劉曉欣

摘 要：伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新時期計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。在事業(yè)單位檔案管理工作中加強計算機信息技術(shù)的應(yīng)用具有重要的積極意義。本文將進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;優(yōu)勢;方法

一、前言

在當前時代，檔案管理工作作為事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，對于助力事業(yè)單位綜合發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。因此，合理發(fā)揮檔案資源的重要作用，能為事業(yè)單位管理決策的制定提供有效的支持。當今時代，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展需求，因此需要將信息技術(shù)的應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理進行有效結(jié)合，進而推進檔案信息化建設(shè)，使事業(yè)單位檔案管理能符合當前時代的發(fā)展需求，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供推動力。

二、信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢

（一）檔案更方便儲存

事業(yè)單位的檔案管理從傳統(tǒng)的人工管理，過渡到如今的信息化管理，檔案管理更加方便快捷。信息化建設(shè)使事業(yè)單位檔案載體發(fā)生了改變，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案過渡到了如今的電子檔案，使檔案進入了全新的階段。當前情況下的檔案管理模式對比傳統(tǒng)的檔案管理模式，儲存更為方便，而且不會因為外在因素造成檔案的損壞或者丟失，傳統(tǒng)的檔案管理需占據(jù)大量的空間，而電子檔案則不需要占用較多的空間，可利用數(shù)據(jù)云進行檔案管理，進而使檔案更方便儲存，檔案保管方面更有優(yōu)勢。

（二）檔案更方便利用

比較傳統(tǒng)的檔案利用方式，紙質(zhì)檔案利用手續(xù)相對復(fù)雜，且查詢相對麻煩，檔案不集中，難以對檔案進行詳細劃分，因此在檔案利用時，很難第一時間找到需要利用的全部檔案，紙質(zhì)檔案信息存在不精確的問題，難以一次充分發(fā)揮其真正的價值。而信息化檔案管理可以對檔案進行詳細劃分，信息精確、分類完整，查詢十分方便，在利用時只需在檔案庫中通過搜索關(guān)鍵詞就可以調(diào)取檔案，獲得檔案中需要的全部信息，使提取利用流程更為方便，解決了傳統(tǒng)檔案利用中的不足。

三、新形勢下提升檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）重視檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度

事業(yè)單位檔案管理的有效性更多的在于領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，為改變當前領(lǐng)導(dǎo)干部不重視的現(xiàn)象，在新形勢下，我們必須要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容來進行，特別是全面提升事業(yè)檔案管理內(nèi)容的保密性問題。在檔案室內(nèi)選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進的信息化設(shè)備，比如，計算機、掃描儀等，配置專業(yè)人員負責管理工作，做好登記工作，禁止外人的進入，同時定期加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，促使檔案管理人員責任意識和專業(yè)能力提升。

（二）重視信息化人才培養(yǎng)，構(gòu)建復(fù)合型的團隊

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求管理人員必須要具備檔案管理知識和服務(wù)等方面的知識，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設(shè)有序開展?；诖?，事業(yè)單位一定要加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業(yè)人才，全面提升檔案管理隊伍專業(yè)水平?，F(xiàn)階段，有部分檔案管理人員對計算機和其他檔案管理設(shè)備的應(yīng)用不夠熟練，因此，事業(yè)單位必須要重點加強檔案管理人員計算機操作技能方面的培訓(xùn)，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當前，我們正處在信息化時代，檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)保護管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息共享和全面利用方向。我們要想進一步發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的作用和效率，則需要立足于實際，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時，一定要嚴格國家所制定的著錄原則、文字標識、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實現(xiàn)著錄的統(tǒng)一，則在后續(xù)的檔案檢索過程極易出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)準確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數(shù)據(jù)進行歸檔處理時，還必須要使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫軟件和硬件，同時還必須要對紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一歸檔，從而更好地為事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，整合檔案信息資源

在新形勢下，要想全面推動檔案信息化建設(shè)，最關(guān)鍵的就是要進一步完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，內(nèi)部構(gòu)建一支數(shù)字化檔案管理部門，在數(shù)字化，信息化檔案管理建設(shè)過中，配置專業(yè)檔案管理人員，進一步豐富檔案資源，充分利用各種先進檢索工具，全面提升事業(yè)檔案資源的利用率，促使檔案信息化水平全面提升。另外，事業(yè)單位檔案管理部門，還必須要立足于實際，選擇科學(xué)合理的方式來管理電子檔案。與此同時，事業(yè)單位還要投入大量的人力物力，進一步完善軟件和硬件設(shè)備，通過這樣的舉措，不斷完善和更新檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建具有較強操作性的實施平臺。針對紙質(zhì)檔案資料，可以通過電子化有效錄入電子系統(tǒng)，從而達到電子檔案資源和紙質(zhì)檔案資料并存的目的，全面整合事業(yè)單位檔案信息資源，在此過程中，還要加強安全防護，定期殺毒，防止黑客的入侵，保障檔案的安全，通過上述這些舉措，全面助推檔案管理信息化建設(shè)，促使事業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率全面提升。

（五）加強檔案管理技術(shù)升級

要圍繞檔案管理信息化建設(shè)，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位自身的職能等，對檔案管理技術(shù)進行不斷升級，加大資金保障力度，全面加強全員檔案管理技術(shù)和方法的培訓(xùn)，注重檔案管理信息化技術(shù)的不斷升級，學(xué)習(xí)和借鑒更先進的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，從而更好地提高檔案管理信息化系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)等之間的兼容性和融合性，實現(xiàn)信息資源全面共享，減少信息的重復(fù)統(tǒng)計等。

四、結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用是一項重要的輔助工具，檔案管理工作本身具有動態(tài)性和系統(tǒng)性的特征。所以在具體實踐過程中還需要加強信息化體系建設(shè)，加強風(fēng)險防控與隊伍培訓(xùn)，這樣才能全面提高機關(guān)檔案信息化管理的規(guī)范性、科學(xué)性和安全性，實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)與利用。

參考文獻

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