大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略探討

孫領(lǐng)興

摘 要：當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在了檔案管理當(dāng)中，為了進(jìn)一步提高檔案管理的有效性，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在生活和工作中的作用，本文將對大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行相關(guān)研究。首先對大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并從三個(gè)方面來了解當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的重要性，最后通過多種大數(shù)據(jù)技術(shù)來具體的提高檔案管理有效性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位在開展相關(guān)工作中會有大量的文字、數(shù)據(jù)、表格等信息形成，這些信息在事業(yè)單位的發(fā)展過程中十分重要，也對今后的工作具有借鑒和指導(dǎo)價(jià)值。所以，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案管理工作更加精細(xì)化，擺脫傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用更加先進(jìn)的管理方法使檔案利用的效率增高。目前檔案管理模式越來越向著電子化大數(shù)據(jù)方向發(fā)展，不僅有效地節(jié)約成本，還能使事業(yè)單位檔案管理的使用效率明顯增強(qiáng)。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

1）載體虛擬化。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)十分廣泛，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)都能得到有效的應(yīng)用，通過不斷地拓展和開發(fā)使社會的生產(chǎn)力明顯的提高。大數(shù)據(jù)首先是具有載體虛擬化的特點(diǎn)，能夠通過一些信號實(shí)現(xiàn)信息的儲存，將加工和傳輸?shù)乃俣让黠@增強(qiáng)，同時(shí)這些信號可以依賴大容量的計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算，通過將一些服務(wù)器光盤、磁盤等進(jìn)行儲存，保證資料的真實(shí)性和全面性。此外，這些信息化的數(shù)據(jù)我們無法直接觸碰。在這個(gè)過程中，我們需要通過一定的計(jì)算機(jī)載體和播放媒體的軟件進(jìn)行查閱，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)對于用戶而言是具有虛擬化的特點(diǎn)。

2）處理快速化。大數(shù)據(jù)技術(shù)的另一個(gè)特點(diǎn)就是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部快速處理，其高效的處理能力能夠使原本的紙質(zhì)處理方式變得更加快捷?？萍蓟透咚倩奶幚矸绞绞褂?jì)算機(jī)處理的精確度逐漸增強(qiáng)，同時(shí)計(jì)算機(jī)也能夠提高信息的篩選和整合能力使同一特征的信息迅速地掌握。也能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的傳輸，使當(dāng)前信息化的發(fā)展趨勢和要求逐漸提升，不斷地將信息平臺數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)多元化的傳輸，讓信息能夠高效地共享，促進(jìn)事業(yè)單位管理有效性提升。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

1）滿足城市發(fā)展需要。隨著社會的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在當(dāng)前事業(yè)單位管理的過程中也起到了重要的推動作用。很多事業(yè)單位認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理效率低成本高，不能真正的被事業(yè)單位所接受，而當(dāng)前具體的大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位中，首先是當(dāng)前城市管理的發(fā)展，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷變化，城市更重視城市的建設(shè)，事業(yè)單位能夠通過海量的數(shù)據(jù)來推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，降低城市污染程度，促進(jìn)城市和的發(fā)展更符合當(dāng)前的要求，所以在這個(gè)過程中必須要通過大數(shù)據(jù)和進(jìn)行計(jì)算，通過為城市以及事業(yè)單位的規(guī)劃協(xié)調(diào)進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲備。不斷的整合相關(guān)信息讓數(shù)據(jù)分類更加有效，但是在事業(yè)單位應(yīng)用過程中對大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案信息化的要求比較高，在管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中還需要不斷的進(jìn)行完善。

2）滿足檔案管理信息化需要。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理仍然沿用紙質(zhì)檔案，這種方式儲存時(shí)間短易丟失，容易受到水災(zāi)火災(zāi)等影響，所以當(dāng)前信息時(shí)代更需要應(yīng)用信息化的技術(shù)，滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案的發(fā)展要求。通過不斷的應(yīng)用電子檔案來取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，信息化為人們所用，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中必須要重視提高效率、減輕成本，通過不同類型的檔案管理需求來滿足為人民服務(wù)的要求，但電子檔案信息化需要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，滿足不同事業(yè)單位的多元化需求。

3）滿足檔案存儲信息化要求。目前事業(yè)單位的檔案存儲量逐漸增多，在信息化時(shí)代也呈現(xiàn)了指數(shù)型增長，不僅檔案的數(shù)據(jù)多，檔案的類型和信息化程度也變得越來越復(fù)雜，這就給當(dāng)前的檔案管理帶來了一定的困難。而通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以不斷的加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不斷的增強(qiáng)信息的數(shù)據(jù)分類，有能力將大數(shù)據(jù)背后隱藏的信息有效地掌控，使數(shù)據(jù)的價(jià)值得以揮發(fā)。通過事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)能增強(qiáng)為人民服務(wù)的效果，這樣也能減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中對人力、財(cái)力、物力的消耗，也使檔案的運(yùn)營成本和檔案的應(yīng)用效果不斷增強(qiáng)。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體操作

1）創(chuàng)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。為了進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，首先需要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高檔案管理的有效性，但是一定要建設(shè)符合當(dāng)前事業(yè)單位情況的單管理系統(tǒng)，通過加大人力、物力、財(cái)力的投入，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案大數(shù)據(jù)水平的提升。只有通過平臺整合才能將其自身功能明確，事業(yè)單位在發(fā)展過程中也要根據(jù)實(shí)際情況按照自身特色的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行提升。同時(shí)也要保持事業(yè)單位的檔案的應(yīng)用時(shí)效性和全面性，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)也要對設(shè)備的選擇、設(shè)計(jì)、管理方式、檢索方式以及檔案開發(fā)等多種技術(shù)進(jìn)行豐富，讓檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化。此外同時(shí)還要保障檔案的安全性，使其滿足不同事業(yè)單位的需求。通過多元化的信息服務(wù)，提高檔案管理的儲存容量，使其能夠真正的與事業(yè)單位的檔案需求對接。

2）增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)。通過增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的分析，加大信息數(shù)據(jù)的能力，能夠有效地掌握數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)涉及面比較廣，對數(shù)據(jù)分析的業(yè)務(wù)開展可以滿足事業(yè)單位對檔案的不同需求，在這樣的情況下，一定要加強(qiáng)對云端數(shù)據(jù)的分析能力，提高檔案管理人員對工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)也需要重視對高素質(zhì)檔案管理和開發(fā)人才的吸引，這樣才能夠?qū)Σ煌臋n案進(jìn)行挖掘。檔案是非常重要的資源，不同人所體現(xiàn)出來的價(jià)值往往不一樣，所以加強(qiáng)大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)，不斷地將文字?jǐn)?shù)字背后的信息挖掘出來才是當(dāng)前檔案資源價(jià)值利用的重要方式。大數(shù)據(jù)研究人員通過可視化分析技術(shù)讓信息更加清晰的展現(xiàn)在人們面前，這樣更能滿足檔案管理人員的需求。

3）健全體系規(guī)范管理。基層單位的檔案管理關(guān)系到社會事務(wù)和國家相關(guān)部門的聯(lián)系密切，所以國家需要重視檔案管理的科學(xué)化水平，健全體系，規(guī)范管理。相關(guān)部門應(yīng)該從實(shí)際的檔案需求出發(fā)，通過法律制度和體系來督促各級部門進(jìn)行有效的管理和措施。同時(shí)，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要制定相關(guān)的規(guī)范和操作流程，這樣才能夠保證檔案資料的全面收集，保證其科學(xué)性。在收集過程中一定要注重突出重點(diǎn)，這樣能夠保證檔案的時(shí)效性和真實(shí)性，也能夠使全面性明顯提高。

4）提升數(shù)據(jù)檢索能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位增加智能化和信息化的查詢方式，這樣使傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢變得更加有效率。傳統(tǒng)的檢索過于復(fù)雜，而通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能夠使檢索目錄變得更加明晰，能夠在最快的時(shí)間內(nèi)找到自己合適的信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過有效的分類管理按照不同的搜索要求得到不同的信息，這樣才能夠提高檔案的檢索效率。研究人員通過對檔案的形式研究相關(guān)的數(shù)據(jù)檢索發(fā)展方向，通過特殊化的處理建立模型，這樣事業(yè)單位在應(yīng)用過程中才能夠與其他單位進(jìn)行對接，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺這些資源的共享和使用效率也會提升。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前社會發(fā)展中的重要技術(shù)，通過在事業(yè)單位中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠推動其價(jià)值和功能的發(fā)揮，也能有效地促進(jìn)人類社會的發(fā)展。事業(yè)單位是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到我國社會服務(wù)，所以通過引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)推動事業(yè)單位內(nèi)部檔案大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)，加強(qiáng)信息化水平的提升是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)。

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