張春霞

摘 要：基于當(dāng)前時代背景下，企業(yè)的整體發(fā)展速度越來越快，變得更具人文化特點(diǎn)。尤其是特殊載體檔案的出現(xiàn)，使得企業(yè)的檔案管理進(jìn)入了新的階段，載體變得極為豐富，具有多種形式。但由于管理工作缺少參照的制度內(nèi)容，而且模式統(tǒng)一化水平不強(qiáng)，影響了管理工作的正常開展。因此，企業(yè)便需要針對這一方面問題進(jìn)行深入研究，通過多種不同的措施，盡可能促使管理工作更具科學(xué)性特點(diǎn)。本篇文章主要描述了特殊載體檔案管理存在的問題，并對于加強(qiáng)特殊檔案載體管理的方法方面發(fā)表一些個人的觀點(diǎn)和看法。

關(guān)鍵詞：新形勢;管理工作;特殊載體檔案

對于特殊檔案載體而言，具體形式有很多種，包括獎牌、印章、聲像、證書、獎杯等資料，不僅內(nèi)容非常真實，而且有著較強(qiáng)的直觀性特點(diǎn)。因此，其管理工作便顯得非常重要，直接影響使用效果。

1 特殊載體檔案管理存在的問題

1）文件管理過于分散。對諸多企業(yè)來說，由于特殊載體檔案的類型有很多，因此往往會由多個部門共同管理。各自負(fù)責(zé)一部分，處理相應(yīng)的內(nèi)容。顯然，這種方式很容易造成管理工作十分分散，每當(dāng)需要進(jìn)行資料調(diào)用的時候，部分資料很難做到正常查詢。不僅導(dǎo)致工作效率下滑，而且會浪費(fèi)諸多內(nèi)部資源，影響了企業(yè)工作的開展[1]。

2）檔案未能統(tǒng)一分類。在對特殊載體檔案管理的過程中，由于沒有對其進(jìn)行合理分類，同時也沒有制定對于的標(biāo)準(zhǔn)，許多檔案都全部混在一起進(jìn)行堆放。每當(dāng)需要調(diào)用的時候，必須花費(fèi)大量時間進(jìn)行搜索，導(dǎo)致管理工作缺乏連續(xù)性特點(diǎn)，影響了管理工作的正常開展，實際效率也非常低。

3）缺少統(tǒng)一管理制度。許多企業(yè)在進(jìn)行檔案歸檔的過程中，并不具有形成形式，也沒有設(shè)置合理的管理機(jī)制。正是由于缺少制度帶來的約束，造成工作人員在進(jìn)行管理的時候，只能盲目憑借自身經(jīng)驗進(jìn)行處理，使得部分資料出現(xiàn)了丟失的情況，可操作性不強(qiáng)。

2 加強(qiáng)特殊檔案載體管理的方法

1）明確收集范圍。其一，但凡能夠?qū)ζ髽I(yè)職能活動或者工作成果進(jìn)行記錄的載體，都需要對其進(jìn)行合理分類，并完成歸檔工作，主要包括：領(lǐng)導(dǎo)人員參加公共活動的載體信息;著名人物參與企業(yè)內(nèi)部活動的載體信息;企業(yè)安全生產(chǎn)以及經(jīng)營改革工作的載體信息;記錄企業(yè)大型活動、大型事件的載體信息;記錄單位基礎(chǔ)設(shè)施以及重要建設(shè)工作的載體信息;記錄企業(yè)研究工作的載體信息;企業(yè)參加外事活動的載體信息。其二，企業(yè)在日常工作中獲得的國家、省、市、縣及上級單位獎狀、獎杯、錦旗以及證書等;上級單位贈送的題詞、牌匾以及重要紀(jì)念品;領(lǐng)導(dǎo)人物在參與大型獲活動時，使用過的各類物品;企業(yè)在開展大型活動的過程中，形成的紀(jì)念品;撤銷機(jī)構(gòu)在工作時，應(yīng)用的各種印章。這些物品全部都需要納入歸檔范圍之中，對其合理分類，逐步完成歸檔工作[2]。

2）明確收集要求。其一，結(jié)合現(xiàn)有的實際情況，單獨(dú)創(chuàng)設(shè)歸檔制度，并在日常工作中對其不斷完善，確保整個管理體系更具合理性。其二，對于所有能夠納入歸檔范圍中的檔案資料，需要全部交由形成部門檔案管理人員負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行歸檔，收集、整理、歸檔。其三，所有完成移交的歸檔載體，都需以保持原始性和真實性，不能隨意進(jìn)行更改。其四，對特殊載體資料內(nèi)容進(jìn)行移交，確?，F(xiàn)有的載體物質(zhì)有著較高的綜合質(zhì)量，且性能良好，所有信息記錄足夠清晰，十分完整。其五，所有移交的特殊載體都不能出現(xiàn)老化、變質(zhì)、磨損和污染的情況，如果發(fā)現(xiàn)有任何缺陷，理應(yīng)及時調(diào)整。其六，在接收的過程中，必須要對磁帶纏繞進(jìn)行詳細(xì)檢查，把握其規(guī)整性，邊緣部分是否出現(xiàn)了磨損的情況。同時還要將其放入到存儲環(huán)境之中，采取平衡操作，時間長度為1到3天。之后在全長度上，應(yīng)用清潔機(jī)，對其重新進(jìn)行纏繞處理，并保證速度均勻，有著較強(qiáng)的連續(xù)性，張力則需要控制在1.8N到2.3N之間。之后，將磁帶放入到干燥的環(huán)境之中，快速完成封存。封存材料可以使用塑料袋或者密封容器，以防黏合劑以及潤滑劑出現(xiàn)了揮發(fā)的情況[3]。

3）加強(qiáng)載體保管。對特殊載體檔案來說，自身材料有很多，在進(jìn)行保管的時候，理應(yīng)充分把握其原有特點(diǎn)，基于特定的類別，采取分庫保存的方式，以便統(tǒng)一管理。

其一，部分特殊載體檔案對外部條件有著較高要求。諸如常見的磁帶載體，其所處的庫房，溫度最好控制在14-24度之間，而濕度則需要保持在45%-65%之間。在明確了具體數(shù)值之后，在24小時之內(nèi)需要保持恒溫狀態(tài)，具體變化最好不要超過±3度，而濕度的變化則不要超過±5%。為了保證儲存效果，庫房中需要設(shè)置空調(diào)以及溫濕度測量儀，以便對其溫度條件以及濕度條件展開控制。其二，確保整個庫房足夠清潔，同時所有裝具不能有任何污染。整個倉庫需要時刻處在正壓的狀態(tài)之中，以防受到灰塵造成的污染;空氣中不能有任何腐蝕性氣體，同時通風(fēng)條件良好。地面不能進(jìn)行打蠟，也不能鋪設(shè)地毯。如果使用了吸塵器，所有排出的氣體都需要使用特定的容器，轉(zhuǎn)移到庫房外部。其三，做好防磁保護(hù)工作。在進(jìn)行磁性載體檔案保護(hù)的時候，必須和磁場之間保持一定的距離、尤其是磁源，諸如磁鐵、馬達(dá)以及變壓器等，實際距離至少為77mm。如果空間不足，可以使用軟磁物質(zhì)進(jìn)行屏蔽，諸如軟鐵、鐵淦氧以及鎳鐵合金等。如果庫房之中存有一些極為重要的磁性檔案資料，還需要單獨(dú)設(shè)置測磁設(shè)備，對周圍存在的隱形磁場展開全面檢測，以防磁帶會出現(xiàn)退磁的情況，亦或者信息發(fā)生丟失。其四，加強(qiáng)防火保護(hù)。無論是庫房還是裝檔案的工具材料，都需要使用耐火性，庫房的周邊區(qū)域不能放置任何易燃物品;庫房之中嚴(yán)禁有任何明火出現(xiàn);檔案庫房上需要時刻放置CO2型滅火器。按定期檢測滅火器，并做詳細(xì)記錄。其五，提升放置的科學(xué)性。為了防止磁性載體會出現(xiàn)變形的情況，所有磁帶都要放置在磁帶盒之中，并保持垂直的狀態(tài)，確保自身受力均勻，以防發(fā)生卷邊或者變形的情況。其六，所有工作人員都需要基于規(guī)定的要求進(jìn)行操作，保持良好的個人習(xí)慣。在移動磁帶的時候，不能用手直接觸碰，必須佩戴非棉制手套;防止磁帶和不清潔的表面發(fā)生直接接觸;所有能夠進(jìn)行磁帶存放的裝具，都要保持較高的清潔度。其七，針對庫房本身，必須做好防潮、防水、防光等保護(hù)工作。所有檔案庫房內(nèi)設(shè)備都要防止水災(zāi)、火災(zāi);在磁帶架的最低一層，需要單獨(dú)設(shè)置隔板，并且和地面之間保持40cm的距離;所有檔案都不能長時間暴露在光源之中，防止紫外線直接照射。其八，在進(jìn)行實物檔案裝具保存的時候，必須進(jìn)行防塵處理，避免光源照射。一些具備較好條件的企業(yè)，可以單獨(dú)設(shè)置專門的倉庫或者柜子，以此進(jìn)行保管。在庫房之中，所有存有檔案的柜子，都要保持較高的清潔度。工作人員需要定期進(jìn)行除塵，以防檔案發(fā)生褪色的情況。如果有部分檔案很容易受到蟲蛀或者出現(xiàn)銹蝕，必須做好防腐、防蟲鼠工作，加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)，保證其足夠完整[4]。

4）加強(qiáng)特殊載體利用.對特殊載體檔案來說，基于本身的特點(diǎn)，為了能夠確保其安全性，同時能夠做到合理利用，必須設(shè)置對應(yīng)的審批手續(xù)，確保其有著較高的科學(xué)性以及合理性。磁性載體檔案需要以一式兩份進(jìn)行歸檔。其中一份需要進(jìn)行封存保管，不能隨意外借，另一份則可以進(jìn)行正常使用。

3 結(jié)束語

綜上所述，對特殊載體檔案來說，本身有著諸多特點(diǎn)，使得管理過程中往往會有諸多問題出現(xiàn)。因此，相關(guān)人員理應(yīng)提高重視程度，通過多種不同的方式，及時予以處理，確保管理的整體效果能夠滿足規(guī)定要求。

參考文獻(xiàn)

[1]馬獻(xiàn)忠.關(guān)于企業(yè)特殊載體檔案分類的思考[J].檔案學(xué)通訊，2018，000（005）：57-58.

[2]馬蕊，陳占鳳.企業(yè)特殊載體檔案管理試行之路[J].檔案學(xué)研究，2016（S1）：84-86.

[3]程倩.加強(qiáng)企業(yè)特殊載體檔案的規(guī)范管理[J].山東檔案，2019，000（005）：24-25.

[4]孫琳，吳春明.高校特殊載體檔案管理策略研究[J].北京檔案，2014，000（009）：26-27，31.