基于公安檔案管理體制的改革和優(yōu)化策略

陳麗萍

摘 要：公安檔案是對相關(guān)案情案件的真實記錄和材料歸置，檔案既包括圖片、文案也包括影像和錄音等，既有紙質(zhì)檔案也有電子檔案，是治安管理的重要依據(jù)。從現(xiàn)有公安檔案管理體制來看，還存在一些不足，尤其是很多縣級派出所，檔案管理制度不健全，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，使得檔案移交鑒定、檔案集中管理，以及裝換利用問題較多，對公安管理工作的高質(zhì)開展形成阻礙，必須加強(qiáng)改革和優(yōu)化。本文，首先分析了公安檔案管理體制上存在的主要問題，其后提出了一些針對性改革和優(yōu)化策略，期望能進(jìn)一步促進(jìn)公安檔案管理事業(yè)的更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公安檔案;管理體制;改革優(yōu)化;策略

自我國取消鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層派出所檔案管理職能以來，大量基層公安檔案匯集于縣一級公安檔案管理部門，給縣級檔案管理帶來極大的工作壓力，加之縣級檔案管理部門機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，管理職責(zé)分化不清晰，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不健全、設(shè)備陳舊，導(dǎo)致其公安檔案管理弊端百出，成為影響公安管理工作的一個“短板”，面對這些問題，如何革新現(xiàn)有體制，優(yōu)化管理模式成為縣級公安檔案管理部門需要深思的問題。在此筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，就其體制改革和管理優(yōu)化的策略進(jìn)行分析。

1 縣級公安檔案管理體制上存在的不足

1.1 公安檔案管理不符合警務(wù)機(jī)制改革的要求

依據(jù)國家檔案管理制度規(guī)定，公安派出所檔案應(yīng)設(shè)立專門檔案庫，配置專業(yè)管理設(shè)施設(shè)備，交由專門的檔案管理部門，專業(yè)檔案管理人員來管理。從目前縣級公安檔案情況來看，檔案種類、檔案數(shù)量都在急劇增加，而縣級檔案庫基本飽和，影響檔案管理安全。加快庫房擴(kuò)容建設(shè)，加大檔案整理減負(fù)、實施專業(yè)化管理的需求越來越大。但是，擴(kuò)充庫房、加大人財物投入又勢必會造成派出所警務(wù)資源緊張，如此便和“精兵簡政，節(jié)約減負(fù)”的警務(wù)機(jī)制改革要求形成沖突，給縣級公安工作帶來其它困擾。

1.2 公安檔案管理不符合公安信息化建設(shè)要求

首先，在互聯(lián)網(wǎng)逐步普及的現(xiàn)代社會，日常辦公和警務(wù)處理都運(yùn)用到了很多信息化工具，在“數(shù)字化”、“電子化”理論下，產(chǎn)生了很多數(shù)據(jù)信息檔案，需要檔案管理部門加強(qiáng)電子檔案的管理力度。其次，從現(xiàn)狀來看，目前縣級檔案量巨大，而檔案部門工作人員不足，往往身兼數(shù)職，在檔案管理上仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，信息化設(shè)備應(yīng)用較少，檔案調(diào)用、查閱、歸檔等管理效率低下，導(dǎo)致很多工作開展不起來。加之缺乏科學(xué)的解決措施，也使得檔案信息化管理長期處于低水平狀態(tài)，不僅阻礙了公安檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，而且還影響著整個公安系統(tǒng)工作。

1.3 公安檔案管理不符合檔案發(fā)展的自身規(guī)律

按照檔案學(xué)理論，檔案管理部門的立檔條件必須要包括三個基本條件，其一管理部門要具備獨(dú)立管理權(quán)，且有權(quán)對外自主行文;其二管理部門應(yīng)是一個獨(dú)立會計單位，有財務(wù)預(yù)算和計劃編制的獨(dú)立權(quán)，可以自主安全單位資金支持相關(guān)管理工作;其三要建立單獨(dú)的專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)，崗位設(shè)置應(yīng)合理和科學(xué)，具有單獨(dú)的人事任用權(quán)。但實際上，基層公安派出所是上級公安局的派出機(jī)構(gòu)， 執(zhí)行機(jī)構(gòu)，大多數(shù)行政規(guī)定、資金安排、人事任免等必須向上申請和請求批示，既沒有行政獨(dú)立職權(quán)，也沒有獨(dú)立會計能力，所以不滿足專業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)條件。因此從這一理論來看，將派出所作為檔案管理直接單位，就違背了檔案管理的基本規(guī)律和基礎(chǔ)條件，違背了檔案管理的發(fā)展要求。而將基層公安檔案管理的重?fù)?dān)堆積到縣一級及以上公安部門身上，這也加重了檔案管理的壓力，反而降低了公安檔案管理的質(zhì)量。

2 公安檔案管理體制的改革和優(yōu)化策略

2.1 注重體制改革，加快公安檔案管理職能轉(zhuǎn)換

公安機(jī)關(guān)檔案管理工作，由縣及以上公安機(jī)關(guān)進(jìn)行集中管理，其具體模式有兩類：其一，農(nóng)村地區(qū)，由縣（市）級公安局對下屬派出所的檔案進(jìn)行整體接收和集中管理;其二，城市地區(qū)，由?。▍^(qū)）及以上公安機(jī)關(guān)對派出所的檔案進(jìn)行管理，基層公安派出所不再直接履行檔案管理職能?？h級公安檔案管理部門應(yīng)在原有檔案管理基礎(chǔ)上，擴(kuò)大和設(shè)立了更專業(yè)的公安檔案管理機(jī)構(gòu)。公安檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專用檔案庫房，接收、保管各警區(qū)移交的各種實體檔案資料;設(shè)立數(shù)字化檔案服務(wù)器，接收、管理及利用各類檔案資料，包括紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案。同時制定科學(xué)的檔案分類保管制度，以此保證公安檔案管理的規(guī)范性和合理性。當(dāng)前，加快轉(zhuǎn)變公安檔案管理職能，革新檔案管理體制，加快整合公安檔案資源，既可緩解基層公安派出所工作負(fù)擔(dān)，也能促進(jìn)公安檔案管理工作的專業(yè)化進(jìn)程，于國于民于社會而言都具有極其重要的意義。

2.2 推行檔案數(shù)字管理模式，提升公安檔案管理質(zhì)量

隨著基層派出所檔案逐漸向縣（市）級匯集，實現(xiàn)集中管理后，縣級及以上公安檔案管理工作的壓力變得更大，而傳統(tǒng)的檔案管理模式因制度體系不健全，機(jī)構(gòu)設(shè)置不清晰，管理人手不足，信息化程度低等原因，造成管理效率不高，對公安事務(wù)的支撐性不強(qiáng)等現(xiàn)實問題。所以必須要借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，提升檔案管理水平。其一，在現(xiàn)有紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，借助檔案管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)分析對比，開展檔案數(shù)字加工和錄入工作， 將使用價值大、使用頻率高、檔案關(guān)聯(lián)信息多的檔案內(nèi)容先錄入檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，既便于長久安全管理，也便于隨時查找調(diào)用，如重要的行政文件、財務(wù)報表及統(tǒng)計資料、案件卷宗、人事資料等。而對于那些當(dāng)前未能轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件進(jìn)行長期管理的資料，比如臨時決議、草案、殘缺材料、實物器具等，應(yīng)根據(jù)實際工作需要，做好臨時單獨(dú)管理工作，待材料最終形成后，進(jìn)行整理錄入，而實物類也需要以圖片、視頻等具體形式來生成電子檔案信息。其二，堅持“分散傳輸、集中入庫”的管理原則，構(gòu)建一個高效高質(zhì)，一體化，關(guān)聯(lián)化的現(xiàn)代公安檔案管理體系，以現(xiàn)有檔案管理資源為基礎(chǔ)，借助大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)及物聯(lián)網(wǎng)，組成一體化檔案信息服務(wù)中心，將各下級公安派出所日常產(chǎn)生的檔案信息，有序、分類、實時傳入檔案中心，由中心系統(tǒng)進(jìn)行識別分類歸置，并集中管理，避免以往大量檔案信息在某一特定時段集中匯集，造成檔案管理工作癱瘓，也為確保檔案信息的及時性和安全性提供保障。

2.3 建立健全現(xiàn)代警務(wù)信息管理機(jī)制

在優(yōu)化調(diào)整公安派出所檔案管理職能之后，還應(yīng)加快建立與現(xiàn)代警務(wù)信息管理相適應(yīng)且分工明確的檔案管理制度，以保證新體制的有效實施。其一，應(yīng)建立健全公安檔案信息收集和歸檔制度。雖然取消了基層派出所檔案直接管理權(quán)，但仍要履行日常檔案信息收集、臨時保管、上傳等基本職能，為落實相關(guān)工作，需要制定出一套科學(xué)、有效的系列規(guī)章制度，以此確?；A(chǔ)檔案信息的完整性和及時性，可以更好地支持公安工作開展。其二，加快建立專業(yè)化管理機(jī)制，需要制定一套合理的操作程序，達(dá)到既高效又高質(zhì)還能節(jié)省成本的目的。包括采、編、規(guī)整、維保等相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其要注意數(shù)據(jù)檔案管理的安全性，需要提升數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)安全層級，防止重要檔案被竊取、篡改、盜用或惡意破壞等。其三，還要建立公安檔案成果轉(zhuǎn)化利用機(jī)制，鼓勵建立地區(qū)或國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化檔案大系統(tǒng)，將各級公安部門納入統(tǒng)一系統(tǒng)中來，實現(xiàn)公安系統(tǒng)內(nèi)檔案資源的共享共用，最大化發(fā)揮公安檔案的利用價值。

3 結(jié)語

新時代，公安檔案管理工作應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變觀念，革新體制，借助信息技術(shù)及設(shè)備構(gòu)建數(shù)字化、一體化公安檔案管理系統(tǒng)，提升管理效率和質(zhì)量，支持公安工作的高質(zhì)量開展。

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