連璠

摘 要：本文分析了干部人事檔案管理工作中存在的問題，并針對其問題進行研究。通過研究，提出了一些改善人事檔案管理質(zhì)量的對策，希望通過本文的分析能提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;問題;對策

在現(xiàn)代化的進程中，許多管理工作都作出了相應(yīng)的改革，這對人事檔案管理體系也提出了更高的要求。做好人事檔案管理工作，可以讓檔案成為一種有價值的資源。因此，探討檔案管理工作中存在的問題具有重要意義，必須找到根本原因，積極尋找對策，才能發(fā)揮檔案資源的作用。

一、現(xiàn)代化干部人事檔案管理工作所存在的問題

（一）管理人員無意識

在人事檔案管理方面還有一個主要問題就是檔案管理人員專業(yè)水平不高，管理意識也缺乏，認為檔案管理是一個很簡單的工作，可是在實際管理過程中，常常出現(xiàn)一些差錯，但是對于檔案資料來說，出錯的影響是很大的。人事檔案管理存在的局限性在于，首先，管理檔案的工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，工作上自由散漫，態(tài)度不端正，過于隨意。其次，管理檔案的工作人員的整理能力和專業(yè)水平還需要提高。常常會出現(xiàn)信息缺失或者信息不正確、裝訂不規(guī)范等等。最后，管理人員缺乏積極性。隨著科技的迅速發(fā)展，出現(xiàn)了許多新的管理工具，許多之前的老人缺乏主動性，不愿意學習新事物，導致工作效率低下。

（二）管理分工不明確

在檔案資料管理工作中，如果分工不明確，就會浪費許多的人力資源，而且效率也不高，這是組織單位在管理工作中存在的較大問題。首先，檔案管理人員會不停地變動，如果沒有明確的責任劃分，會導致交接事宜出現(xiàn)問題，進而影響檔案的管理工作，而且沒有辦法查詢到是誰的主體責任，很難從根本上解決問題。其次，干部人員會不停地變動，檔案數(shù)據(jù)也要隨之變動。在檔案數(shù)據(jù)更新的過程中會把原始數(shù)據(jù)覆蓋住，這個過程是存在很大風險的，有時候現(xiàn)在的人事管理還會用到之前的數(shù)據(jù)，這對整個管理體系有重要的影響。最后，人員調(diào)動頻繁，再加上分工的不明確，很多改善措施就沒辦法落實到位，管理人員也沒有辦法進行效率的管理，甚至會對其他部門造成影響，畢竟管理工作都是存在于一個系統(tǒng)之內(nèi)的。

（三）管理體系沒改進

在現(xiàn)代化進程加快的背景下，人事檔案管理還用著之前的管理體系，缺乏創(chuàng)新，達不到現(xiàn)目前的需求。干部人事檔案管理體系滯后體現(xiàn)在：首先，沒有運用先進的科學技術(shù)作為輔助工具。現(xiàn)在的管理體系還是主要以人工操作為主，干部的歷年資料還是紙質(zhì)版資料，沒有引進人事檔案管理的先進工具，而且檔案管理工作量比較大，很容易出錯。其次，紙質(zhì)資料容易丟失。紙質(zhì)資料會隨著時間的推移，出現(xiàn)腐爛的情況，如果不做書籍護理，一段時間過后，就完全看不清上面的字，這對后面的資料整理帶來了很大的麻煩。最后，管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。人工操作失誤的概率會大大增加，人工操作的疏忽會導致人事信息的錯誤或不完整，對高層人員的管理帶來難度，使得人事管理效率大大降低。

二、現(xiàn)代化干部人事檔案管理工作應(yīng)采取的對策

（一）對檔案管理人員進行專業(yè)培養(yǎng)

人事檔案管理人員的專業(yè)程度決定著檔案信息管理工作的質(zhì)量，所以非常有必要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的隊伍建設(shè)好了，就可以保證管理工作進行更加順利，提高工作質(zhì)量。首先，對檔案工作人員進行管理意識宣傳?？梢栽谧呃然蛘吖ぷ鏖g張貼相關(guān)工作人員所要具備意識的海報，全方位滲透管理意識。通過不停地宣傳，讓檔案管理人員熟悉管理工作的方法、要求標準等，從而認識到該工作的重要性，逐漸地改變工作態(tài)度，對檔案管理工作負起責任。其次，對檔案工作人員進行專業(yè)技能培訓。根據(jù)人事檔案建設(shè)標準，對剛?cè)肼毜牡膯T工進行任職培訓，具體的流程要培訓到位;對于老員工可以進行職業(yè)素養(yǎng)的重點的培訓;在新時期下，將與檔案管理有關(guān)的技能傳授給員工，讓員工更有效率地工作。最后，重視員工業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。除了給員工定期培訓外，還要對員工的業(yè)務(wù)能力進行培養(yǎng)，規(guī)范相關(guān)人員的工作態(tài)度與行為表現(xiàn)，保證人事檔案管理工作的高效有序進行，讓人事檔案建設(shè)能夠持續(xù)發(fā)展。

（二）對檔案管理工作進行職能劃分

要進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須解決檔案管理人員職位劃分不明確問題，相關(guān)單位對檔案管理的具體職能進行嚴格劃分，以確保檔案信息整理工作有序地進行。首先，明確劃分工作人員的工作范圍與職能。劃分職能時一定要明確，讓工作人員知道自己到底做的什么、負責哪一部分內(nèi)容，只有知道了自己要做什么，才能把工作做好。其次，組織單位在下發(fā)工作的時候要避免工作交叉。工作重疊會給工作人員帶來不必要麻煩，有時還會因此而推卸責任，使得管理效率大大降低。所以之前的分發(fā)任務(wù)工作就要做好，避免推卸責任的事情發(fā)生，使得在問題出現(xiàn)時能及時找到責任人，快速修補漏洞，從而解決問題，讓人事檔案管理工作能穩(wěn)定、安全地進行。最后，做好數(shù)據(jù)備份。這是針對檔案信息整理工作中出現(xiàn)的原始數(shù)據(jù)被覆蓋問題，可以使用其他存儲設(shè)備或者云儲存，避免目錄更新帶來的問題，為后續(xù)問題的主要負責人提供重要的依據(jù)參考。

（三）對檔案管理體系進行改革創(chuàng)新

在整理干部人事檔案信息過程中，要重點加強新技術(shù)的引進，將先進技術(shù)與檔案信息相結(jié)合，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案信息管理體系，使其整理工作向規(guī)范高效化發(fā)展，確保檔案管理工作符合新時期的要求。首先，引進先進設(shè)備。比如：電子掃描設(shè)備，用它對干部人事的信息進行掃描，這樣采取的信息不會出現(xiàn)紕漏，確保了初始信息的正確與完整性，使得今后的整理工作更加有序地進行。其次，對檔案信息進行數(shù)字化管理。這需要在本單位建立電子信息檔案平臺，對人事干部信息進行整理與備份，這有利于之后人事信息的使用與查閱。最后，加強對工作人員相關(guān)技能的培訓。除了加強對工作人員操作水平和整理技能的培訓外，還要讓相關(guān)工作人員熟悉人事檔案信息的整理理念，讓管理人員盡快了解人事信息管理體系，從而更加有效、迅速地做好干部人事檔案管理工作。

結(jié)語

綜上所述，在干部人事檔案管理體系中還存在一些問題，如：工作人員管理意識薄弱等，這些問題嚴重影響檔案管理質(zhì)量，本文提出以下對策來解決這個問題。首先，對工作人員進行專業(yè)培訓;其次，對管理工作進行明確分工;最后，對管理體系進行改革創(chuàng)新。希望更多的專業(yè)人士投入到該課題中來，一起為提高檔案管理工作的效率做出貢獻。

參考文獻

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