事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

申淑華

摘 要 目前我國信息技術(shù)飛快的發(fā)展，檔案對于個人來說是非常重要的，所以檔案管理工作對于每一個單位都是至關(guān)重要的，尤其是在事業(yè)單位中，做好檔案管理工作，對于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展性有著很大的作用。但是，檔案管理工作并不是一件簡單的工作，在工作的時候或多或少都會存在一些問題，那么事業(yè)單位能夠及時及發(fā)現(xiàn)問題并給出相應(yīng)的對策，這對檔案管理工作是有一定的幫助的。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題與對策

對于我國事業(yè)單位來說，檔案管理工作是至關(guān)重要的，它對于今后人員的晉升問題、考核問題及其他工作方面都有重要的作用。其工作人員可以通過檔案了解到一些相關(guān)的信息，對于今后的工作也有幫助。隨著我國社會的進步，事業(yè)單位檔案管理工作也是越來越完善。但是還是存在一些的問題，如果不能及時的解決問題，對于事業(yè)單位會造成一些不好的影響，所以，管理人員要及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題并及時的解決。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

在我國大部分的事業(yè)單位中，檔案管理人員對于檔案管理工作存在一定的誤解，部分人認(rèn)為只要把資料收集、保管好就行了，并且對于檔案管理工作中使用的技術(shù)都比較落后，也就使檔案管理工作中的技術(shù)水平普遍不高。更有甚者一些事業(yè)單位聘請的檔案管理人員所學(xué)的并不是這方面的知識，缺乏足夠的專業(yè)性及專業(yè)人才，在進行上崗工作的時候也并沒有進行相關(guān)工作知識的培訓(xùn)，對于檔案工作管理工作一竅不通。這樣就會導(dǎo)致在管理工作過程中出現(xiàn)差錯，不能使檔案管理工作發(fā)揮其真正的作用。

1.2 檔案管理設(shè)備落后

目前我國的信息技術(shù)十分發(fā)達，但是由于部分事業(yè)單位對于管理工作并不是太重視，所以并沒有把這么發(fā)達的信息技術(shù)運用到檔案管理工作上。并且對于檔案管理的工作地點也不重視，大部分的檔案管理工作室空間較小，環(huán)境簡陋，這對于檔案的管理是十分不利的。還有一些事業(yè)單位并沒有使用計算機設(shè)備，對于檔案管理的記錄僅僅是靠著人工登記，這樣會使檔案出現(xiàn)一系列的錯誤，并且速度慢，使一些檔案不能在一定的時間內(nèi)歸檔，同時也耗費人力精力，嚴(yán)重影響了檔案工作的辦事效率。

1.3 對于管理人員離職之后的檔案管理工作

現(xiàn)如今的社會中，沒有哪一個人可以在一個固定的崗位中干下去的，之后也可能會離職、退休。那么在檔案管理工作中也會出現(xiàn)這種情況，有些事業(yè)單位中的管理人員離職之后，單位沒有把交接工作做好，就會使一些人員的檔案變成“死檔”等現(xiàn)象，對于單位也造成了一定的損失。

1.4 事業(yè)單位沒有合理運用現(xiàn)有檔案

在一些事業(yè)單位中，其擁有許多的檔案，但是他們并沒有把這些檔案進行合理的運用，使它們常年的擺在那里，使這些檔案失去了其原本的作用。還有一些單位對于檔案的利用只存在于一些表面的工作，并沒有把檔案的作用發(fā)揮到最大，這些問題都要進行解決。

1.5 對于檔案的管理工作沒有規(guī)范規(guī)定

其實，檔案管理工作是一項及其復(fù)雜的工作，但是一些事業(yè)單位對于檔案的管理工作并沒有正確的規(guī)定，使檔案管理人員想怎么管理就怎么管理，使檔案沒有規(guī)律可循。導(dǎo)致檔案中的紙張雜亂不堪，當(dāng)在需要用到這些檔案的時候，找尋起來就相當(dāng)?shù)穆闊┝?，從而降低了工作效率?/p>

1.6 對于檔案沒有及時的更新

我們現(xiàn)在所處的社會是無時無刻不在變化與發(fā)展的，對于事業(yè)單位中的檔案也要時刻的進行更新，以便能夠跟上這個變化迅速的時代，，而不是使單位還停留在原地，這就對于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展性有了一個阻礙。

2 事業(yè)單位檔案管理中問題的解決對策

2.1 對于檔案管理人員要加強培訓(xùn)

上文了解了檔案管理人員專業(yè)性不強所帶來的問題，那么要提高檔案管理工作，首先要解決的問題就是加強對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)。在培訓(xùn)中主要是加強管理人員對檔案管理的專業(yè)知識，使管理人員能夠正確的認(rèn)識管理工作的重要性，有一個正確的工作態(tài)度。目前我國的社會進步越來越快，事業(yè)的單位發(fā)展也是越來越來，所以要跟上社會的步伐，對檔案管理工作也要緊跟時代，這樣才能使管理工作有效的提高，并且對于單位的可持續(xù)發(fā)展性也有一個重要的作用。

2.2 對檔案管理人員的工作實行明確規(guī)定

在事業(yè)單位管理人員的工作交接的過程中，要做出嚴(yán)格的規(guī)定，當(dāng)管理人員由于一些原因要離開的時候，要做好交接工作。并且要求人員留下自己的聯(lián)系方式，以便單位在以后的工作中發(fā)現(xiàn)問題還能及時的保持聯(lián)系，這對于單位的發(fā)展和檔案管理工作的提升也是有重大意義的。

2.3 做好檔案管理的工作

在對于檔案管理人員進行培訓(xùn)的時候，還要告知人員在工作中對于方案管理的工作要慎重，加強工作人員在檔案管理工作中的保護意識。定期對于檔案進行查看，在查看的過程中發(fā)現(xiàn)問題的話要及時匯報并且修補。在外人看似簡單的檔案管理工作其實是非常復(fù)雜的，這十分考驗管理人員的耐心和細(xì)心，只有管理人員能夠在工作中做到細(xì)心，那么才能完好無損的保存好檔案，為事業(yè)單位的發(fā)展做好基礎(chǔ)。

2.4 合理的利用檔案

在事業(yè)單位中，應(yīng)當(dāng)提高對于檔案的重視，合理的使用檔案，使檔案能夠充分的發(fā)揮其作用?，F(xiàn)在我們都處于一個信息化的時代，在任何時候都需要檔案信息，所以事業(yè)要對檔案重視，對于檔案要定期的查閱，以便能夠及時的了解到事業(yè)單位信息，不僅可以提高工作效率，還對事業(yè)將來的發(fā)展有重要的作用。

2.5 對于檔案要定期更新

社會在不斷的更新變化，事業(yè)單位也在不斷的更新發(fā)展，那么其事業(yè)單位檔案也在不斷的發(fā)生變動，所以檔案管理人員要緊跟步伐，及時的收集并更新檔案，使檔案庫更加的充實，檔案資料更加的完善。這樣，對于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有重大的作用，還能體現(xiàn)該事業(yè)單位的能力，吸引更多的人才來為單位做出貢獻。

2.6 在檔案管理工作中使用先進的技術(shù)

目前我國檔案管理工作中的技術(shù)設(shè)備太過于落后，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)各種各樣的問題，那么在管理工作中使用先進的技術(shù)設(shè)備，勢必會提高事業(yè)單位的發(fā)展性。目前我國現(xiàn)在處于信息技術(shù)時代，檔案管理都是通過計算機來進行，這樣可以使檔案進行永久保存且不易丟失，也節(jié)省了人力精力，大大節(jié)約了成本。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的今后發(fā)展

通過以上描述，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還是比較落后的，在工作中也存在著一系列的問題。那么在今后，我們對于事業(yè)單位檔案管理工作要更加的重視，檔案管理工作直接的影響到了事業(yè)單位今后的發(fā)展。在檔案管理中，我們可以利用先進的信息化技術(shù)來進行存檔，這樣節(jié)省了人力及精力，也可以方式檔案的丟失和損壞等問題?？偟膩碚f，在這個信息發(fā)達的新時代，事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展是以信息技術(shù)為中心的，所以，事業(yè)單位中的相關(guān)工作人員要在此方面進行不斷的研究和努力，提高檔案管理工作，不僅使檔案管理工作的發(fā)展迅速，還使其事業(yè)單位的發(fā)展也越來越迅速。

4 結(jié)束語

在對于我國事業(yè)單位檔案管理工作中一些問題的分析中發(fā)現(xiàn)，我國對于其還不太重視，這也就造成了我國事業(yè)單位發(fā)展緩慢等現(xiàn)象，所以，事業(yè)單位在今后的發(fā)展中，務(wù)必要重視檔案管理工作，這樣才能提升事業(yè)單位，使其有可持續(xù)發(fā)展性。

參考文獻

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[3]姚雅東.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].黑龍江史志，2014（07）.

作者單位

河北省隆化縣郭家屯鎮(zhèn)政府 河北省隆化縣 068150