關(guān)于檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題研究

崔銘

摘 要：本文簡(jiǎn)單分析了現(xiàn)階段檔案數(shù)字化前整理編目工作中的常見問題，在此基礎(chǔ)上，針對(duì)性提出了同步落實(shí)對(duì)檔案的整理及搶修保護(hù)、推動(dòng)前期整理與數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)展開、重點(diǎn)關(guān)注檔案信息質(zhì)量與全面性的維護(hù)、重視相關(guān)工作人員的持續(xù)性培養(yǎng)等一系列檔案數(shù)字化前整理編目工作的優(yōu)化展開策略。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;整理編目工作;檔案管理

引言：當(dāng)前席卷整個(gè)檔案行業(yè)的信息化浪潮，無(wú)疑對(duì)傳統(tǒng)的檔案整理工作造成了深刻的影響和沖擊，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，將信息化的思維融入廣泛的整理工作實(shí)踐之中，拓展和深化檔案整理工作的內(nèi)涵。為了確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠高效、順利完工，在前期落實(shí)對(duì)所有檔案資源的整理編目工作是必然選擇，該項(xiàng)工作的質(zhì)量直接影響著檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

一、檔案數(shù)字化前整理編目工作中的常見問題分析

第一，檔案破損維修方面的問題。在長(zhǎng)時(shí)間的保管過程中，由于保存時(shí)間長(zhǎng)度、保存空間、檔案紙張材質(zhì)等一系列影響因素，容易出現(xiàn)破損問題，這并不利于檔案數(shù)字化前整理編目工作的順利、高質(zhì)量展開，必須要對(duì)檔案破損維修與檔案整理編目工作展開協(xié)調(diào)。

第二，數(shù)字化建設(shè)周期方面的問題。當(dāng)前積累的紙質(zhì)檔案數(shù)量極大，若想將其全部進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化與整理編目后再展開檔案數(shù)字化建設(shè)，那么整個(gè)工作需要消耗的建設(shè)周期更長(zhǎng)，難以保證檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)效性得到切實(shí)發(fā)揮。

第三，檔案資源質(zhì)量管控方面的問題。由于在檔案數(shù)字化建設(shè)期間需要錄入的檔案資源相對(duì)較多，且在人員方面有所限制，因此極容易導(dǎo)致檔案資源質(zhì)量問題的發(fā)生，如檔案錄入信息不全面、準(zhǔn)確程度難以保證等等，阻礙著檔案信息化建設(shè)的作用發(fā)揮。

第四，整理編目工作人員方面的問題。由于檔案數(shù)字化建設(shè)及其前期的檔案整理編目工作量大，且整個(gè)檔案管理工作的展開模式得以更新，所以目前的檔案管理人才隊(duì)伍難以切實(shí)滿足實(shí)際工作需要。同時(shí)，在檔案數(shù)字化背景下，相關(guān)工作人員需要“摸著石頭過河”，依托工作現(xiàn)存問題的逐一解決以收獲更理想的工作成效，而這就需要著大量專業(yè)人員的支持，必須要組織專業(yè)培訓(xùn)以及良好的工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議。

二、檔案數(shù)字化前整理編目工作的優(yōu)化展開策略探究

（一）同步落實(shí)對(duì)檔案的整理及搶修保護(hù)

原有的紙質(zhì)檔案經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的保存普遍會(huì)出現(xiàn)紙張破損、發(fā)黃變脆、褪色等缺陷[1]，如果不對(duì)這些問題實(shí)施及時(shí)性處理，那么極容易造成整個(gè)紙質(zhì)檔案損毀，或是無(wú)法進(jìn)行其中內(nèi)容的準(zhǔn)確、全面提取等等，并不利于檔案數(shù)字化前整理編目工作的高質(zhì)量展開?；谶@樣的情況，應(yīng)當(dāng)在展開檔案數(shù)字化前整理編目工作的期間，同時(shí)落實(shí)對(duì)項(xiàng)應(yīng)檔案的搶修與保護(hù)。

實(shí)踐中，需要對(duì)所有待整理編目的檔案文件實(shí)施全面檢查，并結(jié)合其實(shí)際破損情況劃分類別，其中，針對(duì)破損情況嚴(yán)重的檔案文件，應(yīng)當(dāng)立即組織修復(fù)與保護(hù)處理工作，并在確保其整體安全性的條件下實(shí)施檔案數(shù)字化前整理編目;針對(duì)破損情況嚴(yán)重程度偏低的檔案文件，可以不進(jìn)行修復(fù)或是在完成簡(jiǎn)單修復(fù)后立即落實(shí)檔案數(shù)字化前整理編目。需要注意的是，如果遭遇難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行修復(fù)處理的檔案文件，應(yīng)當(dāng)在實(shí)際的整理過程中附上詳細(xì)說明，以此保證檔案數(shù)字化建設(shè)中所擁有的檔案資源具有完整性特點(diǎn)。

（二）推動(dòng)前期整理與數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)展開

對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)而言，其最大的優(yōu)勢(shì)在于可以利用網(wǎng)絡(luò)完成電子檔案信息的異地調(diào)取，且整個(gè)過程不會(huì)受到時(shí)間因素、空間因素的限制。而出于對(duì)提升檔案數(shù)字化建設(shè)以及應(yīng)用質(zhì)量的考量，必須要提前落實(shí)對(duì)檔案資料的前期整理編目工作;同時(shí)，為了保證數(shù)字化建設(shè)周期可以控制在合理水平，則需要推動(dòng)前期整理與數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)展開，即實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作以及檔案整理編目工作的結(jié)合。實(shí)踐中，可以從以下兩方面入手完成：第一，依托檔案數(shù)字化建設(shè)促進(jìn)檔案整理編目工作的展開，通過對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作投入與關(guān)注度的加大，使得相應(yīng)基礎(chǔ)性工作的展開效率、質(zhì)量始終穩(wěn)定在良好水平，并由此實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的升級(jí)。第二，依托檔案整理編目工作的展開支持檔案數(shù)字化建設(shè)加速，維護(hù)檔案整理編目工作的高質(zhì)量，避免其內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)支持，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的整體效率與質(zhì)量增高。

（三）重點(diǎn)關(guān)注檔案信息質(zhì)量與全面性的維護(hù)

即便檔案的前期整理編目工作量相對(duì)較大，也要引入專業(yè)人員承擔(dān)起工作質(zhì)量的核查任務(wù)，以此達(dá)到盡可能消除檔案錄入信息不全面、準(zhǔn)確程度難以保證等一系列檔案資源質(zhì)量問題的發(fā)生。實(shí)踐中，還需要對(duì)分類、整理、電子錄入等不同工作環(huán)節(jié)創(chuàng)設(shè)專門的標(biāo)準(zhǔn)工作制度以及管理制度，同時(shí)制定合理性更強(qiáng)的配套獎(jiǎng)懲制度，以此到達(dá)更好維護(hù)檔案信息質(zhì)量的效果。

（四）重視相關(guān)工作人員的持續(xù)性培養(yǎng)

為了確保相關(guān)工作人員更加適應(yīng)當(dāng)前背景下檔案數(shù)字化管理模式，并保證相應(yīng)檔案的前期整理編目工作可以切實(shí)滿足后續(xù)檔案文件數(shù)字化管理的工作需要，必須要在組建專業(yè)工作隊(duì)伍的基礎(chǔ)上重視對(duì)相關(guān)工作人員的持續(xù)性培養(yǎng)。

例如，可以積極安排相關(guān)工作人員參與全國(guó)性質(zhì)的或是區(qū)域范圍內(nèi)的檔案整理與編目學(xué)術(shù)研討會(huì)，在會(huì)議中從信息化的視角檢視檔案整理工作;同時(shí)，在會(huì)議交流活動(dòng)中，通過分享、研討各自所在單位先行開展文件級(jí)檔案著錄工作的情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)和切身體會(huì)以及在現(xiàn)實(shí)工作中所遇到的問題，共同提出解決方案;通過對(duì)近幾年來檔案數(shù)字化前整理外包工作展開分析與思考，提出一些在整理業(yè)務(wù)外包模式的管理中更具參考與推廣價(jià)值的建議，依托相關(guān)管理人員個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)的提升，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化前整理編目工作的優(yōu)化升級(jí)。

（五）其他

出于檔案數(shù)字化前整理編目工作對(duì)維護(hù)質(zhì)量與效率的考量，在相應(yīng)工作的展開過程中，還要著重對(duì)以下幾項(xiàng)工作要點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)：第一，高度重視，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。切實(shí)結(jié)合檔案數(shù)字化前整理編目的實(shí)際工作要求，組建起專項(xiàng)工作組實(shí)施檔案的數(shù)字化前整理工作。第二，新建制度，嚴(yán)格遵守。提前制定《檔案整理人員管理制度》，對(duì)勞動(dòng)紀(jì)律、工作時(shí)間、工作質(zhì)量、涉密保密等方面都提出明確要求，每天實(shí)行班前點(diǎn)名，工作臺(tái)位定置管理[2]。第三，任務(wù)分劈，逐周推進(jìn)。依據(jù)資料整理數(shù)量，核定每人每周檔案整理數(shù)量，嚴(yán)格做到日結(jié)日清、周結(jié)周清，保證整體工作的推行進(jìn)度。第四，流程管理，科學(xué)高效。根據(jù)檔案整理的特點(diǎn)，安排專人負(fù)責(zé)檔案排序、分類和編目、電子目錄整理、后期的裁切、裝訂，推行團(tuán)隊(duì)分工協(xié)作，整理工作高效有序。

總結(jié)：綜上所述，為了確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠高效、順利完工，在前期落實(shí)對(duì)所有檔案資源的整理編目工作是必然選擇，切實(shí)依托對(duì)檔案數(shù)字化前整理編目工作中常見問題的分析，通過同步落實(shí)對(duì)檔案的整理及搶修保護(hù)、推動(dòng)前期整理與數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)展開、重點(diǎn)關(guān)注檔案信息質(zhì)量與全面性的維護(hù)、重視相關(guān)工作人員的持續(xù)性培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化前整理編目工作以及檔案信息化建設(shè)工作的升級(jí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李美雅.檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對(duì)策探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2021（06）：132-133.

[2]馬寧文.檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對(duì)策研究[J].檔案時(shí)空，2016（12）：35-37.