高校檔案信息化管理的幾點思考

摘 要：高校檔案管理是一項完善的科學的教育工程，是學校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實現(xiàn)，越有利于學校的整體發(fā)展。本文探討了強化高校信息化管理的重要意義，淺談了高校檔案信息化的優(yōu)勢，并對高校檔案信息化管理中存在的一些問題進行分析，給出建議，以便促進檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;思考

高校檔案管理是一項完善的科學的教育工程，高校檔案管理工作是為高校的整體運行服務(wù)的，是衡量高校管理水平的重要指標，是學校一切工作的綜合反映，是高校運行發(fā)展的不可忽視的重要組成。想要了解學校的多方面信息，就必須通過查閱檔案，因此，高校檔案管理工作必須予以重視，必須充分認識檔案管理工作的重要性。隨著現(xiàn)代化信息社會的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也從實體化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，高校檔案管理中融入信息化也成為不可避免的發(fā)展趨勢。

1 強化高校信息化管理的重要意義

高校檔案管理主要服務(wù)于學生和教師，而由于高校的特殊性，每年都有大量的師生相關(guān)數(shù)據(jù)的變動，如學生畢業(yè)、就業(yè)、進修、遷入、遷出等等，檔案變動大，頻繁、區(qū)域跨度大，而傳統(tǒng)的檔案管理工作在查閱、完善、修改等過程中均會耗費大量的人力和物力，工作效率低，時間成本大，且檔案相關(guān)的信息分析與整理的差錯性增加，檔案管理質(zhì)量較差。

2 傳統(tǒng)檔案管理的缺點

檔案收集缺乏系統(tǒng)的、完整的執(zhí)行標準，檔案信息不準確，內(nèi)容不完全，過期信息、虛假信息、錯誤信息不斷出現(xiàn)。此外，傳統(tǒng)的檔案管理工作在進行檔案的搜集、統(tǒng)計、分析、查閱等內(nèi)容時非常不方便，陳舊檔案錄入的完整性和準確性差，相關(guān)數(shù)據(jù)保密性差。

3 高校檔案信息化的優(yōu)勢

留存檔案的主要作用在于保存學校發(fā)展的歷史記錄，同時能夠產(chǎn)生社會和經(jīng)濟雙重效益，為高校未來的發(fā)展提供參考。因此，檔案管理中需要進一步挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價值。而深入挖掘檔案信息以及檔案種類的劃分必須具有針對性，要完全針對檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進行，這些需要應(yīng)用電子計算機對檔案進行處理，提高檔案的利用效率，重視檔案信息的補充和完善，對殘缺的信息及時增補，保證錄入到系統(tǒng)中的信息是完整的、準確的。檔案信息要全面覆蓋高校日常的運行、教學中，利用信息化管理檔案，促進檔案的查閱更加準確、便捷，與傳統(tǒng)的埋頭苦找相比，將檔案工作人員徹底解放出來。

4 高校檔案信息化管理中存在的問題

4.1 對檔案信息化管理的不重視

隨著高校規(guī)模的擴大，圍繞高校發(fā)展的方方面面如科研、教學等的要求也不斷提高，而高校檔案管理工作往往被忽視，認為高校的檔案管理只是為了方便查閱，應(yīng)付上級檢查，走走形式，象征性的補充，像這種停留在表面上的工作缺少創(chuàng)造檔案價值的意識，導致高校檔案管理工作逐漸成為高校發(fā)展過程中的附屬品。

4.2 管理人員專業(yè)性不足

融入信息化技術(shù)必須配備相關(guān)的專業(yè)性人才，而由于機構(gòu)對檔案管理工作的不重視，導致隨意安排人員負責檔案的管理工作，導致檔案雜亂無章，置放錯亂，文檔與內(nèi)容不對應(yīng)，該清理的不清理，該完善的不完善。此外，負責管理檔案的人員往往工作相對放松，自身疏忽大意，甚至出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。有的高校安排年齡比較大的，退休的人員兼職檔案管理工作，這些人員對信息化手段并不熟悉，不擅長計算機等數(shù)字化設(shè)備的使用，在信息化建設(shè)的拓展中力不從心，無法優(yōu)質(zhì)的完成檔案管理工作。

4.3 信息化本身的安全隱患

近年來，信息化處理手段發(fā)展迅猛，但其本身也存在一些安全隱患，如紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時，操作過程容易出現(xiàn)登記錯誤，且電子化設(shè)備無法完美的復(fù)原手寫漢字的原樣，導致一些數(shù)據(jù)和文字可能被改動，且網(wǎng)絡(luò)化自身的風險性可能導致遠程操控或是黑客進入，被惡意盜用、修改等。

5 檔案信息化管理的幾點建議

5.1 領(lǐng)導層面意識的轉(zhuǎn)變

有的領(lǐng)導檔案意識淡薄，對檔案管理工作的重要性和必要性認識不夠，對檔案工作沒有給予足夠的重視。此外，檔案管理應(yīng)該是專業(yè)性的工作，但高校管理人員不組織專業(yè)的檔案管理方面的培訓，檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。因此，為了檔案管理工作的信息化建設(shè)的順利開展，必須推動檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)[1-2]。數(shù)據(jù)庫的建立必定會需要專業(yè)技術(shù)人才針對檔案管理工作進行系統(tǒng)的管理和維護，這也需要高校在資金投入，加強培養(yǎng)，引入相關(guān)的專業(yè)性人才上提高檔案管理工作的整管理質(zhì)量。為了方便檔案的搜集、統(tǒng)計、分析、查閱等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫需要增加檔案管理工作的檢索和標注功能，同時確保陳舊檔案錄入的完整性和準確性。

5.2 加強硬件設(shè)施的建設(shè)

信息化管理需要配相應(yīng)的計算機設(shè)備和采集設(shè)備以及安裝對應(yīng)的檔案管理軟件，建設(shè)完整的、標準的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，與校園內(nèi)的局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)實施接軌，通過校園內(nèi)的局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)頁渠道，實現(xiàn)信息共享以及快捷的實現(xiàn)數(shù)據(jù)更新、修正和增補，提高檔案信息利用的效率。

5.3 提高信息化管理的安全性

完善高校檔案管理信息化管理的相關(guān)制度，提高高校檔案管理工作的規(guī)范化水平。尤其是檔案管理的保密制度，做到檔案歸檔、保密、鑒定銷毀必須審慎，對違反保密規(guī)定的情況必須追究，檔案管理工作落實雙人雙鎖制度，確保檔案管理的安全性，數(shù)據(jù)庫實施加密處理，強化檔案管理工作的安全性[3-4]。

6 小結(jié)

高校檔案管理是一項完善的科學的系統(tǒng)工程，高校檔案管理工作是為高校的整體發(fā)展服務(wù)的，是衡量高校管理水平的重要指標，是學校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實現(xiàn)，越有利于學校的整體發(fā)展。早日實現(xiàn)檔案的信息化管理，看到將檔案管理推向信息化之后得到的益處和影響，形成新的觀念，這有助于推動檔案管理信息化的進程，早日實現(xiàn)檔案信息化管理工作的規(guī)范化，為高校的發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學院學報：自然科學版，2015（1）：181-182.

[2]陳海英.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟，2017（1）：59-61.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）：15-16.

[4]龐力，崔艷玲.淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國教育信息化，2009（9）：47-48.

作者簡介

馬麗霞（1981-），館員，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學工作。