電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：?jiǎn)栴}與思考

張叢

摘 要：信息的數(shù)量在不斷的增加，這就導(dǎo)致檔案的管理越來(lái)越復(fù)雜。雖然電子政務(wù)系統(tǒng)在不斷的完善，但仍存在很多的問(wèn)題。本文針對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問(wèn)題進(jìn)行了全面的分析，并對(duì)此采取了一定的措施進(jìn)行有效的探討，從而促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng);檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失或病毒感染等情況，影響了電子政務(wù)檔案的合理管理，我們需要對(duì)此加以重視。

1 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀

電子政務(wù)檔案是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)上進(jìn)行普及完善的，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案比傳統(tǒng)的文檔材料具有一定的優(yōu)勢(shì)。首先，它具有自身的獨(dú)立性。電子檔案的存儲(chǔ)位置是不固定的，但其內(nèi)容可以保持完整。其次是需要充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，電子檔案的創(chuàng)建和處置都需要利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成。計(jì)算機(jī)可以被大眾所使用，可以簡(jiǎn)單對(duì)電子檔案進(jìn)行修改，并可以處理相關(guān)的瀏覽痕跡，這就無(wú)法保證電子檔案管理的合理與安全，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致電子檔案材料的丟失與破壞。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問(wèn)題分析

2.1 對(duì)檔案移交問(wèn)題進(jìn)行分析

首先，在移交過(guò)程中是對(duì)單份電子數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，這就無(wú)法體現(xiàn)檔案的整體性，使數(shù)據(jù)在移交過(guò)程中無(wú)法實(shí)現(xiàn)相關(guān)的聯(lián)系。其次是檔案管理方式是以雙軌制來(lái)進(jìn)行應(yīng)用的，這就導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中需要依賴(lài)備份，而如果在檔案移交過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。最后是檔案不僅僅包括電子檔案也存在紙質(zhì)檔案，而兩者是線上與線下的區(qū)別，這就會(huì)導(dǎo)致移交的時(shí)間出現(xiàn)偏差，移交工作量在一定程度上會(huì)有所增加。

2.2 對(duì)檔案文件歸檔問(wèn)題進(jìn)行分析

對(duì)檔案需要進(jìn)行歸檔來(lái)保證檔案的完好，但是需要注意一些細(xì)節(jié)。首先是技術(shù)方面的問(wèn)題，如果技術(shù)方面出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)冗余的情況，從而在后期的處理過(guò)程中無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效的查詢(xún)管理。其次是管理方面的問(wèn)題。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理過(guò)程中存在著一定的局限性，如果遇到特殊情況，由于檔案管理人員職權(quán)的局限導(dǎo)致無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的查找。檔案需要檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行同時(shí)負(fù)責(zé)，這就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失后兩者責(zé)任的推卸情況。

2.3 對(duì)安全保障問(wèn)題進(jìn)行分析

電子政務(wù)系統(tǒng)是要依靠計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行運(yùn)行的，如果一些黑客植入病毒軟件就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的泄露，在一定程度上影響檔案的完整性使檔案出現(xiàn)損壞。如果由于外在因素的影響而出現(xiàn)火災(zāi)等問(wèn)題也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。

3 提高電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作效果的對(duì)策

3.1 對(duì)檔案移交歸檔過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理

前面我們也提到檔案在移交與歸檔過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，這就需要我們采取一定的措施來(lái)進(jìn)行有效的解決。首先，我們要對(duì)檔案移交歸檔過(guò)程加以重視，并提出更高的要求，從而保障檔案管理工作的合理。當(dāng)前，我國(guó)對(duì)于檔案移交歸檔工作主要運(yùn)用在線歸檔和離線歸檔的方法。這兩種方法會(huì)根據(jù)檔案的格式來(lái)進(jìn)操作，這就需要管理人員針對(duì)檔案移交的方式進(jìn)行有效的監(jiān)管并及時(shí)查詢(xún)歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行有效的分析并采取措施進(jìn)行處理。除此之外還要加強(qiáng)對(duì)原始檔案進(jìn)行保管，實(shí)現(xiàn)單套歸檔的目標(biāo)，避免出現(xiàn)雙套歸檔問(wèn)題。

其次是重視雙軌制的檔案管理方法，要保證雙軌制可以有效的運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，使雙軌制的管理方法可以實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值。管理人員還要對(duì)檔案移交的方法進(jìn)行明確的劃分，針對(duì)檔案的不同來(lái)選擇合理的管理方法，這樣可以避免在當(dāng)移交過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。

然后是對(duì)檔案室負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行明確，只有權(quán)責(zé)明確才能進(jìn)行合理的分工，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況。無(wú)論是管理人員還是工作人員都可以準(zhǔn)確掌握自身的職責(zé)，這樣可以保證檔案在移交和歸檔過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，保證檔案材料的完整性，可以有利于后期的查詢(xún)與管理。

最后是要制定制度進(jìn)行管理。任何工作都需要制定合理的計(jì)劃來(lái)進(jìn)行有效的約束，而檔案管理工作也不能缺少制度的約束，管理人員可以根據(jù)具體情況來(lái)制定合理的制度。這樣可以保證檔案移交和歸檔過(guò)程中進(jìn)行正規(guī)合理的操作。管理人員也要按照規(guī)定來(lái)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保證檔案移交和歸檔符合標(biāo)準(zhǔn)，并在此過(guò)程中進(jìn)行及時(shí)的判斷，如果在移交和歸檔過(guò)程中存在問(wèn)題，就需要進(jìn)行有效的處理。還要對(duì)通過(guò)的檔案進(jìn)行分類(lèi)，使檔案的存放合理有序。

3.2 對(duì)安全保障工作產(chǎn)生足夠的重視

檔案管理工作由于外界因素的影響會(huì)導(dǎo)致檔案存在安全隱患，我們需要加強(qiáng)檔案的安全管理，制定一系列的安全保障措施來(lái)進(jìn)行有效的預(yù)防。我們要提高檔案管理的技術(shù)操作，為了保證檔案管理的科學(xué)合理，管理人員需要根據(jù)具體情況來(lái)研發(fā)獨(dú)特的管理系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上設(shè)定一系列的密碼、殺毒等功能，避免黑客入侵對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生影響，提高管理系統(tǒng)的安全性能。

對(duì)于管理人員的安全意識(shí)要進(jìn)行進(jìn)一步的培養(yǎng)，使他們能夠?qū)Π踩珕?wèn)題進(jìn)行一定的了解，在實(shí)際的管控過(guò)程中如果出現(xiàn)了問(wèn)題，管理人員可以根據(jù)自身掌握的技能進(jìn)行及時(shí)的處理。管理人員技術(shù)水平和管理能力也要不斷的進(jìn)行強(qiáng)化。

最后是對(duì)管理模式的調(diào)整與創(chuàng)新，管理模式要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的創(chuàng)新，使檔案管理的模式更加先進(jìn)，能夠應(yīng)對(duì)一些突發(fā)的狀況，提高檔案管理的水平。

3.3 做好信息整合共享工作

信息的整合共享可以使管理效率得到提升，但是，對(duì)于信息整合共享工作也需要注意一定的細(xì)節(jié)。在實(shí)際的操作過(guò)程中，要保證數(shù)據(jù)信息和實(shí)體的整合共享能夠進(jìn)行有效的融合，這樣可以實(shí)現(xiàn)信息和實(shí)體一體化共享方式的目標(biāo)。通常情況下，信息整合共享有兩種方式，分別是分散式和集中式，管理人員可以根據(jù)具體情況來(lái)進(jìn)行方法的選擇，使管理的效果達(dá)到最佳。

除此之外，還需要對(duì)管理的方法和形式進(jìn)行改良，利用先進(jìn)的技術(shù)手段合理的應(yīng)用于檔案管理工作中，使電子系統(tǒng)中檔案管理的水平得到進(jìn)一步提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作存在了很多的問(wèn)題，我們需要重視檔案移交歸檔過(guò)程，并采取措施來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的整合與共享，保證電子檔案管理更加安全穩(wěn)定的發(fā)展。

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