張宏

摘 要：干部人員的個人詳細資料被記錄在干部人事檔案中，為了解干部人員的具體情況可通過查詢干部人事檔案得知，同時干部人事檔案也是正確選用干部的重要依據(jù)。因此，有必要創(chuàng)新干部人事檔案管理制度中的工作形式，通過推進干部人事檔案管理制度改革進一步提升人事檔案管理的信息化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理信息化

隨著科技的不斷發(fā)展，干部人事檔案必須加強信息化管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用大大提高了干部人事信息管理質(zhì)量。

1 干部人事檔案現(xiàn)狀

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給生活、工作帶來了極大的便利，然而，大部分干部人事檔案工作落后于時代發(fā)展，不能與時俱進，管理技術(shù)落后，工作效率偏低，人事檔案仍然以紙質(zhì)為主，而且管理不規(guī)范、不統(tǒng)一：比如信息不夠全面，數(shù)據(jù)存在偏差，更新既費時又費力，并且紙質(zhì)版信息易丟失、損壞，一旦恢復(fù)信息既困難又麻煩。為改變這一管理現(xiàn)狀，應(yīng)改變落后的技術(shù)管理手段，運用高效、科學(xué)、方便的干部人事檔案管理模式，最大限度地發(fā)揮檔案管理的利用率。

現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投資資金有限，檔案管理人員不能及時參加培訓(xùn)，優(yōu)秀檔案管理人才很難被吸納進來，諸多原因?qū)е卢F(xiàn)階段檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，檔案管理團隊綜合能力較高，嚴重制約先進管理技術(shù)在信息化檔案管理建設(shè)過程中的應(yīng)用和

推廣。

2 加快干部人事檔案信息化建設(shè)速度

2.1 電子信息系統(tǒng)的建立

在組織人事部門帶領(lǐng)之下，在各級檔案管理人員中抽出一批人進行專業(yè)培訓(xùn)，各級檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實際情況，具體問題具體分析，以求全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使他們學(xué)會用科學(xué)技術(shù)，用現(xiàn)代化的輸入設(shè)備，將紙質(zhì)版的干部人事檔案信息資料輸入電腦，使用現(xiàn)代化的相應(yīng)技術(shù)將各種資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的信息，便于查找查閱。 使其在計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)等普遍應(yīng)用的條件下，每一位檔案管理者必須緊隨時代潮流，不斷適應(yīng)和學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)革命帶來的影響和變革！各級檔案管理單位在資金充足的情況下，讓檔案管理人員參加定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，認真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理最新理論、最新技能。檔案管理人員還應(yīng)不斷加強思想政治和法律法規(guī)教育，提高自身政治修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)。

2.2 干部人事檔案信息化管理目標

全面地建設(shè)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，使干部人事檔案信息以電子版為主，跟隨時代步伐，切實利用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，將頻繁使用的檔案資料信息制成各種文件形式，實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)據(jù)化，以便利于查找、統(tǒng)計、等日常管理工作。既保障了檔案信息的長久性，安全性，也減少了紙張浪費，同時促進了環(huán)保，可謂一舉數(shù)得。

3 干部人事檔案管理規(guī)范化信息化

規(guī)范干部人事檔案管理工作，應(yīng)制定相關(guān)制度，并促使其信息化。要使人事檔案工作管理規(guī)范，就需要制定相關(guān)制度并嚴格執(zhí)行。為了使人事檔案管理工作信息化，應(yīng)當盡快完善信息管理系統(tǒng)，加快建設(shè)干部信息庫和干部電子檔案，從而提高工作效率和質(zhì)量。另外，要不斷強化干部檔案工作隊伍的服務(wù)能力，并定期對其進行崗位培養(yǎng)，使其更專業(yè)化規(guī)范化。

目前，由于網(wǎng)絡(luò)等高新科技的應(yīng)用，使得在干部檔案信息化在管理過程中，要增強防護檔案信息泄密的措施。從某種程度上來說，在整個檔案信息化管理的過程中，要切實做好如防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備份等等。如若其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能帶來安全威脅。

要真正實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化，及時地對管理工作更新，使得干部信息的更新速度能夠同步，并且要確保信息無誤。因此，為了防止意外導(dǎo)致信息缺失，必須做好備份措施;為了防止重要且不宜曝光的信息泄露，要切實做好安全保密工作。此外，要抓好應(yīng)用，加快建設(shè)信息管理系統(tǒng)，當用人選人的時候干部檔案應(yīng)充分發(fā)揮作用，而且為規(guī)范借閱檔案的程序，要建立并完善管理制度，明確工作人員的職責(zé)。爭取使得干部人事檔案作用能夠信息化、規(guī)范化。

4 人事檔案管理需要信息化的大力支持

1）要使人事工作效率得到提高，符合利用者對人事檔案信息的深層次開發(fā)利用需求，必須建設(shè)加快干部人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，利用先進科技來完善人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。

2）要想實現(xiàn)信息共享，必須增強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給現(xiàn)代生活帶來了極大的便利， 當然也能在人事信息管理檔案中發(fā)揮其強大功能，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，使人事檔案現(xiàn)代化。為實施人事檔案現(xiàn)代化，應(yīng)為人事管理機構(gòu)設(shè)置信息中心，并且對人事管理信息化進行指導(dǎo)，充分利用網(wǎng)絡(luò)，建立共享平臺，實現(xiàn)信息共享，使信息服務(wù)能以好的形式循環(huán)。

3）安全為首，實行檔案信息動態(tài)化管理。干部人事檔案是屬于黨和國家的機密，任何個人不得私自保存和泄漏人事檔案材料，不得向社會無條件地提供服務(wù)。在干部人事檔案信息管理中，保證信息安全尤為重要，對于人事檔案來說，安全性主要包括：保存安全和使用安全。為了保證其信息的安全性，需要通過采用相關(guān)的技術(shù)手段和具體有效策略。其一，要對信息進行備份處理，以防萬一，其二，要建立恢復(fù)機制。在網(wǎng)絡(luò)方面，通過技術(shù)對其進行嚴格監(jiān)控，以確保安全。在確保信息安全的基礎(chǔ)上，要對人事檔案信息進行動態(tài)管理，同時要進行維護干部人事檔案信息。另外，要不斷摸索發(fā)現(xiàn)更有利于建立電子人事檔案的新途徑、新方法。為提升檔案的使用價值，需要建立健全人才跟蹤系統(tǒng)，而建立人才跟蹤系統(tǒng)，則離不開通過現(xiàn)代技術(shù)手段，目的最終是改善干部信息檔案管理工作。

4）增強人事檔案的時效性和真實性。對于干部人事檔案，信息的準時性和真實性極為重要！為了增強其人事檔案的準時性和真實性，要增強人事檔案管理的動態(tài)性，固定時間整理人事檔案資料，對已有資料進行檢查，對于不重要無意義無需保存的資料進行刪減，增加新的內(nèi)容，這樣既利于資料的管理同時又利于人力資源管理部門全面了解干部人員的真實情況。增加并擴寬信息容量，使信息管理體系和處理系統(tǒng)得到完善，從而提高管理效率。

綜上所述，要改變干部人事檔案信息管理現(xiàn)狀，必須建立電子信息系統(tǒng)，完善人事檔案信息管理體系，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，增強工作人員的專業(yè)性，大力推動人事管理檔案規(guī)范化、制度化、信息化，最終實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創(chuàng)新的目的，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案管理的服務(wù)功能。

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