程澤梅

摘 要 本文以自然資源部南海局現(xiàn)行海洋科技檔案信息管理現(xiàn)狀為例，圍繞如何突破海洋科技項(xiàng)目檔案、科技人員信息，科技成果信息等多種類型檔案管理技術(shù)的限制，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化集成與融合，最終構(gòu)建一個(gè)信息集成應(yīng)用共享平臺(tái)。

關(guān)鍵詞 科技檔案 信息集成 數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

Abstract Taking the current situation of information management of marine scientific archives of the South China Sea Bureau of Natural Resources Ministry as an example， this paper discusses how to break the constraints of multiple archives management techniques in marine scientific research project archives， scientist personnel information， scientific achievement information， etc. and how to achieve the standard integration and fusion of data， thus to establish an information integration， application， and sharing platform.

Keyword scientific archives; information integration; data sharing platform

海洋檔案信息是支撐海洋工作最根本的信息資源[1]，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合離散的信息數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建智能化的管理與共享服務(wù)體系是社會(huì)信息化的重要組成部分[2]。隨著作為國(guó)家戰(zhàn)略的“實(shí)施海洋開(kāi)發(fā)，建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)”的提出，我國(guó)的海洋事業(yè)進(jìn)入了快速發(fā)展的新時(shí)期，如何有效地通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)海洋檔案“由分散到集中，由無(wú)序到有序，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，最終便于社會(huì)各方面的利用”的總目標(biāo)[3]，成為目前海洋類檔案管理與服務(wù)的重點(diǎn)研究對(duì)象。

自然資源部南海局（下稱“南海局”）是自然資源部在南海區(qū)的派出機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)廣東、廣西、海南海區(qū)的海洋事務(wù)，掌握著南海區(qū)大量的海洋科技信息資源，本文通過(guò)從南海局現(xiàn)有海洋科技檔案信息管理現(xiàn)狀入手，分析亟需解決的問(wèn)題，最后提出構(gòu)建共享平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)方案，為促進(jìn)南海區(qū)海洋科技類信息共享事業(yè)更加健康、科學(xué)、全面的發(fā)展提供思路。

一、管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.信息管理分散，不利于資源共建。海洋檔案信息化建設(shè)是海洋經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分[4]?，F(xiàn)階段南海局檔案信息管理比較分散，比如人事方面有人事系統(tǒng)，各類海洋調(diào)查項(xiàng)目又有相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用系統(tǒng)，科技人員科研成果登記又自有一套系統(tǒng)，而且相當(dāng)一部分信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)還沿襲著傳統(tǒng)的模式，“條塊分割”的弊端嚴(yán)重存在，這些分散的信息參與檔案信息資源共建的主動(dòng)性幾乎沒(méi)有。這對(duì)部分工作的開(kāi)展造成很大麻煩，因此迫切需要從手段上重新定位，利用現(xiàn)代化的科學(xué)手段建設(shè)并運(yùn)用一套公共檔案信息資源共享平臺(tái)系統(tǒng)，科學(xué)配置、規(guī)劃和管理，最大限度地發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢(shì)。

2.傳統(tǒng)的管理方式過(guò)程繁雜、效率低下。南海局現(xiàn)行采用傳統(tǒng)方式管理本海區(qū)科技檔案信息，一般流程是由科技人員通過(guò)填寫傳統(tǒng)的表格完成科技項(xiàng)目信息的申報(bào)，然后管理部門收集所有的表格數(shù)據(jù)后再進(jìn)行人工計(jì)算和統(tǒng)計(jì)科技項(xiàng)目情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等信息，這個(gè)過(guò)程管理部門需要對(duì)繁多的科技項(xiàng)目申請(qǐng)表進(jìn)行審批，造成科技人員得到反饋的信息非常緩慢，同時(shí)科技項(xiàng)目申請(qǐng)單位對(duì)本單位的項(xiàng)目情況沒(méi)有直觀認(rèn)識(shí)等。這種管理方式有很多缺點(diǎn)：效率低、出錯(cuò)率高、管理工作量龐大等。正是這些缺點(diǎn)導(dǎo)致了科技信息管理效率總體低下的現(xiàn)象?？萍既藛T希望能夠有相應(yīng)的系統(tǒng)能快速、方便地進(jìn)行科技成果的上報(bào)和科技項(xiàng)目的申請(qǐng)，管理部門希望能夠通過(guò)相關(guān)系統(tǒng)完成南海局各部門的科技項(xiàng)目信息與科技檔案的統(tǒng)一管理。在此情況下，為了提高科技信息管理的能力和效率，并且能充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)適合實(shí)際情況的基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的海洋科技檔案信息管理系統(tǒng)已成為必然。

二、需求分析

1.管理主體方面。根據(jù)對(duì)使用需求的調(diào)研，南海局科技檔案信息集成管理主體包括三大部分：（1）科技人員信息，整合南海局現(xiàn)有科技人員信息，將科技人員的基本情況與現(xiàn)有的科技項(xiàng)目、科技成果相關(guān)聯(lián)，最終實(shí)現(xiàn)可以直接匹配到科技人員參與的項(xiàng)目、成果以及他們?cè)陧?xiàng)目和成果中所扮演的角色，為科技人員職稱評(píng)定和科技人才選拔提供數(shù)據(jù)支撐。（2）科技項(xiàng)目信息，從類型上涵蓋南海局現(xiàn)有國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃、國(guó)家自然科學(xué)基金、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放基金、局長(zhǎng)基金、地方科技項(xiàng)目、其他專項(xiàng)或基金項(xiàng)目六種科技項(xiàng)目類型，從內(nèi)容上，涵蓋從該項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng)審批，再到項(xiàng)目進(jìn)度管理，項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)的整個(gè)生命周期，基本實(shí)現(xiàn)掌握科技項(xiàng)目進(jìn)展和實(shí)施情況的實(shí)時(shí)信息。（3）科技成果信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)南海局所有軟件著作權(quán)、成果獎(jiǎng)勵(lì)、專利、論文、科技著作、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、科技成果登記七種科技成果的管理，涵蓋目前所有的科技成果類型，科技成果的填報(bào)、審批流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)已取得的科技成果的規(guī)范化管理，希望以此擴(kuò)大科技成果的推廣應(yīng)用。

2.面向?qū)ο蠓矫?。根?jù)對(duì)象不同分為三個(gè)層次的需求：（1）領(lǐng)導(dǎo)決策層，主要需求是了解南海局科技項(xiàng)目和科技成果的分布情況以及科技人才的能力表現(xiàn)情況。此方面的需求主要包括：了解項(xiàng)目和成果各類數(shù)據(jù)，希望系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)項(xiàng)目各類數(shù)據(jù)的初步統(tǒng)計(jì)和分析，包括時(shí)間和空間上的，在各個(gè)年份、各個(gè)單位、各個(gè)地區(qū)或者不同項(xiàng)目或成果類型之間的差異情況。此部分功能可以通過(guò)綜合查詢統(tǒng)計(jì)模塊完成大部分需求。（2）科技管理層，即科技管理部門，負(fù)責(zé)科技項(xiàng)目的立項(xiàng)和管理以及科技成果的審核和管理，主要是根據(jù)項(xiàng)目指南進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)的立項(xiàng)審批和項(xiàng)目執(zhí)行的監(jiān)督管理，按照領(lǐng)導(dǎo)層的要求督促計(jì)劃的完成，檢查項(xiàng)目完成質(zhì)量。此部分功能需求主要為立項(xiàng)審批和項(xiàng)目進(jìn)度管理。其中，需要通過(guò)工作流引擎實(shí)現(xiàn)大量的審批流轉(zhuǎn)功能。同時(shí)，此部分功能也是系統(tǒng)需求的重點(diǎn)。項(xiàng)目立項(xiàng)審批應(yīng)根據(jù)研究單位目前的管理流程進(jìn)行劃分，結(jié)合目前研究單位實(shí)際情況制定相關(guān)的管理流程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)的線上審批和項(xiàng)目執(zhí)行的里程碑節(jié)點(diǎn)和成果的線上提交、審核。對(duì)于已取得的科技成果，需要進(jìn)行資料完整性和真實(shí)性的審核。（3）科技人才層，科技人才可以通過(guò)系統(tǒng)在線提交項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)，并實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度，可以對(duì)已立項(xiàng)的項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度管理和成果附加;可以填報(bào)本人取得的科技成果信息;可以查找本人負(fù)責(zé)或參與的項(xiàng)目或成果信息。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)及功能實(shí)現(xiàn)

1.總體架構(gòu)設(shè)計(jì)。海洋科技檔案信息管理系統(tǒng)功能建設(shè)包含科研項(xiàng)目管理、科技成果管理、科技人員管理、基礎(chǔ)信息管理（專家信息和承擔(dān)單位信息）、信息發(fā)布、資源中心、基礎(chǔ)信息維護(hù)、成果展示，共八個(gè)功能模塊。逐步建設(shè)并完善海洋科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)共包含科技人員信息庫(kù)、科技專家信息庫(kù)、科技項(xiàng)目信息庫(kù)、科技成果庫(kù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、文檔模板庫(kù)。海洋科技檔案管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)如圖1所示。

安全保障體系：信息安全保障體系內(nèi)容包括海洋科技檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、安全系統(tǒng)維護(hù)，以及病毒防御、機(jī)房、服務(wù)器、數(shù)據(jù)、個(gè)人計(jì)算機(jī)及用戶等信息安全建設(shè)內(nèi)容，是海洋科技檔案管理信息系統(tǒng)順利進(jìn)行并持續(xù)運(yùn)行的重要保障。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系：信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是要規(guī)劃和制定海洋科技檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的數(shù)據(jù)規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)范，用于指導(dǎo)并規(guī)范未來(lái)海洋科技檔案管理信息系統(tǒng)、應(yīng)用和信息的整合、交換、共享。

2.技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)技術(shù)框架如下圖2所示?？蛻舳瞬捎肑avaScript、JQuery、Html、Css等編程技術(shù)，界面選用開(kāi)源輕量級(jí)框架LigerUI。邏輯處理層，基于.Net平臺(tái)和中間件服務(wù)，采用ASP.Net框架和MVC三層架構(gòu)設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)端，數(shù)據(jù)以SqlServer數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)。

3.系統(tǒng)功能建設(shè)。依據(jù)需求分析結(jié)果，分解海洋科技檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)功能，系統(tǒng)詳細(xì)功能結(jié)構(gòu)如下圖3所示。

（1）科技項(xiàng)目管理。科技項(xiàng)目管理包括歷史科技項(xiàng)目管理與正在進(jìn)行科技項(xiàng)目的管理，其中二級(jí)分類又分為自主設(shè)立的科技項(xiàng)目和非本單位設(shè)立項(xiàng)目。本單位設(shè)立的項(xiàng)目需要走項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)審批流程，非本單位設(shè)立的項(xiàng)目需要執(zhí)行項(xiàng)目填報(bào)、資料審核過(guò)程。本單位自主設(shè)立科技項(xiàng)目流程管理包含前期申報(bào)管理、項(xiàng)目初審、專家審核、項(xiàng)目立項(xiàng)、過(guò)程管理、項(xiàng)目結(jié)題等過(guò)程。

（2）科技成果管理。主要是實(shí)現(xiàn)科技成果、專利、論文、成果獎(jiǎng)勵(lì)、軟件著作權(quán)、科技著作和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等的填報(bào)以及提交和審核的在線流程流轉(zhuǎn)。主要功能包括科技成果信息檢索、科技成果填報(bào)書定制、科技成果在線填報(bào)、科技成果填報(bào)審批。具體審批過(guò)程如下：第一，申請(qǐng)人單位初審。申報(bào)人提交科技項(xiàng)目成果申報(bào)書后，申報(bào)人單位審核人員收到相應(yīng)審核通知，審核人員可對(duì)成果申報(bào)單的基本信息在線查看，下載相應(yīng)申報(bào)資料，填寫審批意見(jiàn)。第二，成果管理單位審核。申請(qǐng)人單位初審?fù)ㄟ^(guò)后，成果管理單位審核人收到審批提醒，成果管理單位可以依據(jù)單位審核意見(jiàn)，進(jìn)行成果審核回退操作與通過(guò)操作。成果申請(qǐng)人會(huì)收到審核信息通知?？萍汲晒暾?qǐng)成功后，系統(tǒng)自動(dòng)將成果參與人員信息收錄進(jìn)入科技人員庫(kù)，并將科技人員信息和成果信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)匹配，成果的參與單位信息自動(dòng)收錄進(jìn)入基礎(chǔ)信息庫(kù)，并將承建單位信息與成果信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)匹配。

（3）科技人員管理。整理科技人才主要信息屬性，建立科技人才庫(kù)，實(shí)現(xiàn)本單位內(nèi)部科技人才的管理。關(guān)聯(lián)科技項(xiàng)目和科技成果庫(kù)，能夠匹配科技人才參與的項(xiàng)目和成果。在科技項(xiàng)目或成果通過(guò)審核后，系統(tǒng)自動(dòng)將科技人才信息更新到科技人才庫(kù)。主要功能包括科技人才信息的錄入和導(dǎo)入、關(guān)聯(lián)成果和項(xiàng)目信息查詢、信息檢索和結(jié)果導(dǎo)出。

（4）專家信息管理。整理科技項(xiàng)目專家主要信息屬性，建立專家?guī)?，?shí)現(xiàn)本單位科技項(xiàng)目專家信息管理。專家?guī)旄鶕?jù)專業(yè)領(lǐng)域分類，便于項(xiàng)目立項(xiàng)審批流程中根據(jù)專家類型分配專家。

（5）承建單位管理。整理承擔(dān)單位主要信息屬性，建立承擔(dān)單位信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)本單位相關(guān)承擔(dān)單位信息的管理。關(guān)聯(lián)科技項(xiàng)目和科技成果庫(kù)，能夠匹配相關(guān)單位參與的項(xiàng)目和成果。在科技項(xiàng)目或成果通過(guò)審核后，系統(tǒng)自動(dòng)將承擔(dān)單位信息更新到承擔(dān)單位信息庫(kù)。

（6）成果展示模塊。此模塊可將科技成果基于地圖進(jìn)行空間查詢展示。同時(shí)也可結(jié)合采集要素、時(shí)間范圍進(jìn)行組合查詢，將查詢結(jié)果進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果可基于地圖展示。

（7）綜合查詢統(tǒng)計(jì)。將科技項(xiàng)目、科技成果、科技人員及專家信息庫(kù)全部數(shù)據(jù)及以上模塊的所有查詢統(tǒng)計(jì)功能集中展示，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技項(xiàng)目、科技成果、科技人員、科技專家信息的綜合查詢和統(tǒng)計(jì)分析。查詢和統(tǒng)計(jì)的結(jié)果可以導(dǎo)出為Word、Excel、圖表等文件。

（8）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理包括系統(tǒng)用戶和權(quán)限管理、單位審批流程管理、項(xiàng)目進(jìn)度模板管理、日志管理等等，為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

四、系統(tǒng)特色

1.線上填報(bào)：模板定制、類型齊全。本系統(tǒng)針對(duì)南海局常用的六種項(xiàng)目類型（國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃、國(guó)家自然科學(xué)基金、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放基金、局長(zhǎng)基金、地方科技項(xiàng)目、其他專項(xiàng)或基金項(xiàng)目）、七種成果類型（軟件著作權(quán)、成果獎(jiǎng)勵(lì)、專利、論文、科技著作、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、科技成果登記）進(jìn)行定制化模板開(kāi)發(fā)，在填報(bào)過(guò)程中重視填報(bào)過(guò)程引導(dǎo)和系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)，對(duì)不符合要求的填寫給出提示。

2.流程審批：配置靈活、進(jìn)度跟蹤。系統(tǒng)提供靈活的審批流程與項(xiàng)目管理過(guò)程定制，大大提高了系統(tǒng)的可配置性和靈活性。審批流程的靈活設(shè)定，可靈活地增加審批環(huán)節(jié)，靈活添加審批人，滿足系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中流程變動(dòng)的需要。項(xiàng)目管理過(guò)程的定制化，可以針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目設(shè)定個(gè)性化的過(guò)程管理節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)下均可掛接多類型的資料，有效保證各種項(xiàng)目類型的全過(guò)程數(shù)據(jù)留存。解決不同單位審批流程不一、不同項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度流程不一的問(wèn)題。

3.查詢統(tǒng)計(jì)：集成統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔直觀?？紤]到系統(tǒng)數(shù)據(jù)類型較多且內(nèi)容大不相同，不同類型的項(xiàng)目和成果分開(kāi)查詢統(tǒng)計(jì)，信息分散影響工作效率。因此本系統(tǒng)提供綜合查詢統(tǒng)計(jì)模塊，將科技項(xiàng)目、科技成果、科技人員、科研專家等信息進(jìn)行統(tǒng)一的查詢統(tǒng)計(jì)。

在查詢功能方面：一方面，提供類似于百度的全文檢索功能，可一鍵快捷查詢相關(guān)信息，如查詢某個(gè)科技人員參與的科技項(xiàng)目、科技成果、該參與人的基本信息資料以及在專家?guī)熘械南嚓P(guān)信息等;另一方面，提供高級(jí)檢索的條件查詢，將不同類型的項(xiàng)目或成果抽取關(guān)鍵的通用屬性進(jìn)行統(tǒng)一條件查詢統(tǒng)計(jì)，查詢結(jié)果統(tǒng)一格式進(jìn)行展示，解決項(xiàng)目或成果類型多、內(nèi)容不一，無(wú)法統(tǒng)一查詢的問(wèn)題。

在統(tǒng)計(jì)展示方面：系統(tǒng)提供三種統(tǒng)計(jì)結(jié)果的展示方式，包括數(shù)據(jù)列表、統(tǒng)計(jì)圖表、地圖展示。其中統(tǒng)計(jì)圖表可以根據(jù)不同的統(tǒng)計(jì)類型選擇柱狀圖、折線圖、餅狀圖等展示方式，而地圖展示則是基于項(xiàng)目或成果的地理位置信息在地圖上進(jìn)行展示，并根據(jù)統(tǒng)計(jì)類型進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，方便領(lǐng)導(dǎo)直觀掌握哪片海區(qū)區(qū)域做了哪些海洋類科技項(xiàng)目，掌握了哪些類型檔案信息，取得了哪些研究成果。

海洋信息資源整合與集成是海洋檔案信息管理走上智能化、人性化和科學(xué)化的必要途徑，是海洋科技檔案與海洋科技人員高效管理的趨勢(shì)[2]。南海局海洋科技檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)了南海局科技人才信息和科技檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，為后續(xù)的海區(qū)海洋科技檔案管理信息化拓展打下了基礎(chǔ)。

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