水利工程檔案管理的創(chuàng)新研究

何秋蘭

摘 要：水利工程事業(yè)的飛速發(fā)展對水利工程檔案管理有了更高的需求，只有不斷對其進行創(chuàng)新探索，才能夠滿足當前工程發(fā)展需求?；诖?，本文對水利工程檔案管理模式的創(chuàng)新必要性進行分析，闡述水利工程檔案管理特點，找出當前水利工程的管理過程中存在的不足之處，并以此為依據(jù)提出創(chuàng)新管理途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水利工程;管理策略

本文對當前檔案管理相關(guān)事項進行探究，明確檔案管理之后發(fā)展趨勢，并提出檔案管理創(chuàng)新策略。水利工程施工步驟包括工程立項、工程勘測、工程設(shè)計、工程竣工及后期的驗收，工程驗收之后還需要對其進行管理，并對設(shè)備進行檢查等，在此期間涉及大量資料。水利工程檔案管理工作人員需要在短期內(nèi)對這些資料進行分類整理并存檔管理，最終形成檔案管理中心。由此可知，創(chuàng)新實力工程檔案管理策略對水利工程項目的開展有著至關(guān)重要的作用。

1 創(chuàng)新水利工程檔案管理模式的重要性

1.1 滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求

創(chuàng)新水利工程檔案管理模式能夠滿足當前現(xiàn)代化、智能化社會提出的全新需求。我國水利部門于2018年2月發(fā)布《加快推進新時代水利現(xiàn)代化的指導意見的通知》，其中明確提出要發(fā)展現(xiàn)代化智慧水利建設(shè)，并將其作為突破口，對存儲的信息要素和不同層級的數(shù)據(jù)及時的收集、整理，并對其進行合理的分析。這一建議的提升對水利工程檔案的管理方式及利用率有了更高的要求。從社會經(jīng)濟角度出發(fā)，通過智能化、信息化、綠色化技術(shù)開展水利行業(yè)的工作，使水利科學管理水平得以提升。想要達到這一目的，就應(yīng)該改革創(chuàng)新水利工程檔案管理模式，使檔案共享效率得以提升，并且為水利工作開展過程中的科學決策提供數(shù)據(jù)支持。

1.2 滿足檔案管理工作發(fā)展需求

對水利工程的管理模式進行改革創(chuàng)新能夠滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。檔案管理工作是水利工程工作開展的基礎(chǔ)，檔案資料的歸納、總結(jié)、整理能夠為日后工作的開展提供借鑒意義。在需要數(shù)據(jù)作為支撐時，應(yīng)準確且快速的找到資料。以往紙質(zhì)資料不便查找，容易出錯，使用起來不便捷，無法實現(xiàn)共享，且人工成本費用較高，無法滿足當前環(huán)境下檔案管理發(fā)展的需求。隨著水利事業(yè)工作質(zhì)量的提升，涉及的檔案數(shù)量、種類及形式逐漸增多，這樣一來，對檔案的分類、收集、整理、歸納、保存等環(huán)節(jié)提出了全新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理方式不能夠?qū)Ξ斍昂Ａ抠Y源進行歸檔排序，想適應(yīng)當前水利事業(yè)的發(fā)展趨勢，就應(yīng)創(chuàng)建完善與資源管理系統(tǒng)及共享式資源利用模式。

2 水利工程檔案管理特性

水利工程檔案涉及項目初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、技術(shù)文件、專利文件、施工圖紙、技術(shù)實驗、設(shè)計規(guī)范、設(shè)計評價、審批鑒定等諸多內(nèi)容。水利工程檔案不光具有普通檔案的專業(yè)性現(xiàn)實性及成套性。此外，還具有跨年度性、復雜性、廣泛性和多變性。

2.1 跨年度性

通常情況下，水利工程項目的會計檔案及實物檔案均屬于年度檔案整理，不同的單位及部門工作的開展也應(yīng)以年度計劃為依據(jù)進行。水利工程項目自立項之初到項目完工，需要經(jīng)歷可行性研究?？尚行匝芯恐傅氖菍椖吭O(shè)計及施工圖紙等階段進行設(shè)計。水利工程跨年度項目較多，與此同時，項目周期會受技術(shù)支持、施工環(huán)境、資金支持等因素的影響，這樣一來，會為水利工程項目檔案的跨年度管理帶來難度。

2.2 復雜性

一套完整、科學、合理的水利工程項目圖紙包括標志性、防護、排水、立交、互通、橋梁、道路等多項內(nèi)容。例如，河道設(shè)計還包括灌溉地形測量、路面、結(jié)構(gòu)、橫斷、縱斷、平面圖、排澇設(shè)計圖及征地圖等。河道地形平面圖工程包括工程意見書、項目驗收、竣工報告、協(xié)議書等諸多項目。橋梁施工平面圖包括綠化、防護、結(jié)構(gòu)、總體、平面等多個項目。水利工程施工圖紙的設(shè)計具有極強的復雜性，這一特性也決定檔案管理具有復雜性

2.3 多變性

水利工程項目涉及諸多方面，從設(shè)計初期開始，設(shè)計工作的開展就會因為征地拆遷、群眾利益、規(guī)劃發(fā)展及投資情況等諸多因素的影響，從而不斷的修改，甚至會出現(xiàn)水利工程已經(jīng)開工但是設(shè)計圖紙與實際情況不相符的情況發(fā)生。有時地方政府推出新的要求及規(guī)劃，導致設(shè)計圖紙被迫更改，甚至會變更大部分的圖紙設(shè)計。這樣一來，極容易導致檔案管理人員無法清楚規(guī)整檔案圖紙。

2.4 廣泛性

想要設(shè)計出一套經(jīng)濟、合理、實用、水準高、質(zhì)量高的圖紙，就應(yīng)確保一手資料具有豐富性，如果想要對沿線的地質(zhì)情況、環(huán)保水利及城市建設(shè)等專業(yè)規(guī)劃有詳細的了解，就要全面掌握沿線的排水情況、電力電信及煤力熱氣等地下管線的高度位置及走向。由此可知，水利工程檔案管理具有廣泛性。

3 水利工程檔案管理過程中存在的不足之處

3.1 忽視檔案管理工作的重要性

通常情況下，水利部門都會設(shè)有檔案管理室，就是我們口中的檔案室。但當前部分區(qū)域的相關(guān)領(lǐng)導忽視檔案管理工作的重要性。這一現(xiàn)象導致檔案管理是形同虛設(shè)，在對檔案管理工作人員進行安排時，也只是隨意的尋找兼職人員或者是安排缺乏專業(yè)性的人員對其進行管理。檔案管理工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)，甚至部分工作人員無法熟練操作計算機等現(xiàn)代化設(shè)備。如果水利部門的管理人員能夠從本部門調(diào)用人員來負責單管理，能夠確保其具有專業(yè)知識背景，但如果水利部門的管理者僅僅是為了節(jié)約人力資源成本，尋找一些不具備專業(yè)性的編外人員，或者是兼職人員對水利檔案進行管理，將會限制檔案管理工作質(zhì)量的提升。這樣一來，會對當前形勢下檔案管理信息化及現(xiàn)代化的發(fā)展形成阻礙，更加無法有效落實與檔案管理有關(guān)的政策。

3.2 缺乏完善的管理制度

目前，大多數(shù)檔案管理部門無法因工作性質(zhì)做到因地制宜，并且以自身工作發(fā)展情況為依據(jù)制定出與企業(yè)發(fā)展目標相符，且具有實施性的檔案管理模式，在對檔案的管理模式進行創(chuàng)新時，只會照搬其他體系，無法形成系統(tǒng)性管理，不具備完善性的能夠包括檔案收集、保存的管理機制，致使檔案管理缺乏核心制度作為支撐，空有空殼管理制度。雖然，當前部分企業(yè)已經(jīng)制定了高效的相關(guān)管理制度，但卻未落實有效的監(jiān)管，如果不能夠?qū)芾碚哌M行需要監(jiān)管，也無法將其作用充分發(fā)揮出來，在對工作人員進行管理時不能夠形成科學合理的激勵策略，無法明確工作人員的日后發(fā)展方向。這樣一來，會致使檔案管理工作人員能夠樹立職業(yè)規(guī)劃，很容易產(chǎn)生負面心理，并且對當前工作成松懈、不認真、不負責的態(tài)度，將以來將會對檔案工作管理制度產(chǎn)生直接的影響。

3.3 工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

通常情況下，為了減少人力資源支出，會將工作人員安排在需求量較大的崗位，在對檔案管理工作人員進行安排時，會削減人數(shù)，水利部門也是如此。因此，當前大多數(shù)水利工程單位負責檔案管理的工作人員數(shù)量少之又少，大多是向其他部門調(diào)離的人或者是兼職工作人員，甚至部分單位會使檔案管理工作人員未經(jīng)專業(yè)培訓便上崗工作。這樣一來，會致使檔案管理工作因相關(guān)人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)出現(xiàn)混亂無體系的情況發(fā)生，并且對后期檔案的查找檔案審閱及相關(guān)工作的開展帶來極大的難度。例如，工作人員不能夠?qū)⑺こ讨胁煌A段進行詳細記錄、歸類并整理，檔案存放過程中沒有形成清晰的思路，未進行正確的標識。長此以往，便無法記錄檔案的存放位置，在需求檔案時，想要準確快速的找到與工程相關(guān)的檔案，便會十分困難。除此之外，兼職能源管理工作人員因自身還有其他的工作任務(wù)無法分身工作，這樣一來，將會產(chǎn)生將無關(guān)緊要的檔案管理工作擱置在一旁的想法，致使工作效率低下。在以往檔案管理過程中，大多以紙張作為載體退檔案進行記錄，所以他管理工作人員所有管理的內(nèi)容就是紙質(zhì)文件。隨著工程的竣工、工作時間的推移和保管環(huán)境的變化，會使檔案遭到破壞。此外，還會因突發(fā)事件的因素的影響，導致知識文件丟失。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展及應(yīng)用，電子計算機技術(shù)普遍應(yīng)用在當管理工作過程中。信息化檔案管理能夠使檔案管理工作效率及文件保存效果得以提升，但是檔案管理工作人員不具備信息化專業(yè)素養(yǎng)，工作思想不能夠與時俱進，不愿意接受實現(xiàn)事物，不愿意嘗試新的方法工作，無法熟練操作計算機，導致原本具有高效便捷性的信息化管理變得遲鈍不堪。

4 水利工程檔案管理創(chuàng)新策略

4.1 落實統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理制度

想要使水利工程檔案管理工作質(zhì)量得以提升，就要對水利工程項目的詳細工作流程及項目管理體系進行充分了解，對水利工程項目涉及的多方面因素進行充分考慮，并且應(yīng)該將與項目建設(shè)相關(guān)的單位交由分管領(lǐng)導進行管理，參與黨員管理工作，創(chuàng)建統(tǒng)一管理的責任體制，并由專業(yè)人員對非工程檔案管理工作的開展進行監(jiān)督，在相關(guān)管轄區(qū)域內(nèi)落實分級管理制度，不同層級的工作總結(jié)應(yīng)向上級人員進行對接，負責檔案管理的人員因為檔案的完整性提供保障，并且應(yīng)該做到出現(xiàn)問題直接找到職工負責人。由多個基層的人員共同負擔檔案質(zhì)量及完整性的責任。

4.2 完善檔案管理制度

完善檔案管理制度對水利工程項目的開展有著非常重要的作用。水利工程項目開展過程中如果不具備科學合理的方案管理制度，將會導致出現(xiàn)檔案丟失等問題存在，要么會出現(xiàn)管理系統(tǒng)不完善，工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，無法找到檔案存放地點，要么會出現(xiàn)檔案借還無記錄，借出之后不能夠及時歸還，或者是歸還之后出現(xiàn)損壞等相關(guān)問題。因此，水利工程的管理過程中用創(chuàng)建完善的管理體系。例如，應(yīng)設(shè)置檔案借閱記錄表，避免借閱者不能夠按照日期歸還，或者是將答案歸還之后發(fā)現(xiàn)檔案存在毀壞之處找不到相關(guān)責任人的情況發(fā)生。除此之外，還應(yīng)該使管理者對每日檔案管理情況進行總結(jié)，并將其個人表現(xiàn)歸納至考核記錄中。這樣一來，就要求單工作監(jiān)管者提升考核力度，完善標準預案，設(shè)置科學合理的懲罰措施。

4.3 提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

想要使水利工程大案管理工作人員及專業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)性能給予提升。首先，水利工程監(jiān)管部門應(yīng)使檔案管理工作人員的專業(yè)技能得以提升，定期組織工作人員學習相關(guān)知識，并且用嚴格考核培訓成果。第二，在工作人員學習培訓之后，如果仍然無法使自身的專業(yè)技能得以提升，監(jiān)管部門應(yīng)考慮將其調(diào)至其他崗位進行工作。針對學習培訓過后專業(yè)技能明顯提升，并且能夠高質(zhì)量完成個人工作的人員應(yīng)給予其獎勵。第三，應(yīng)創(chuàng)建明確的獎罰激勵制度，為了使工作人員的積極性得以提升，使其主動提升自身專業(yè)技能，并以相關(guān)制度為依據(jù)對其進行考評，并且將表現(xiàn)優(yōu)異工作質(zhì)量高的人員評選出來，針對工作過程中存在問題的工作人員進行針對性建議和策略，監(jiān)管部門應(yīng)該通過精神或者物質(zhì)獎勵的方式來對檔案管理工作的開展起了促進作用。第四，應(yīng)創(chuàng)設(shè)完善的職位及升級淘汰制度，將不稱職的工作人員及時剔除，將業(yè)務(wù)能力強、工作認真負責的工作人員進行晉升的空間。

5 結(jié)束語

檔案管理工作作為水利工程項目開展的重中之重，對國民經(jīng)濟水平的提升有著積極的影響。對當前社會環(huán)境下水利工程檔案管理工作進行研究是相關(guān)學者的首要任務(wù)，如何提升檔案管理質(zhì)量是水利工程相關(guān)領(lǐng)導首要解決的問題之一。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗，提出水利工程檔案管理的策略，希望能夠為相關(guān)人員研究工作開展提供思路。

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