電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

【摘要】本文主要針對電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用展開深入研究，結(jié)合了電子檔案使用途徑和優(yōu)勢以及缺點(diǎn)，闡述了電子檔案管理的意義，如滿足使用者多樣化需求、節(jié)省了人力和物力、提高電子檔案管理服務(wù)質(zhì)量，然后又提出了幾點(diǎn)切實可行的應(yīng)用策略，如加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全性、完善相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范相關(guān)操作流程、不斷優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能、提高檔案工作人員綜合素質(zhì)、確保電子檔案的壽命，通過了以上幾點(diǎn)應(yīng)用策略，充分發(fā)揮出電子檔案管理應(yīng)用價值，也給高校檔案工作人員帶來了方便。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;高校檔案管理;應(yīng)用

在當(dāng)今社會，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和提高，計算機(jī)技術(shù)在社會生產(chǎn)各個領(lǐng)域中以及個體經(jīng)營管理中得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是高職院校的檔案管理在應(yīng)用電子檔案時。與此同時，高職院校的檔案管理工作，進(jìn)行電子檔案管理也給工作人員帶來了方便和快捷，但也給檔案管理成本增加了一定的難度?；诖耍呗氃盒＿€要不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)。

一、電子檔案使用途徑

將電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，比較方便快捷，而且還能查準(zhǔn)和查全，這點(diǎn)是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比較的。但是，為了更好地利用電子檔案，必須要充分利用信息技術(shù)，因為運(yùn)用相關(guān)管理軟件，將其優(yōu)越性充分展現(xiàn)出來。進(jìn)而，提出了幾點(diǎn)電子檔案利用途徑。

（一）對電子檔案的直接利用

直接利用電子檔案主要指的是利用檔案檢索部門計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)授權(quán)，進(jìn)而直接查詢檔案功能，促使多為用戶能夠同時調(diào)取一份檔案。

（二）提供復(fù)制

電子檔案使用主要途徑之一就是可復(fù)制，這對于使用者來說，提供原始的狀態(tài)，充分體現(xiàn)出權(quán)威性。在為使用者提供電子檔案時，相關(guān)的檔案部門要把電子文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)文檔轉(zhuǎn)換格式，使用者通過軟件平臺就能夠顯示出來。

（三）通信傳輸

通信傳輸其實就是網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，還能夠促進(jìn)檔案資源之間互相交流，為相關(guān)的查檔單位提供相關(guān)的檔案資料。這一點(diǎn)通過互聯(lián)網(wǎng)就可以實現(xiàn)。這對于用戶因為地域性問題不能夠及時到達(dá)所在地問題能夠快捷的解決，基于此，在電子檔案使用中，通信傳輸是最重要的方式。

二、電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)

近年來，我國高校教育發(fā)展趨勢比較迅猛，大幅度的提升高校的數(shù)量和學(xué)生規(guī)模，教職員工人數(shù)態(tài)勢也不斷的穩(wěn)定持續(xù)增長。高校對檔案每年都要變動和更新，這對于檔案管理工作人員來說，工作壓力比較大。高校電子檔案主要記錄學(xué)生教育歷史和教育教學(xué)活動的記錄。但從高校電子檔案工作的角度上來看，雖然出現(xiàn)了電子檔案，給工作人員帶來了工作上的方便，但是電子檔案還有著一定的缺點(diǎn)。

（一）電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)

在以往傳統(tǒng)的檔案管理中，通常情況下，都是由人工完成的，但是電子檔案主要通過的是計算機(jī)技術(shù)來完成的?；诖?，在使用計算機(jī)前期，必須要配備外圍的輸入輸出設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，在前提下，要對檔案管理人員定期計算機(jī)操作上的培訓(xùn)，相對來說，培訓(xùn)的費(fèi)用要比傳統(tǒng)檔案管理費(fèi)用要多。除此之外，電子文件載體中的光盤和硬盤物理壽命短，為了避免電子檔案文件無法訪問，在維護(hù)技術(shù)和載體時，還需要投入人力和財力。其次，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有著開放性的特點(diǎn)，避免不了出現(xiàn)病毒和黑客，這對電子文件來說會造成一定的威脅，通常情況下，電子檔案小體積、大容量，如果損毀，后果可想而知。

（二）電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢

對于高校的檔案管理來說，主要涉及的檔案材料有人事管理、學(xué)生注冊、教學(xué)、科研和財務(wù)結(jié)算，通常情況下，運(yùn)用以往傳統(tǒng)的方法在建立管理檔案過程中，工作量大，操作步驟十分復(fù)雜，但電子檔案可以解決這些問題。在實際操作過程中有著一定的優(yōu)勢。

首先，在某種程度上來看，緩解檔案工作人員的工作壓力，如在進(jìn)行檔案查找過程中，可以搜索文件分類號對自己所需要的文件和附件可以找出，這不僅節(jié)省了人力、物力，還節(jié)省了時間，也緩解檔案工作人員的壓力。其次，歸檔的速度比較高效快捷。充分的利用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，對電子檔案資源能夠?qū)崟r共享，準(zhǔn)確度非常高;其實電子文件是通過各種媒體信息所集成的，直觀的效果有圖文和聲像等。再次，也促使檔案管理人員不斷提高自身的綜合素質(zhì)。在推行電子檔案過程中，不僅能夠提高檔案管理工作人員計算機(jī)操作水平，對檔案工作人員也提出了一定要求，要求要有廣博的知識，還要不定期去更新這些知識，才能更好地適應(yīng)整個專業(yè)。但高校檔案工作人員要切忌，對于高校來說，檔案工作起到服務(wù)性和輔助性的作用，對自身的專業(yè)能力還要不斷提高，進(jìn)而確保檔案工作的整體水平。

三、電子檔案管理的意義

電子檔案管理促進(jìn)高校檔案管理人員改變以往傳統(tǒng)的管理理念，樹立現(xiàn)代化管理理念，確保檔案管理工作的順利展開。

（一）滿足使用者多樣化需求

隨著社會的不斷發(fā)展，也越來越多的使用者對檔案使用提出了更高的要求，以往紙質(zhì)的文字材料已經(jīng)不能夠滿足使用者的要求，而且傳統(tǒng)檔案不能夠滿足視頻圖像等影音資料。而電子檔案可以實現(xiàn)，而且還有多樣化的信息保存方式，滿足使用者多樣化需求最主要的解決方案。隨著社會發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象也隨之發(fā)生了變化，為了對電子檔案能夠更好地管理，結(jié)合動態(tài)的需求，不斷更新提出最有效的解決方案。

（二）節(jié)省了人力和物力

從檔案工作的角度上來看，有著一定的特殊性，如果仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅僅浪費(fèi)大量的人力和物力，而且很容易發(fā)生損壞的風(fēng)險。進(jìn)而，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，對于檔案的管理工作來說帶來了方便和快捷，這也是信息利用最快速的途徑，緩解管理人員的工作壓力。與此同時，也能夠提高歸檔的質(zhì)量和檢索的速度。在電子檔案管理工作過程中，主要是從以往立卷歸檔轉(zhuǎn)換成按件整理歸檔，進(jìn)而也提高了檔案管理工作效果。

（三）提高電子檔案管理服務(wù)質(zhì)量

對于檔案管理工作來說，主要的工作目的就是能夠提供使用者有效的服務(wù)，電子檔案能夠?qū)嵨锊牧闲畔⒒?，通過計算機(jī)存儲介質(zhì)能夠集中大量原始檔案。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這對于用戶進(jìn)行信息的篩選和查詢來說，提供了方便。有效的對電子檔案管理，能夠更好地服務(wù)用戶。及時學(xué)習(xí)新技術(shù)和不斷拓展知識面，不斷提高電子檔案管理水平，促使檔案管理工作與社會效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到極致。

四、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全性

首先，確保存儲設(shè)備的安全，要專機(jī)專用，不定期的更新升級軟硬件，維護(hù)和管理相關(guān)設(shè)備，確保存儲設(shè)備處于良好的狀態(tài);對所要存檔的文件要不定期的更新和備份，避免在意外情況下文件的丟失?？赏ㄟ^網(wǎng)絡(luò)防火墻和身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防。注重電子檔案在存儲時安全性，確保電子檔案的安全性和保密性，防止電子文件被其他用戶修改掉，還要對管理手段不斷優(yōu)化，不斷提高檔案安全保護(hù)水平。

（二）完善相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范相關(guān)操作流程

為了使高校檔案信息化的人事有所提高，必須要高度重視相關(guān)工作人員安全操作和職業(yè)道德，做好相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的管理水平和職業(yè)素質(zhì)，能夠更好地了解檔案管理工作的相關(guān)要求，對電子檔案應(yīng)用能夠熟練操作，并掌握其中的技巧，能夠更好地對計算機(jī)進(jìn)行管理，進(jìn)而提高電子檔案管理水平。其次，在開展電子檔案管理過程中，還要不斷完善相關(guān)制度，可以從高校的實際情況入手。

（三）不斷優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能

高校檔案管理工作人員要盡可能去挖掘館藏資源，尤其是加工好、處理等環(huán)節(jié)一定要高度重視，之后再充分利用現(xiàn)代技術(shù)，如多媒體技術(shù)和信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)，以快速、方便個性化服務(wù)為導(dǎo)向，促使電子資源能夠在安全基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源共享。其次，對于電子文件信息來說，通過ZIP與其進(jìn)行保存，在保存方法上也可運(yùn)用光盤，之后在機(jī)上就可以進(jìn)行相關(guān)操作，檔案工作人員要以人為本的服務(wù)準(zhǔn)則去服務(wù)相關(guān)用戶。其次，也可建立相關(guān)的服務(wù)體系，如在線服務(wù)體系在當(dāng)今社會得到了廣泛的應(yīng)用，用戶在線就可咨詢相關(guān)的電子檔案。

（四）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

在當(dāng)今社會，隨著現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，也推進(jìn)檔案信息進(jìn)程不斷地進(jìn)步，進(jìn)而這對檔案工作人員也提出了更高的要求，在對電子檔案實際操作中，還比較隨意，為了防止操作上的失誤，相關(guān)的檔案工作人員要具有風(fēng)險防范意識，不斷提高自己的職業(yè)水平和素質(zhì)水平，加強(qiáng)自身的保密意識，還要定期管理密碼、口令、機(jī)房等相關(guān)軟件，以及維護(hù)相關(guān)數(shù)據(jù)庫的相關(guān)管理工作，還要對現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識要熟練掌握，建立檔案知識體系，進(jìn)而符合新時代檔案工作需要。

五、結(jié)束語

總而言之，在信息化時代背景下，高校的檔案信息管理運(yùn)用信息技術(shù)，尤其是對數(shù)據(jù)量比較大、遠(yuǎn)程需求高的檔案管理來說起著重要的作用。以往傳統(tǒng)的檔案管理操作方式不能夠滿足高校發(fā)展需求，進(jìn)而要高度重視信息化管理，并建設(shè)網(wǎng)路資源化，充分利用信息技術(shù)，將高校檔案管理健全性和高效性體現(xiàn)出來，進(jìn)而也促進(jìn)高校日后更好地發(fā)展。

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作者簡介：

駱建（1974-），女，漢族，湖南醴陵人，本科，湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院綜合檔案室，研究方向：檔案管理。