guān)于檔案信息公開、保密的相關(guān)規(guī)定，保障檔案信息的安全性。

（五）保障文書檔案的安全性與完整性。文書檔案對事業(yè)單位來說非常重要，事業(yè)單位應(yīng)注意做好對文書檔案的安全保障，加大投資力度，設(shè)置專業(yè)防火墻。電子檔案主要依賴于計(jì)算機(jī)，因此，事業(yè)單位應(yīng)做好對電子檔案存貯規(guī)格、運(yùn)行環(huán)境的管理，對文書檔案管理相關(guān)軟件及操作系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一電子文件的存儲載體、存儲格式，以便于文書檔案的存儲、管理。針對受損的文書檔案信息，也要做好修復(fù)處理，事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)電子信息存儲載體的修復(fù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)等修復(fù)技術(shù)，并要做好對文書檔案的備份，以確保文書檔案資料的安全性、完整性。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位目前存在不夠重視信息化建設(shè)、文書檔案管理人員不夠?qū)I(yè)、無法保障電子檔案的安全性等問題，給文書檔案整理工作帶來了一些不利影響。信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)通過創(chuàng)新文書檔案管理理念、有效應(yīng)用信息技術(shù)、健全文書檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)、保障文書檔案的安全性與完整性等方面，來對文書檔案整理工作進(jìn)行優(yōu)化。

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