萬淑君
摘? 要:本文在梳理高校人事檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程和分析大數(shù)據(jù)思維內(nèi)涵的基礎(chǔ)上,探討大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理對(duì)象和開發(fā)利用方式的發(fā)展方向。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)思維;人事檔案管理;管理對(duì)象;開發(fā)利用
Abstract: The essay will discuss the direction of the managed object and the development utilization mode of personnel Archives in colleges and universities in the era of big data.
Keywords: Big data thinking; Personnel Archives management; Management object; Development and utilization
1 引言
高校人事檔案管理者突破傳統(tǒng)的管理理念,積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),優(yōu)化管理對(duì)象,創(chuàng)新開發(fā)利用方式,深入挖掘高校人事檔案的潛在價(jià)值。
隨著高校組織人事部門和個(gè)人對(duì)人事檔案利用廣度和深度逐漸增加,高校人事檔案的利用逐漸由普通的查借閱發(fā)展為對(duì)檔案信息的檢索和利用,原有的管理方式在檔案利用、檔案信息管理等方面存在諸多不足之處。例如,高校人事檔案數(shù)據(jù)庫只包括一些簡單的個(gè)人信息查詢檢索、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出記錄、檔案目錄錄入打印、檔案轉(zhuǎn)遞通知單打印等日常管理功能,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案中蘊(yùn)含的海量信息的檢索和利用。
近年來,計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)取得突破性發(fā)展,為了更好地開發(fā)和利用人事檔案信息資源,防止檔案涂改造假,人事檔案數(shù)字化應(yīng)運(yùn)而生。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)管理,大大提高了檔案信息查詢檢索效率,為建立干部人事檔案信息化管理體系奠定基礎(chǔ)。
2 大數(shù)據(jù)思維
大數(shù)據(jù)是指“難以用常規(guī)的軟件工具在容許的時(shí)間內(nèi)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合”[1]。大數(shù)據(jù)不僅是一種資源,也是一種思維方法。
所謂大數(shù)據(jù)思維,就是在大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中,以大數(shù)據(jù)為視角分析問題、解決問題而形成的思維。[2]大數(shù)據(jù)思維主要包括整體性思維、時(shí)效性思維和預(yù)測(cè)性思維。整體性思維強(qiáng)調(diào)要分析與某事物相關(guān)的盡可能多的數(shù)據(jù);時(shí)效性思維即數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和分析等過程必須迅速及時(shí);預(yù)測(cè)性思維是在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘的基礎(chǔ)上,對(duì)事物發(fā)展趨勢(shì)、發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)、估計(jì)和判斷的一種思維過程。[3]
3 高校人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)深度融合
3.1 充實(shí)人事檔案內(nèi)容。整體性思維強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的量,如果人事檔案數(shù)據(jù)量不夠,即使運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行分析、挖掘,依然不足以消除不確定性。人事檔案內(nèi)容的豐富性和完備性是人事檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ),因此,必須從多維度多層面收集人事信息,保證人事檔案內(nèi)容充實(shí)完整。
現(xiàn)有高校人事檔案內(nèi)容存在片面、空泛、短缺、重復(fù)等問題,不足以完整地、全面地、系統(tǒng)地反映個(gè)人成長經(jīng)歷的全貌,應(yīng)該對(duì)人事檔案內(nèi)容和形式進(jìn)行創(chuàng)新。從時(shí)間跨度看,我國人事檔案是從初中或高中開始建立的,初高中之前的經(jīng)歷幾乎沒有任何記載,無法反映個(gè)人成長的全過程。專項(xiàng)審核過程中遇到最多的問題就是在人事檔案材料中關(guān)于年齡的記載不一致的情況下如何認(rèn)定出生日期,根據(jù)檔案中入團(tuán)志愿書等零星個(gè)人早期檔案材料無法全面地、客觀地分析和判斷年齡不一致的原因,為此,需要投入大量人力、財(cái)力到各地調(diào)查取證,造成資源浪費(fèi)。筆者認(rèn)為高校人事檔案應(yīng)該全面系統(tǒng)地反映高校教職工個(gè)人從出生到終身的全過程。只有把檔案材料收集完備,才能根據(jù)檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性分析判斷檔案內(nèi)容的真實(shí)性和合理性。
從形式上看,現(xiàn)有檔案內(nèi)容存在“千人一面、千篇一律”的問題,究其原因是檔案材料格式單一化,致使檔案內(nèi)容和形式同質(zhì)化。建議高校各職能部門在制發(fā)各種檔案材料的時(shí)候,充分考慮不同部門、不同崗位的特點(diǎn),設(shè)計(jì)符合時(shí)代發(fā)展要求、內(nèi)容新穎、形式多樣的檔案材料。例如高校專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表可以根據(jù)不同系列職稱評(píng)審的不同要求,設(shè)計(jì)不同形式的專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表,充分體現(xiàn)各系列的不同特點(diǎn)和各系列之間的區(qū)別。建議高校人事檔案中增加體現(xiàn)高校教職工獨(dú)特性的檔案材料,如反映個(gè)人教學(xué)風(fēng)格、管理風(fēng)格、職業(yè)興趣、職業(yè)信用記錄等方面的檔案材料。從系統(tǒng)性看,現(xiàn)有檔案內(nèi)容“重結(jié)果輕過程”,如學(xué)歷學(xué)位材料,只歸檔入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)表和畢業(yè)證學(xué)位證復(fù)印件,這些材料不能系統(tǒng)地反映學(xué)習(xí)成長過程,像答辯材料、論文評(píng)閱材料等過程性材料蘊(yùn)含著大量有價(jià)值的信息,因此,一定要重視過程性材料的收集與歸檔,保證檔案材料的連續(xù)性和系統(tǒng)性,充分體現(xiàn)人事檔案的全面性和權(quán)威性。
3.2 優(yōu)化人事檔案載體。大數(shù)據(jù)時(shí)代,效率就是價(jià)值。高校人事檔案管理工作效率低的最主要原因就是現(xiàn)有高校人事檔案載體依然是紙質(zhì)檔案,雖然紙質(zhì)檔案在很長的一個(gè)時(shí)期對(duì)人事檔案的管理、安全、保密等方面都顯示出不可替代的作用,但隨著信息技術(shù)的發(fā)展,紙質(zhì)檔案的缺陷也越來越多地暴露出來:占用極大的存儲(chǔ)空間、易破損、管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、檢索查詢效率低,等等。
大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校人事檔案管理工作唯有突破紙質(zhì)檔案的局限,才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和及時(shí)處理。隨著我國電子文件管理的規(guī)范化,以及文書檔案電子化的成功實(shí)踐,電子檔案必將成為高校人事檔案載體的發(fā)展方向。電子人事檔案,即人事檔案采用電子文件形式。電子檔案比紙質(zhì)檔案更具優(yōu)勢(shì):不占空間、不易破損,不受紙張的約束,存儲(chǔ)的人事檔案信息可以更加全面、翔實(shí),在查詢、檢索等方面更加方便快捷。除了電子檔案,音頻、視頻等也可以成為人事檔案的載體。將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化,同時(shí)將新產(chǎn)生的檔案材料電子化,最終實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、查詢檢索自動(dòng)化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,為深入開發(fā)高校人事檔案資源奠定基礎(chǔ)。
3.3 創(chuàng)新人事檔案開發(fā)利用方式。傳統(tǒng)高校人事檔案工作“重管理輕開發(fā)”,造成高校人事檔案的價(jià)值大打折扣。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不但為高校人事檔案開發(fā)利用提供了技術(shù)保障,還為高校人事檔案工作帶來了全新的開發(fā)利用方式。預(yù)測(cè)性思維不再刻意探求因果關(guān)系,轉(zhuǎn)而重視總結(jié)規(guī)律。大數(shù)據(jù)的核心價(jià)值在于預(yù)測(cè),即通過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘,揭示數(shù)據(jù)背后的規(guī)律,預(yù)測(cè)事物的發(fā)展趨勢(shì),為管理決策提供精準(zhǔn)服務(wù)。這正與高校開發(fā)利用人事檔案資源的目標(biāo)不謀而合。
高校人事檔案管理者運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)要分階段進(jìn)行。首先,要將現(xiàn)有的數(shù)字檔案和電子檔案數(shù)據(jù)化,即將數(shù)字信息結(jié)構(gòu)化、顆?;?,形成標(biāo)準(zhǔn)、通用、適合數(shù)據(jù)挖掘的數(shù)據(jù)對(duì)象。[4]只有經(jīng)過數(shù)據(jù)化的數(shù)字信息才能被計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備識(shí)別和處理,數(shù)據(jù)化是大數(shù)據(jù)分析挖掘的基礎(chǔ)。其次,根據(jù)各高校組織人事部門的工作特點(diǎn)和實(shí)際需求,以解決問題為導(dǎo)向,有針對(duì)性地圍繞各個(gè)主題,從紛繁復(fù)雜的人事檔案數(shù)據(jù)中提煉有價(jià)值的信息和知識(shí),查找數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性,為構(gòu)建高校組織人力資源大數(shù)據(jù)平臺(tái)奠定良好的基礎(chǔ)。
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(作者單位:南開大學(xué)人事處檔案室 來稿日期:2020-04-20)